7 pași simpli pentru a configura un sistem telefonic VoIP acasă sau la birou

Din ce în ce mai multe companii iau în considerare trecerea la VoIP.
Facturile lunare mai ieftine și funcțiile mai avansate sunt atrăgătoare, dar unele companii încă ezită să dea curs.
Ei cred că costurile cu hardware-ul sunt prea scumpe sau că pregătirea totul va fi un proces consumator de timp și provocator.
Dar dacă vă pregătiți și alegeți furnizorul potrivit, tranziția către un sistem de telefonie în cloud poate fi fără probleme.
Vă vom arăta exact cum să configurați VoIP pentru afacerea dvs., să reduceți costurile inițiale și să profitați la maximum de noul dumneavoastră sistem de telefonie VoIP.
Aflați cum să configurați un sistem telefonic VoIP, pas cu pas.

1. Testați-vă rețeaua și conexiunea la internet
2. Investește în hardware-ul VoIP potrivit
3. Găsiți un furnizor VoIP cu caracteristicile potrivite
4. Cum să obțineți un număr de telefon de afaceri
5. Configurați sistemul dvs. telefonic VoIP
6. Testați-vă noile linii VoIP
7. Antrenați-vă personalul pentru a profita la maximum de funcțiile VoIP

Cum este un sistem telefonic VoIP diferit?

Înainte de a intra în detalii, trebuie să stabilim ce diferențiază telefonul Voice over Internet Protocol ( VoIP ) de un telefon analogic.
Un telefon analogic se conectează direct la rețeaua telefonică publică comutată (PSTN) prin linii fixe dedicate. Apelurile telefonice sunt facilitate de compania de telefonie locală, necesită efectiv o conexiune directă la o mufă telefonică.

Telefoanele IP se conectează la rețeaua telefonică prin intermediul unui furnizor VoIP prin internet . Transformă sunetul în pachete de date și le transmite folosind Internet Protocol (IP). Centrul de date al furnizorului transformă apoi semnalele în analog și le transferă la PSTN.
Deoarece telefoanele SIP nu au nevoie de linii fixe dedicate, este mai ușor să scalați un birou cu VoIP. Cu un sistem de telefonie tradițional, pentru a partaja serviciul telefonic cu mai mulți angajați, este necesar un PBX (Private Branch Exchange) local.

Acum că știți ce este VoIP, să discutăm cum puteți începe configurarea sistemului dvs. de telefonie VoIP. Dacă înveți mai bine prin.

1) Testați-vă rețeaua și conexiunea la internet

S-ar putea să fiți îngrijorat de cât de multă lățime de bandă folosește VoIP , dar o regulă generală este de încărcare și descărcare de aproximativ 100 kbps pe linie.
Majoritatea furnizorilor de servicii de internet oferă acum viteze gigabit cu planurile lor de afaceri. Deci, conexiunea dvs. actuală este mai mult decât probabil suficient de rapidă pentru un sistem telefonic VoIP. Un avertisment este că unele conexiuni de acasă au viteze de încărcare mult mai lente, cum ar fi unele conexiuni DSL.
Pe lângă viteza, problemele care afectează calitatea apelurilor VoIP sunt adesea legate de instabilitatea unei conexiuni. Jitter-ul și pierderea de pachete sunt două valori de examinat. Este de preferat o conexiune la internet prin cablu, cum ar fi fibră sau cablu. Cuptorul cu microunde și alte opțiuni sunt prea instabile.
Și hardware-ul dvs. de rețea poate deveni, de asemenea, un blocaj. În cazul în care routerul sau rețeaua nu poate gestiona traficul de vârf, puteți întâmpina un sunet întrerupt sau alte probleme, cum ar fi apelurile întrerupte. Wi-Fi funcționează bine în majoritatea cazurilor, dar o conexiune prin cablu este întotdeauna mai bună.
Faceți un test de viteză VoIP pentru a testa rețeaua și pentru a identifica problemele potențiale. Rezultatele vă vor oferi o idee bună dacă conexiunea dumneavoastră poate gestiona sau nu o instalare VoIP.
De asemenea, puteți explora configurarea calității serviciului (QoS) pentru a prioritiza pachetele și datele VoIP. În acest fel, traficul de voce este plasat deasupra traficului precum YouTube sau Netflix, asigurând mai puțină latență și pierderi de pachete.

2) Investește în hardware-ul VoIP potrivit

Dacă aveți deja un furnizor VoIP, următorul pas al configurației VoIP este să investiți în hardware VoIP. Deoarece VoIP a devenit standard pentru companii în ultimii câțiva ani, există o mulțime de opțiuni de ultimă oră. Urmăriți videoclipul de mai jos pentru o defalcare rapidă a tipurilor de echipamente de care veți avea nevoie pentru a vă pune în funcțiune sistemul VoIP.

Dacă doriți ca apelurile dvs. să sune grozav, ar trebui să investiți într-un telefon de birou VoIP de ultimă generație, cum ar fi Polycom VVX601. Există, de asemenea, opțiuni mai puțin costisitoare pentru ambele telefoane de birou, dacă tot ce aveți nevoie este să efectuați și să primiți apeluri telefonice.
Căștile VoIP sunt excelente pentru a completa telefonul dvs. de afaceri, astfel încât să vă puteți plimba în timpul convorbirilor. Agenții își vor avea mâinile disponibile pentru a căuta informații despre clienți, pentru a discuta cu echipa lor sau pentru a adăuga note la un CRM.

Doriți să vă păstrați vechile telefoane de birou? Utilizați un adaptor VoIP

Dacă doriți să utilizați echipamentul telefonului de birou existent, îl puteți utiliza în continuare cu VoIP. Cu un adaptor telefonic analogic (ATA), puteți trece la VoIP și puteți păstra toate telefoanele dvs. analogice. Adaptorul VoIP funcționează între telefoane și rețeaua dvs. , digitizând semnalele analogice.
Deoarece nu schimbați niciun echipament, toți membrii personalului știu deja să lucreze cu telefoanele. Nu va trebui să vă instruiți personalul.

Minimizați costurile hardware cu telefoanele soft

O altă modalitate de a vă reduce costurile este să luați în considerare utilizarea unei aplicații pentru telefon de afaceri în locul unui telefon de birou. Aceste aplicații sunt cunoscute și sub numele de telefoane soft. Puteți descărca softphone-ul pe computer sau pe smartphone.
Deoarece VoIP folosește internetul, nu aveți nevoie de hardware dedicat. În acest fel, puteți sări peste câțiva pași ai instalării unui telefon de birou .
Un softphone este un program sau o aplicație mobilă care vă permite să primiți și să efectuați apeluri telefonice. Funcționează ca un telefon obișnuit pentru a gestiona apelurile telefonice. Cu un serviciu VoIP , puteți forma numere pe orice telefon sau rețea mobilă.
Cu aplicația Nextiva pentru desktop, tot ce aveți nevoie pentru a gestiona apelurile în mod eficient este o cască USB sau Bluetooth de calitate. Dacă sunteți pe laptop, aveți deja un microfon și difuzoare pregătite pentru apeluri telefonice instantanee. Aplicația Nextiva este disponibilă și pentru orice dispozitiv Android sau iOS, astfel încât echipa dvs. să poată gestiona apelurile de afaceri de pe telefoanele mobile.

3) Găsiți un furnizor VoIP cu caracteristicile potrivite

Trecerea la VoIP nu înseamnă doar că vă puteți înlocui telefonul fix. Este, de asemenea, o oportunitate de a vă muta comunicațiile de afaceri în secolul 21, fără costuri suplimentare.
La sfârșitul anului 2019, am chestionat peste 1.000 de profesioniști despre comunicarea în afaceri și am folosit informațiile pentru a crea Raportul 2020 privind starea comunicării în afaceri . Una dintre informațiile cheie a fost că mai mult de una din trei companii și-a pierdut clienți din cauza erorilor de comunicare internă.
Furnizorul VoIP potrivit vă va ajuta să depășiți astfel de probleme. Compania dvs. va obține caracteristicile de care aveți nevoie pentru a elimina silozurile și pentru a crea comunicații eficiente, între departamente.
Ai putea obține un CRM, analiză a apelurilor și comunicații unificate, nu doar servicii telefonice. Deci, înainte de a face alegerea, asigurați-vă că furnizorul are caracteristicile potrivite de care afacerea dvs. are nevoie.
Mai jos sunt enumerate câteva dintre funcțiile VoIP pe care le obțineți cu Nextiva:

• Dirijare avansată a apelurilor : direcționați apelurile primite către agenții disponibili din afacerea dvs. cu politici flexibile.
• Operator automat : bun venit apelurilor primite cu un mesaj înregistrat și opțiuni pentru a le ghida către departamentul potrivit.
• Analiza apelurilor : accesați rapoarte detaliate care arată performanța individuală a agentului și a centrului de apeluri.
• Apel pop : Afișează automat informații relevante despre apelanți atunci când răspund la apelurile primite.
• CRM încorporat : sprijină-ți clienții și echipa-ți echipele de vânzări cu o singură vedere a clientului.
• IVR : Interactive Voice Response folosește recunoașterea vorbirii pentru a ajuta clienții să ajungă la departamentul potrivit și să rezolve probleme simple.
• Mesagerie vocală către text : îmbunătățiți eficiența răspunsului la mesageria vocală prin primirea lor prin SMS.
• Apeluri internaționale cu costuri reduse : tarifele pentru apeluri internaționale Nextiva încep de la 0,01 USD pe minut.

Pentru întreprinderi, oferim, de asemenea, comunicații unificate și funcții mai avansate, cum ar fi criptarea apelurilor. În special, rețeaua Nextiva are numeroase centre de date redundante care oferă organizației dumneavoastră fiabilitatea ridicată și performanța de care are nevoie pentru scalare.

4) Cum să obțineți un număr de telefon de afaceri

În funcție de furnizorul dvs. VoIP, un număr de telefon local poate fi inclus cu orice plan VoIP pe care îl alegeți. Acesta este cazul Nextiva.
Aveți câteva modalități de a obține un număr de telefon pentru afacerea dvs. Dacă ai deja unul, l-ai porta. În caz contrar, puteți selecta un număr local disponibil sau puteți alege un număr gratuit.

Diferite tipuri de numere de telefon:

• Numere de telefon locale: un număr de telefon local este perfect pentru întreprinderile mici și companiile care au o zonă limitată de piață. Numerele locale sunt de obicei gratuite, dar pot costa până la 10 USD/lună.
• Numere de telefon gratuite: un număr gratuit este un număr 800 nelegat de locație și poate părea mai profesionist și de încredere pentru clienții dvs. Clienții dvs. nu vor trebui să plătească atunci când vă vor apela liniile de asistență. Un număr gratuit costă de obicei în jur de 10 USD/lună.
• Numere de vanitate: numerele de vanitate sunt de obicei numere memorabile gratuite, care scriu anumite cuvinte, de exemplu, 1-800-FLORI. Aceste numere costă de obicei între 10 și 50 USD/lună. Pentru a asigura un număr recunoscut, poate fi necesar să cumpărați numărul de la un furnizor terță parte.

Nextiva oferă numere de telefon de afaceri locale pentru toate statele din SUA și oferă, de asemenea, numere de telefon gratuite și virtuale.
Înrudit: Cum obțin un număr de telefon al companiei?
Dacă nu doriți un număr nou, Nextiva oferă portare gratuită, astfel încât să vă puteți păstra numerele de telefon existente fără niciun cost suplimentar.

Păstrați numărul de companie existent cu portarea

Portarea numerelor este modul în care transferați numerele de telefon de la furnizorul de servicii existent la cel nou. Ne ocupăm de portarea numărului gratuit pentru toți clienții Nextiva.
Pentru a transfera orice număr la Nextiva, urmați cei trei pași simpli de mai jos.

1. Alege-ți planul telefonic de afaceri. Alegeți planul care se potrivește afacerii dvs. cu funcții puternice.
2. Solicitați numere temporare. Spuneți-ne că aveți nevoie de numere temporare și le vom avea pregătite în prima zi. Puteți configura redirecționarea apelurilor cu vechiul furnizor și puteți începe să utilizați Nextiva imediat.
3. Completați o scrisoare de agenție (LOA). Furnizați toate detaliile necesare pentru ca personalul nostru să se poată gestiona procesul de portare cu vechiul dvs. furnizor.

După ce finalizați acest proces, echipa noastră se ocupă de portare în 10-20 de zile lucrătoare. Vă vom ține la curent cu starea sa, astfel încât trecerea la VoIP este ușoară și fără probleme.

5) Configurați sistemul dvs. telefonic VoIP

Odată ce aveți un furnizor și hardware, este timpul să finalizați configurarea în biroul dvs. Pașii specifici depind de hardware și de numărul de angajați.

Vindem doar telefoane și telefoane care sunt gata de conectare. Deci, mai jos, vă prezentăm procesul simplu de a vă pune în funcțiune VoIP-ul cu noi. Dacă utilizați alți furnizori sau cumpărați telefoane de la o terță parte, procesul poate necesita pași suplimentari.

Cum să configurați telefoane și receptoare VoIP de birou

Pașii necesari depind de modelul pe care l-ați cumpărat și de configurarea rețelei. Cu un comutator de rețea standard instalat, procesul de configurare este simplu. Dacă aveți Power over Ethernet (PoE), semnalul electric este transportat într-un singur fir, evitându-vă să aveți nevoie de un adaptor de curent alternativ.

Telefoane de birou VoIP sau receptoare fără PoE:

• Conectați adaptorul de curent alternativ la priză, apoi conectați-l la baza telefonului sau a receptorului.
• Conectați telefonul IP la comutator sau router folosind un cablu CAT5e sau CAT6.
• Așteptați inițializarea telefonului, apoi verificați tonul de apel.

Dacă aveți un router care acceptă Power over Ethernet (PoE), procesul este puțin diferit, dar este și mai rapid.

Telefoane de birou VoIP către routerele compatibile PoE:

• Conectați telefoanele cu comutatorul compatibil PoE sau routerul cu cabluri Ethernet. Rămâneți în lungimea maximă recomandată pentru cablurile cu perechi răsucite de 328 de picioare.
• Odată conectat, telefonul ar trebui să pornească. Ar trebui să stabilească automat o conexiune cu furnizorul dvs. VoIP.

Cum se configurează căștile VoIP

Nu toate căștile oferă funcția de răspuns cu o singură atingere. Pentru a-l folosi, aveți nevoie de un set cu cască modern cu o singură atingere activată și conectați-l cu cabluri Electronic Hook Switch (EHS).

Căști și telefoane VoIP fără fir cu suport pentru cablu EHS:

1. Conectați adaptorul de curent alternativ la cea mai apropiată priză și unitatea de bază a setului cu cască.
2. Atașați cablul EHS în unitatea de bază a căștii.
3. Conectați celălalt capăt la telefonul de birou la portul de rețea pentru căști și la portul EHS. Pentru instrucțiuni mai detaliate, urmați manualul de instrucțiuni EHS.
4. Puneți setul cu cască și apăsați butonul de control al apelurilor pentru a verifica conexiunea.

Pentru căștile cu fir care folosesc o mufă obișnuită pentru telefon, procesul este și mai simplu.

Căști și telefoane de birou cu mufe/porturi pentru căști:

1. Conectați mufa cablului pentru căști în portul marcat pentru căști cu un cablu de conectare directă. Multe modele marchează portul căștilor cu o pictogramă mică în stânga.
2. Puneți setul cu cască și apăsați butonul de control al apelurilor pentru a verifica tonul de apel.
3. Efectuați un apel de probă pentru a confirma volumul și calitatea apelului. Dacă volumul căștilor este scăzut, este posibil să aveți nevoie de un amplificator.

6) Testează-ți noile linii VoIP

Dacă ați făcut totul bine și aveți o conexiune rapidă, nu veți avea probleme. Este mai bine să fii în siguranță decât să-ți pară rău.
Lucruri la care ar trebui să fiți atenți atunci când efectuați apeluri:

• Calitate audio : sunt apelurile clare și consistente? Există vreun semn static sau alt semn de sunet de calitate scăzută?
• Latență: Există întârzieri semnificative între momentul în care spui ceva și receptorul îl aude?
• Stabilitatea conexiunii: a încetat temporar vreunul dintre apeluri? Unele setări de firewall pot duce la scăderea totală a apelurilor după 11 minute, așa că merită testat cel puțin 15-30 de minute.

De asemenea, ar trebui să încercați să vă testați liniile atunci când există multe alte activități în rețea. Congestia rețelei poate duce la o varietate de probleme de linie, de la apeluri oprite la sunet agitat și multe altele.
Sfat profesionist: o conexiune directă prin cablu este întotdeauna de preferat decât utilizarea Wi-Fi. Pentru o latență minimă și alte probleme VoIP, alegeți Ethernet mai degrabă decât conexiunea Wi-Fi.
De asemenea, puteți apela un număr de serviciu de diagnosticare pentru a confirma ID-ul apelantului, sunând la (800) 444-4444.
Înrudit: 10 probleme comune VoIP (+remedieri ușoare)

7) Antrenează-ți personalul pentru a profita la maximum de funcțiile VoIP

Pentru multe întreprinderi mici, trecerea la VoIP reprezintă prima dată când au funcții semnificative de telefon pentru afaceri.
Aceste funcții de apelare nu sunt de obicei incluse în planurile telefonice tradiționale. Cu Nextiva, puteți integra telefoanele direct cu un CRM , puteți crea politici de rutare personalizate, puteți redirecționa mesajele vocale către e-mail, redirecționați apeluri, înregistrați apeluri în cloud și multe altele.
Pentru a vă asigura că personalul dvs. folosește aceste funcții, ar trebui să vă rezervați timp pentru a vă instrui echipa.
Ai putea crede că nu este necesar. Dar asta este. 63% dintre manageri au răspuns că adoptarea noilor tehnologii la biroul lor a fost prea lentă. Angajații doresc să folosească echipamente de comunicare pentru afaceri, astfel încât să se poată concentra pe deservirea clienților și pe închiderea vânzărilor.
Cu Nextiva, nu trebuie să-ți faci propriile materiale de instruire sau prezentări. Puteți folosi biblioteca noastră extinsă de videoclipuri de instruire , manuale de utilizare și ghiduri online. Ele fac ușor de înțeles noua interfață CRM și toate caracteristicile acesteia.
De asemenea, puteți contacta echipa noastră de asistență pentru clienți dacă doriți îndrumare individuală și ajutor pentru orice problemă.

Configurare VoIP fără efort cu Nextiva

Unul dintre motivele pentru care clienții noștri ne iubesc este că este atât de ușor să începeți cu Nextiva. Am testat totul și am ales manual un catalog de telefoane și hardware de înaltă calitate. Furnizăm toate telefoanele noastre, așa că tot ce trebuie să faceți este să le conectați.
Nu trebuie să accesați telefoanele după adresa lor IP sau să vă amestecați cu firmware-ul pentru a le atribui contului dumneavoastră VoIP. În schimb, trebuie doar să atribuiți telefoanele personalului dvs. dintr-o interfață online convenabilă.
Planul nostru de bază VoIP pentru afaceri mici începe de la doar 20 USD/utilizator pe lună. Are toate caracteristicile de care o afacere în creștere are nevoie pentru a funcționa. Toate planurile noastre includ apeluri nelimitate în SUA, Canada și Puerto Rico. Este sistemul telefonic perfect pentru echipele de la distanță . Funcționează la birou și acasă.
Am câștigat multe premii pentru serviciul nostru uimitor. Vă vom ajuta la fiecare pas. Acestea vă vor ajuta cu instalarea, vă vor rezolva orice probleme și vă vor evidenția cele mai utile caracteristici pentru compania dumneavoastră.