Cum să vă pregătiți pentru a scrie o propunere de afaceri

(Acest articol a fost publicat inițial pe 17.04.2018 și actualizat pe 25.05.2021 și 18.10.2022)

Peisajul vânzărilor este în continuă evoluție, dar am venit cu un proces dovedit de scriere a propunerilor care continuă să se închidă. Și, norocos pentru tine, ne place să împărtășim. Până la sfârșitul acestui articol, veți avea tot ce aveți nevoie pentru a scrie propria dvs. propunere de afaceri câștigătoare.

1. Ce este o propunere de afaceri?

2. Ce trebuie să includeți într-o propunere de afaceri

3. Ușurează-ți munca cu șabloanele de propuneri

4. Sfaturi pentru a scrie o propunere de afaceri memorabilă

Cum să vă pregătiți pentru a scrie o propunere de afaceri

O propunere de afaceri este un document de vânzare care este folosit pentru a convinge un client potențial să cumpere bunuri sau servicii. Este șansa ta să-i convingi că compania ta este alegerea potrivită pentru job, așa că este esențial să o faci corect. Există mai multe moduri de a livra o propunere de afaceri, dar scopul final rămâne același: vinde.

Propuneri de afaceri solicitate vs nesolicitate

O propunere de afaceri solicitată este exact ceea ce sună -- o propunere de afaceri care este trimisă unui potențial client după ce acesta depune o cerere formală sau informală de propuneri de la furnizori.

Pe de altă parte, o propunere de afaceri nesolicitată este trimisă clienților potențiali (gândiți-vă la e-mail direct sau la e-mail rece) care nu au solicitat-o. În această situație, companiile folosesc propuneri generice pentru a arunca o rețea largă care filtrează destinatarii neinteresați de potențialii clienți.

Fără detalii despre afacerile sau nevoile tale potențiale, propunerile de afaceri nesolicitate sunt aproape o șansă în întuneric. Deși cu siguranță poți trimite o grămadă de e-mailuri reci în speranța de a atrage câteva piste, sunt șanse ca mesajul tău să ajungă direct în spam sau să ajungă la gunoi. Vă recomandăm să evitați propunerile nesolicitate și, în schimb, să concentrați acea energie asupra procesului dvs. de calificare a clienților potențiali și să le trimiteți propunerea perfectă.

Ce trebuie să includeți într-o propunere de afaceri

Începerea unei propuneri poate fi copleșitoare. Cu toate acestea, dacă vă împărțiți procesul de scriere a propunerii în secțiuni, devine mult mai ușor să puneți mingea în mișcare. Odată ce v-ați organizat gândurile, puteți aborda o secțiune la un moment dat. Până la sfârșit, veți ajunge cu un conținut grozav pe care îl puteți chiar reutiliza pentru propuneri viitoare.

Elementele cheie ale unei propuneri de afaceri:

• Coperta propunerii
• Rezumat
• Declarație problemă
• Soluția propusă
• Rezultatele proiectului
• Etape de proiect
• Buget/preț
• Despre noi/echipă
• Dovada sociala

1. Coperta propunerii

Coperta propunerii tale este primul lucru pe care îl va vedea prospectul tău, așa că trebuie să fie atrăgătoare. Nu trebuie să fie strălucitor -- simplu este de obicei mai bine -- dar trebuie să fie bine proiectat. Coperta propunerii trebuie să includă toate informațiile relevante, cum ar fi:

• Denumirea proiectului
• Numerele de referință ale proiectului
• Numele clientului și persoana de contact la care trimiteți
• Numele companiei și informațiile de contact
• Data la care a fost depusă propunerea
  

Obiectivele principale ale acoperirii unei propuneri sunt de a atrage atenția clientului potențial și de a pregăti scena pentru propunerea dvs. înainte de a vă scufunda în detalii. O acoperire bună a unei propuneri poate lăsa o primă impresie grozavă și poate excita prospectul pentru prezentarea dvs.

2. Rezumat

Una dintre cele mai mari concepții greșite despre propuneri este că rezumatul executiv este un rezumat al întregii propuneri. Nu este; este un rezumat al motivului pentru care soluția ta este cea potrivită. Acesta prezintă de ce potențialul dvs. client ar trebui să vă aleagă compania în detrimentul concurenței.

Scopul rezumatului executiv este de a vinde, deci ar trebui să fie convingător și concentrat pe beneficiile companiei/produsului/serviciului dvs., mai degrabă decât descriptiv și concentrat pe caracteristici. Un rezumat executiv bun ar trebui să aibă cinci componente cheie:

1. Deschizătorul
2. Necesitatea
3. Soluția
4. Dovezile
5. Îndemnul la acțiune

Pune-le pe toate împreună și vei avea rețeta pentru un rezumat executiv câștigător, care va da jos șosetele potențialului tău.

Dacă încă vă întrebați cum să scrieți un rezumat executiv pentru propunerea dvs., noi vă găsim. Aflați despre ce se poate face și despre ce nu sunt rezumatele executive și multe altele în postarea noastră de blog.

3. Declarația problemei

Clienții potențiali vor să știe că le primești, iar această secțiune este locul perfect pentru a-ți demonstra diligența. Înțelegeți și subliniați exact problemele și provocările cu care se confruntă potențialul dvs., indiferent dacă sunt conștienți de ele sau nu. Acest lucru va ajuta la construirea încrederii și la consolidarea importanței rezolvării problemelor lor, ceea ce vă deschide calea pentru a vă vinde soluția.

4. Soluția propusă

Descrieți abordarea pe care ar folosi-o echipa dvs. pentru a rezolva provocările potențialului dvs., împreună cu procesul implicat. Omiteți prezentarea generică și fiți cât mai specific posibil -- nu doriți să dați impresia că ați trimis o propunere generală și pur și simplu ați schimbat numele unui alt client potențial cu al lor. Chiar dacă serviciul este același pe care îl vindeți celor mai mulți dintre clienții dvs., faceți ca contextul propunerii să se simtă personalizat.

5. Rezultatele proiectului

Specificați ce este inclus în propunere și ce poate aștepta clientul să primească de la dvs. Este important să aveți descrieri detaliate pentru fiecare livrabil. Nu presupuneți că liderul dumneavoastră cunoaște deja domeniul de aplicare al fiecărui serviciu sau chiar ce înseamnă acesta. Claritatea și transparența de la început vă pot ajuta să evitați eventualele neînțelegeri cu privire la așteptări mai târziu.

Rețineți că persoana căreia îi trimiteți propunerea ar putea să nu fie singurul (sau final) care ia decizii. În cazul în care propunerea dvs. este prezentată altor părți interesate, o defalcare detaliată a livrabililor îi poate ajuta să înțeleagă exact cu ce semnează.

6. Etape ale proiectului

Oferă-le clienților potențiali o idee despre ce să se aștepte și când se pot aștepta, împărțind proiectul în faze. Acest lucru vă va permite să subliniați evenimentele și rezultatele pentru fiecare, inclusiv cât timp va dura, cine este responsabil pentru ce și ce se va realiza la finalizarea fiecărei etape. Menținând clienții potențiali la curent încă de la început, veți fi mai bine pregătit dacă oricare dintre părți trebuie să facă ajustări la calendarul sau termenele limită.

7. Buget/preț

Secțiunea de prețuri include tot ce este legat de... prețuri. Acesta acoperă totul, de la taxe și taxe la reduceri și nu numai, ajutând clienții potențiali să înțeleagă exact pentru ce plătesc. Deși această secțiune a fost odată considerată opțională, acum este destul de esențială. De fapt, am analizat peste 2,6 milioane de propuneri și am constatat că 97,6% dintre propuneri conțin informații despre prețuri . Deci nu o sari peste el.

În schimb, găsește o modalitate de a-l face să funcționeze pentru tine. Mulți profesioniști în vânzări folosesc tabele interactive de prețuri pentru a afișa secțiunea de prețuri, deoarece acestea oferă clienților o modalitate ușoară de a experimenta opțiuni și de a crea oportunități de vânzare încrucișată. În plus, cercetările noastre arată că propunerile cu prețuri interactive au o rată de închidere cu 12,6% mai mare decât cele cu prețuri statice.

Aici, la Proposify, vă recomandăm să numiți această secțiune „investiția dvs.”, deoarece poziționează proiectul ca o investiție în creșterea și succesul companiei potențiale, mai degrabă decât doar un cost.

8. Despre noi/echipă

Explicați cine sunteți ca companie; ce faci, de ce existi, expertiza ta și propunerea ta unică de vânzare. Subliniați toate serviciile sau produsele pe care le oferiți, nu doar cele relevante pentru această propunere. Poate fi o șansă de a vă vinde clienții sau cel puțin le puteți oferi o idee despre ce altceva aveți de oferit.

Nu uita să-ți arăți cea mai mare resursă - echipa ta! Faceți-vă clientul potențial să se simtă încrezător că îi angajează pe cei mai buni, evidențiind experiența și puterea membrilor echipei care vor lucra la proiectul lor.

9. Dovada socială

În timp ce propunerile subliniază ce vei face pentru un client, dovezile sociale demonstrează că poți face asta. Indiferent de câte ori susține că compania ta are „experiență extinsă”, fără un studiu de caz sau altă formă de dovezi sociale care să o susțină, acele cuvinte pot fi lipsite de sens și riscante pentru un nou prospect.

Companiile ezită adesea să includă studii de caz cu propunerile lor, deoarece este mai multă muncă în plus față de orice altceva, mai ales atunci când vă aflați în profunzimea pregătirii și trimiterii unei propuneri într-un termen limită strâns. Cheia este să nu mai vedeți studiile de caz ca opționale și, în schimb, să le vedeți ca un instrument de vânzare esențial; instrumentul care ar putea fi punctul de răsturnare între tine și concurență.

Dar studiile de caz nu sunt singura modalitate de a dovedi că poți merge pe jos – dovezile sociale sunt disponibile în multe forme și forme. Mărturiile, poveștile clienților și recenziile sunt doar câteva dintre multele modalități prin care vă puteți valorifica munca din trecut pentru a construi încredere cu potențialii dvs. Indiferent dacă căutați o altă modalitate de a vă demonstra valoarea sau doriți să completați studiile de caz existente, încorporarea altor forme de dovezi sociale vă poate ajuta să vă duceți propunerile de afaceri la următorul nivel.

Economisiți timp cu șabloanele de propuneri

Șabloanele de propuneri sunt o modalitate extrem de eficientă de a scrie propuneri de afaceri câștigătoare. În loc să-l aplecați de fiecare dată când începeți o nouă propunere, obțineți un avantaj folosind un șablon proiectat profesional, care poate fi personalizat în funcție de nevoile dvs. Spune-ți la revedere documentelor Word plictisitoare, tabelelor de preț nepotrivite și imaginilor nepotrivite, șabloanele de propunere facilitează prezentarea mărcii și accelerarea ofertelor. Iată doar câteva dintre multele avantaje:

Trimite propuneri mai rapid

Șabloanele de propuneri de afaceri vă ajută să vă lansați propunerea mai rapid, oferindu-vă un punct de plecare stabilit. În loc să începeți de la zero de fiecare dată când abordați un nou prospect, veți începe cu un șablon și veți completa secțiuni în funcție de nevoile fiecărui prospect.

Obțineți liniște sufletească

Dacă încă asamblați manual documentele de vânzări și le trimiteți clienților potențiali, probabil că ați avut probleme în trecut. PDF-urile mari rămân adesea blocate în filtrele de spam, fișierele refuză să se deschidă, iar problemele de compatibilitate sunt rampante. Folosind un șablon de propunere de afaceri, pur și simplu trimiteți un link către potențialul dvs. și acesta vă poate vedea propunerea online, oricând și oriunde. În plus, veți putea urmări cine l-a văzut și când.

Fii mai consecvent

Dacă aveți mai multe persoane sau echipe care lucrează la propunerile dvs., știți cât de greu poate fi să mențineți coerența în documentele dvs. de vânzări. De la formatare la proiectare și tot ce se află între ele, este dificil să ne asigurăm că toată lumea este pe aceeași pagină (și versiune). Prin crearea propriilor șabloane de propuneri, documentele dvs. de vânzări vor fi întotdeauna consecvente, pe măsură ce echipa dvs. colaborează pentru a le livra clienților potențiali.

Evitați erorile și omisiunile

Crearea de propuneri de la zero și trimiterea lor prin e-mail între diferite părți interesate lasă mult loc pentru erori. Să recunoaștem: fără un proces simplificat de examinare a documentelor, greșelile de scriere și informațiile incorecte sunt obligate să treacă prin fisuri din când în când. Evitați durerea de cap folosind un șablon de propunere care plasează crearea, aprobarea și trimiterea propunerilor în același loc.

Biblioteca de conținut

Orice software bun de propunere are o bibliotecă de conținut care vă permite să creați și să salvați secțiuni, imagini și alte informații pe care le utilizați frecvent. Așadar, în loc să dezgropați conținut sau să rescrieți o copie de fiecare dată când trimiteți o nouă propunere, puteți extrage informații pre-salvate și actualizate direct din bibliotecă în șablonul de propunere.

Răsfoiți biblioteca noastră de șabloane de propuneri , apoi explorați câteva exemple de propuneri de afaceri câștigătoare pentru a vă pune în valoare sucul creativ.

Exemple de propuneri de afaceri

Dacă sunteți în căutarea unor exemple de propuneri de afaceri pentru a începe, ați ajuns la locul potrivit. De la contabilitate la design de site-uri web și tot ce există între ele, avem o bibliotecă cuprinzătoare de mostre de propuneri care vă vor ajuta să încheiați oferte mai rapid.

Sfaturi pentru a scrie o propunere de afaceri memorabilă

Crearea unei propuneri de afaceri memorabile necesită mai mult decât scris. Pentru a ieși în evidență față de concurența dvs., trebuie să vă conectați cu potențialii clienți și să personalizați fiecare propunere pe care o trimiteți. La urma urmei, niciun prospect nu dorește să primească o propunere de afaceri plictisitoare, care a fost reutilizată în mod clar în ultimul moment. Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să faceți eforturi suplimentare și să creați propuneri de afaceri memorabile cărora potențialii dvs. nu le pot rezista:

Deține scrierea propunerii tale

Partea de scriere a unei propuneri este, fără îndoială, cea mai dificilă parte a procesului. Poate fi ușor să te blochezi nu doar în ce să spui, ci și în cum să o spui.

Modul în care vă exprimați în propunerea dvs. se reflectă asupra companiei dvs., experienței și stilului dvs. de lucru. Trebuie să transmiteți informații în mod clar, persuasiv și eficient. La Proposify, realizăm acest lucru prin aderarea la (noii) trei P-uri de marketing:

1. Pithy

Mai puțin înseamnă mai mult. Perioada de atenție este scurtă, așa că aveți puțin timp pentru a-i interesa pe oameni. Este important să fii concis și expresiv în scrisul tău, dar ar trebui să privești și dincolo de cuvinte. Utilizați spații albe, titluri, titluri, tabele, marcatori și alte elemente pentru a face conținutul mai ușor de digerat.

2. Prețioasă

Pentru a ieși în evidență în fața potențialilor dvs., soluția dvs. trebuie să fie văzută ca valoroasă. Dovada socială este cea mai bună modalitate de a-ți demonstra valoarea, iar cuvântul în gură este biletul tău de aur. Includeți mărturii, recomandări și recenzii în propunerea dvs. pentru a convinge clienții potențiali să se alăture listei lungi de clienți fericiți.

3. Prudent

Chiar dacă produsul tău este cu mile înaintea concurenței, trebuie să demonstrezi că o valoare mai mare nu înseamnă un risc mai mare. Clienților le place să opteze pentru opțiunea cu risc scăzut, așa că este important să găsiți modalități de a-i asigura că oferiți o soluție cu valoare redusă și cu riscuri reduse. Faceți acest lucru prin evidențierea avantajelor precum programele de formare, asistența clienților 24/7, garanțiile de rambursare a banilor sau orice alte suplimente de „reducere a riscurilor” pe care le oferiți.

Aflați cum să stabiliți prețul unei propuneri de afaceri

Între construirea încrederii cu noul dvs. client, determinarea acestuia să deschidă despre bugetul lor real, convingerea lor de valoarea dvs. și încercarea de a face totul profitabil, stabilirea prețurilor poate fi o luptă dificilă. Puteți folosi reducerile de preț pentru propuneri pentru a vă ghida potențialii pe linia de sosire, dar orice ați face, nu vă vindeți pe scurt.

Găsiți metoda de stabilire a prețurilor care funcționează cel mai bine pentru dvs. și concentrați-vă pe propria dvs. profitabilitate. Nu vrei să fii cunoscut ca afacerea cu cel mai mic preț din industria ta, dar cu siguranță nu vrei să sperie clienții potențiali cu prețuri pe care nu și le-ar putea permite niciodată. Tabelele interactive de prețuri sunt o modalitate prietenoasă de a prezenta mai multe opțiuni de preț și pot chiar crea oportunități de vânzare încrucișată. Ca să nu mai vorbim de faptul că rata de închidere pentru propunerile cu preț interactiv este cu 12,6% mai mare decât propunerile cu preț static.

Stabilirea prețurilor este un subiect dificil, așa că am scris un ghid despre cum să stabiliți prețul unei propuneri de afaceri pentru a vă ajuta să găsiți echilibrul potrivit.

Sunteți curios despre modul în care alți profesioniști în vânzări gestionează prețurile? Descărcați State of Proposals 2021 pentru a obține informații bazate pe date despre prețuri, reduceri și multe altele.

Utilizați semnăturile electronice

S-au dus vremurile în care trimiteam copii fizice ale propunerilor și contractelor tale. Chiar și înainte de COVID, livrarea și semnarea documentelor pe hârtie era un blocaj uriaș, așa că suntem bucuroși să spunem că ne-am lăsat bine. În zilele noastre, peste 97% din documentele de închidere sunt livrate virtual, așa că nu există niciun motiv să te întorci. Dar dacă încă ezitați din anumite motive, poate doriți să știți că semnăturile electronice ajută la creșterea ratelor de încheiere a tranzacțiilor cu până la 465% și le ajută să încheie cu până la 66% mai rapid. Dincolo de cifre, iată multe alte motive pentru care ar trebui să utilizați semnăturile electronice în toate documentele de vânzare.

Dacă doriți cu adevărat să vă impresionați prospectul, luați în considerare contrasemnarea propunerii înainte de a o trimite, pentru a evita dus-întors. Am analizat peste 2 milioane de propuneri și am constatat că propunerile contrasemnate au avut o rată de închidere cu 12% mai mare în comparație cu propunerile care nu au fost.

Creați o strategie de conversie a propunerii

Scrierea propunerii perfecte este doar o parte din poveste. Pentru a încheia afacerea, va trebui să vă dați seama cum vă veți folosi propunerea pentru a vă transforma prospectul într-un client. Iată cum:

1. Stabilește-ți obiectivul.

De cele mai multe ori, acest obiectiv este ca clientul dvs. să aprobe propunerea dvs. și să-l mențină în mișcare prin canalul de vânzări.

2. Creați un contur.

Dacă nu ați început să vă scrieți propunerea, acum este un moment bun pentru a crea o schiță. Examinați fiecare secțiune și stabiliți cum fiecare mută prospectul către obiectivul dvs. Asigurându-vă că fiecare secțiune are un scop specific, schița dvs. acționează ca un ghid pentru scrisul dvs.

3. Auditează-ți propunerea.

Odată ce ați finalizat propunerea, priviți fiecare secțiune și întrebați-vă dacă vă împinge clientul spre obiectivul dvs. Dacă nu, ajustează-l pentru a se alinia obiectivului tău sau scăpa de el.

4. Acordați-vă livrarea.

Acum că ați creat propunerea perfectă, acordați-vă timp pentru a vă perfecționa livrarea. Asigurați-vă că atingeți punctele dureroase ale potențialului dvs. și adăugați o notă personală pentru a continua să construiți relații. Nu uitați să urmăriți și să vă oferiți să răspundeți la întrebări sau să le prezentați prin propunere.

Încorporează elemente vizuale

Îți place sau nu, clienții tăi vor judeca propunerea ta după coperta, așa că este esențial ca documentele tale să arate la fel de bine pe cât sună. Clienții potențiali văd designul propunerii dvs. ca o reflectare a companiei și a abilităților dvs., așa că este timpul să săriți peste documentul Word plictisitor de o pagină și să optați pentru ceva mai potrivit mărcii. La sfârșitul zilei, dacă propunerile tale nu se potrivesc cu imaginea de marcă, ofertele tale ar putea fi condamnate. Iata de ce:

1. Cumpărătorii ajung în spatele mărcilor.

Dacă propunerea dvs. transmite în mod eficient marca dvs. și evocă o conexiune din partea potențialului dvs., aveți șanse mult mai mari să vă închideți.

2. Cumpărătorilor le plac lucrurile care sunt familiare.

Consecvența este importantă. Dacă site-ul, e-mailurile și demonstrația dvs. sunt coerente, dar propunerile dvs. ies ca degetul mare, ați început prost.

3. Cumpărătorilor le plac propunerile care sunt ușoare pentru ochi.

Nimeni nu vrea să citească un perete de text, așa că ar trebui să folosești elemente vizuale în avantajul tău. De fapt, includerea imaginilor în propunerea dvs. vă poate îmbunătăți rata de închidere cu 23%.

Indiferent dacă sunteți un designer grafic devenit reprezentant de vânzări sau nou în lumea designului, Proposify vă ajută să creați propuneri de afaceri care vă vor uimi potențialii. Explorați câteva dintre sfaturile de design și aspectul propunerii câștigătoare (și exemple) care pot face ca coperta -- și restul propunerii dvs. - să arate ca un milion de dolari.

Aflați când să trimiteți o propunere de afaceri

Propunerile tale și, mai important, timpul tău sunt prețioase; nu vrei să irosești efortul pe un client care nu are intenția de a face afaceri cu tine, chiar dacă par bine intenționați.

Așadar, înainte de a începe să vă grăbiți și să cheltuiți o mulțime de sânge, transpirație și lacrimi nu atât de virtuale încercând să vă reuniți următoarea propunere de afaceri, opriți-vă și întrebați-vă:

Vânzările acestea conduc chiar MĂRĂ o propunere?

Pentru că uneori răspunsul este un NU greu. Și dacă vrei să fii mai profitabil, trebuie să știi cum să-ți alegi bătăliile. Iată cinci întrebări care vă vor ajuta să învățați cum să calificați un client potențial și să determinați dacă este demn de propunere.

Utilizați un software de propunere online

Una dintre cele mai mari plângeri pe care le auzim despre crearea de propuneri de afaceri este cât de consumator de timp poate fi procesul. Dacă doriți să facilitați obținerea mai rapidă a propunerilor, singura soluție este să vă automatizați procesul. Și cel mai bun mod de a face asta este cu software-ul de propuneri online.

Un alt punct de durere major în procesul de propunere este lipsa de transparență. Este o nebunie cum companiile măsoară fiecare parte a eforturilor lor de vânzări și marketing, apoi își trimit propunerile în gol fără nicio modalitate de a le urmări. Sigur, puteți activa chitanțele de citire pentru a vedea dacă prospectul dvs. a deschis e-mailul, dar tot nu veți cunoaște detalii cheie precum:

• Au deschis propunerea?
• L-au citit sau pur și simplu au sărit la prețuri?
• Cât timp au petrecut cu ea?
• Pe ce secțiuni s-au concentrat?
• L-au deschis timp de 10 secunde, s-au blocat și l-au închis?
• Au transmis-o altui decident?

Fără software de propunere, există o cutie neagră în procesul de vânzare și s-ar putea să vă coste oferte. Folosind Proposify, puteți prelua controlul și obțineți vizibilitate asupra procesului de propunere. Veți putea urmări propunerile dvs. de îndată ce părăsesc căsuța dvs. de e-mail, permițându-vă să vedeți cine vă deschide documentele, cum își petrec timpul cu ele, unde se blochează, cui le redirecționează și multe altele .

Software-ul de propunere online este conceput pentru a vă simplifica întregul proces de propunere. De la scriere, la proiectare, la trimitere și urmărire, reunește toate instrumentele și pașii dumneavoastră separati sub un singur acoperiș eficient.

Concluzie

Propunerea dvs. de afaceri este o șansă de a le arăta clienților potențiali de ce sunteți în poziție unică pentru a-i ajuta să-și rezolve problemele. Dar între găsirea celui mai bun format de propunere, scrierea propunerii efective și adaptarea ei pentru fiecare client și proiect, procesul vă poate bloca cu adevărat viteza tranzacției.

Proposify vă poate ajuta să puneți lucrurile înapoi în viteză cu un software de propunere care vă simplifică fluxul de lucru al propunerii. Preluați controlul asupra procesului dvs. de vânzări cu instrumentele de care aveți nevoie pentru a vă domina ofertele.