Cum să configurați și să gestionați semnăturile de e-mail la nivel de companie în Outlook

1. De ce să folosiți programul de completare Microsoft Newoldstamp?
2. Cum se configurează integrarea Newoldstamp prin programul de completare Microsoft
3. Semnătura de e-mail ca canal suplimentar de marketing
4. Cum să configurați campanii banner
5. Utilizați funcția Analytics pentru urmărirea performanței semnăturilor dvs

Dacă ați încercat vreodată să configurați semnături de e-mail pentru întreaga dvs. echipă în Outlook, probabil că știți cât de mare de bătăi de cap poate fi.

Crearea de branding și mesaje coerente este destul de dificilă, dar apoi trebuie să vă dați seama cum să determinați fiecare angajat să-și aplice corect semnătura și să o folosească în comunicări. Și apoi trebuie să vă dați seama cum să preveniți problemele de livrabilitate, care ar putea deraia conversații întregi cu clienții și partenerii de afaceri cheie.

Vestea bună este că, dacă utilizați instrumentele potrivite, procesul de configurare a semnăturilor de e-mail la nivel de companie în Outlook nu trebuie să fie complicat. Cu noul nostru program de completare Microsoft 365 pentru Outlook , puteți implementa semnături de e-mail profesionale direct din tabloul de bord în e-mailurile tuturor angajaților.

În loc să-i pună pe angajați să descarce și să-și configureze manual semnăturile, noul program de completare simplifică procesul și asigură coerența în întreaga organizație. Descoperiți mai jos cum funcționează programul de completare Microsoft și cum să profitați din plin de funcțiile sale.

De ce să folosiți programul de completare Microsoft Newoldstamp?

Când vă dați seama cum să configurați o semnătură în Outlook , există multe motive pentru a trece la noul program de completare Microsoft Newoldstamp.

Copierea și lipirea semnăturilor este o bătaie de cap suficient de mare atunci când lucrați singur. Când trebuie să vă asigurați că fiecare angajat are detalii consistente în semnătură și că acestea ies cu fiecare e-mail, lucrurile se pot complica mult mai repede.

Când utilizați Newoldstamp și programul său de completare Microsoft, elimini instantaneu marea majoritate a sarcinilor manuale care ar trebui efectuate în cadrul companiei pentru a asigura semnături consistente. Suplimentul este conceput pentru a vă oferi un tablou de bord central care controlează fiecare aspect al strategiei dvs. de semnătură de e-mail, permițându-vă să faceți modificări de impact cu un clic pe un buton.

Dar cum poate configurarea semnăturii Outlook folosind programul de completare Newoldstamp să ușureze procesul? Ei bine, există multe motive pentru care instrumentul poate schimba jocul pentru întreprinderile mici și mijlocii, precum și pentru întreprinderile mici.

Să ne uităm la câteva dintre cele mai de impact beneficii pe care le poate oferi mai jos.

Actualizați automat semnăturile

Poate cea mai mare provocare cu care te-ai putea confrunta atunci când implementezi o politică de semnătură de e-mail la nivelul întregii companii este ca fiecare angajat să urmeze instrucțiunile și să utilizeze corect semnăturile de e-mail. Chiar dacă faceți tot posibilul, un proces manual aproape vă va garanta că veți avea de-a face cu semnături inconsecvente în mod regulat.

Între timp, dacă utilizați programul de completare Outlook, puteți economisi mult timp și efort prin actualizarea semnăturilor angajaților fără implicarea acestora prin sincronizarea cu Azure Active Directory. Acest lucru asigură că semnăturile sunt consecvente în întreaga companie și marca dvs. va fi reprezentată în cel mai bun mod posibil cu fiecare e-mail trimis.

Puteți personaliza semnăturile folosind șabloane profesionale de semnătură Newoldstamp, permițându-vă să configurați totul rapid și să faceți ajustări pe măsură ce descoperiți ce modele de semnătură oferă cele mai bune rezultate. Puteți folosi bannere, pictograme social media, îndemnuri și alte elemente pentru a vă asigura că semnătura fiecărui angajat are un impact maxim.

Nu este nevoie ca angajații să instaleze suplimentul

Una dintre cele mai frustrante părți ale centralizării eforturilor de marketing în cadrul companiei este ca angajații să efectueze sarcini manuale, cum ar fi instalarea de suplimente sau software pe care ar trebui să-și dea seama cum să le folosească singuri.

Software-ul Newoldstamp elimină această problemă, deoarece administratorul Microsoft 365 poate instala suplimentul în toate Outlook-urile central prin Centrul de administrare Microsoft 365 pentru utilizatorii din organizație. Angajații nici măcar nu vor trebui să instaleze add-in-ul sau să facă ceva ei înșiși; fiecare aspect al semnăturii este gestionat central, programul de completare fiind implementat de administratorul Office 365 pe conturile Outlook individuale ale angajaților.

În loc să petreci zile sau chiar săptămâni pentru ca toată lumea să instaleze și să învețe să folosească suplimentul de semnătură, poți începe să-i folosești imediat funcțiile. Pur și simplu conectați e-mailurile echipei dvs. prin Azure Active Directory și veți fi gata să începeți să personalizați și să sincronizați semnăturile din Centrul de administrare Microsoft 365 .

Nimeni altcineva nu poate modifica semnăturile

După cum am menționat anterior, consistența este esențială atunci când încercați să maximizați impactul pozitiv pe care semnăturile de e-mail îl pot avea asupra companiei dvs. Și pentru că semnătura Newoldstamp pentru add-in-ul Outlook nu necesită nicio acțiune din partea angajaților, asta înseamnă, de asemenea, că nu va trebui să vă faceți griji că aceștia vor face modificări care ar putea duce la probleme.

A nu permite angajaților să-și editeze și să-și personalizeze semnăturile poate părea limitativ, dar este de fapt un pas important în prevenirea ca informațiile false sau înșelătoare să ajungă în semnătura finală care este trimisă. Oamenii pot participa oricând la proiectarea semnăturilor și pot face sugestii, dar parcurgerea unui tablou de bord central de administrare se asigură că orice modificare este aprobată și conține detalii exacte despre companie, angajatul individual și orice altceva pe care doriți să fie inclus.

Semnăturile vor apărea automat

Când creați semnături pentru întreaga organizație, un lucru pe care doriți să vă asigurați este că oamenii care le folosesc au o experiență simplă. Și cu Newoldstamp, procesul de configurare a semnăturii de e-mail Outlook nu necesită ca utilizatorii să ia nicio măsură.

De fiecare dată când un utilizator compune un e-mail, semnătura va apărea automat, reducând numărul de pași care trebuie făcuți și maximizând șansele ca semnăturile să fie utilizate efectiv în cadrul companiei.

Semnătura poate fi văzută în corpul e-mailului pe măsură ce este compus, eliminând orice incertitudine pentru utilizator și oferindu-i o experiență convenabilă, un sentiment de securitate și încrederea că semnătura va ajunge la destinatar de fiecare dată. .

Risc redus de întârzieri la livrare și e-mailuri care nu sunt trimise

Când compania dvs. trimite e-mailuri de afaceri, doriți ca acestea să fie livrate rapid și fără întârzieri. Și mai important, aveți nevoie de ei să ajungă la destinatarul țintă și să nu ajungă semnalat sau în dosarul de spam.

Cu toate acestea, unele procese de semnătură de e-mail necesită redirecționarea e-mailului pentru a funcționa, ceea ce poate cauza probleme semnificative de livrare care pot întrerupe comunicarea. În acest scenariu, un e-mail creat trebuie să ajungă la Microsoft Azure Active Directory, apoi la site-ul web al furnizorului de servicii de semnătură, apoi înapoi la Azure și numai apoi la destinatar. După cum vă puteți imagina, redirecționarea extinsă crește foarte mult șansele ca e-mailul să fie semnalat și să nu fie livrat.

Între timp, atunci când utilizați Add-in-ul Newoldstamp Outlook elimină această problemă, deoarece procesul este mult mai simplu, deoarece e-mailul este creat cu semnătura deja adăugată. Aceasta înseamnă că poate merge direct la Microsoft Azure și poate fi trimis către destinatar fără redirecționare și fără posibile întârzieri de livrare sau alte probleme.

Cum să configurați integrarea Newoldstamp prin programul de completare Microsoft

Conectarea semnăturii Newoldstamp în e-mailul Outlook este un proces intuitiv și convenabil, chiar și atunci când configurați semnături pentru echipe mai mari. Suplimentul utilizează informațiile deja disponibile în Microsoft 365 Active Directory, permițându-vă să creați semnături instantaneu folosind API-ul Graph.

De fapt, procesul durează doar câțiva pași simpli pe care va trebui să-i parcurgeți. Dar cum să configurezi o semnătură în Outlook pentru prima dată? Să trecem prin diferitele opțiuni de mai jos.

Configurați o integrare cu Microsoft 365 Active Directory

Primul pas al procesului este înregistrarea aplicației Microsoft Graph în Microsoft Azure Active Directory . Acest lucru este important pentru a vă asigura că contul dvs. este conectat și că semnătura poate fi aplicată automat fiecărui e-mail.

Mai întâi, va trebui să vă înregistrați aplicația în Azure Active Directory. Veți putea apoi să introduceți numele, să selectați conturile acceptate și să selectați o adresă URL de redirecționare dacă doriți.

Odată ce înregistrați contul, va trebui să creați un secret de client pentru noua aplicație. Puteți face acest lucru și în Azure Active Directory, sub înregistrările aplicației. Acolo, sub Certificate & Secrets, faceți clic pe Secret client nou pentru a-l adăuga. Scrieți o descriere, setați o dată de expirare și salvați codul secret de care veți avea nevoie pentru a-l accesa mai târziu.

În acest moment, puteți selecta aplicația pe care ați creat-o și accesați permisiunile API. Apoi puteți adăuga permisiuni pentru grupuri și utilizatori, acordând consimțământul administratorului în funcție de criteriile pe care le decideți.

În cele din urmă, accesați aplicația Newoldstamp și introduceți ID-ul aplicației, Secretul clientului și ID-ul chiriașului pentru a finaliza procesul de integrare.

Cum să implementați programul de completare Microsoft în Centrul de administrare

Când începeți să utilizați sistemul profesional de gestionare a semnăturilor Outlook de la Newoldstamp, este posibil să vă întrebați dacă fiecare angajat ar trebui să instaleze el însuși programul de completare. Dar atunci când utilizați programul de completare Outlook Newoldstamp, este mai bine să implementați suplimentele Office către utilizatorii din organizația dvs. în mod centralizat , utilizând caracteristica de implementare centralizată.

Pentru a începe, accesați centrul de administrare și selectați opțiunea Deploy Add-In. Apoi vi se va solicita să încărcați aplicații personalizate, lucru pe care îl puteți face prin descărcarea fișierului manifest.xml pentru Newoldstamp.

Apoi, veți putea configura implementarea suplimentului prin alocarea de utilizatori. Puteți selecta Toți, Utilizatori/grupuri specifici sau Doar eu, în funcție de preferințele dvs. Odată ce suplimentul este implementat, va apărea o bifă verde pentru a confirma că totul funcționează corect.

Creați semnături pentru echipă

Outlook poate deveni o aplicație incredibil de flexibilă și convenabilă atunci când creați semnături de e-mail cu Newoldstamp . Utilizând programul de completare Newoldstamp Microsoft, puteți genera semnături de e-mail la nivel de companie care vor arăta consistent și vor apărea automat.

Să ne uităm la diferitele moduri în care puteți configura rapid semnăturile echipei dvs.

Cum se importă date din Active Directory utilizând Add-in?

Importarea datelor din Active Directory este un proces rapid care implică doar câțiva pași. După ce confirmați că informațiile despre utilizator din Azure Active Directory sunt corecte și gata, puteți crea o semnătură principală care va fi folosită ca șablon pentru semnăturile standardizate în cadrul departamentelor sau în întreaga companie. Puteți include lucruri precum numele companiei, site-ul web și sigla, precum și diverse informații personale pe care le puteți personaliza. Detaliile la nivel de companie pe care decideți să le includeți pot fi alese ca implicite pentru toate semnăturile, asigurând consistența fiecărei semnături.

Odată ce semnătura principală este gata, puteți face clic pe butonul Import date și selectați Microsoft 365 Active Directory. Acest lucru vă va permite să mapați câmpurile de semnătură, conectându-le la datele relevante pentru a asigura coerența. De asemenea, va trebui să selectați dacă doriți să importați fotografii personale din Personal Directory, deoarece în caz contrar va fi folosită cea din Master Signature.

În cele din urmă, alegeți dacă doriți să importați toți utilizatorii sau să selectați utilizatori individuali sau grupuri. Apoi, faceți clic pe Import și semnăturile de e-mail vor fi generate automat. Ar trebui să le revizuiți pentru a vă asigura că datele sunt corecte.

Cum se creează semnături utilizând un fișier CSV?

De asemenea, puteți crea semnături folosind un CSV dacă trebuie să creați o mulțime de semnături similare. Funcționează bine chiar dacă trebuie doar să adăugați câteva semnături de e-mail și doriți să puteți completa rapid unele câmpuri personale, menținându-le pe celelalte fixe.

În primul rând, va trebui să creați un design și un aspect al semnăturii care vă plac și să selectați câmpurile pe care doriți să le blocați, făcându-le coerente pentru toate semnăturile. Completați aceste câmpuri și lăsați-le pe cele pe care intenționați să le lăsați deblocate (adică modificabile).

Apoi, faceți clic pe Import date și selectați fișierul CSV pentru a-l descărca. Deschideți fișierul CSV pe computer și completați informațiile pe care le-ați lăsat deblocate. Apoi, pur și simplu încărcați fișierul CSV actualizat, permiteți-l să fie importat, iar semnăturile dvs. vor fi gata de utilizare în câteva secunde!

Cum se actualizează semnăturile în Outlook?

Dacă doriți să actualizați semnăturile în Outlook, puteți face acest lucru editând șablonul în tabloul de bord central, selectând criteriile pe care doriți să le modificați și personalizând detaliile în consecință. Indiferent de metoda pe care o utilizați pentru adăugarea semnăturilor, Newoldstamp facilitează efectuarea de modificări rapide și vă asigură că informațiile sunt corecte și actualizate. Și atunci când un administrator Microsoft 365 autorizat face modificări semnăturii principale, toate semnăturile departamentului vor moșteni imediat și modificările.

Cum să implementezi semnăturile utilizând programul de completare Microsoft 365?

În acest moment, ar trebui să aveți semnăturile pregătite fie importându-le din Active Directory, folosind metoda fișierului CSV, fie creând fiecare dintre ele manual. Dar pentru ca semnăturile să fie utile, mai trebuie să le implementați pe fiecare către utilizatorii respectivi pe care îi reprezintă.

Vestea bună este că procesul de implementare a semnăturilor folosind programul de completare Microsoft 365 este relativ simplu.

După ce confirmați că semnăturile conțin informațiile corecte, veți vedea o fereastră pop-up care vă arată lista de semnături. Dacă sunt create folosind conturi Microsoft 365, acestea vor fi asociate automat cu persoana potrivită prin adresa de e-mail.

Cu toate acestea, pentru semnăturile create manual, va trebui să le asociați la o adresă de e-mail. Va trebui să introduceți fiecare semnătură de e-mail și să faceți clic pe Verificați utilizatori pentru a verifica dacă aceștia există în Active Directory. După ce ați verificat, faceți clic pe Implementare și semnăturile vor începe să fie lansate. Odată ce este finalizat cu succes, ar trebui să vedeți pe ele o etichetă „Instalat”.

Dacă faceți modificări ale semnăturilor, va trebui să reinstalați semnătura principală sau semnăturile individuale ale utilizatorului, cu excepția cazului în care creați semnăturile prin Active Directory și ați activat Actualizarea automată a semnăturii, care o va sincroniza la fiecare șapte zile.

Semnătura de e-mail ca canal suplimentar de marketing

Semnăturile de e-mail nu sunt doar o modalitate de a menține coerența în comunicații și de a oferi mai mult context în fiecare e-mail pe care îl trimite compania ta. Este, de asemenea, un canal de marketing suplimentar util , care poate ajuta cu branding, generarea de clienți potențiali și vânzări.

De fapt, puteți derula o campanie de succes de marketing pentru semnături prin e-mail dintr-o varietate de motive convingătoare . Să le privim mai jos.

Distribuție de conținut

Crearea de conținut este o muncă grea. Fie că scrii postări pe blog, faci videoclipuri sau creezi infografice cuprinzătoare, va trebui să aloci mult timp fiecărui conținut dacă vrei ca publicul tău să fie interesat.

Din acest motiv, atunci când aveți un articol sau un videoclip proaspăt despre care știți că clienții dvs. le vor iubi, doriți să îl primiți în fața cât mai multor persoane posibil. Și semnăturile de e-mail ar putea fi canalul perfect pentru a obține conținutul dvs. expunerea inițială de care are nevoie pentru a deveni virale.

Când configurați un sistem pentru includerea conținutului important în semnăturile de e-mail ale companiei dvs., nu vă limitați doar la promovarea actualizărilor blogului; De asemenea, puteți să vă prezentați noile rapoarte și cărți electronice, creând linkuri către magneții dvs. potențiali și convingând oamenii să intre în canalele dvs. Semnăturile prin e-mail pot fi folosite chiar și pentru a vă promova webinarii, care se pot transforma în instrumente puternice pentru generarea de vânzări dacă primiți oferta în fața persoanelor potrivite.

Suport vânzări

O altă modalitate de a utiliza semnăturile de e-mail pentru marketing este ca un vehicul eficient pentru susținerea și creșterea vânzărilor. Deoarece livrarea și lizibilitatea prin e-mail sunt atât de ridicate, este locul perfect pentru a introduce informații importante despre produsele dvs., care pot duce la mai multe vânzări, fără a fi nevoie să faceți altceva.

De exemplu, puteți partaja piețele în care clienții vă pot accesa produsele, facilitând achiziția de la dvs. și încurajând oamenii să verifice selecția dvs. De asemenea, puteți să vă împărtășiți premiile, să promovați oferte speciale și să adăugați butoane atrăgătoare pentru îndemnuri care încurajează oamenii să programeze o demonstrație sau să înceapă perioada de încercare gratuită.

Obțineți urmăritori pe paginile companiei dvs

Rețelele sociale rămân un instrument puternic pentru a-ți implica publicul și a-ți face marca online. Dar pentru a profita la maximum de ceea ce vă oferă rețelele sociale pentru afaceri, trebuie să utilizați metode eficiente pentru a crește constant numărul de urmăritori lună de lună.

Și atunci când utilizați semnături de e-mail profesionale, puteți introduce cu ușurință pictograme de rețele sociale pentru diverse platforme în care aveți o prezență, permițând oamenilor să învețe mai multe despre afacerea dvs. și să vă urmărească conturile pentru actualizări, oferte și conținut informativ.

Promovați evenimente cu marketing prin semnătură prin e-mail

Dacă aveți un eveniment viitor, succesul dvs. va depinde în mare măsură de faptul că puteți informa cei mai buni potențiali participanți ai dvs. când se întâmplă și despre ce este vorba. Și, deși există multe moduri în care poți face asta, este foarte ușor să creezi un banner atrăgător pe o semnătură de e-mail, care va informa oamenii despre evenimentul tău și de ce este ceva ce nu ar trebui să-l rateze.

În acest fel, fiecare e-mail pe care îl trimiteți dvs. și echipa dvs. devine o invitație indirectă la evenimentul dvs., sporindu-vă înscrierile practic pe pilot automat după configurarea inițială.

Cum să configurați campanii banner

O campanie eficientă de bannere vă poate duce eforturile de marketing la un nou nivel. Dar, chiar dacă bannerele pot fi incredibil de puternice și vă permit să vă promovați cele mai bune oferte, lansări noi sau evenimente, a afla cum să creați și să integrați perfect un banner într-o semnătură de e-mail nu este ușor.

Așadar, pentru a vă ajuta să începeți să utilizați campaniile banner, să trecem peste ce sunt acestea și cum funcționează.

Ce este un banner cu semnătură de e-mail?

Un banner de semnătură de e-mail este o imagine grafică pentru un anunț care este plasat sub detaliile de contact dintr-o semnătură. Aceste bannere sunt o modalitate excelentă de a prezenta informații relevante care atrage utilizatorii să afle mai multe despre compania dvs., ofertele acesteia sau selecția de produse.

Când sunt utilizate în mod eficient, bannerele din semnăturile de e-mail sunt o modalitate excelentă de a adăuga un element vizual care atrage atenția, care va atrage cititorii să facă clic pe link-urile dvs., oferindu-vă trafic și vânzări potențiale.

Unul dintre cele mai bune aspecte ale utilizării bannerelor de semnătură este că, odată ce sunt configurate, fiecare e-mail pe care îl trimiteți va conține un CTA personalizat, care va funcționa pentru a vă dezvolta compania, complet pe pilot automat. Pe lângă faptul că acționează ca un instrument de generare de clienți potențiali, va consolida, de asemenea, imaginea mărcii dvs. și va spune o poveste despre ceea ce face și reprezintă compania dvs., care este o parte esențială a stabilirii unei relații mai puternice cu fiecare persoană cu care compania dvs. interacționează.

Există zeci de momente când folosirea bannerelor cu semnătură este soluția perfectă. Și cu Newoldstamp, puteți configura unul în câteva minute și îl puteți actualiza cu ușurință pentru a prezenta ofertele dvs. cele mai recente și relevante.

Cum funcționează bannerele cu semnătură de e-mail?

Angajații tăi trimit mii de e-mailuri în fiecare an. Și fiecare dintre aceste e-mailuri este o oportunitate excelentă de a informa destinatarii despre marca, produsele și știrile dvs. Dar fără un sistem convenabil de a crea, actualiza și programa bannere de semnătură, asigurarea faptului că semnăturile sunt afișate corect și sunt folosite de angajați devine practic imposibil.

Vestea bună este că, cu Newoldstamp, crearea de campanii unificate și consistente de bannere de semnătură de e-mail este foarte ușoară. De fapt, puteți chiar să programați în avans actualizările bannerului și să le faceți să apară la ore stabilite, cum ar fi înainte de promoțiile sezoniere.

Pentru a configura un banner de semnătură de e-mail , accesați contul Newoldstamp și selectați fila Campanii banner. Apoi, alegeți un banner din galerie sau încărcați-vă propriul și faceți clic pe programați campania. Asigurați-vă că vă denumiți campania și personalizați departamentele sau utilizatorii pe care doriți să o utilizați.

Puteți apoi să aplicați adresa paginii la care vor fi trimiși utilizatorii și să specificați perioada de timp pentru care ar trebui să fie activă campania de banner.

În acest moment, fila Campanii cu bannere va începe să afișeze bannerul și va fi locul unde vă puteți accesa și gestiona campaniile de bannere în viitor. Puteți avea bannere active, finalizate și implicite, care sunt bannere care sunt folosite de departamente atunci când nu rulează alte campanii active.

Utilizați funcția Analytics pentru urmărirea performanței semnăturilor dvs

Singura modalitate de a ști că campaniile dvs. de semnătură de e-mail funcționează este să urmăriți performanța . Dar atunci când aveți link-uri în logo-ul dvs., pictograme sociale, site-ul web și bannere, este ușor să fiți copleșit de procesul de a urmări cum funcționează diferitele link-uri.

Dar atunci când utilizați Newoldstamp, procesul de colectare și analiză a datelor despre semnăturile dvs. devine ușor. Puteți folosi funcțiile noastre de analiză pentru a rămâne la curent cu performanța semnăturilor și pentru a aduce îmbunătățiri consistente campaniilor dvs.

Iată câteva moduri în care puteți utiliza analitice în campaniile dvs. de semnătură. Poti:

• Urmăriți afișările bannerelor și aflați dacă cele mai bune oferte atrag atenția și atrag curiozitatea.
• Măsurați clicurile pe linkuri și îndemnuri în timp real, făcând modificări rapide pentru a maximiza impactul e-mailurilor dvs.
• Comparați eficacitatea campaniilor lansate în diferite segmente, descoperind informații valoroase despre ceea ce funcționează și cum să vă ajustați mesajele pentru diferite grupuri de clienți.

Concluzii

Dacă doriți să adăugați semnături în Outlook pentru compania dvs., Newoldstamp are un proces convenabil și rapid pentru configurarea semnăturilor automate pentru întreaga dvs. echipă. Vă puteți asigura că fiecare angajat are o semnătură de e-mail care este în concordanță cu mesajele și brandingul companiei, fără a fi nevoie ca fiecare persoană să instaleze Add-in-ul sau să efectueze pași suplimentari.

Semnăturile de e-mail Newoldstamp pentru Outlook vin cu o serie de caracteristici puternice, opțiuni de personalizare și capabilități de urmărire, oferindu-vă control complet asupra campaniilor de semnătură de e-mail și a performanței acestora.