Program de lucru hibrid: cum să funcționeze

Cum se simte echipa ta despre munca la fața locului? Ce zici de o setare de lucru complet la distanță?

Dacă ați observat că angajații dvs. sunt în două minți sau nu sunt capabili să se mulțumească cu oricare dintre opțiuni, sunt șanse ca aceștia să aparțină unui număr tot mai mare de lucrători care ar opta instantaneu pentru un program de lucru hibrid.

Dar, cum funcționează de fapt programul de lucru hibrid? Și ar trebui să schimbi imediat mediul de lucru al echipei tale?

Stați bine și citiți mai departe pentru că suntem pe cale să trecem peste tot ce trebuie să știți despre acest tip de program de lucru - de la beneficiile și dezavantajele sale până la sfaturi atent pregătite pentru a vă ajuta să implementați cu succes un program de lucru hibrid.

Ce este un program de lucru hibrid?

Un program de lucru hibrid este un model de lucru care permite angajaților să-și termine sarcinile de lucru atât de la distanță, cât și la fața locului, alternând de obicei între aceste două opțiuni.

Combinând tot ce este mai bun din ambele lumi, un program de lucru hibrid oferă membrilor echipei dumneavoastră opțiunea de a coopera într-un cadru tradițional de birou, fără a renunța la flexibilitatea unui model de lucru la distanță.

Patru tipuri de programe de lucru hibride

În momentul în care munca la distanță a intrat în scenă, percepția noastră atât asupra locului, cât și asupra timpului de lucru s-a transformat. Am schimbat cabinele cu birouri de acasă și cafenele în timp ce ne-am întrerupt de la 9 la 5 pentru a trece la un program mai flexibil.

Această transformare a dat naștere la diferite modele de lucru care ar putea cuprinde atât complexitățile unui loc de muncă reproiectat, cât și un program de lucru remodelat.

Bineînțeles, au ieșit la suprafață mai multe tipuri diferite de programe de lucru hibride, astfel încât companiile se pot alege acum și pot alege un model care se potrivește cel mai bine fluxului de lucru al echipelor lor.

Tipul #1: program de lucru hibrid în cohortă

Dacă doriți să evitați să transformați biroul într-o sursă supraaglomerată de distragere a atenției, atunci programul de lucru hibrid de cohortă ar putea fi soluția pentru tine și echipa ta.

Programul de lucru în cohortă este un model de lucru hibrid atent structurat, conceput pentru companiile care ar dori să-și organizeze orele de lucru pe baza unui program prestabilit.

În acest fel, puteți:

• Programați diferite departamente pentru a lucra de la birou în diferite zile ale săptămânii sau
• Elaborați un nou plan de lucru de birou în fiecare săptămână.

Ceea ce contează este că există un plan aranjat în avans, astfel încât membrii echipei să știe exact când sunt așteptați să vină la birou.

Cel mai bun pentru: companii mari cu peste o sută de angajați

Potențial dezavantaj: Lipsa flexibilității angajaților

Tipul #2: Program de lucru hibrid flexibil

Un program de lucru hibrid flexibil este exact opusul programului de lucru hibrid de cohortă. Angajații sunt încurajați să-și îndeplinească sarcinile la fața locului din când în când, dar li se permite să-și aranjeze programul de lucru la birou și să aleagă când vor lucra de la birou.

Cel mai bun pentru: întreprinderi mici cu mai puțin de o sută de angajați

Dezavantaj potențial: Lipsa structurii; riscul de a rămâne fără spațiu de birou

Tipul #3: program de lucru hibrid de la distanță-primul

Deși acest model hibrid de program de lucru favorizează munca la distanță, nu elimină în totalitate nici munca la fața locului.

De obicei, angajaților li se permite să își aleagă propriul mediu de lucru. Aceasta ar putea fi o opțiune excelentă pentru membrii echipei care ar dori să-și schimbe din când în când contextul de lucru sau să se întâlnească cu echipa lor fără presiunea unui program prestabilit.

Cel mai bun pentru: companii care operează la nivel global sau companii care doresc să păstreze opțiunea on-premise la îndemână

Dezavantaj potențial: lipsa de implicare în persoană

Tipul #4: Programul de lucru hibrid primul birou

Dacă echipa dvs. trebuie de obicei să fie prezentă fizic sau să colaboreze personal, dar doriți totuși să le oferiți opțiunea de a lucra de acasă din când în când, programul de lucru hibrid la birou ar putea fi cea mai bună opțiune.

Deși programul lor de lucru ar putea fi flexibil, angajații beneficiază de obicei de un număr limitat de zile pe lună pe care le-ar putea petrece lucrând de la distanță.

Cel mai bun pentru: companii care operează în mare parte la fața locului

Dezavantaj potențial: flexibilitate limitată a angajaților

Avantajele unui program de lucru hibrid

Îmbinând flexibilitatea muncii de la distanță cu opțiunea de a colabora în persoană, munca hibridă încorporează o parte echitabilă a beneficiilor ambelor modele de lucru.

Am evidențiat 3 avantaje pe care ar trebui să le identificați imediat, indiferent de modelul hibrid de program de lucru pe care alegeți să îl implementați.

Avantajul #1: echilibru îmbunătățit între viața profesională și viața privată

Cu o perspectivă complet nouă asupra muncii a venit și o viziune schimbată asupra vieții în afara muncii. Prin urmare, nu ar trebui să fie surprinzător faptul că 61% dintre angajații din SUA par gata să-și schimbe locul de muncă pentru un echilibru mai bun între viața profesională și viața privată.

Programele de lucru hibride, totuși, se potrivesc nevoilor acestei perspective de lucru transformate prin promovarea flexibilității și a alegerii.

Permițând angajaților să lucreze ocazional de oriunde, programele hibride de lucru îi ajută să compenseze stresul și să programeze cu ușurință activitățile în afara serviciului în jurul orelor de serviciu. Acest lucru este obișnuit în special în cazul angajaților care și-au luat rămas bun de la naveta zilnică după ce au trecut la un mediu îndepărtat.

Avantajul #2: Acces la un grup global de talente

Similar cu un program de la distanță, un program de lucru hibrid permite companiilor să-și extindă grupul de recrutare și să angajeze talente din întreaga lume.

Cu un plan de lucru hibrid bine gândit, care permite suficientă flexibilitate, companiile pot contacta cu ușurință și angaja cei mai calificați oameni.

Opțiunea de a căuta angajați la nivel global se poate dovedi, de asemenea, benefică pentru companiile care doresc să angajeze într-un domeniu cu un deficit mare de talente, cum ar fi industria IT.

Avantajul #3: spațiu pentru o colaborare productivă

Trecerea de la un cadru tradițional de birou la un model de lucru hibrid lasă suficient spațiu pentru companii pentru a profita la maximum de ambele setări de lucru.

În loc să-și petreacă orele de birou încercând să evite distragerile, angajații care lucrează de la birou în anumite zile pot folosi aceste ore pentru o colaborare productivă.

În acest fel, sesiunile precum întâlnirile lunare, brainstormingul și check-in-urile în echipă pot fi organizate în timpul orelor de lucru la fața locului - lăsând timpul de la distanță rezervat exclusiv pentru munca individuală și sarcinile care necesită un mediu fără distragere.

Dezavantajele unui program de lucru hibrid

În mod similar cu avantajele sale, dezavantajele programului de lucru hibrid provin din legăturile sale atât cu programul tradițional de la 9 la 5, cât și cu modelul de lucru la distanță.

Cu toate acestea, analizând 3 dintre cele mai comune dezavantaje pe care le-ați putea confrunta dacă sunteți pe cale să începeți să conduceți o echipă hibridă, vă creșteți șansele de a evita ele.

Dezavantajul #1: Risc mai mare de epuizare

Deși un program de lucru hibrid ar putea ajuta la atingerea unui echilibru perfect între viața profesională și viața privată, ori de câte ori există flexibilitate pe masă, există întotdeauna riscul de suprasolicitare.

Fără limite clare și reguli de deconectare de la locul de muncă, angajații tind de obicei să lucreze mai mult timp, ajungând să fie copleșiți și epuizați.

În mod similar, în cazul în care decideți să treceți la un model de lucru hibrid fără a vă adapta fluxurile de lucru în mod corespunzător, echipele dvs. ar putea ajunge să ardă lumânarea de la miezul nopții zi de zi.

Pentru a evita ca nivelul de stres al echipei hibride să treacă peste acoperiș, introduceți o politică de lucru hibridă clară și stabiliți așteptări clare și indicatori cheie de performanță în loc să creșteți presiunea pentru suprasolicitare.

Dezavantajul #2: Creșterea inegalității la locul de muncă

Gestionarea unei echipe hibride vine cu riscul de a favoriza anumiți angajați în funcție de locul lor de muncă preferat.

Acest fenomen se numește părtinire de proximitate. Deși a ajutat oamenii să aleagă cea mai sigură și mai familiară opțiune de secole, poate duce la favoritism inconștient și la șanse inegale de promovare la locul de muncă.

Deci, în loc să ofere angajaților șanse egale de promovare, managerii tind să ofere oportunități de avansare angajaților care lucrează de la birou doar pentru că îi văd mai des.

Pentru a evita să privilegiați angajații care lucrează la sediul în timp ce îi excludeți pe cei care lucrează de acasă, va trebui să găsiți o modalitate de a reduce distanța și de a oferi tuturor șanse egale de a avansa.

Dacă gestionați o echipă hibridă, începeți prin a alege instrumentele potrivite care vă permit să rămâneți în contact cu toată lumea. De asemenea, asigurați-vă că păstrați toate informațiile relevante accesibile fiecărui membru al echipei, indiferent de locația lor la locul de muncă.

Dezavantajul nr. 3: Riscuri crescute de securitate cibernetică

De îndată ce organizațiile devin hibride, riscă o potențială încălcare a securității datelor acum că echipele lor trebuie să gestioneze datele companiei în timp ce lucrează în afara biroului.

Totuși, există modalități de a împiedica compania dvs. să se confrunte cu incidente de date. Acestea implică:

• Elaborarea de proceduri detaliate pentru manipularea și accesarea informațiilor în afara sediului companiei și
• Implementarea de solutii software care asigura securitatea datelor.

Dacă dvs. și echipele dvs. ați decis doar recent să treceți la un program de lucru hibrid, asigurați-vă că ați:

• Asigurarea că toată lumea are o conexiune la internet sigură,
• Au introdus firewall-uri și/sau VPN-uri și
• Acces limitat la informații confidențiale.

6 sfaturi pentru implementarea unui program de lucru hibrid

Deși trecerea la un program de lucru hibrid este un proces care necesită o planificare și o pregătire detaliată și pe termen lung, există modalități de a sări peste câțiva pași.

Am enumerat 6 sfaturi pentru a vă deschide calea către o implementare cu succes a unui program de lucru hibrid.

Sfat #1: Stabiliți regulile de bază ale muncii hibride

Dacă doriți să vă asigurați că fluxurile dvs. de lucru păstrează același nivel de transparență și eficiență din zilele de la birou, va trebui să stabiliți procese și proceduri clare în prealabil.

Deși procedurile de lucru hibride pot varia în funcție de dimensiunea companiei și de operațiunile zilnice, există câteva reguli de bază universale pe care ar trebui să încercați să le stabiliți imediat:

• Începeți prin a defini condițiile exacte care trebuie îndeplinite pentru a lucra în afara biroului . Poate că unii dintre angajații dvs. trebuie să rămână la sediu din cauza naturii muncii lor, așa că fiți clar cu privire la criteriile pentru trecerea la un mediu îndepărtat.
• Creați un program de lucru hibrid detaliat care să precizeze când se așteaptă ca angajații să fie la fața locului . Fie că este vorba de onboarding, întâlniri 1-la-1 sau activități de team building, lucrătorii trebuie să fie clari cu privire la așteptările managementului cu privire la mediul lor de lucru.
• Comunicați regulile privind programul de lucru al angajaților . În cazul în care decideți să introduceți un program de lucru flexibil, asigurați-vă că ați specificat orele de bază în care se așteaptă ca toți angajații să fie online în timp ce lucrează de la distanță.

Sfatul #2: Alegeți-vă instrumentele cu atenție

Indiferent dacă angajații dvs. preferă să lucreze de la birou sau dacă ați introdus un program de lucru hibrid la distanță, toată lumea ar trebui să poată colabora eficient în ciuda distanței fizice.

Începeți prin a selecta o aplicație de chat de echipă de încredere, care vă va permite dvs. și colegilor dvs. să păstrați un flux de lucru eficient, permițându-vă:

• Distribuie fisiere,
• Accesați un apel video rapid și
• Chiar și stocați date.

Pentru a crește transparența fluxului de lucru, puteți introduce o aplicație de urmărire a timpului care vă permite dvs. și echipei dvs. să vizualizați progresul sarcinii și să rămâneți la curent cu productivitatea colegilor dvs.

Nu uitați să rezervați suficient timp pentru a testa fiecare aplicație pe care intenționați să o introduceți în fluxul de lucru hibrid al echipei dvs. În acest fel, vă veți asigura că totul funcționează înainte de a trece oficial la un program de lucru hibrid.

Sfatul #3: Gândiți-vă la evaluările productivității

Atunci când o echipă își schimbă mediul de lucru, managerii tind să se confrunte cu dificultăți în a evalua nivelul de productivitate al fiecărui angajat în condiții schimbate. Fără capacitatea de a arunca o privire la biroul unui angajat, aceștia ar putea chiar să cadă pradă micromanagerii.

Pentru a evita alimentarea presiunii membrilor echipei, încercați să stabiliți așteptări clare și un sistem transparent de evaluare a productivității încă de la început.

În loc să vă concentrați pe volumul de e-mailuri trimise sau pe timpul petrecut în întâlniri, încercați următoarele:

• Analizați rezultatele finale,
• Încurajați împărțirea proiectelor mai mari în obiective mai mici măsurabile și
• Definiți KPI-uri clare.

De asemenea, puteți alege un software de planificare a proiectelor care vă poate ajuta să atribuiți sarcini și să urmăriți progresul acestora.

Totuși, rețineți că, oricât de atent ați aborda procesul de creare a unui sistem de evaluare a productivității, nu veți putea niciodată să utilizați aceleași valori pentru fiecare departament.

Uneori, veți analiza o serie de oferte încheiate, în timp ce alteori, indicatorul eficienței unui angajat va fi nivelul de inovație al acestuia.

Sfatul #4: Lasă biroul să se potrivească cu intenția ta

Indiferent de numărul de ore pe care angajații le petrec lucrând de la birou după ce au trecut la un program de lucru hibrid, este important să conteze acest timp.

Înainte de a stabili un program de birou, gândiți-vă când și de ce ați dori ca echipele să vină la birou. Doriți să folosiți acest timp pentru socializare și legături de echipă sau orele de birou vor fi rezervate pentru îndeplinirea sarcinilor?

Indiferent de opțiunea pe care o alegeți, gândiți-vă la modul în care mediul de lucru se poate potrivi cu intenția dvs. de a profita la maximum de timpul de birou.

Dacă doriți să încurajați interacțiunea și colaborarea în echipă, gândiți-vă la reorganizarea biroului pentru a lăsa cât mai mult spațiu deschis. În acest fel, veți oferi angajaților condiții pentru a socializa și a coopera unii cu alții în mod natural.

În cazul în care doriți să vă asigurați că angajații își petrec orele la sediu în mod productiv, încercați să reduceți distragerile și să le oferiți un spațiu liniștit, cu multă lumină naturală - pentru a le crește atât starea de spirit, cât și productivitatea.

Sfatul #5: Rămâneți în legătură cu echipa dvs

După ce ați decis să implementați un program de lucru hibrid, va trebui să optimizați operațiunile, instrumentele și orele de lucru ale organizației dvs. Dar, va trebui, de asemenea, să faceți ajustări la propriul program și să faceți loc pentru comunicarea în timp real cu echipa dvs.

Comunicarea în echipă trebuie să fie mai deliberată din cauza distanței fizice implicate - așa că asigurați-vă că vă exprimați orele de lucru și disponibilitatea.

Oferiți echipei dvs. opțiunea de a vă accesa calendarul și încurajați-o să programeze o întâlnire cu dvs. din când în când.

În acest fel, nu numai că vei putea oferi fiecărui membru al echipei atenția și atenția ta nedivizată, dar vei avea și ocazia de a:

• Primiți feedback direct despre noul dvs. program de lucru,
• Ascultă preocupările angajaților și
• Faceți ajustările adecvate atunci când vă programați sarcinile.

Sfat #6: Luați-l pe zi

Înainte de a oficializa un program de lucru hibrid, începe puțin și fă loc perioadei de adaptare pentru a te asigura că totul decurge conform planului.

Dacă colegii tăi lucrează complet de la distanță de ceva vreme și ai dori să treci la un program hibrid de birou, începe prin a-i invita să vină la birou o dată pe săptămână.

Același lucru este valabil și pentru lucrătorii de la sediu care sunt pe cale să treacă la un program hibrid de la distanță, deoarece oamenii sunt creaturi de obicei.

De fapt, știința a demonstrat deja că comportamentul uman este strâns legat de mediul lor fizic. Deci, dacă îi îndeamnă pe angajați să-și schimbe brusc mediul de lucru, este posibil să observați o scădere semnificativă a productivității.

Pentru a evita ca acest lucru să provoace ravagii în fluxul de lucru al organizației dvs., introduceți un nou program de lucru treptat - și încercați să înțelegeți dacă nu funcționează ca un ceas la început.

Încheiere: stabilirea unui program de lucru hibrid este un efort de echipă

După cum probabil ați observat deja, implementarea unui program de lucru hibrid este departe de a fi un loc de muncă cu o singură persoană.

Pentru ca un model hibrid să funcționeze, va trebui să țineți cont de obiceiurile echipei dvs. și să o încurajați să-și exprime opiniile și preocupările pe parcurs.

De asemenea, va trebui să:

• Selectați un set de instrumente care vor funcționa cu programul dvs. nou conturat,
• Gândiți-vă la regulile de lucru hibride ale organizației dvs. și
• Fiți gata să faceți modificări pe măsură ce mergeți, indiferent de cât de bine ați fi planificat tranziția.

Rețineți că greșelile cu care vă confruntați pe parcurs vă pot ajuta să vă reglați fin noul program de lucru - și vă veți configura rapid echipa hibridă pentru succes.

️ A trecut deja echipa ta la un program de lucru hibrid? Cu ce ​​provocări te-ai confruntat pe parcurs? Spune-ne la [email protected] și s-ar putea să includem experiența ta în acest articol sau în unul dintre articolele noastre viitoare. Și, dacă ți-a plăcut această postare pe blog, distribuie-o cu cineva despre care crezi că ar fi interesat să o citească.