Cum să găsești un loc pentru un eveniment: 6 casete esențiale de verificat

Participanții se așteaptă la multe de la experiența lor la eveniment în aceste zile. Sălile de ședințe ale hotelului s-au transformat în nave mari de croazieră la Dreamforce, lăsând uimiți participanții. Dar aceste locații uimitoare nu sunt nimic fără aspectele fundamentale care fac locul potrivit pentru eveniment.

Alegerea unui loc pentru eveniment înseamnă mai mult decât găsirea unuia de dimensiunea potrivită (deși asta face parte din proces).

Există mai multe căsuțe pe care trebuie să le bifați înainte de a vă angaja într-un loc de eveniment: nevoi tehnologice, obstacole logistice și, desigur, cost.

Cine dorește să participe la un eveniment într-o locație incomod sau scumpă, totul pentru că ai ales locul greșit? Difuzorul dvs. care atrage titlul nu va conta prea mult fără a lua în considerare acești factori.

Am alcătuit o listă cu șase factori cruciali pe care trebuie să îi luați în considerare atunci când alegeți o locație, împreună cu instrumente și liste pe care le puteți utiliza pentru a facilita procesul de selecție.

1. Locație convenabilă pentru participanții dvs

Locația evenimentului dumneavoastră este unul dintre cei mai importanți factori de luat în considerare în etapa de planificare. Potențialii înregistrați vor lua în considerare costurile de călătorie și comoditatea atunci când decid dacă vor participa.

Dacă sunteți încă în fazele incipiente de planificare și nu sunteți sigur ce oraș să alegeți pentru conferința dvs., SmartAsset are o listă cu primele 10 destinații pentru conferințe din Statele Unite din 2017, bazată pe accesibilitate, distanță față de aeroporturi, crime violente tarife și disponibilitate de cazare:

Lista SmartAsset cu primele 25 de destinații pentru conferințe (Sursa)

Odată ce ați determinat locația geografică, ar trebui să vă bazați selecția locației pe aceste criterii:

• Preț
• Distanța față de aeroporturi
• Opțiuni de transport (mai multe despre asta mai târziu)
• Capacitate (mai multe despre asta mai târziu)
• Acces in centrul orasului (restaurante, baruri, hoteluri, etc.)

Dacă găzduiți un eveniment local mai mic, nu veți avea nevoie de hoteluri pentru a găzdui zeci de participanți din afara statului sau de acces ușor la un aeroport. Când te uiți la locațiile locale, preocupările tale principale sunt dimensiunea locației, costul și opțiunile de transport.

Motoarele de căutare a locațiilor Cvent, SocialTables și EventUp sunt instrumentul perfect pentru a găsi tot ce trebuie să știți despre locații din întreaga țară.

2. Capacitatea locației și camere suplimentare

Atunci când alegeți locul evenimentului, este întotdeauna mai bine să supraestimați nevoile de capacitate decât să subestimați.

De exemplu, dacă se așteaptă ca evenimentul dvs. să atragă cel puțin 300 de participanți, capacitatea locației dvs. ar trebui să încapă confortabil între 350 și 400 de persoane. Acest lucru vă va oferi camera de respirație de care aveți nevoie pentru a încăpea participanți suplimentari, dacă unii apar și se înregistrează în ziua respectivă.

De asemenea, ajută la alegerea locațiilor care oferă săli suplimentare de grup. Acest tip de flexibilitate vă va ajuta atunci când apar probleme de capacitate. Nu este ideal, dar este posibil să transmiteți în flux evenimentul principal în aceste săli de lucru, ca mijloc de a acomoda mai mulți oameni confortabil la evenimentul dvs.

Datorită instrumentelor precum motorul de căutare a locațiilor Cvent, puteți cerceta capacitățile locațiilor înainte de a intra vreodată în contact cu locații potențiale. În acest fel, îți poți crea lista scurtă a locațiilor fără a fi presat să te angajezi înainte de a avea toate informațiile.

3. Capabilitati WiFi pentru grupuri mari

Trăim într-o lume din ce în ce mai conectată, iar conectivitatea WiFi este o necesitate pentru productivitate în toate formele de afaceri, inclusiv evenimente. Este important ca tu, ca organizator de evenimente și gazdă, să ai o conexiune constantă la internet. Cele mai bune locații vor avea acces WiFi disponibil pentru utilizare în ziua evenimentului dumneavoastră.

Cu toate acestea, conexiunea standard la hotel disponibilă pentru toți oaspeții hotelului ar putea să nu fie suficientă pentru a gestiona întregul trafic pentru oaspeții dvs. De aceea, este important să întrebați despre un semnal WiFi dedicat pentru participanții dvs. Majoritatea hotelurilor vor avea un semnal WiFi dedicat pentru evenimente, dar ar trebui să vă asigurați.

Vitezele WiFi contează, de asemenea, mai ales dacă intenționați să transmiteți în flux video sau vă așteptați la o utilizare intensă a telefonului în timpul evenimentului pentru tweeting live și alte utilizări ale rețelelor sociale. Ar trebui să vă asigurați că vitezele de transfer de date rămân mai mari de 8 până la 12 Mbps (megabiți pe secundă) pentru a gestiona acel nivel mai ridicat de trafic. Întrebați locația dvs. despre vitezele lor și dacă este în regulă să rulați teste de viteză în rețeaua de evenimente, doar pentru a fi sigur.

Dacă trebuie să testați viteza internetului unei locații, există instrumente gratuite create tocmai pentru asta:

• SpeedTest
• Fast.com
• Test de viteză a spectrului

În sfârșit, să trecem la prețuri. Conexiunea WiFi la evenimente nu este gratuită, dar nu trebuie să vă coste o avere. Potrivit ASAE, există câteva moduri prin care puteți contribui la atenuarea acestor costuri:

• Vinde sponsorizarea WiFi unui agent de publicitate
• Adăugați o taxă pentru oaspeții care folosesc WiFi

4. Opțiuni de transport și parcare

La ce bun un eveniment dacă nimeni nu poate ajunge acolo?

Atunci când alegeți locația dvs., asigurați-vă că clarificați toate opțiunile de transport disponibile, cum ar fi:

• Servicii de metrou feroviar
• Rute de autobuz
• Distanțe de mers pe jos de la hoteluri
• Disponibilitatea de partajare (Uber, Lyft, Fasten, Sidecar etc.)

Furnizați aceste informații de transport oaspeților dvs., împreună cu orele de transport și recomandări pentru aplicațiile pentru hărțile de transport.

Hărți ale sistemului feroviar de metrou din Washington DC, New York și Boston (Sursă)

Unele dintre aceste opțiuni de transport pot oferi chiar și oferte speciale și reduceri pentru participanții la eveniment. Uber, de exemplu, oferă sistemul său UberEvents care vă permite să creați permise de călătorie pentru participanții dvs. Aceste permise de călătorie vor acoperi costurile de transport până la o anumită limită stabilită de dvs., făcându-le mai ușor pentru participanți să ajungă la evenimentul dvs.

În timp ce unii pot merge pe jos, pot lua transportul public sau pot lua o călătorie în comun la evenimentul tău, mulți vor continua să conducă.

Când vă gândiți la locații, parcarea este o altă caracteristică la care ar trebui să fiți atenți. Dacă locația nu are parcare desemnată, ce fel de opțiuni de parcare locale sunt disponibile? Există parcări? Parcare mare pe stradă?

Puteți face o înțelegere cu o parcare locală pentru a rezerva un anumit număr de locuri și puteți include acest cost într-o ofertă de bilete pentru cei care intenționează să conducă. Acest lucru se aplică și garajelor plătite deținute de locație la care se adaugă costul parcării ca serviciu, fie la cost integral, fie cu tarif redus (de preferință cel din urmă).

Dacă nu simțiți că este necesar să mergeți atât de departe până la parcare securizată, dar doriți totuși să faceți conducerea confortabilă pentru oaspeții dvs., încercați să recomandați aplicații de parcare pe site-ul web al evenimentului, care îi vor ajuta să găsească locuri de parcare la prețuri accesibile în jurul locației dvs.

5. Facilități

Ce are de oferit locația dvs. în afară de spațiul pentru a găzdui evenimentul dvs.? Aceste facilități suplimentare pot include:

• Echipament A/V : Închirierea sau cumpărarea de echipamente A/V este costisitoare și vă ajută să economisiți bani atunci când locul evenimentului are deja lumini, difuzoare, microfoane și echipamente video pregătite pentru utilizare. Dacă da, locul de desfășurare va oferi cel mai probabil echipamentul ca parte a unui pachet pachet.
• Mese și scaune : La fel ca echipamentele A/V, oferirea propriilor mese și scaune înseamnă mai mulți bani din buzunar pentru închiriere. Ca să nu mai vorbim de costurile de transport pentru mutarea tuturor acestor mese și scaune la locul de desfășurare. Este mai bine să găsești un loc cu aceste facilități deja existente.
• Catering : Dacă intenționați să oferiți mâncare oaspeților dvs., puteți fie să contractați cu un serviciu de catering extern, fie să profitați de cateringul locației dvs., dacă este disponibil. În funcție de locație, serviciul lor de mâncare poate costa mai puțini bani dacă este ambalat odată cu rezervarea locației. Verificați cu furnizorii dvs. de catering locale pentru a compara prețurile.

Toate aceste facilități sunt disponibile folosind surse externe, dar, așa cum am menționat anterior, dacă locațiile potențiale le oferă, cel mai bine este să încercați să găsiți un pachet care să vă poate economisi bani pe termen lung.

6. Flexibilitatea datei evenimentului

Lucrurile nu se potrivesc întotdeauna așa cum ai plănuit. Urgențele apar, vremea nu cooperează întotdeauna și programele nu se aliniază întotdeauna.

De aceea, este important să selectați un loc care să vă ofere un fel de flexibilitate în programarea evenimentului. De exemplu, dacă evenimentul dvs. poate necesita o schimbare a datei, este util să rezervați un loc cu câteva date deschise în jurul acelei ore, pentru a le folosi ca date de ploaie.

Înțelegeți că aceasta este o cerere dificilă pentru orice locație și nu ar trebui să încheie sau să întrerupă o înțelegere, deoarece locațiile au nevoie de un program complet pentru a plăti facturile.

Dar dacă întâlniți o locație cu câteva date goale, încercați să lucrați într-o politică de reprogramare pentru o dată ulterioară pentru o rată redusă. În acest fel, locația nu va pierde bani prin organizarea unei date suplimentare pentru dvs. și nu va trebui să anulați un eveniment dacă apar probleme.

Deoarece evenimentele majore sunt întotdeauna planificate cu luni până la un an în avans, oferind locațiilor viitoare o listă de date flexibile vă va ajuta să aflați când sunt datele lor fără vârf și să găsiți data care vă va economisi cei mai mulți bani.

Consultați aceste alte resurse de planificare a evenimentelor

Acum că ați selectat locul evenimentului, asigurați-vă că urmați restul pașilor din „Ghidul meu în zece pași pentru planificarea evenimentelor” pentru a asigura cea mai bună experiență de eveniment.