Cum se scrie o propunere: Cele mai bune practici bazate pe date pentru 2022

Scopul acestui ghid este de a oferi un set clar de reguli atunci când vine vorba de modul de redactare, formatare și implementare a unei propuneri de vânzare de succes, fără stres.

Vom cerceta în profunzime elementele care trebuie incluse, de ce aceste elemente sunt esențiale pentru succes și cum să vă structurați în mod eficient propunerea, astfel încât să fie ușor pentru clienți să-și înțeleagă problema, soluția propusă și să facă ei dornici să înceapă să facă afaceri cu tine.

Ce este o propunere de afaceri?

O propunere de afaceri este o ofertă de la un vânzător către un potențial client. Este un document care subliniază domeniul de activitate, costurile și livrabilele unui proiect. Spre deosebire de estimări și facturi, propunerile de afaceri sunt scrise înainte de începerea oricărei lucrări și sunt folosite pentru a câștiga noi clienți.
Propunerile de afaceri pot varia; totuși, există un lucru în comun: scopul lor este de a convinge clienții potențiali să-ți cumpere produsele sau serviciile.

Ele pot fi grupate în două categorii:

Propuneri solicitate:

Aceasta este cunoscută și sub numele de RFP (Solicitare de propunere). Este trimis ca răspuns la o solicitare a unui client existent sau atunci când contactați o companie pe care o cunoașteți deja. Acest tip de propunere se bazează pe specificațiile furnizate de client și trebuie să includă toate informațiile pe care le-a solicitat.

Propuneri nesolicitate:

Propunerile nesolicitate sunt trimise companiilor cu care nu aveți o relație stabilită. Acest tip de propunere seamănă mai mult cu un argument de vânzare, deoarece nu aveți specificații de urmat. În acest caz, trebuie să includeți cât mai multe informații despre produsele sau serviciile dvs., pentru ca potențialul dvs. client să evalueze dacă sunteți potrivit pentru ele.

De ce să depuneți timp și efort în propunerea dvs. de afaceri va da roade

Dacă tocmai ați obținut un nou prospect, probabil că sunteți atât încântați de oportunitate, cât și doriți să mergeți mai departe.

O propunere de afaceri bine elaborată este un pas către încheierea înțelegerii. Pe de altă parte, unul prost lucrat, le-ar putea da motive să-și ducă afacerea în altă parte.

Cea mai grea parte a scrierii unei propuneri de afaceri este să faci un argument convingător pentru munca ta.

Trebuie să arăți că:

• înțelegi clar nevoile clientului
• aveți abilitățile și experiența potrivite pentru a realiza proiectul
• ideile tale sunt originale și proaspete
• ai voința și hotărârea de a-ți îndeplini promisiunile
• ai personalitate! (Nimeni nu este aici pentru chestiile plictisitoare de afaceri)

Cu informațiile din lume mereu îndepărtate, clienții vor să știe de ce sunteți cea mai bună soluție absolută la problemele lor și în care merită să investiți.

Pentru a vă asigura că trimiteți întotdeauna propuneri de cea mai bună calitate care vor câștiga clienții, utilizați aceste bune practici bazate pe date pentru a scrie propuneri de afaceri în 2022.

Cele mai bune practici: ce ar trebui să includă o propunere de proiect?

Structura și fluxul unei propuneri sunt ca cele ale unei povești: are un început, un mijloc și un sfârșit. La fel ca o narațiune bună, este organizată și spune o poveste convingătoare menită să captiveze clienții.

Majoritatea propunerilor urmează modele similare, dar fiecare propunere va fi diferită în funcție de companie, industrie, dimensiunea tranzacției și de produsul sau serviciul în cauză.

Următoarele secțiuni detaliază secțiunile care se găsesc de obicei în propunerile de afaceri și explică cum să le includă.

1. Pagina de copertă

Este greu să judeci o carte după coperta, dar poți ghici cât de bine se va vinde. O pagină de copertă a propunerii de vânzări care este curată și informativă, inclusiv numele clientului, numele și informațiile dvs. de contact, precum și data depunerii, este cheia pentru a câștiga și a menține atenția clientului. Luați în considerare includerea unui cuprins pentru a facilita clientului să treacă la zona pe care trebuie să o revizuiască.

2. Rezumat executiv

Rezumatul executiv nu este o scurtă reluare a întregii propuneri, este o evidențiere a celor mai importante elemente ale propunerii dvs. de afaceri. Scopul este de a arăta clientului că le înțelegeți informațiile de bază, planul de afaceri și provocările unice - și că sunteți doar cel care le rezolva. Trezește-le interesul și oferă-le un motiv pentru a continua să citească.

Pentru inspirație pentru a scrie rezumatul dvs. executiv, aruncați o privire la aceste trei exemple de rezumat executiv pe care le puteți fura.

3. Abordare/Soluție

Cum rezolvi problemele potenţialilor tăi mai bine decât concurenţii tăi? Cum poate compania dvs. să rezolve durerea clienților în moduri care sunt unice și convingătoare pentru cititorul dvs.? Cheia pentru scrierea de succes a propunerii este să schițați modalitățile prin care oferiți soluții și să vă faceți o alegere câștigătoare.

4. Despre noi/Echipa noastră

Prezintă-ți echipa de conducere, fondatorii companiei și membrii echipei care vor lucra cu noii tăi clienți la proiectul lor. Mai bine, arată cum membrii echipei tale au avut succes în gestionarea unor situații similare în trecut.

Scopul acestei secțiuni este de a oferi clientului dvs. încredere că va lucra cu o echipă competentă și profesionistă și de a minimiza orice îndoieli pe care le-ar putea avea cu privire la angajarea dvs.

Sfat pro: în marketing, este bine cunoscut faptul că includerea fotografiilor reale, umane, crește încrederea față de un client și, ca urmare, rate de conversie mai mari. Aplicați această perspectivă în secțiunea despre noi/echipa noastră pentru a crea o impresie memorabilă cu cititorul dvs.

5. Produse livrate

Secțiunea de livrabile a unei propuneri de afaceri este probabil cea mai importantă secțiune, deoarece prezintă exact ceea ce va fi livrat clientului.

Este important să includeți întotdeauna această secțiune în propunerile dvs. de afaceri, deoarece oferă prospectului o imagine clară a ceea ce veți face și cum o veți face.

Secțiunea livrabile ar trebui să sublinieze detalii precum:

• Scopul proiectului include recomandări bazate pe cercetare și analiză.
• Ce vei oferi (conținut, design, strategie etc.)
• Cum îl veți furniza (online, la fața locului etc.)
• Când îl veți furniza (cronologie)
• Cine va fi responsabil pentru ce sarcini și când vor fi îndeplinite.

6. Prețuri

Urmărește-ți să păstrezi secțiunea de prețuri succintă și simplă. Explicați cât va costa investiția lor totală. Enumerați și descrieți toate taxele de proiect, taxele, reducerile și suplimentele opționale. Dacă clientul tău are vreo confuzie sau îngrijorare cu privire la taxele suplimentare ascunse, va fi mai probabil să aibă mai puțină încredere în tine, ceea ce duce la o șansă mai mare de respingere.

Evidențiați orice costuri suplimentare care pot apărea în timpul ciclului de viață al proiectului. Clienții tind să fie sensibili cu privire la costurile suplimentare care nu au fost menționate în propunere. Cu cât ești mai transparent cu ei, cu atât este mai probabil ca ei să aibă încredere în tine și să fie dispuși să plătească acele costuri suplimentare dacă apar mai târziu în proiect. Asigurați-vă că acest lucru este clar în secțiunea de preț a propunerii de afaceri, astfel încât să nu existe confuzii cu privire la ceea ce este inclus și ce nu este inclus în prețul dvs.

Sfat profesionist : în loc să vă referiți la prețuri ca taxe sau taxe, etichetați secțiunea de prețuri Investiția dvs. Acest lucru le va aminti oamenilor că fac o investiție în propria lor dezvoltare și în cea a echipei și organizației lor.

7. Termeni și condiții/Închidere

Dacă ai ajuns atât de departe, ești pe drumul de acasă. Închiderea unei propuneri de afaceri ar trebui să fie cea mai ușoară parte a creării acesteia. Ai făcut deja munca grea la început și pe tot parcursul, așa că este timpul să te relaxezi și să împingi lucrurile peste linia de sosire.

O pagină curată, bine concepută este o modalitate excelentă de a-ți închide propunerea cu încredere. Doar asigurați-vă că includeți toate informațiile necesare: un loc unde noul dvs. client să își desemneze, termeni și condiții clare și actualizate și orice alte detalii de ultimă oră pe care ar putea avea nevoie să le examineze înainte de a vă oficializa parteneriatul.

8. Bonus: Studii de caz

Un studiu de caz este o privire în profunzime asupra unui singur exemplu de poveste de succes. De obicei, este folosit pentru a demonstra modul în care oferta dvs. a ajutat un client să depășească o provocare cheie cu care s-a confruntat și cum a oferit rezultate tangibile ca rezultat.

Studiile de caz și mărturiile sunt deosebit de utile în etapele de închidere ale ciclului tranzacțiilor, atunci când cumpărătorii încearcă să stabilească dacă o soluție propusă este sau nu potrivită pentru ei. Dovada socială de la un client care a avut succes cu soluția dvs. poate ajuta în mare măsură cumpărătorul dvs. să treacă peste linie.

Cum ar trebui să arate o propunere de afaceri?

Având în vedere miza mare de a câștiga noi afaceri, nu vă puteți permite să aveți o propunere prost. Trebuie să-l faci să arate bine și rapid.

Prea mulți oameni se concentrează pe conținut și uită de design. Adevărul este că ambele sunt la fel de importante pentru succesul propunerii tale.

Dacă nu proiectezi, pierzi.

O propunere bine concepută, cu imagini, grafică și videoclipuri captivante, de înaltă calitate, iese în evidență față de concurență și comunică rapid valoare factorilor de decizie. Propuneri de afaceri care ies în evidență afaceri apropiate.

Propunerile cu imagini se închid la o rată mai mare

În raportul anual privind starea propunerilor al Proposify, am analizat datele din cele peste 1 milion de propuneri de afaceri trimise prin software-ul nostru în 2021.

Când vine vorba de imagini, mesajul este clar. Propunerile care includ imagini au rezultate semnificativ mai bune decât cele fără. De fapt, propunerile de proiecte care conțineau imagini erau cu 72% mai probabil să se închidă și au făcut acest lucru cu 20% mai rapid.

Dacă sunteți în căutarea unei modalități de a vă face propunerile să strălucească, adăugarea de imagini poate fi o adevărată schimbare. Acestea vă pot ajuta să atragă atenția potențialului dvs., permițând totodată companiei dvs. să-și arate expertiza și să comunice ideile mai eficient.

Dar ce imagini ar trebui să includeți? Iată câteva sugestii:

Fotografii cu capul membrilor echipei tale:

Dacă oferiți servicii, este util să anunțați prospectul cu cine va lucra. De asemenea, ajută la construirea încrederii - dacă știu cine ești și pot pune fețe numelor, vor simți că au o relație stabilită cu tine în momentul în care vor deschide propunerea.

Imagini de produs pentru a arăta ceea ce vindeți:

Dacă oferiți un anumit produs sau serviciu, includerea fotografiilor oferă prospectului o idee mai bună despre ceea ce presupune. Fotografiile produselor sunt deosebit de utile dacă vindeți printr-o piață online, cum ar fi Amazon sau Etsy, deoarece clienții vor fi deja obișnuiți să le vadă acolo.

Imagini care ilustrează serviciile dvs. în acțiune:

De exemplu, dacă ați propune o slujbă de curățare a geamurilor, afișarea imaginilor proiectelor anterioare ar servi drept studii de caz care ar ajuta să vă evidențiați abilitățile și să convingă perspectiva că ați putea crea ceva similar pentru ele.

Adăugarea de videoclipuri la propuneri crește ratele de închidere

În loc să vorbească doar despre modul în care a fost construită o propunere, videoclipurile cu propuneri pot arăta raționamentul din spatele prețului lor. Acest lucru face ca încheierea să fie mult mai eficientă și ajută foarte mult la încheierea tranzacțiilor.

(Aveți nevoie de ajutor cu videoclipul? Consultați Vidyard.)

Când clientul dvs. împărtășește propunerea dvs. în interior, videoclipul facilitează conversațiile în care vocea dvs. este întotdeauna prezentă. Clientul tău te va iubi pentru că explici singur afacerea. Factorii de decizie și comitetele de cumpărare vă vor iubi, deoarece puteți demonstra cum le veți rezolva problema în 5 minute, asincron, în loc de 30 de minute peste un apel programat.

Din raportul anual privind starea propunerilor al Proposify:

„Videoclipul devine rapid o parte critică a procesului de închidere. În 2021, a existat o creștere de 40,5% de la an la an a utilizării videoclipurilor cu propuneri. Aceasta este o creștere de la o creștere de 31% față de anul 2020. În ciuda acestei creșteri, cu toate acestea, doar 21% din toate propunerile conțin videoclipuri.”

Pe măsură ce companiile caută modalități creative de a angaja potențialii cumpărători, puteți valorifica acum această strategie pentru a vă ajuta ofertele să iasă în evidență.

Pentru inspirație, consultați aceste exemple despre designul propunerii câștigătoare.

Urmărirea propunerilor de vânzări

Cel mai bun mod de a urmări clienții potențiali este să utilizați date, nu presupuneri.

Persistența profesională este un element important al bunei competențe în vânzări și, atunci când este făcută corect, poate merge mult. O abordare prudentă și o strategie inteligentă, ca să nu mai vorbim de încrederea personală, vor da roade.

Modul în care urmăriți după trimiterea unei propuneri este la fel de important ca și propunerea în sine, iar momentul urmăririi dvs. poate fi factorul decisiv în încheierea unei tranzacții, așa că este important să știți când este cel mai bine să contactați.

Este mai probabil să reușiți atunci când contactați informații importante bazate pe comportamentul potențialului dvs. De exemplu, dacă știți că clienții potențiali deschid o propunere în medie de cinci ori înainte de a lua o decizie, includeți sarcini de mare importanță în procesul dvs. pentru ca reprezentanții să urmărească propunerea de îndată ce aceasta a fost deschisă pentru a cincea oară.

Pentru a utiliza eficient procesul de urmărire, trebuie să cunoașteți valorile de bază ale echipei dvs. Odată ce cunoașteți aceste numere, puteți identifica modele care indică faptul că o afacere poate avea probleme și puteți acționa înainte de a rata oportunitatea.

Sunteți gata să începeți, dar aveți nevoie de puțină inspirație?

Șabloanele de propuneri gratuite de la Proposify includ tot ce aveți nevoie pentru a vă domina prezentarea mărcii și pentru a câștiga mai mulți clienți. Sunt incluse zeci de șabloane de propuneri de afaceri pentru companii, de la firme de contabilitate, agenții creative și firme de arhitectură până la șabloane individuale de propuneri de locuri de muncă în construcții. Dacă există o companie care o face, probabil că în interior vă așteaptă un șablon.

O propunere de afaceri câștigătoare are o șansă mai mare de succes și poate fi diferența între a obține acel client, a face acea vânzare sau a rata oportunitatea respectivă. Pentru ca propunerea dvs. să fie observată într-o mare de concurenți, trebuie să lucrați la crearea unui document care să fie ușor și plăcut de citit.

Cel mai bun sfat al nostru? Păstrați-l scurt și concis, dar nu ezitați să includeți detalii în secțiunile cele mai relevante.

Povestea lungă, pe scurt: creați propunerea pe care ați fi încântați să o primiți.