Cum să configurați un management eficient al cheltuielilor

Optimizarea gestionării cheltuielilor vă va ajuta să economisiți timp și bani. Dacă intenționați să vă extindeți afacerea sau să vă extindeți în mai multe locații, o structură bună a cheltuielilor vă va oferi o bază solidă pe care să vă construiți.

Am vorbit cu Patricia MacCarthy, Senior Financial Planning & Growth Associate la Juni, care ne împărtășește un ghid pas cu pas pentru crearea unui management eficient al cheltuielilor pentru afacerea dvs. de comerț digital.

‍

Creați o structură de politică solidă

Stabilirea unei politici de cheltuieli bine cunoscute în cadrul afacerii dvs. este cheia pentru un management bun. Un proces standardizat într-un format ușor disponibil, cum ar fi un document, o pagină web internă sau un software precum Notion, va simplifica angajații dvs. să adere.

În structura poliței, puteți enumera furnizorii recomandați și puteți cheltui limitele pentru cheltuieli, cum ar fi indemnizațiile diurne pentru călătoriile de afaceri. De asemenea, este esențial să clarificăm ce este și ce nu este acceptabil, de exemplu, în jurul călătoriilor la clasa întâi sau la clasa business. De asemenea, ar trebui să includeți informații despre cum ar trebui să plătească angajații pentru cheltuieli și despre cum să fie rambursați dacă este necesar. Indiferent ce este în polița dvs., asigurați-vă că politica dvs. este ușor de găsit, binecunoscută și de înțeles.

‍

Distribuiți carduri de credit ale companiei

Oferirea de carduri de companie angajaților poate reduce cantitatea cheltuită de echipele de administrare financiară pentru gestionarea cheltuielilor. Când angajații pot pur și simplu să folosească cardul și să își încarce propriile chitanțe, nu este nevoie de un administrator suplimentar pentru rambursare, urmărirea chitanțelor sau completarea formularelor.

Cardurile de companie sunt de obicei însoțite de capacitatea de a seta limite de cheltuieli și de a activa sau dezactiva cu ușurință cardurile, făcând controalele automate mult mai fluide.

Cu Juni, puteți crea câte carduri virtuale în SEK, GBP, EUR sau USD aveți nevoie și puteți configura controale pentru a monitoriza, limita sau bloca cheltuielile media la nivel de card. Managerii și echipa dumneavoastră financiară vor beneficia de o vizibilitate sporită și de controlul cheltuielilor. Puteți obține finanțare rapidă și flexibilă cu Juni Capital dacă aveți nevoie să vă creșteți fluxul de numerar. Citiți mai multe despre Juni Capital și vedeți disponibilitatea pentru țara dvs. aici.

‍

Alegeți un sistem de management al cheltuielilor cu automatizare

Atunci când alegeți un sistem de management al cheltuielilor, asigurați-vă că acesta include automatizare pentru a vă ajuta să economisiți timp, să reduceți erorile și să vă îmbunătățiți fluxul de lucru. Ce software utilizați depinde de nevoile dvs. de afaceri. Dar, când vine vorba de cheltuieli media, Juni este o platformă financiară care vă poate economisi timp cu automatizarea.

Juni poate colecta și scana automat facturile dvs. Google Ads și Facebook Ads și poate completa în prealabil toate detaliile de plată cu integrările noastre. De asemenea, potrivim facturile plătite cu tranzacțiile potrivite, astfel încât să nu fie nevoie. De asemenea, puteți beneficia de statistici automate și de date în timp real despre cheltuielile publicitare într-un singur tablou de bord inteligent. Gama largă de integrări Juni poate ajuta la eficientizarea gestionării cheltuielilor.

‍

Integrați cu software-ul dvs. de contabilitate

Instrumentul dvs. de gestionare a cheltuielilor ar trebui să se integreze cu software-ul dvs. de contabilitate. Acest lucru va elimina sarcinile de încărcare manuală a tranzacțiilor, a chitanțelor și a altor informații pentru a crea înregistrări de jurnal, economisind mult timp.

Juni se integrează cu Xero pentru a sincroniza automat fluxul bancar. De asemenea, puteți face exporturi fără întreruperi în software precum Netsuite sau Fortnox. În curând, lansăm exporturile de fișiere SIE și alte instrumente pentru a vă simplifica procesul de contabilitate, astfel încât să puteți economisi și mai mult timp prețios.

‍

Asigurați-vă că urmăriți și raportați

Urmărirea și raportarea regulată în software-ul dvs. de contabilitate, ERP sau o platformă financiară precum Juni sunt vitale pentru gestionarea eficientă a cheltuielilor. Urmărirea cheltuielilor vă permite să identificați tendințele și să luați decizii pe baza acestora mai devreme decât mai târziu.

Urmărirea regulată vă poate economisi bani – dacă observați că cheltuielile sunt prea mari într-un anumit domeniu, cum ar fi călătoriile, puteți acționa rapid pentru a le reduce. Sau, dacă observați că cheltuielile sunt mai mici decât anticipați, poate că mai aveți bani de investit în altă parte a afacerii.

Un alt beneficiu al urmăririi regulate este identificarea fraudelor sau a cererilor de cheltuieli nelegitime, care ar putea fi mai greu de detectat dacă dețineți o afacere mare cu mulți angajați. Identificarea tranzacțiilor neobișnuite este mai ușoară atunci când aveți un sistem centralizat, automat.

‍

Lucrați cu părțile interesate

Atunci când vă configurați politica de cheltuieli și o optimizați în timp, este important să interacționați cu părțile interesate din întreaga afacere. Cu cine vorbiți va varia de la o afacere la alta, dar iată câteva exemple:

Comercial sau de vânzări

Șeful departamentului comercial sau vânzări poate oferi recomandări privind bugetele rezonabile pentru reprezentanții de vânzări care ar putea avea nevoie să se întâlnească cu clienții și să călătorească des. De asemenea, ar putea oferi o contribuție valoroasă din punct de vedere financiar și de dezvoltare a afacerii: vor avea o bună cunoaștere a cheltuielilor istorice în departamentul lor. Aceștia ar trebui să poată oferi o viziune informată asupra costurilor brute pentru diferite cheltuieli.

Oameni sau HR

Echipa Oameni sau HR va putea să ofere consiliere cu privire la costurile offsite și de team building și, de asemenea, să analizeze ceea ce fac alte firme pentru a atrage talente și a menține angajații implicați.

Conducere senior și alți deținători de buget

Conducerea superioară va avea contribuții cu privire la cheltuielile necesare în cadrul departamentelor lor. De exemplu, conducerea senior de marketing poate oferi sfaturi despre ce fel de cheltuieli vor fi necesare pentru a atrage clienți.

‍

Ce să țineți cont dacă treceți la mai multe țări

Când configurați un sistem solid de gestionare a cheltuielilor, cea mai mare parte a muncii dvs. va fi transferabilă în alte țări. Deci, dacă creșteți afacerea și creșteți la nivel global, veți fi într-o poziție bună pentru a gestiona eficient cheltuielile. Cu toate acestea, trebuie să fii conștient de implicațiile tale fiscale.

Cunoaște-ți implicațiile fiscale

Cheltuielile de afaceri pot fi deduse din obligația fiscală. Dar modul în care funcționează va diferi între diferite regiuni. De exemplu, ce reprezintă o sumă rezonabilă de bani pe care să o cheltuiți pentru divertisment, ce este acceptabil de clasificat drept cheltuială de muncă și cum sunt codificate aceste cheltuieli în contabilitatea dvs.

Trebuie să vă asigurați că îndrumările pe care le oferiți angajaților ca afacere se aliniază în diferite țări și organismele lor de reglementare. Conformitatea fiscală este un aspect esențial al extinderii către alte țări, așa că asigurați-vă că faceți diligența necesară și înțelegeți clar ce este și ce nu este acceptabil.

‍

Examinați-vă regulat politica

Odată ce ați creat politica, va trebui să o revizuiți în mod regulat, mai ales dacă extindeți afacerea. Vestea bună este că, chiar dacă vă extindeți în mai multe țări, cea mai mare parte a managementului cheltuielilor probabil nu va trebui să se schimbe - trebuie doar să vă asigurați că sunteți conform.