Cum să planificați un eveniment: un ghid simplu în 8 pași

Îți plănuiești primul eveniment? Vă oferim spatele.

Este timpul de panică. Șeful tău te-a folosit pentru a planifica un eveniment. Compania ta nu are o echipă de evenimente, așa că totul depinde de tine.

Nu vă faceți griji. Puteți face acest lucru în totalitate. Și suntem aici să ajutăm. Acest ghid în opt pași despre cum să planificați un eveniment are tot ce aveți nevoie pentru a începe.

Urmează-l și investește mult în software-ul de management al evenimentelor și ar trebui să ieși din asta cu un eveniment care îi lasă pe participanți să răspundă deja pentru următorul tău.

Iată cei 8 pași de urmat pentru a planifica un eveniment

1. Descoperiți-vă obiectivele și calendarul evenimentului

Planificarea unui eveniment este o întreprindere masivă. Înainte de a ajunge prea mult în ea, gândiți-vă de ce doriți să o găzduiți. Căutați să vă creșteți baza de clienți? Generați venituri din vânzări? Educați clienții? Recrutezi noi angajați?

S-ar putea chiar să realizezi că un eveniment nu este cea mai puternică alegere pentru obiectivul tău. La urma urmei, doar 49% dintre companii folosesc marketingul pentru evenimente ca canal în campania lor de marketing multicanal.*

Dacă sunteți gata să mergeți mai departe cu un eveniment, extindeți-vă obiectivul pentru a specifica participanții țintă. De exemplu, un eveniment cu un obiectiv de implicare ar viza clienții potențiali din partea de sus a canalului.

Aceste determinări vă vor dicta o mulțime de decizii mai târziu.

Acum este, de asemenea, un moment bun pentru a stabili cronologia evenimentului dvs. Acest lucru vă va ajuta să vă dați seama de cât timp aveți pentru fiecare dintre următorii pași.

Nu doriți să alegeți o dată la care există o mulțime de alte conferințe în industria dvs. țintă din câteva motive:

• Prețuri de închiriere crescute
• Scăderea prezenței la vot
• Mai greu să ieși în evidență

Faceți câteva săpături pentru a afla când au loc majoritatea evenimentelor din industria dvs. și alegeți o dată în afara acelui tărâm.

De asemenea, ar trebui să vă asigurați că setați data suficient de departe pentru a finaliza totul fără a vă epuiza.

2. Stabiliți-vă bugetul

Este partea cea mai puțin plină de farmec a întregului shebang, dar trebuie să-ți dai seama cum plătești pentru toate lucrurile distractive (mâncare, difuzoare, buton, canoane de confetti). La urma urmei, evenimentele pot deveni destul de scumpe.

Bizzabo raportează că, pentru companiile care au găzduit evenimente, 21% din bugetele lor de marketing au fost dedicate acestor evenimente. Este important să vă alocați corect resursele.

Iată câteva lucruri pe care ar trebui să le luați în considerare atunci când vă planificați bugetul pentru eveniment:

• Logistica evenimentului (dimensiune, lungime, loc, personal, transport)
• Nevoi de software (de la instrumente de nișă pentru semnalizare digitală până la software-ul necesar pentru managementul evenimentelor)
• Necesită experiență (catering, echipamente A/V, decorațiuni)
• Facilități (de ex., oferte de wellness, adopții de câini, genți de swag etc.)
• Cheltuieli suplimentare (îți dorești întotdeauna puțin spațiu de lucru)

Odată ce v-ați dat seama exact cât va costa totul, sunteți gata să faceți un caz de afaceri pentru unde se duc toți acești bani.

3. Găsește-ți locul

Dacă organizați un eveniment mai mare, va trebui să selectați orașul în care intenționați să îl găzduiți. Dacă organizați un eveniment local mai mic, aceasta este mai puțin îngrijorătoare. Oricum, planificați un eveniment ușor accesibil pentru majoritatea consumatorilor, clienților potențiali și publicului țintă.

Odată ce locația generală este stabilită, este timpul să alegeți locul specific.

Creați o listă scurtă de locații pe care doriți să le explorați pe baza locațiilor populare pentru evenimente din zonă, recomandări de la alte companii și publicații comerciale locale. Verificați locația și/sau holdingul lor cât puteți de mult pe cont propriu și apoi programați tururi ale locațiilor care supraviețuiesc pe lista dvs.

Iată câteva întrebări pe care să le puneți dvs. și vânzătorilor cu care vă întâlniți în timpul acestor tururi:

• De câte camere (mari și mici) veți avea nevoie?
• Cât de aproape este de aeroport?
• Cât de aproape este de mai multe hoteluri?
• Locația are deja o înțelegere cu o companie de catering?
• Ce echipament A/V este inclus în închiriere?
• Care este politica lor de securitate?
• Ce facilități oferă?

4. Selectați tehnologia dvs

Există o mulțime de software acolo. Unele dintre ele vor fi utile pentru evenimentul dvs., iar unele dintre ele ar putea ajuta la evenimente viitoare.

La cel mai elementar nivel, citiți ghidul pentru cumpărători al software-ului de gestionare a evenimentelor Capterra și aflați ce instrument este potrivit pentru dvs.

Software-ul de gestionare a evenimentelor vă poate ajuta cu înregistrarea, promovarea, organizarea și – cel mai important în această etapă – planificare.

De asemenea, ar trebui să luați în considerare următoarele instrumente:

1. Pentru bilete, promoții și plăți: software de rezervare a evenimentelor
2. Pentru semnele de la evenimentul propriu-zis: software de semnalizare digitală
3. Pentru transmiterea în direct a conferinței: software pentru conferințe web
4. Pentru marketing și promovare: marketing prin e-mail și software de management al rețelelor sociale
5. Pentru experiența participanților: aplicații mobile pentru evenimente
6. Pentru evenimentul în sine: Software pentru conferințe

Dacă investiți în mai multe instrumente, asigurați-vă că toate se integrează între ele înainte de a vă cheltui banii. Acest lucru va asigura o experiență perfectă pentru utilizator și că nimic nu va trece prin fisuri.

De asemenea, veți dori să vă asigurați că participanții dvs. au o experiență la fel de fluidă atunci când se înregistrează. Faceți cât mai ușor posibil pentru publicul dvs. să găsească drumul spre a face clic pe acel buton de achiziție.

O modalitate de a face acest lucru este să vă asigurați că diferitele instrumente software de marketing (automatizare de marketing, marketing prin e-mail și marketing pe rețelele sociale, pentru a numi câteva) se pot integra cu software-ul dvs. de înregistrare.

5. Găsește-ți partenerii și furnizorii

În funcție de locația pe care o alegeți, aceștia ar putea oferi oferte speciale sau au propriile lor servicii de catering și oferte A/V. Dacă nu puteți aduce furnizori externi, ar trebui să verificați dacă aceștia oferă anumite oferte de care puteți profita (de exemplu, ar putea oferi oferte pentru organizații nonprofit sau reduceri dacă atingeți un anumit prag de participanți).

Dacă vi se permite să aduceți furnizori terți/din afara, faceți o căutare pentru a vă asigura că obțineți cea mai bună ofertă.

Dincolo de mâncare, priveliști și sunete, ar trebui să vă uitați la următoarele:

• Transport (la și de la locație pentru cei cazați în hoteluri)
• Oferte de wellness (inclusiv cursuri de fitness, adopție de câini, cursuri de meșteșuguri etc.)
• Agenție de temporaring (pentru a vă asigura că evenimentul dvs. are personal complet)
• Securitate (pentru a vă asigura că evenimentul dvs. este pe deplin în siguranță)
• Divertisment (pentru că evenimentele nu ar trebui să fie doar despre afaceri)

De asemenea, doriți să fiți în căutarea oricăror potențiali parteneri care ar putea ajuta la finanțarea și organizarea acestui eveniment. Prin combinarea resurselor, reduceți costurile pentru dvs. în termeni de bani și resurse, în același timp potențial creșteți participarea prin atingerea piețelor neexploatate la care are acces partenerul dvs.

Totuși, din aceleași motive despre care am vorbit cu selecția locației, este important să vă verificați în mod corespunzător partenerii și furnizorul.

6. Descoperă-ți principala atracție

Ce anume îi va face pe oameni să participe la evenimentul tău?
Poate că este subiectul, poate sunt difuzoarele. Depinde de eveniment și, mai mult decât atât, depinde de participanții tăi.
Gândește-te la publicul tău. Ce îi va excita? Ce îi va motiva?
Dacă, de exemplu, organizați un banchet de premiere pentru compania dvs., mâncarea ar putea fi o parte a serii, dar premiile sunt pe care toată lumea se va concentra. Dacă organizați un eveniment corporativ, gândiți-vă la piața pe care accesați și punctele lor dure. Ce trebuie să știe? Găsiți vorbitori care pot vorbi cu asta.

Încercați să vă concentrați asupra atracțiilor cu un atractiv larg. Dacă atracția ta este o persoană/grup de oameni, găsește pe cineva cu un număr mare și pasionat de urmăritori, care va fi acum mai probabil să participe la evenimentul tău.

7. Construiește-ți campania de marketing

Vrei să aduci oameni în acele locuri? Acesta este pasul care face asta.

Trebuie să dezvoltați o viziune singulară pentru tema evenimentului dvs. și să vă construiți campania de marketing în jurul acesteia. Tema ta ar trebui să fie legată de obiectivele pe care le-ai stabilit la început și de publicul pe care îl urmărești.

De acolo, va trebui să implicați atâtea canale câte echipa dvs. de marketing are la dispoziție. Dincolo de marketing prin e-mail, marketing de conținut, achiziții de anunțuri și marketing pe rețelele sociale, ar trebui să contactați cei care au răspuns devreme pentru a vedea dacă vor promova evenimentul pe rețelele sociale.

Asigurați-vă că tot marketingul este conceput (atât grafic, cât și în termeni de copie) în jurul acelei teme de bază. Oferiți tarife de recomandare participanților care aduc mai mulți membri ai publicului (de exemplu, dacă cineva convinge o altă persoană să participe, oferiți un upgrade gratuit la biletul lor). Unul dintre cele mai examinate instrumente software de gestionare a campaniilor este monday.com. Dacă sunteți interesat de produse cu caracteristici similare, aceste alternative monday.com sunt un loc minunat pentru a începe.

8. Dezvoltați un plan pentru a construi pe baza noilor relații cu participanții

Evenimentul nici măcar nu a avut loc încă, dar ar trebui să vă gândiți deja dincolo de el, ca parte a procesului de planificare.

Trebuie să aveți un plan în vigoare pentru a crește relațiile pe care le generează evenimentul.

În cadrul evenimentului, puneți bazele unei relații viitoare, oferind o mulțime de articole gratuite cu informațiile companiei dvs. (de exemplu, pixuri, magneți, lianți, tote etc.).

În acest fel, după eveniment, oamenii vor avea în continuare compania ta în fruntea minții lor de fiecare dată când merg să deschidă frigiderul sau să-și bage cumpărăturile.

După eveniment, trimiteți chestionare participanților, astfel încât să puteți măsura succesul și să obțineți informații specifice (de exemplu, ce grup demografic a avut cea mai bună/proasta experiență sau cea mai mare/mai mică prezență la eveniment).

Este timpul să începeți să vă planificați evenimentul

Acum că este timpul să începeți, urmăriți acest videoclip pentru a afla 4 moduri prin care puteți începe cu succes să vă planificați evenimentul.

Gândiți-vă la un eveniment la care ați participat recent. Care crezi că erau obiectivele lor? Rezultatul s-a potrivit cu acele obiective?

Acum începeți să vă gândiți la propriile obiective. Care este cel mai bun mod pentru tine de a le atinge? Bun venit la pasul unu. Poți sa faci asta.

Comentează mai jos despre un eveniment deosebit de reușit și despre ceea ce crezi că l-a făcut memorabil. Puncte bonus dacă includeți cum l-ați putea modifica pentru ca acesta să funcționeze pentru propriul eveniment!

---

* Sondajul de marketing multicanal al Gartner a explorat modul în care companiile folosesc abordări bazate pe informații pentru a oferi conversații relevante, personalizate, precum și modul în care folosesc tehnologia, tehnicile și timpul pentru a face datele clienților acționabile, atribuibile și conforme cu confidențialitatea în contextul obiectivelor de afaceri mai largi. . Sondajul a fost realizat online de un partener extern, între noiembrie 2018 și ianuarie 2019 în rândul a 381 de respondenți, care au inclus SUA (n=218, 58%), Canada (n=66, 17%) și Marea Britanie (n=97, 26). %); Respondenților li sa cerut să se implice în deciziile legate de strategia și execuția de management multicanal a companiei lor. Respondenților li sa cerut, de asemenea, să își direcționeze responsabilitatea pe cel puțin 3 canale digitale. Șaptezeci și nouă la sută dintre respondenți provin de la organizații cu venituri anuale de 1 miliard de dolari sau mai mult. Respondenții provin dintr-o varietate de industrii: servicii financiare (82 de respondenți), high tech (88 de respondenți), producție (44 de respondenți), produse de larg consum (32 de respondenți), media (13 de respondenți), retail (61 de respondenți), furnizori de servicii medicale. (31 de respondenți) și de călătorii și ospitalitate (30 de respondenți). Sondajul a fost dezvoltat în colaborare de o echipă de analiști Gartner care urmăresc marketingul și a fost revizuit, testat și administrat de echipa Gartner Research Data Analytics. Declinare a răspunderii: Rezultatele acestui studiu nu reprezintă constatări globale sau piața în ansamblu, ci reprezintă o medie simplă a rezultatelor pentru țările vizate, industriile și segmentele de dimensiune a companiei vizate în acest sondaj.