Cum să optimizați utilizarea facturabilă în IMM-ul dvs

În calitate de proprietar de afaceri, operați deja pe marje strânse și resurse limitate. Prin urmare, este vital să vă optimizați resursele existente și să maximizați profiturile reducând pierderile și ineficiența .

Aici intervine calcularea, urmărirea și îmbunătățirea utilizării facturabile .

Dacă nu sunteți familiarizat cu acest termen, este pur și simplu o măsură a cât timp petrec angajații dvs. la muncă care generează direct venituri. Îmbunătățirea utilizării facturabile poate crește eficiența generală a companiei și vă poate ajuta să generați mai multe venituri fără a investi resurse suplimentare .

În acest articol, vom explica în detaliu utilizarea facturabilă și vă vom arăta modalități de a o îmbunătăți pentru afacerea dvs.

Ce este utilizarea facturabilă și de ce este importantă?

Utilizarea facturabilă este procentul de timp petrecut de angajații și membrii echipei dvs. pentru munca care generează venituri. Îl puteți calcula pentru echipa dvs. și pentru angajați individuali.

Cu alte cuvinte, scorul de utilizare facturabil al unui angajat arată cât de mult din timpul total de lucru este cheltuit cu munca care produce rezultate de afaceri care generează venituri.

Un procent mare de utilizare facturabil arată că vă folosiți eficient resursele și că vă investiți timpul în cele mai critice proiecte. Un scor de utilizare facturabil scăzut , pe de altă parte, înseamnă că trebuie să vă optimizați procesele și să vă reevaluați planurile de resurse cu planificarea capacității .

De exemplu, să presupunem că o agenție de marketing angajează un copywriter scump pentru a lucra la un nou proiect . Ei ar dori să maximizeze utilizarea facturabilă a copywriter-ului, asigurându-se că lucrează numai la proiecte facturabile ale clienților.

Dar dacă copywriter-ul își petrece o mare parte din timp în întâlniri, ocupându-se de blocaje sau sarcini tehnice, cum ar fi configurarea unui instrument pentru pagina de destinație sau instalarea WordPress, orele lor facturabile vor scădea deoarece agenția nu poate taxa clientul pentru acele ore.

Așadar, agenția trebuie să se asigure că din totalul orelor de lucru disponibile ale copywriter-ului , puțin sau deloc timp disponibil este cheltuit pentru munca în afara procesului de copywriting.

Beneficiile măsurării utilizării facturabile

Cunoașterea utilizării facturabile a echipei dvs. are mai multe beneficii. Urmărind această valoare , puteți:

• Comparați eficiența și funcționalitatea dvs. cu valorile de referință din industrie și efectuați ajustări
• Se asigură că resursele potrivite sunt alocate pentru locurile de muncă potrivite
• Creșteți profitabilitatea fără a investi resurse suplimentare
• Obțineți o imagine clară a capacității dvs. de resurse de a prelua proiecte viitoare
• Informați-vă planificarea proiectului și alocarea resurselor pentru proiectele facturabile

Care este o rată bună de utilizare facturabilă ?

Utilizarea sută la sută facturabilă nu este posibilă sau de dorit. Chiar și cei mai eficienți angajați ai tăi au nevoie de timp pentru instruire, dezvoltare de abilități și sarcini administrative care nu sunt direct facturabile. Scorul ideal variază, de asemenea, în funcție de natura muncii, deoarece unele roluri sunt mai potrivite pentru facturarea directă decât altele.

În general, o companie bazată pe servicii profesionale ar trebui să urmărească o rată facturabilă de peste 80 la sută. Cu toate acestea, fiecare industrie are puncte de referință diferite, așa că este esențial să vedeți scorul în contextul industriei dvs.

Dacă scorurile dvs. sunt sub nivelul de referință din industrie, vă subutilizați resursele disponibile și trebuie să vă optimizați utilizarea facturabilă . Pe de altă parte, dacă sunteți cu mult înaintea cifrelor medii din industrie, vă suprautilizați resursele, ceea ce ar putea duce la epuizare și poate reduce productivitatea și eficiența angajaților pe termen lung.

Utilizarea facturabilă vs. utilizarea resurselor

Deși acești doi termeni sunt în mod obișnuit confundați, ei transmit aspecte diferite ale afacerii dvs. Utilizarea resurselor reprezintă toate sarcinile și activitățile echipei dvs., inclusiv orele nefacturabile . Utilizarea facturabilă este o măsură mai specifică care reprezintă procentul de timp pe care echipa dumneavoastră îl petrece pe sarcini și activități facturabile.

Cum se calculează utilizarea facturabilă

Calcularea utilizării facturabile este destul de simplă. Luați numărul total de ore facturabile și îl împărțiți la numărul total de ore disponibile , excluzând lucruri precum vacanțele și activitățile nefacturabile .

Acest procent este apoi înmulțit cu 100 pentru a obține rata de utilizare facturabilă .

Utilizare facturabilă = (ore facturabile/ore disponibile totale ) x 100

De exemplu, dacă afacerea dvs. are 1.200 de ore facturabile pe an și numărul total de ore disponibile (minus vacanțele) este de 2.000, utilizarea dvs. facturabilă ar fi (1.200 / 2.000) x 100 = 60 la sută.

Puteți utiliza aceeași formulă pentru a calcula utilizarea angajaților individuali.

Cum să urmăriți orele facturabile

Cea mai fiabilă modalitate de a urmări orele facturabile este utilizarea unui sistem centralizat și complet automatizat de urmărire a timpului , care înregistrează activitățile echipei tale, gestionează foile de pontaj cuprinzătoare și vă oferă o imagine clară a activităților zilnice.

Provocarea, desigur, este să ne asigurăm că toți cei din echipă își înregistrează timpul în mod onest și regulat.

Iată câteva sfaturi pentru a realiza acest lucru:

• Explicați echipei dvs. beneficiile urmăririi timpului și cum vă ajută afacerea să devină mai eficientă.
• Clarificați modul în care înregistrarea în jurnal ajută la evidențierea performanței echipei dvs.
• Faceți urmărirea timpului fără efort și fără probleme.
• Distribuiți mementouri.
• Efectuați audituri zilnice sau săptămânale la diferite niveluri pentru a vă asigura că echipa dvs. înregistrează orele de lucru și sarcinile zilnice.

5 moduri de a crește rata de utilizare facturabilă pentru afacerea dvs

Optimizarea continuă a utilizării facturabile este printre cele mai bune modalități de a crește profitabilitatea și de a accelera creșterea afacerii.

Iată cum să o faci.

1. Investește în managementul proiectelor și instrumente CRM

Aveți nevoie de un sistem integrat de management al proiectelor care nu numai că urmărește timpul, dar vă oferă și o vedere la 360 de grade asupra proiectelor dvs. și a resurselor lor alocate.

Conectându-l la un sistem CRM precum Act! puteți obține o vizibilitate suplimentară în pipelinele dvs. de vânzări și marketing , permițându-vă să vă planificați volumul de lucru și disponibilitatea resurselor mai eficient.

Combinarea CRM cu sistemul de gestionare a resurselor vă arată:

• Numărul total de ore disponibile pentru echipa ta
• Timpul curent facturabil și utilitatea
• Clienti potențiali de vânzări și marketing care sunt gata să fie integrati pentru luna sau trimestrul următor
• Membrii individuali ai echipei cu scoruri de utilitate ridicate sau scăzute.

O astfel de transparență și informații în timp real vă simplifică luarea deciziilor și vă ajută să creșteți eficiența.

2. Schimbați sau minimizați sarcinile nefacturabile

Evaluați cu atenție volumul de muncă al echipei pentru a vă asigura că nu sunt implicați în mod inutil în sarcini nefacturabile . Optimizați utilitatea lor facturabilă prin transferarea sarcinilor neproductive către resurse mai ieftine și minimizând distragerile care afectează productivitatea.

3. Antrenează-ți și perfecționează-ți angajații

Uneori, cel mai simplu mod de a crește eficiența facturabilă este să investești în pregătirea și dezvoltarea echipei tale. Cu actualizările în timp util a setului de abilități , aceștia pot îndeplini aceleași sarcini cu o eficiență mai mare, rezultând o rentabilitate mai mare .

4. Actualizați-vă tehnologia

Evaluați echipamentele și tehnologia afacerii dvs. pentru a vă asigura că sunt în stare optimă și nu cauzează întârzieri operaționale. Dacă vedeți că este nevoie, investiți în tehnologie mai avansată pentru a vă ajuta echipa să îndeplinească aceleași sarcini în mai puțin timp.

5. Utilizați automatizarea

Fiecare afacere trebuie să evalueze sarcinile și operațiunile pe care le poate automatiza . Acest lucru vă poate elibera resursele, crește eficiența și vă poate ajuta să obțineți rezultate mai bune cu mai puține resurse.

De exemplu, Act! vă poate automatiza fluxurile de lucru de vânzări , asistență și marketing prin instrumente precum pagini de destinație automate, campanii de e-mail și scorul de clienți potențiali.

Optimizarea orelor facturabile este un fruct util pentru IMM-uri

IMM-urile nu au întotdeauna lichiditatea necesară pentru a investi în creșterea afacerii. Optimizarea orelor facturabile este o modalitate excelentă de a crește profitabilitatea fără cheltuieli majore. Prin utilizarea unui sistem integrat de management al resurselor cuplat cu un CRM precum Act! puteți obține toate informațiile de care aveți nevoie pentru a calcula, urmări și crește munca facturabilă , rezultând o eficiență și o creștere mai mare.

Înscrie-te pentru Actul tău gratuit! încercare și să-l vezi în acțiune.