Cum să utilizați partiționarea și rolurile bazate pe echipe în HubSpot CRM

Unul dintre lucrurile grozave despre suita de instrumente CRM a HubSpot este că oricine din compania dumneavoastră cu un nume de utilizator și o parolă poate lucra în cadrul platformei și poate accesa informațiile de care au nevoie fără ajutorul unui dezvoltator web sau profesionist IT.

Dar este și adevărat că unul dintre cele mai înfricoșătoare lucruri despre platforma HubSpot este că oricine are un nume de utilizator și o parolă poate lucra în cadrul instrumentului și poate accesa informațiile CRM și marketingul, vânzările, serviciul pentru clienți și activele site-ului web!

Vedeți potențiala problemă aici?

De aceea, permisiunile de utilizator HubSpot și funcția de partiționare bazată pe echipe sunt o necesitate pentru organizațiile care au mai mulți utilizatori și departamente în sistemul lor.

Ce este HubSpot Partitioning?

Partiționarea în HubSpot este o caracteristică care vă ajută să vă organizați CRM, activele și instrumentele, astfel încât doar echipele și utilizatorii potriviti să aibă acces - ajutând la eliminarea aglomerației confuze și a potențialelor pași greșiți. În cadrul portalului HubSpot, puteți selecta articole și le puteți atribui diferitelor echipe sau departamente care au nevoie de ele, limitând în același timp accesul la activele pe care nu le au , ajutând echipele și utilizatorii să rămână concentrați și organizați.

Partiționarea HubSpot a fost lansată inițial în 2018, dar a primit o actualizare importantă în 2020 – împreună cu alte upgrade-uri la CMS Hub – care a permis un acces mai profund bazat pe echipă la toate instrumentele de marketing, cum ar fi formulare, e-mailuri, CTA și multe altele.

Cine poate folosi partiționarea HubSpot?

În general, echipele mai mici s-ar putea să nu aibă nevoie de partiționare, dar este totuși bine să vă familiarizați cu caracteristica atunci când compania și echipele dvs. se dezvoltă. De asemenea, este important să rețineți că capacitatea dvs. de a partiționa activele va varia în funcție de abonamentul HubSpot.

Toate conturile HubSpot pot partiționa înregistrările CRM. Vizualizări CRM și Mesaje primite Conversații în toate centrele, inclusiv marketing, vânzări, servicii, CMS și operațiuni.

După aceea, totuși, veți avea nevoie de un abonament Professional sau Enterprise pentru capabilități de partiționare mai avansate. După cum vă puteți imagina, Enterprise oferă cele mai multe funcții și le depășește pe cele disponibile cu un cont Professional. De exemplu, este necesar un abonament Enterprise pentru CMS sau Marketing Hub pentru a partiziona blogurile și paginile web pe echipe.

Sursa: HubSpot

De ce să folosiți partiționarea HubSpot?

Pe scurt, partiționarea se reduce la două scopuri - organizarea și limitarea accesului la activele din portalul HubSpot pentru anumite echipe și utilizatori.

Acces

Cei care sunt în ultimă instanță responsabili pentru gestionarea și controlul activelor departamentale sunt experții și trebuie să se asigure că toate activele și funcțiile de pe backend își mențin integritatea și nu sunt modificate din greșeală de un utilizator fără experiență. Partiționarea vă ajută să faceți asta

De exemplu, nu doriți ca cineva să lanseze prematur o schiță de e-mail în întreaga listă de contacte. Îți amintești acel proiect la care ai lucrat de săptămâni întregi? Imaginați-vă că cineva schimbă o grămadă de detalii sau le șterge complet din greșeală. Sau cum rămâne cu acel anunț intern sensibil al companiei, care trebuia să fie postat pe intranetul tău privat, fiind publicat în schimb pe blogul tău public cu mii de abonați, complet cu o notificare prin e-mail?

Da.

Organizare

Un alt beneficiu al partiționării HubSpot este că vă ajută să organizați activele echipelor, eliminând dezordinea și confuzia. Dacă ați folosit HubSpot de mult timp, probabil că ați creat o mulțime de conținut grozav, de la bloguri și pagini de destinație la campanii de e-mail, fluxuri de lucru, documente de vânzări, secvențe și multe altele. De asemenea, ați capturat o mulțime de clienți potențiali și de contacte în CRM. Analizarea tuturor acestor date și informații necesită mult timp și poate fi copleșitoare pentru cineva care ar putea avea nevoie doar de acces la câteva active.

Exemple de partiționare HubSpot

Partiționarea este excelentă dacă compania dvs. are mai multe sucursale sau locații de birouri. Puteți crea echipe unice pentru diferite locații, fiecare cu propriile sale active de marketing și vânzări, promoții speciale sau liste de contacte. Utilizatorii văd doar conținutul care este relevant pentru ei și nu vor descărca și publica accidental grafice sociale pentru locația din oraș sau din altă regiune, de exemplu.

Exemple de alte cazuri de utilizare pentru partiționarea în HubSpot ar putea include:

• Echipe separate pentru resurse umane, marketing, vânzări și dezvoltatori. Activele necesare pentru fiecare dintre aceste echipe probabil diferă destul de mult, așa că ușurează-le prin filtrarea lor.
• Echipe de produs sau de marcă. Sunteți producător cu diferite unități de afaceri sau mărci? Un producător de alimente, de exemplu, poate avea mai multe produse, fiecare având propriile garanții de marketing și vânzări, în plus față de listele de contacte specifice.
• Echipe geografice. Dacă deserviți mai multe piețe care au nevoie de active separate, le puteți împărți în funcție de regiuni. Acest lucru este util în special pentru companiile industriale care deservesc alte țări și trebuie să întrețină activele în mai multe limbi.
• Echipe mari de marketing. Pentru organizațiile mai mari, este posibil să aveți mai multe echipe în cadrul departamentului dvs. de marketing. Poate doriți să împărțiți informațiile selectate pentru echipa de evenimente și echipa de conținut, de exemplu.
• Echipe de dezvoltatori. Echipele web mai mari ar putea atribui diferite permisiuni pentru designeri, dezvoltatori și strategii SEO.

Cum să începeți să utilizați permisiunile HubSpot

Dacă aveți un cont Professional sau Enterprise, mai întâi familiarizați-vă cu capabilitățile de partiție disponibile pentru nivelul dvs. de abonament. Baza de cunoștințe HubSpot este un loc bun de început. De acolo, veți dori să urmați acest cadru:

Stabiliți obiectivele

Luați în considerare cazurile de utilizare de mai sus ca un punct de plecare pentru a vă ajuta să înțelegeți unde ar putea fi punctele dure din organizația dvs. și cea mai bună modalitate de a le rezolva prin partiționare. S-ar putea să fie partiționarea campaniilor, astfel încât să vă puteți personaliza acoperirea la nevoile unice ale diferitelor piețe sau industrii pe care le deserviți. Sau poate observați că este necesar să vă concentrați pe dezvoltarea de contacte pentru anumite mărci sau linii de produse. Determinarea obiectivelor dvs. va servi drept fundament pentru strategia dvs. de partiționare.

Creați echipe

Folosirea echipelor părinți și copii pentru fiecare unitate (franciză, piață, industrie, marcă, produs etc.) vă ajută să vă organizați activele în cadrul fiecărui HubSpot Hub pentru a vă asigura că membrii echipei pot accesa cu ușurință ceea ce au nevoie - și numai ceea ce au nevoie - fără a verifica. printr-un baraj de conținut irelevant.

Atribuiți utilizatori la echipe

Adăugați utilizatori în contul dvs. HubSpot și atribuiți-le pe fiecare echipelor lor respective împreună cu permisiunile corecte. De asemenea, puteți atribui super-administratori competenți care au permisiunea de a vedea alte echipe pentru a le ajuta să le gestioneze. Acest lucru este deosebit de important pentru monitorizarea și menținerea standardelor mărcii și pentru asigurarea coerenței la nivel general.

Atribuiți active echipelor

Odată ce membrii echipei sunt determinați, partiționați activele în contul dvs. și stabiliți ce echipe au acces la activele respective. Acest lucru se poate face pentru active individuale sau poate fi făcut în vrac dacă aveți o mulțime de conținut existent. Rețineți că tot conținutul nou creat este accesibil tuturor echipelor cu permisiuni de conținut în mod implicit. Dacă doriți să limitați accesul la anumite echipe, va trebui să setați permisiuni speciale pentru material în momentul în care este creat.

Setați permisiunile utilizatorului

Permisiunile se bazează pe instrument, determinând ce poate vizualiza, edita și publica fiecare utilizator în contul dvs. Unele exemple includ contacte, oferte, sarcini, bilete și companii. Setând permisiunile la „numai echipă”, sunteți sigur că persoanele care sunt alocate instrumentelor lor primesc numai activele de care au nevoie.

Aflați mai multe : 7 sfaturi pentru implementarea eficientă a HubSpot CRM

Sprijină-ți echipele. Sprijină-ți creșterea.

Cu partiționarea bazată pe echipe, organizația dvs. în creștere își poate eficientiza operațiunile, oferind fiecărei echipe și membrilor săi exact ceea ce are nevoie. Nimic mai mult. Nimic mai putin. Nu doar le va economisi timp și frustrare; le va oferi, de asemenea, încredere știind că sunt echipați cu instrumentele de care au nevoie pentru a avea succes.

Dacă doriți să explorați mai multe despre partiționarea HubSpot și dacă un abonament Professional sau Enterprise este potrivit pentru afacerea dvs. în creștere, consultați pagina noastră „ De ce să mergeți HubSpot ”. Apoi, contactați-vă cu orice întrebări.