Cum să scrii un e-mail de afaceri perfect? (Proces și sfaturi)

E-mailurile au devenit o parte inevitabilă a vieții tale personale și profesionale de zi cu zi.

Dacă te gândești bine, nu trece o zi fără să primești un e-mail. Studiile arată chiar că o persoană obișnuită primește peste 100 de e-mailuri pe zi!

Cu peste 4 miliarde de oameni care folosesc e-mailul zilnic, este sigur să spunem că e-mailurile sunt o parte crucială a comunicării. Da, chiar și când vine vorba de afaceri! Aproape fiecare afacere din lume trebuie să trimită e-mailuri pentru a comunica cu membrii echipei, clienții, potențialii clienți, partenerii, furnizorii și multe altele.

Scrierea unui e-mail unui prieten sau familie poate fi ușor pentru tine. Cu toate acestea, scrierea unui e-mail de afaceri către un client sau un șef ar putea fi puțin intimidantă, în funcție de situație. Un cuvânt sau o propoziție greșită poate cauza o comunicare greșită.

Deci, dacă doriți să scrieți e-mailul de afaceri perfect, atunci acesta este locul potrivit pentru el! În această postare pe blog, vă vom ghida prin procesul pas cu pas implicat în scrierea unui e-mail de afaceri eficient și vă vom ajuta să vă îmbunătățiți comunicarea generală de afaceri!

Ești gata să începi? Atunci sari direct înăuntru!

Ce este un e-mail de afaceri?

Un e-mail de afaceri este pur și simplu un e-mail folosit de o anumită organizație sau companie. Este un instrument de comunicare esențial pentru angajați, clienți, părți interesate, abonați și alte organizații externe.

De obicei, e-mailurile de afaceri sunt clare, concise și scrise cu un scop clar. Ele își propun să informeze, să implice și să inspire cititorii. E-mailurile de afaceri sunt utilizate în principal pentru a comercializa produse, a sprijini clienții, a gestiona reclamațiile, a partaja actualizări și informații și multe altele. Pe scurt, este elementul de comunicare al unei organizații.

Un e-mail de afaceri tipic include cinci părți principale:

1. Linia de subiect
2. Salutare formală
3. Corpul e-mailului
4. Fraza de închidere/închidere
5. Semnătură

Urmând formatul de scriere a e-mailurilor de mai sus vă va ajuta să vă structurați și să vă scrieți e-mailul de afaceri rapid și eficient în câteva minute.

Acum că știți ce este exact un e-mail de afaceri, să aruncăm o privire la cum să creați unul!

Cum se scrie un e-mail profesional pentru afaceri? (Pași)

1. Cunoaște-ți publicul

Primul și cel mai important lucru pe care trebuie să-l faceți înainte de a începe să scrieți un e-mail de afaceri este să vă cunoașteți publicul. CUM vă scrieți e-mailul depinde exclusiv de CINE pentru care scrieți. Deci, trebuie să vă întrebați – cine este publicul meu?

Publicul tău va determina totul despre e-mailul tău, de la tonul până la conținut. Așa că asigurați-vă că faceți o cercetare adecvată despre cititorul e-mailului dvs., antecedentele, cunoștințele și orice altceva care vă va oferi o idee despre cine sunt. Făcând acest lucru, vă va ajuta să le scrieți un e-mail mai convingător.

2. Includeți o linie de subiect

Nu se poate nega că un subiect spune multe. La urma urmei, este aproape primul lucru pe care cititorul tău îl va vedea înainte chiar să-ți deschidă e-mailul de afaceri. Deci, dacă decid sau nu să vă deschidă e-mailul, depinde doar de subiectul dvs. și de modul în care este scris.

Asigurați-vă că subiectul de pe e-mailul dvs. de afaceri este simplu, specific, clar și, de asemenea, atrăgător . Trebuie să conțină cuvinte cheie care vor rezuma pe scurt și vor transmite conținutul mesajului dvs. într-o singură privire.

3. Începeți cu un salut

Fiecare e-mail trebuie să înceapă cu un salut. Ar trebui să fie clar, concis și formal. În funcție de contextul mesajului pe care îl trimiteți, puteți alege să vă adresați unei persoane în mod specific prin numele ei. Dar există momente când nu vei menționa un nume dacă îl trimiți unei persoane nespecificate.

Unele dintre cele mai comune exemple de felicitări pe care le puteți include în e-mailul dvs. de afaceri sunt Salutări, Bună dimineața, Bună după-amiaza, Bună seara sau pur și simplu Stimate Dr./Domnul/Doamna/Doamna etc.

4. Includeți o scurtă plăcere

Următorul lucru pe care ar trebui să-l faceți este să începeți e-mailul de afaceri cu o scurtă plăcere. Includeți o linie de deschidere care vă conectează cu destinatarul e-mailului.

Aceasta poate include o linie care vorbește despre modul în care v-ați conectat cu cititorul, astfel încât să-i amintească de interacțiunea dvs. și să aibă contextul pentru e-mailul dvs.

De exemplu – A fost grozav să te întâlnesc la evenimentul de networking de ziua trecută.

Dacă ați primit ceva de la destinatar, atunci vă puteți începe plăcerea mulțumindu-le pentru sfatul sau asistența lor sau pentru trimiterea de informații sau conținut.

De exemplu : Vă mulțumim că ați distribuit articolul dvs. despre strategiile de afaceri. Au fost extrem de utile și apreciez timpul și efortul pe care îl depuneți pentru a mă ajuta cu proiectul meu.

Dacă doriți să vă păstrați e-mailul de afaceri general, atunci puteți pur și simplu să le urați spunând ceva de genul - Sper că sunteți bine.

5. Scrieți corpul e-mailului

Este timpul să ajungeți la adevărata afacere acum - corpul e-mailului.

Corpul dvs. de e-mail trebuie să urmeze practica de e-mail numită „ regula unui singur lucru ” și să se concentreze doar pe o singură acțiune în loc de mai multe. Atunci când într-un e-mail sunt menționate mai multe acțiuni, se creează confuzie. Ar trebui să includeți întotdeauna un singur lucru pentru ca cititorul să-l înțeleagă rapid.

Definiți scopul e-mailului dvs. chiar de la început. Fii specific și direct despre ce este vorba în e-mail.

De exemplu – Acest e-mail se referă la ședința bugetară pe care am avut-o miercurea trecută. Am creat o schiță aproximativă a bugetului pe baza cheltuielilor așteptate și a costurilor suplimentare. Vă rugăm să furnizați feedback-ul dvs. cu privire la buget.

Trebuie să înțelegeți că nimănui nu-i plac e-mailurile lungi. Cu cât e-mailul tău este mai lung, cu atât sunt mai mici șansele ca cititorii tăi să le citească. Așa că asigurați-vă că scrieți paragrafe scurte cu câteva propoziții. Pur și simplu, păstrați-l scurt dulce și simplu. Puteți chiar să adăugați liste numerotate sau puncte marcate, astfel încât cititorii dvs. să fie mai ușor de înțeles.

6. Includeți informații suplimentare

Uneori, cititorii pot solicita informații suplimentare despre anumite lucruri, cum ar fi link-uri către resurse , clarificări cu privire la sarcini și activități, mostre etc. Prin urmare, trebuie să vă asigurați că includeți tot acel conținut sau detalii relevante în e-mailul dvs. de afaceri.

7. Scrieți un îndemn la acțiune (CTA)

De obicei, obiectivul principal al trimiterii unui e-mail de afaceri este realizarea unei sarcini sau acțiuni. Prin urmare, până la sfârșitul e-mailului, trebuie să precizați clar ce se așteaptă să facă cititorul.

Asigurați-vă că scrieți un anumit îndemn sau CTA, astfel încât să nu existe loc pentru confuzie sau interpretare greșită, iar cititorul dvs. să înțeleagă pe deplin ceea ce ar trebui să facă. Acest lucru le va permite să răspundă mai eficient și veți obține și rezultatul dorit.

8. Încheiați e-mailul

Acum aproape că ați terminat cu e-mailul de afaceri, tot ce vă rămâne de făcut este să îl încheiați cu o linie de închidere bine construită . Puteți începe prin a-i mulțumi cititorului pentru a încheia e-mailul cu o notă pozitivă.

De exemplu – Vă mulțumim pentru timpul acordat SAU Vă mulțumim pentru considerație, aștept cu nerăbdare răspunsul dvs./Sper să aud de la tine în curând.

În cele din urmă, puteți folosi o linie sau o expresie de închidere pentru a încheia totul. Unele dintre cele mai obișnuite și potrivite fraze de încheiere includ „ Cu cele mai bune salutări/Cu stima, „Cu sinceritate, „Cele mai bune urări”, „Cu căldură” etc.

9. Denumiți și furnizați informații de contact

În cele din urmă, semnează-ți numele la sfârșitul e-mailului și oferă informațiile de contact sub acesta. Puteți furniza numele dvs. complet în cazul unui e-mail oficial sau doar prenumele dvs. dacă este unul informal. De asemenea, includeți informațiile dvs. de contact, cum ar fi numărul de telefon, adresa sau site-ul web.

Acum că știți pașii implicați în scrierea unui e-mail de afaceri, iată câteva sfaturi și trucuri de care trebuie să aveți în vedere în timpul procesului. Hai să aruncăm o privire!

Citiți mai multe: 9 cele mai bune instrumente de generare de semnături de e-mail în 2022

Sfaturi pentru scrierea unui e-mail profesional de afaceri

1. Utilizați un ton formal

E-mailul dvs. de afaceri trebuie să aibă întotdeauna un ton profesional și formal. Ar trebui să fie politicos , direct și încrezător. Așa că încercați să evitați să folosiți orice fel de limbaj informal, fraze emoționale, abrevieri sau contracții. Ca să nu mai vorbim, folosiți fraze sau propoziții întregi pentru a părea mai formal.

2. Concentrați-vă pe format

Problema cu e-mailul este că nu toată lumea are timp să le citească cu atenție sau în detaliu. Așa că majoritatea oamenilor îl răsfoiesc. Din acest motiv, trebuie să vă asigurați că e-mailul dvs. urmează o formatare fără distracție și fără întreruperi .

Asigurați-vă că există suficient spațiu alb în jur, scurtați paragrafele, includeți marcatori și liste și despărțiți conceptele cu titluri și titluri. Acest lucru va permite cititorilor tăi să răsfoie cu ușurință e-mailul.

3. Verificați. Verificați. Verificați.

În cele din urmă, niciun articol nu este complet fără o rundă de corecturi. La urma urmei, este în natura umană să facă greșeli și erori. Așadar, asigurați-vă că e-mailul dvs. nu conține gramatică slabă, greșeli de ortografie, greșeli de scriere, structuri incomode ale propozițiilor, greșeli de punctuație și multe altele. Folosiți un verificator gramatical sau un software de verificare a scrisului pentru a vă asigura că e-mailul dvs. este de top!

… și voila – sunteți gata să scrieți un e-mail de afaceri! Și suntem siguri că îți dorești să începi și să-ți uimești publicul cu conținut uimitor.

Acum că ești un profesionist când vine vorba de redactarea unui e-mail profesional de afaceri, avem un pont bonus pentru tine!

SFAT BONUS: ați avut vreodată nevoie să creați un e-mail de afaceri care să aibă butoane, titluri, imagini, linkuri bogate și multe altele? Înțelegem că există momente când trebuie să trimiteți prin e-mail anunțuri de afaceri, actualizări PR, recapitulări săptămânale ale echipei, e-mailuri legate de clienți și multe altele.

Avem o platformă care vă va impresiona publicul și vă va permite să creați e-mailuri interactive profesionale frumoase în câteva minute! Citiți mai departe pentru a afla mai multe!

Elink: Instrumentul perfect pentru a crea e-mailuri de afaceri!

Dacă conduceți o afacere, sunt șanse să fiți foarte ocupat și să aveți nevoie de ajutor pentru a crea rapid e-mailuri de afaceri frumoase și interactive!

Din fericire, avem ceva care vă va ajuta să creați e-mailuri de afaceri uimitoare bazate pe HTML – elink.io. Este cel mai rapid și mai ușor mod de a crea și de a trimite e-mailuri cu aspect frumos și receptiv în câteva minute!

elink are un buget redus, ușor de utilizat și vine cu toate funcțiile de care aveți nevoie pentru a crea și a partaja e-mailuri de afaceri uimitoare pe care oamenii doresc să facă clic.

Platforma are o colecție imensă de șabloane complet receptive! Puteți alege un șablon, puteți adăuga linkuri către conținutul pe care trebuie să-l partajați, iar elink va crea imediat un e-mail interactiv de afaceri uimitor, complet receptiv pentru dvs.!

Aruncați o privire la aceste șabloane elink pentru a vă face o idee despre ce vorbim!

Cea mai bună parte a acestor șabloane este că le puteți personaliza așa cum doriți. Aceasta înseamnă că vă puteți adăuga imaginile, textul, listele cu marcatori, listele numerotate, butoanele, pictogramele sociale și separatoarele la antetul și subsolul e-mailului dvs. de afaceri.

Și, cea mai uimitoare caracteristică a elink este automatizarea conținutului! Vă permite să automatizați crearea de conținut pentru e-mailurile dvs. de afaceri. Tot ce trebuie să faceți este să alegeți surse și să adăugați filtre pentru a vă face conținutul mai eficient și mai relevant.

Deci, fie că este vorba de a crea un anunț de companie sau de a împărtăși știri din industrie cu clienții tăi, elink este instrumentul perfect pentru tine!

Citiți mai multe: Creați buletine informative cu aspect profesional utilizând Elink! Șabloane și exemple

Concluzie

E-mailurile de afaceri sunt o componentă cheie în atingerea obiectivelor dvs. de afaceri. Folosește-le în mod corect și vei vedea că fac minuni pentru afacerea ta!

Scrierea e-mailurilor de afaceri poate să nu fi fost domeniul dvs. de expertiză, dar sperăm că această postare pe blog v-a schimbat asta!

Acum, tot ce vă mai rămâne de făcut este să accesați elink, să vă creați e-mailul de afaceri și să începeți să le trimiteți! E-mail fericit, oameni buni! Ciao!

Lecturi suplimentare:

7 tipuri de e-mailuri pe care trebuie să le trimiteți clienților dvs.!

Îmbunătățiți ratele de deschidere a e-mailului cu aceste 11 sfaturi și trucuri puternice!

Livrarea e-mailului: ce este, de ce contează și instrumente pe care le puteți folosi!

11 instrumente de verificare a e-mailurilor de verificat în 2022