Cum se scrie o propunere pentru un proiect (cu exemple)

Ce este o propunere de proiect?

O propunere de proiect este trimisă de o firmă de proiectare, consultanță sau alt tip de firmă unui potențial client pentru a prezenta detalii importante ale proiectului, cum ar fi livrabile, termene, rezultate așteptate și costuri. Atunci când sunt incluși termenii de serviciu, o propunere de proiect semnată se poate dubla ca un contract pentru protecția juridică a ambelor părți.

O propunere de proiect nu trebuie confundată cu o cerere de propunere (RFP), care este trimisă de o corporație sau agenție guvernamentală mai multor firme de consultanță pentru a primi cantitatea maximă de propuneri și opțiuni de preț pentru un proiect pe care le-au deja. definit intern.

O propunere de proiect, pe de altă parte, este creată ca parte a unui proces consultativ de vânzare și poate beneficia un client chiar dacă nu merge mai departe cu munca din cauza defalcării utile a proiectului.

Tipuri de propuneri de proiecte

Există multe tipuri diferite de propuneri de proiecte, de la lungimi diferite la structuri de taxe.

Durata proiectului:

• Proiect scurt, unic

• Proiect mai lung, în etape

• Reținere sau proiect în derulare

• Proiect plătit de descoperire sau audit

Tipul de plată:

• Preţ global

• Orar cu ore estimate

• Orar cu intervalul orar min și maxim

• Tarif fix hibrid și orar (obișnuit în designul interior, planificarea de evenimente și alte domenii cu costuri grele și costuri orare)

Industrii:

• Proiectare de site-uri

• Design grafic

• Arhitectură și inginerie

• Servicii de constructii si imobiliare

• Leasing comercial

• Design interior

• Catering

• Planificarea evenimentului

• Abonamente software

• Contabilitate

• Management administrativ

• Managementul salariilor si al resurselor umane

• Marketing

• Cercetare și analiză de piață

• Dezvoltare de software

• Dezvoltare de produs

Tipuri de solicitare:

• Propuneri solicitate trimise ca răspuns la un RFP

• Propuneri nesolicitate trimise fără un RFP prealabil

Ce să includă într-o propunere de proiect

O propunere de proiect de succes va include toate sau majoritatea acestor secțiuni importante. Le puteți combina și potrivi pentru a crea schița perfectă a propunerii de proiect.

Coperta

Pagina de copertă este cea mai ușor de scris.

Acesta include de obicei:

• Numele companiei dvs

• Numele clientului sau numele proiectului

• Data

• O fotografie sau un design grafic

De asemenea, puteți alege să includeți informațiile dvs. de contact pe pagina de copertă, dar acestea sunt de obicei rezervate pentru pagina Despre noi sau pentru o pagină de contact dedicată.

Rezumat sau scrisoare

Rezumatul este locul în care oferiți o imagine de ansamblu asupra metodologiei dvs. și a proiectului propus. Gândiți-vă la un lift. Trage pentru a scrie aproximativ 75 - 200 de cuvinte.

Multe alte părți ale propunerii vor fi scrise sub formă de puncte marcatoare sau fraze foarte scurte, așa că utilizați această secțiune pentru a picta cu adevărat imaginea completă a proiectului cu un limbaj care corespunde mărcii.

Scopuri sau obiective

Puteți include scopurile și obiectivele proiectului clientului în rezumatul executiv, în rezumatul proiectului sau într-o secțiune dedicată tocmai acestui scop.

Puteți scrie 75 - 150 de cuvinte care descriu obiectivele sau puteți utiliza o listă cu marcatori de 3-8 obiective.

Abordare

Secțiunea de abordare poate avea o mulțime de nume diferite, cum ar fi „soluție” sau „metodologie”. În această secțiune, descrieți strategia din spatele abordării dvs. Acesta stabilește scena pentru detaliile proiectului și bugetul care urmează să fie urmat.

Acest lucru este deosebit de important atunci când câștigați clienți noi care nu sunt familiarizați cu ceea ce vă diferențiază afacerea de concurență.

O companie de catering poate folosi această pagină de propuneri pentru a vorbi despre tipul de experiență sau calitatea mâncării pe care o oferă.

Între timp, o companie de marketing ar putea include aici etosul mărcii sau convingerile de bază.

Rezumatul proiectului și livrabile

În timp ce secțiunea anterioară este despre strategie, această secțiune este despre specific. Spuneți exact ce veți face pentru client.

Iată ce ați putea include în rezumatul proiectului:

• O descriere rapidă a proiectului

• O listă de livrabile ale proiectului

• O descriere a fazelor proiectului cu propriile livrabile

• O cronologie a proiectului sau o foaie de parcurs

• Procesul dumneavoastră de management al proiectului

• Software-ul de colaborare sau de comunicare pe care intenționați să îl utilizați

• Etape măsurabile sau specifice în proiect

• O descriere a echipei de proiect și a talentului inclus

Despre companie

Puteți scrie o pagină Despre noi, o pagină Echipa noastră sau ambele. O pagină Despre noi ar trebui să includă o descriere a ceea ce face compania dvs., publicul dvs. țintă și rezultatele pe care le furnizați. O pagină Echipa noastră va prezenta biografii ale oamenilor importanți din echipa ta.

Prețuri

Trebuie să precizați costurile proiectului. În funcție de natura afacerii dvs., puteți afișa un total de proiect cu tarif fix, tariful orar alături de numărul de ore estimat sau o varietate de opțiuni de pachet din care să aleagă clientul.

Termeni si conditii

Următorul: termeni și condiții. Când utilizați un software de gestionare a propunerilor cu semnături electronice, propunerea dvs. poate funcționa ca un contract obligatoriu. Includeți acordul principal de servicii și permiteți rezumatului proiectului să servească drept declarație de lucru.

Dovada socială și mostre

Clienții potențiali vor avea nevoie de o liniște pentru a-i ajuta să aibă încredere în afacerea dvs.

Luați în considerare includerea:

• Mărturii

• Recenzii

• Evaluările medii cu stele

• Piese de portofoliu

• Mostre de lucru

• Mini studii de caz

Cum se scrie o propunere de proiect

Ești gata să prezinți un nou proiect? Iată un proces pas cu pas pentru a crea o propunere de proiect câștigătoare.

1. Descoperiți nevoile clientului

Primul pas este de a înțelege provocările și obiectivele actuale ale clientului. Ca parte a procesului de descoperire, este posibil să efectuați un singur apel de vânzări sau mai multe.

Unele companii taxează de fapt pentru un proces mai lung de descoperire sau audit și folosesc o propunere pentru a vinde acel serviciu introductiv. Ulterior, ei vor vinde clientul respectiv într-un proiect bazat pe constatările lor, cu o propunere personalizată. Cu toate acestea, majoritatea firmelor desfășoară gratuit procesul de descoperire și apoi fac recomandări de proiecte în prima lor propunere.

2. Definiți-și problema principală și obiectivele

Apoi, veți dori să distilați tot ceea ce clientul v-a împărtășit. S-ar putea să vă faceți ceva timp pentru a vă aduna notele, a discuta cu un coleg și apoi a determina cele mai importante obiective. Aceste obiective ale proiectului vor ghida toate deciziile ulterioare.

3. Determinați cea mai bună abordare pentru a le servi

Acum este timpul să decideți ce metodă sau abordare va duce la succesul proiectului. Dacă aveți un proces de proiect șablonat și serviți întotdeauna clienți similari, puteți oferi soluția dvs. obișnuită.

Dar dacă oferiți o muncă personalizată unică fiecărui client, atunci va trebui să vă decideți asupra abordării. De exemplu, un planificator de evenimente ar putea decide să ofere servicii de marketing pentru evenimente, înregistrare, configurare și defalcare dacă un client nu are resurse interne, dar ar putea oferi configurarea și defalcarea numai dacă clientul are marketing intern și specialişti în ticketing.

4. Împărțiți proiectul în livrabile, calendare etc.

Acum că v-ați făcut cercetările și ați decis ce să prezentați clientului, este timpul să descompuneți proiectul.

Determinați costurile proiectului sau opțiunile de preț, împărțiți munca în faze și clarificați livrabilele. Puteți nota acest lucru pe o bucată de hârtie sau puteți lucra direct în interiorul unui șablon de propunere.

5. Adăugați toate secțiunile și detaliile necesare propunerii dvs

Scrieți propunerea și asigurați-vă că ați acoperit toate bazele. Este de remarcat faptul că mai mult nu este neapărat mai bine. Prin analiza noastră a 1 milion de propuneri, am constatat că propunerile câștigătoare au în medie 7 secțiuni și 11 pagini.

Cea mai comună structură a propunerii este:

1. Coperta

2. Rezumat

3. Abordare sau soluție

4. Despre companie

5. Produse livrate

6. Prețuri

7. Termeni si conditii

Rețineți că puteți modifica și redenumi aceste secțiuni pentru a se potrivi cu serviciile și vocea unică a mărcii.

6. Trimiteți propunerea către client (cu semnături electronice)

Acum este timpul să trimiteți propunerea. Puteți economisi timp și reduce nevoile de software utilizând un singur software atât pentru propuneri, cât și pentru contracte. Doar asigurați-vă că ați inclus termenii și condițiile.

Propunerile cu semnături electronice atribuite atât expeditorului, cât și destinatarului au o rată de închidere cu 426% mai mare. Și dacă semnați mai întâi propunerea (înainte ca clientul să o deschidă), vă veți crește șansele de închidere cu încă 36,8%.

7. Gestionați prompt cererile de modificare

Fiți la îndemână pentru a face modificări la cererea clientului, indiferent dacă doresc să modifice domeniul de aplicare al proiectului sau să ajusteze limbajul contractual din cauza echipei lor juridice pretențioase.

Să fii rugat să revizuiești o propunere nu este neapărat un lucru rău. De fapt, propunerile care sunt revizuite de câteva ori au mai multe șanse să se închidă.

5 exemple de propuneri pentru un proiect

Ai nevoie de inspirație? Aceste propuneri de proiecte oferă exemple despre exact ce să includeți în următoarea prezentare.

1. Proiect de tipărire cu articole opționale

Această propunere de imprimare oferă un exemplu excelent de comunicare clară a prețurilor și de a oferi opțiuni interactive. Când am analizat 1 milion de propuneri trimise cu platforma noastră, am constatat că propunerile cu tabele de taxe au o rată de închidere cu 35,8% mai mare decât cele fără și că propunerile cu cantități editabile au o rată de închidere cu 18,5% mai mare.

Puteți utiliza acest șablon de propunere cu versiunea de încercare gratuită a Proposify și îl puteți personaliza cu ușurință pentru ofertele dvs. unice de afaceri.

Acest exemplu de șablon de propunere de proiect include următoarele secțiuni:

• Obiective

• Despre noi

• Echipa noastră

• Serviciile noastre

• Exemplu de lucru

• Mărturii

• Pachete

• Investiția ta

• Ieșire

2. Propunere de marketing cu calendarul proiectului

O cronologie a proiectului este o parte importantă a oricărei propuneri de proiect. Acest șablon de propunere de marketing oferă un exemplu excelent despre cum să partajați această cronologie într-un format simplu.

Împărțiți-vă proiectul în pași distincti, astfel încât clientul să știe exact la ce să se aștepte.

Acest exemplu de șablon de propunere include următoarele secțiuni:

• Prezentare generală și obiective

• Domeniul serviciilor

• Interval de timp

• Investiția ta

• De ce noi?

• Echipa noastră

• Studiu de caz

• Contracta

• Semnătură

3. Proiect contabil cu obiective si loturi de munca

Următorul nostru exemplu este o propunere contabilă.

Această propunere iese în evidență pentru că include obiectivele clientului în secțiunea Rezumatul Proiectului. Vezi acele puncte scurte și dulci? Ele servesc ca o modalitate inteligentă de a-i face pe client să știe că le înțelegeți obiectivele și că le veți putea satisface.

Această propunere include, de asemenea, o defalcare a lucrărilor care este clasificată în patru loturi sau bucăți diferite: Pornire QuickBooks, Migrare date, Construire date QuickBooks, General (pe tot parcursul proiectului). Puteți folosi acest exemplu atunci când defalcați un proiect în diferite etape sau servicii.

Accesați acest șablon de propunere de contabilitate cu un abonament plătit sau o încercare gratuită a Proposify.

Șablonul include următoarele secțiuni:

• Coperta

• Scrisoare

• Despre noi

• Echipă

• Sumarul proiectului

• Propunere de lucru

• Prețuri

• Pasii urmatori

• a lua legatura

4. Proiect de construcție cu rezumatul proiectului și excluderi

Trebuie să includeți excluderi în propunerile dvs.? Dacă tipul de muncă pe care îl oferi este condiționat de alți furnizori de servicii sau se pretează la complicații, atunci s-ar putea să doriți să începeți să adăugați excluderi. Acest lucru vă poate ajuta să vă protejați afacerea de numeroasele riscuri asociate cu confuzia în domeniul proiectului sau cu așteptările nealiniate.

Acest șablon de propunere de construcție, disponibil în interiorul Proposify, oferă un exemplu perfect de secțiune de excludere, care urmează ceea ce este inclus în proiect.

Modelul de propunere de proiect include următoarele secțiuni:

• Scrisoare de intenție

• Despre noi

• Faceți cunoștință cu echipa noastră

• Mărturii

• Proiecte anterioare

• Sumarul proiectului

• Programul proiectului

• Ieșire

5. Proiect de management al evenimentelor cu estimări orare de lucru

Planificarea evenimentelor este complicată - tocmai de aceea industria evenimentelor servește ca un exemplu excelent al modului în care se percepe atât munca pe oră, cât și costurile fixe în același timp.

Puteți accesa acest șablon de propunere de planificare a evenimentelor cu contul dvs. Proposify (verificați-l cu o probă gratuită).

În secțiunea Buget, propunerea începe cu un tabel de taxe care include toate costurile orare .

Această propunere de proiect are, de asemenea, un al doilea tabel de taxe pentru a estima costurile grele , cum ar fi catering și fotografie, iar costurile orare și costurile dure sunt apoi adăugate pentru totalul total al proiectului.

Acest șablon include următoarele secțiuni:

• Introducere

• Cine suntem noi

• Echipă

• Înțelegerea noastră a nevoilor dvs

• Serviciile noastre

• Buget

• Contracta

• Semnătură

Sfaturi pentru redactarea unei propuneri de proiect

Scrierea unei propuneri grozave este multă muncă.

Iată câteva dintre cele mai bune practici de propunere de proiecte care vă vor ajuta să economisiți timp și să obțineți rezultate mai bune:

1. Creați șabloane pentru diferite servicii, proiecte sau clienți. Cu cât trimiteți mai repede o propunere, cu atât este mai probabil să se închidă. Încercați să creați câteva șabloane diferite pentru a facilita generarea unei noi propuneri bazate pe nevoile unice ale clienților. Și, desigur, puteți oricând accelera procesul, începând cu unul dintre șabloanele noastre.

2. Obțineți părerea clientului despre planul dvs. înainte de a-l transforma într-o propunere. Încercați să prezentați clientului ideea dvs. de proiect la sfârșitul apelului de vânzări. Verificați pentru a vedea reacția lor. Dacă le place ceea ce ai sugerat, transformă-l în propunerea ta. Dacă nu, întrebați ce au în vedere. În acest fel, veți crea o propunere care are mai multe șanse să se închidă.

3. Întrebați clientul ce dorește să includă propunerea. Dacă clientul dvs. v-a oferit o cerere de propuneri detaliată, veți ști exact ce să includeți în propunerea dvs. Dacă nu, nu vă fie teamă să întrebați. În special atunci când lucrați cu mari corporații și agenții guvernamentale, punctul dvs. principal de contact ar trebui să poată împărtăși ceea ce toate părțile interesate se vor aștepta să vadă în planul proiectului.

4. Oferiți opțiuni dinamice de prețuri. Propunerile cu atât rânduri opționale, cât și cantități editabile au o rată de închidere cu 20,2% mai mare. Luați în considerare suplimente și opțiuni care vor satisface factorii de decizie în timp ce personalizați și perfecționați domeniul de aplicare al proiectului. Clienții ar trebui să poată selecta opțiunile direct în propunerea de afaceri pentru a crea un total precis al proiectului în timp real și apoi să îl semneze.

5. Includeți conținut multimedia în propunerea dvs. Conținutul propunerii nu ar trebui să fie doar într-un format scris. Însoțiți-vă scrisul cu magi și videoclipuri pentru a-i ajuta să vizualizeze proiectul. Propunerile cu imagini au cu 72% mai multe șanse de a se închide, iar propunerile cu videoclipuri au cu 41% mai multe șanse de a se închide. Încercați să includeți imagini cu echipa dvs. și cu munca dvs. anterioară și ilustrații ale procesului dvs. sau ale rentabilității dvs. tipice.

6. Scrieți și automatizați e-mailurile ulterioare. Propunerile cu un singur e-mail automat de urmărire au cu 35% mai multe șanse de a se închide. Dacă utilizați Proposify, puteți activa cu ușurință urmăririle automate pentru fiecare propunere. Puteți utiliza șabloanele noastre de e-mail ulterioare sau puteți crea propriile șabloane pentru diferite tipuri de clienți sau proiecte.

Următorii pași: scrieți propria propunere de proiect

O propunere excelentă de proiect ar trebui să includă foaia de parcurs al proiectului, etapele de referință, bugetul și orice informații suplimentare care vor ajuta clientul să înțeleagă cu adevărat valoarea proiectului și să asigure acceptarea.

Pentru ca orice propunere să fie mai probabil să se închidă, asigurați-vă că includeți conținut multimedia, opțiuni de preț și semnături electronice.

Șabloanele de propunere Proposify , urmăririle automate și analizele de vizualizare pot duce jocul de închidere a propunerii dvs. la un nivel cu totul nou. Rezervați o demonstrație astăzi.