HubSpot: Un software CRM compatibil HIPAA

HubSpot a făcut un anunț revoluționar săptămâna aceasta!

Clienții HubSpot Enterprise pot acum stoca în siguranță informații personale, protejate de sănătate (PHI) în HubSpot și își pot gestiona portalul în conformitate cu reglementările HIPAA.

Înainte de a ajunge la asta, iată câteva informații despre ce este HIPAA și de ce este important.

Înțelegerea conformității HIPAA

Ce este conformitatea HIPAA?

Legea privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate (HIPAA) a fost adoptată în 1996 pentru a îmbunătăți eficiența și eficacitatea sistemului de sănătate. Scopul principal al HIPAA este de a proteja informațiile sensibile ale pacientului împotriva dezvăluirii fără consimțământul sau știrea pacientului. Această lege federală se aplică oricărei organizații care gestionează informații de sănătate protejate (PHI).

Componentele cheie ale regulamentelor HIPAA

HIPAA este compus din mai multe reguli care stabilesc standardele pentru protejarea PHI. Iată componentele cheie:

1. Regula de confidențialitate:
   Regula de confidențialitate creează reguli pentru a proteja dosarele medicale ale oamenilor și informațiile personale de sănătate. Afectează planurile de sănătate, centrele de compensare a asistenței medicale și furnizorii de servicii medicale care efectuează anumite tranzacții electronice. Organizațiile trebuie să pună în aplicare măsuri pentru a menține aceste informații în siguranță, în timp ce pacienții pot avea un cuvânt de spus în informațiile lor de sănătate, cum ar fi obținerea de copii ale înregistrărilor lor și solicitarea de corecții.
   
   
2. Regula de securitate:
   Regula de securitate stabilește reguli pentru a păstra informațiile electronice de sănătate protejate (ePHI) în siguranță. Aceasta acoperă ePHI care este creat, primit, utilizat sau păstrat de entitățile acoperite, similar cu ceea ce face Regula de confidențialitate, dar se concentrează pe protejarea informațiilor electronice. Organizațiile trebuie să pună în aplicare protecții administrative, fizice și tehnologice pentru a securiza ePHI. Aceasta include configurarea controalelor de acces, criptarea datelor și efectuarea de verificări regulate de securitate.
   
   
3. Regula de notificare a încălcării:
   Regula de notificare a încălcării spune că, dacă există o scurgere de informații de sănătate protejate (PHI) nesecurizate, grupurile implicate trebuie să informeze persoanele afectate, secretarul de sănătate și uneori chiar mass-media. Atât organizațiile principale, cât și partenerii lor trebuie să urmeze anumiți pași și momente pentru aceste alerte, asigurându-se că toată lumea este rapid la curent în cazul în care datele sunt răspândite.

Importanța conformității HIPAA

Respectarea HIPAA este crucială din mai multe motive:

1. Protecția confidențialității pacienților: asigurarea conformității cu HIPAA ajută la protejarea informațiilor sensibile de sănătate ale pacienților de accesul neautorizat și încălcări. Acest lucru construiește încrederea între pacienți și furnizorii de servicii medicale, promovând un mediu mai sigur și mai confidențial.
   
   
2. Obligații legale: Nerespectarea HIPAA poate duce la consecințe legale semnificative, inclusiv amenzi și penalități uriașe. Acestea pot varia de la 100 la 50.000 USD per încălcare, cu un maxim anual de 1,5 milioane USD pentru încălcări repetate.
   
   
3. Managementul reputației: o încălcare a datelor poate afecta grav reputația unei organizații de asistență medicală. Prin aderarea la reglementările HIPAA, organizațiile își demonstrează angajamentul de a proteja informațiile despre pacienți, ceea ce le poate spori credibilitatea și reputația.
   
   
4. Eficiență operațională: Implementarea măsurilor de protecție cerute de HIPAA duce adesea la îmbunătățirea practicilor de gestionare a datelor. Acest lucru poate crește eficiența operațională și poate reduce riscul de încălcare a datelor, conducând în cele din urmă la o mai bună îngrijire a pacientului și furnizare de servicii.
   
   
5. Încrederea și implicarea pacienților: atunci când pacienții știu că informațiile lor sunt protejate prin reglementări stricte, este mai probabil să se angajeze pe deplin cu furnizorii lor de asistență medicală. Acest lucru poate duce la rezultate mai bune pentru pacient și la satisfacție.

De ce aveți nevoie de un software CRM compatibil HIPAA?

În timp ce conformitatea cu HIPAA este adesea asociată cu asistența medicală, este, de asemenea, esențială pentru alte industrii, cum ar fi finanțele, asigurările și orice sector care manipulează informații sensibile. Un CRM compatibil cu HIPAA abordează mai multe preocupări cheie cu care se confruntă organizațiile din aceste industrii:

1. Procese complexe de conformitate

Una dintre cele mai mari provocări pentru organizații este trecerea prin procese complicate de conformitate, fie că este vorba despre HIPAA, GDPR sau alte legi privind protecția datelor. Un CRM compatibil cu HIPAA simplifică acest proces prin integrarea caracteristicilor și protocoalelor de securitate necesare direct în sistem. Acest lucru reduce sarcina organizațiilor de a implementa și monitoriza manual măsurile de conformitate, permițându-le să se concentreze mai mult pe operațiunile lor de bază.

2. Crearea de legături între echipele deconectate

Organizațiile operează adesea cu mai multe departamente și echipe, ceea ce duce la lacune de comunicare și silozuri de date. Conformitatea CRM asigură o colaborare mai bună prin furnizarea unei platforme centralizate unde toți membrii echipei pot accesa și partaja în siguranță informațiile sensibile. Acest lucru asigură că toată lumea este pe aceeași pagină și poate lucra împreună mai eficient.

3. Îmbunătățirea experienței clienților

Experiențele neconexe ale clienților pot eroda încrederea și satisfacția. Un CRM compatibil cu HIPAA asigură interacțiunile consistente, personalizate și sigure. Având o viziune holistică asupra istoricului și preferințelor clienților, organizațiile pot oferi o experiență perfectă și personalizată.

4. Valorificarea oportunităților de creștere

Organizațiile care nu reușesc să folosească sistemele CRM pot pierde oportunități semnificative de creștere. Conformitatea CRM nu numai că ajută la menținerea conformității cu reglementările, dar oferă, de asemenea, informații și analize pentru a conduce decizii strategice. Acest lucru poate duce la oferte de servicii îmbunătățite, reținerea clienților și creștere generală.

Factorii de creștere includ:

• Informații bazate pe date pentru o mai bună luare a deciziilor
• Identificarea tendințelor și nevoilor clienților
• Eforturi sporite de marketing și de sensibilizare

5. Reducerea riscului de încălcare a datelor

Încălcarea datelor poate avea consecințe grave, inclusiv sancțiuni financiare și pierderea încrederii. Un CRM compatibil cu HIPAA minimizează acest risc prin încorporarea unor măsuri de securitate robuste concepute pentru a proteja informațiile sensibile.

6. Optimizarea operațiunilor

Un CRM compatibil cu HIPAA eficientizează diverse sarcini administrative, reducând volumul de muncă al personalului și îmbunătățind eficiența operațională. Prin automatizarea proceselor de rutină și asigurând gestionarea securizată a datelor, organizațiile pot dedica mai mult timp activităților cu valoare adăugată.

Îmbunătățirile eficienței includ:

• Automatizarea fluxului de lucru
• Gestionarea centralizată a datelor
• Integrare cu alte sisteme

HubSpot este compatibil HIPAA?

Întrucât companiile din diverse industrii se bazează din ce în ce mai mult pe sistemele de management al relațiilor cu clienții (CRM) pentru a gestiona informațiile sensibile, necesitatea ca aceste sisteme să respecte standardele de reglementare precum HIPAA se datora de mult. HubSpot a făcut progrese semnificative în asigurarea faptului că platforma sa îndeplinește cerințele stricte ale HIPAA, ceea ce o face o opțiune viabilă pentru organizațiile care gestionează informații de sănătate protejate (PHI).

Activarea datelor sensibile protejate de HIPAA

HubSpot oferă acum setări dedicate pentru a sprijini stocarea și gestionarea datelor protejate de HIPAA. Pentru a activa aceste funcții, utilizatorii trebuie să activeze setările de date sensibile din contul lor HubSpot:

1. Setări de navigare: Din contul HubSpot, faceți clic pe pictograma de setări din bara de navigare de sus.
2. Confidențialitate și consimțământ: în meniul din bara laterală din stânga, navigați la Confidențialitate și consimțământ, apoi faceți clic pe Configurați setările pentru date sensibile.
3. Selectarea categoriilor HIPAA: în panoul din dreapta, bifați casetele de selectare pentru a specifica categoriile de date sensibile, inclusiv date de sănătate/medicale. În plus, confirmați că sunteți o entitate acoperită de HIPAA sau un asociat de afaceri.
4. Acceptarea Termenilor: Citiți și acceptați Termenii Beta pentru Date sensibile și Acordul de Asociat de afaceri (BAA).
5. Crearea proprietăților: după activarea setărilor de date sensibile, creați proprietăți marcate special pentru stocarea PHI. Aceste proprietăți oferă un nivel suplimentar de securitate și pot fi modificate numai de super-administratori.

Stocarea datelor protejate de HIPAA

Odată ce setările de date sensibile la HIPAA sunt activate, puteți crea proprietăți personalizate pentru a stoca și gestiona PHI în siguranță:

1. Crearea proprietăților: navigați la Proprietăți în meniul de setări și faceți clic pe Creare proprietate.
2. Desemnarea ca sensibilă: în timpul creării proprietății, marcați proprietatea ca fiind sensibilă și specificați că va stoca PHI. Alegeți cu atenție permisiunile de acces, fie permițând tuturor, fie restricționând numai super-administratorii.
3. Atașamente securizate: Încărcați atașamente cu un strat suplimentar de criptare, asigurându-vă că fișierele care conțin PHI sunt protejate în baza de date HubSpot.

Beneficiile conformității HubSpot cu HIPAA

Angajamentul HubSpot față de respectarea HIPAA oferă mai multe beneficii organizațiilor care manipulează date sensibile:

1. Securitate îmbunătățită : măsurile de securitate robuste ale HubSpot, inclusiv criptarea datelor și controlul accesului bazat pe roluri, asigură că PHI este protejată de accesul neautorizat și de încălcări.
   
   
2. Conformitate completă: activând setările de date sensibile la HIPAA și acceptând BAA, organizațiile pot folosi cu încredere HubSpot în timp ce își îndeplinesc obligațiile de reglementare.
   
   
3. Operațiuni optimizate: Cu toate datele sensibile centralizate într-o singură platformă securizată, echipele pot colabora mai eficient și își pot eficientiza operațiunile fără a compromite securitatea.
   
   
4. Gestionare mai bună a datelor : Proprietățile personalizate concepute pentru PHI ajută la organizarea și gestionarea eficientă a datelor sensibile, asigurând că informațiile critice sunt întotdeauna disponibile personalului autorizat.

Introducerea de către HubSpot a instrumentelor de date sensibile la HIPAA marchează un progres semnificativ pentru industriile care necesită măsuri stricte de protecție a datelor. Prin activarea setărilor specifice pentru conformitatea cu HIPAA, prin crearea de proprietăți securizate și prin folosirea funcțiilor de securitate cuprinzătoare ale HubSpot, organizațiile își pot gestiona informațiile sensibile cu încredere. Această dezvoltare nu numai că asigură conformitatea cu reglementările, dar îmbunătățește și securitatea generală și eficiența operațiunilor de afaceri.