Cum să îmbinați duplicatele în Salesforce și HubSpot

Îmbinarea contactelor HubSpot are vreun impact asupra bazei de date Salesforce?

Pe scurt, nu.

Îmbinarea contactelor în HubSpot nu are niciun efect asupra Salesforce în HubSpot Salesforce Sync. Cu toate acestea, numai înregistrarea principală selectată în HubSpot va continua să se sincronizeze cu Salesforce odată ce ați îmbinat cele două înregistrări. Când utilizați integrarea HubSpot Salesforce, gestionarea duplicatelor poate fi destul de dificilă. Dacă nu puteți preveni complet datele duplicate (care, să fim sinceri, nu este întotdeauna ușor), iată un ghid despre cum să îmbinați clienții potențiali și contactele duplicate în Salesforce atunci când sunt integrate cu HubSpot.

De ce sunt datele duplicate atât de frecvente?

Fiecare CRM pe care l-am întâlnit și-a extins în mod constant numărul de înregistrări. Fără a preveni introducerea datelor duplicate, orice efort de curățare devine inutil.

Una dintre cauzele principale ale dublurilor în Salesforce și a calității slabe a datelor apare în timpul importurilor de date. De exemplu, convențiile de denumire inconsecvente sau erorile de formatare a datelor în timpul procesului de import pot duce la intrări duplicate. Mai mult, atunci când se importă date din diverse surse, cum ar fi diferite departamente sau surse externe, probabilitatea de dublare crește.

Dacă introduceți datele manual, veți întâlni inevitabil mai multe date duplicat. Cu mai mulți utilizatori care introduc date, menținerea coerenței la nivel general poate fi o provocare. În plus, unii utilizatori pot crea din neatenție înregistrări duplicate dacă nu cunosc datele existente în sistem, mai ales atunci când comunicarea și instruirea cu privire la introducerea datelor sunt neclare.

Indiferent de cauză, datele duplicate pot fi o durere de cap pentru oricine încearcă să dea sens datelor lor. Nu numai că duce la ineficiențe și inexactități, ci și îngreunează capacitatea de a obține informații semnificative și de a lua decizii în cunoștință de cauză, bazate pe date fiabile.

Implementarea măsurilor eficiente pentru prevenirea și gestionarea duplicaturilor este crucială pentru menținerea integrității datelor și maximizarea valorii sistemului dvs. CRM.

Identificați duplicatele de îmbinat

Atunci când gestionează duplicatele în integrarea Salesforce-HubSpot, este obișnuit ca utilizatorii să folosească instrumente de deduplicare terță parte, cum ar fi dedupe.ly sau DataGroomr . Cu toate acestea, procesul de integrare prezintă anumite limitări, în special în ceea ce privește identificatorii unici și criteriile de potrivire.

Atât în ​​Salesforce, cât și în HubSpot, anumite câmpuri servesc drept criterii de potrivire a înregistrărilor, adesea denumite identificatori unici. În cazul HubSpot, adresa de e-mail este considerată identificatorul unic pentru înregistrările de contacte.

Spre deosebire de HubSpot, Salesforce folosește mai multe proprietăți ca identificatori unici.

Când sincronizați Salesforce cu HubSpot, datele din aceste câmpuri sunt comparate. Dacă valorile din aceste câmpuri se potrivesc între cele două platforme, sistemul recunoaște înregistrările ca reprezentând același contact sau client. Acesta este modul în care duplicatele sunt de obicei identificate și prevenite.

Cu toate acestea, dacă Salesforce a fost configurat să folosească alte câmpuri (dincolo de cele implicite) pentru potrivirea și identificarea duplicatelor - poate datorită regulilor de potrivire personalizate pe care organizația dvs. le-a stabilit - acestea nu vor fi neapărat recunoscute de HubSpot.

De exemplu, să presupunem că organizația dvs. utilizează un câmp personalizat numit „Cod client” în Salesforce pentru a potrivi persoanele de contact. Ați configurat o regulă de potrivire personalizată în Salesforce care identifică duplicatele pe baza acestui „ID de client”. Cu toate acestea, atunci când sincronizați Salesforce cu HubSpot, HubSpot nu va recunoaște „Client ID” ca un câmp potrivit decât dacă l-ați mapat în mod specific la un câmp corespunzător în HubSpot. Ca urmare, dacă există două persoane de contact cu același „ID de client” în Salesforce, dar adrese de e-mail diferite, HubSpot ar putea să nu le semnaleze drept duplicate.

Atenție înainte de fuzionare

Înainte de a fuziona duplicatele identificate în Salesforce, este esențial să luați în considerare nuanțele integrării.

Asigurați-vă că toate câmpurile pe care le utilizați pentru potrivire în Salesforce sunt, de asemenea, recunoscute și utilizate de HubSpot. În caz contrar, ați putea ajunge cu duplicate în HubSpot care nu sunt semnalate ca atare, din cauza diferențelor de reguli de potrivire dintre cele două platforme.

Înțelegerea HubSpot - Salesforce Sync

Înainte de a aborda pașii pentru îmbinarea duplicatelor, este esențial să înțelegem cum clienții potențiali și contactele Salesforce se potrivesc cu contactele HubSpot.

Atunci când un contact nou este creat în HubSpot, acesta inițiază o scanare în Salesforce pentru a identifica orice clienți potențiali sau persoane de contact cu aceeași adresă de e-mail.

Iată unde devine interesant: Salesforce returnează aceste înregistrări potrivite într-o ordine aleatorie. Aceasta înseamnă că nu există o regulă sau o ordine predeterminată (cum ar fi alfabetică sau cronologică) care să determine ce înregistrare este returnată prima. Din cauza acestui caracter aleatoriu, prima înregistrare Salesforce care se potrivește noului contact HubSpot ar putea fi oricare dintre clienții potențiali sau contactele existente cu același e-mail.

HubSpot se sincronizează apoi cu această primă înregistrare returnată de la Salesforce. Aceasta formează legătura inițială între acel anumit lead/contact Salesforce și noul contact HubSpot.

Cu toate acestea, această legătură inițială nu este remediată. După prima sincronizare, HubSpot se va sincroniza cu cea mai recentă înregistrare actualizată cu același e-mail în Salesforce. Aceasta înseamnă că dacă un alt client potențial sau contact din Salesforce cu același e-mail este actualizat, HubSpot ar putea rupe legătura inițială și poate forma o nouă legătură cu această înregistrare cea mai recentă actualizată.

Acest comportament asigură că HubSpot menține întotdeauna sincronizarea cu cele mai actualizate informații din Salesforce. Dar înseamnă, de asemenea, că contactul HubSpot ar putea ajunge să fie asociat cu o înregistrare Salesforce diferită de cea cu care a sincronizat inițial.

Îmbinarea clienților potențiali sau a persoanelor de contact Salesforce cu aceeași adresă de e-mail

Îmbinarea clienților potențiali și a persoanelor de contact în Salesforce implică o serie de pași sistematici pentru a asigura consistența și acuratețea datelor.

Îmbinarea clienților potențiali sau a persoanelor de contact în Salesforce utilizând HubSpot:

1. Identificați clienții potențiali sau contactele duplicat de îmbinat: mai întâi, aflați care clienți potențiali sau contacte sunt duplicate.
   
   
2. Deschideți clientul potențial sau contactul în HubSpot: după ce ați identificat un duplicat, accesați contul HubSpot și deschideți detaliile acelui client potențial sau contact.
   
   
3. Navigați la proprietatea Salesforce Lead ID sau Salesforce Contact ID: în detaliile lead-ului sau contactului din HubSpot, găsiți proprietatea Salesforce Lead ID sau Salesforce Contact ID. Acest ID este unic pentru fiecare client potențial sau contact din Salesforce și servește drept legătură între cele două platforme.
   
   

4. Găsiți clientul potențial sau contactul care se potrivește cu ID-ul Salesforce al înregistrării în HubSpot: acum, reveniți la Salesforce și utilizați acest ID pentru a căuta clientul potențial sau contactul corespunzător.
   
   
5. Folosiți acel client potențial sau contact ca înregistrare principală: după ce ați găsit clientul potențial sau contactul în Salesforce care se potrivește cu ID-ul Salesforce din HubSpot, luați în considerare acesta drept înregistrarea principală pentru îmbinare. Înregistrarea principală este cea ale cărei informații vor fi păstrate în HubSpot după îmbinare.
   
   
6. Îmbinați înregistrările: în Salesforce, selectați înregistrările duplicate și inițiați procesul de îmbinare, alegând înregistrarea principală identificată. Salesforce vă permite să îmbinați până la trei înregistrări duplicate per obiect simultan și veți putea selecta ce câmpuri să păstrați în înregistrarea principală din fiecare dintre înregistrările îmbinate. Instrumentul de gestionare duplicat din Salesforce vă arată o listă cu toate câmpurile care conțin valori diferite și puteți alege ce valori să păstrați în înregistrarea principală finală. Aceste informații se vor sincroniza apoi cu înregistrarea corespunzătoare din HubSpot.
   

Gestionarea contactelor îmbinate în HubSpot

În cadrul setărilor de integrare HubSpot Salesforce, aveți posibilitatea de a configura acțiunile care vor avea loc în HubSpot atunci când contactele și clienții potențiali sunt eliminate din Salesforce.

Vă recomandăm să ștergeți înregistrarea din contul HubSpot atunci când este ștearsă din Salesforce.

Verificați această setare navigând la Setări HubSpot > Integrari > Aplicații conectate > Salesforce > Setări de sincronizare > Salesforce → HubSpot

Este important să luați în considerare istoricul activității fiecărui contact din HubSpot înainte de a fuziona înregistrările în Salesforce. Dacă contactul care este îmbinat (și ulterior șters în HubSpot) are un istoric valoros, cel mai bine este să îmbinați contactele și în HubSpot pentru a păstra aceste date.

De exemplu...

Să ne imaginăm că aveți două persoane de contact în Salesforce: „Jane Francis” și „Jane F”. Ambele aceste contacte există și în HubSpot și fiecare are istoric de activitate.

Jane Francis a fost foarte activă - a deschis multe dintre e-mailurile tale, a completat mai multe formulare pe site-ul tău web și a vizitat site-ul de mai multe ori. Jane F, pe de altă parte, nu are prea multă istorie. Ea a deschis câteva e-mailuri, dar nu s-a angajat prea mult dincolo de asta.

Acum, ați decis să îmbinați aceste două persoane de contact în Salesforce, alegând-o pe Jane Francis ca înregistrare principală, deoarece are informații mai complete.

Dacă setările dvs. din HubSpot sunt setate pentru a șterge persoana de contact care este îmbinată în Salesforce, atunci când îmbinați Jane Francis și Jane F în Salesforce, înregistrarea lui Jane F în HubSpot va fi ștearsă.

Dacă Jane F nu a avut prea multă istorie în HubSpot, s-ar putea să nu fie mare lucru. Interacțiunile ei minime nu sunt cruciale pentru înțelegerea comportamentului publicului sau a eforturilor de marketing.

Cu toate acestea, dacă Jane F a avut un istoric semnificativ în HubSpot, precum Jane Francis, ștergerea ei ar însemna pierderea tuturor acestor informații valoroase. Dacă atât Jane Francis, cât și Jane F au avut istoric de activitate important, în mod ideal ați dori să le îmbinați înregistrările în HubSpot în același timp în care le îmbinați în Salesforce. În acest fel, păstrați istoricul activității de la ambele contacte în înregistrarea îmbinată.

Îmbinați contacte în HubSpot

Pentru a păstra istoricul activității ambelor persoane de contact în HubSpot atunci când vă îmbinați în Salesforce, puteți fie să dezactivați setarea de ștergere automată din HubSpot, fie să îmbinați imediat contactele corespunzătoare în HubSpot după îmbinarea Salesforce.

1. Dezactivați setarea de ștergere automată: HubSpot are o setare care va șterge automat un contact din HubSpot dacă același contact este șters în Salesforce. Dacă îmbinați contacte în Salesforce și nu doriți să pierdeți istoricul activității asociate în HubSpot, puteți dezactiva această setare. În acest fel, chiar și după îmbinarea în Salesforce, contactul „non-master” din HubSpot (în exemplul dvs. anterior, Fred) nu va fi șters automat.
   
   
2. Îmbinați rapid în HubSpot: dacă nu puteți sau nu doriți să dezactivați setarea de ștergere automată, o altă opțiune este să îmbinați rapid contactele în HubSpot imediat după ce le îmbinați în Salesforce. Ar trebui să faceți acest lucru înainte de a avea loc următoarea sincronizare între HubSpot și Salesforce.
   
   

Fuzionarea înregistrărilor Fuziunea post-Salesforce

După ce ați finalizat procesul de fuziune în Salesforce, mergeți la înregistrarea principală în HubSpot. Alegeți Actions > Merge . Acum, localizați și selectați Jane F (de contact pe care intenționați să îl îmbinați în înregistrarea principală) și finalizați fuzionarea contactelor.

Confruntarea cu eroarea HubSpot: Contactul nu se mai sincronizează cu Salesforce

Dacă ați optat pentru a păstra înregistrarea lui Jane F în loc de cea mai recent sincronizată în HubSpot, veți întâlni o eroare de sincronizare la contactul HubSpot rămas. Acest mesaj de eroare indică faptul că înregistrarea Salesforce cu care HubSpot se sincroniza anterior nu mai există. Pentru a rezolva acest lucru, faceți clic pe Resync sub eroare. Deși această soluție este simplă, poate deveni laborioasă dacă aveți de-a face cu sute sau mii de duplicate în care a fost aleasă înregistrarea principală incorectă.

Îmbinarea clienților potențiali sau a persoanelor de contact Salesforce cu diverse adrese de e-mail

HubSpot nu va identifica contactele cu adrese de e-mail diferite ca duplicate atunci când sunt sincronizate cu Salesforce. Când îmbinați aceste câmpuri în Salesforce sau într-un instrument terță parte, deschideți înregistrările lui Jane Francis și Jane F în HubSpot și îmbinați-le exact așa cum ați făcut în Salesforce.

Alternativ, dacă Jane F nu are un istoric semnificativ, puteți îmbina contactele sau clienții potențiali direct în Salesforce și permiteți HubSpot să șterge contactul îmbinat (Jane F).

Gestionarea duplicaturilor între HubSpot și Salesforce poate părea o sarcină descurajantă, dar Six & Flow vă oferă acoperire. În calitate de experți în integrarea HubSpot Salesforce, avem o înțelegere aprofundată a complexităților și complexităților implicate în acest proces.

Suntem aici pentru a vă ajuta să navigați în peisajul complicat al gestionării datelor, asigurându-ne că înregistrările dumneavoastră sunt corecte și bine întreținute. Ne vom ocupa de identificarea duplicatelor, de a decide cu privire la înregistrarea principală și de a realiza fuziuni atât în ​​Salesforce, cât și în HubSpot, păstrând în același timp istoricul activităților cruciale. Astfel, vă puteți concentra pe ceea ce faceți cel mai bine - să vă dezvoltați afacerea - în timp ce noi ne ocupăm de restul.

Luați legătura pentru a profita la maximum de integrarea HubSpot Salesforce.