Cum să facilitați atelierele la distanță

Atelierele sunt în mare parte despre interacțiuni între oameni, exerciții dinamice și discuții vii. Atelierele la distanță, în schimb, sunt destul de diferite întrucât sunt aspecte pe care nu le vei găsi în cele organizate la birou. Nu este întotdeauna ușor să țineți totul pe drumul cel bun, darămite să le moderați de la distanță.

În ultimele luni, planificarea și implementarea atelierelor la distanță au devenit obișnuite în Miquido. Acest lucru se aplică atât atelierelor scurte de descoperire, cât și celor care specifică domeniul exact de aplicare al MVP, dar și sprinturilor de proiectare a întregului produs. Avem câteva dintre ele în spatele nostru, așa că sperăm că aceste sfaturi și gânduri vă sunt utile.

Cum să desfășoare ateliere de proiectare de la distanță? Cele mai bune sfaturi

Timp și pauze

În mod normal, atelierele sunt planificate pentru întreaga zi (aproximativ 6h). Dar nu și în cazul sesiunilor de la distanță. Participanții care stau în fața computerului obosesc și se plictisesc mult mai repede. De aceea, este o idee bună să organizați ateliere la distanță în sesiuni de până la 4-5 ore .

Cele mai bune ore sunt cele de dimineață, de exemplu 9 am -1/2 pm. Este mai bine să lucrezi cu o minte proaspătă și nimeni nu se gândește la alte lucruri restante care așteaptă să fie făcute. Atelierele de la distanță vor avea loc în mai multe zile, dar puteți folosi după-amiezele pentru a vă pregăti pentru următoarea sesiune. Să luăm în considerare un sprint de proiectare a produsului – puteți face cercetări suplimentare, puteți lucra la un prototip sau chiar puteți pregăti estimarea MVP pentru sesiunea de a doua zi.

Nu uitați de pauzele bine planificate . Concentrarea noastră la întâlnirile online scade foarte repede. Oferiți participanților o pauză de 15 minute la fiecare 1,5 ore. În calitate de facilitator, continuă să observi nivelul de energie din echipa ta.

Constructia unei echipe

Formarea echipei este o altă chestiune importantă. Cu cât sunt mai mulți oameni la întâlnire, cu atât este mai mare probabilitatea ca cineva să nu fie concentrat și implicat. Acest lucru nu afectează bine dinamica grupului. Merită să ai grijă de diversificarea echipei și de adunarea oamenilor cheie: o persoană creativă, tehnică, un manager de proiect sau produs și bineînțeles cei mai importanți și hotărâți oameni din echipa clientului.

Aici, merită să ne dăm seama că sunt necesari factori de decizie cheie și că aceștia trebuie să aibă spațiu pentru participarea activă, nu doar pentru observație. Cea mai bună idee este să nu ai mai mult de 6-8 persoane la apel – dar adevărul este că nu este întotdeauna posibil. Este o idee bună să rotați echipele dacă aveți sesiuni concentrate doar pe design sau tehnologie .

În atelierele de la distanță, spațiul pentru discuții este puțin scurt, așa că este important să nu săriți peste un fel de spărgător de gheață și exerciții simple care ajută echipa să se cunoască mai bine. Acest lucru poate fi combinat cu o introducere a instrumentului pe care îl veți folosi.

Distractori

Cererea participanților să nu folosească computerele sau telefoanele este standard în contractul de atelier. În cazul atelierelor de la distanță, un laptop este o necesitate și este întotdeauna tentant să deschideți o altă filă pentru alte lucruri. Așa că subliniați acest punct din contract și, dacă este posibil, cereți să păstrați camerele aprinse în timpul atelierului . Datorită acestui fapt, în calitate de facilitator puteți vedea imediat când ochii participanților încep să se îndepărteze.

Nu vă fie teamă să reamintiți tuturor, dar încercați să o faceți cu o doză de umor, pentru a nu introduce o atmosferă neplăcută

Structura exercițiului

Lucrul în grupuri

Pentru atelierele la distanță, trebuie să planificați suplimentar structura exercițiilor . Și aceasta este partea cea mai provocatoare! Lucrul în grupuri este mai complicat, dar poate fi rezolvat prin împărțirea în grupuri cu o „cameră” suplimentară în instrumentul de teleconferință.

Brainstorming

Exercițiile care implică brainstorming puternic merită schimbate la tipul liniștit. Cereți participanților să genereze idei pe note lipicioase . Dacă sunt multe idei de discutat, merită să limitați prezentările doar la cele mai importante și interesante, care au fost indicate de participanți prin votul cu puncte.

Sesiuni de schițe

Schițarea nu este confortabilă pentru toată lumea, chiar și în atelierele standard. Folosirea unui nou instrument pentru a schița ar fi un factor de stres suplimentar – așa că haideți să păstrăm această sesiune în lumea „reală”. Doar oferiți participanților 15-20 de minute în privat pentru a schița soluțiile și apoi încărcați toate fotografiile schițelor pe tablă. Prezentarea poate începe acum!

Moderarea discuțiilor

Discuția într-un apel conferință este o provocare. Ne așteaptă două scenarii: ori toți vor începe să vorbească în același timp, ori nimeni nu o va face. Deci haideți să o moderam cu exerciții. Pregătiți o tablă împărțită în mai multe categorii – provocări/întrebări/îndoieli, care va permite tuturor să-și pună părerea și întrebările, iar apoi puteți discuta cu toții calm pas cu pas.

Dar întrebările simple, cum ar fi: Ai nevoie de o pauză? Suntem cu toții de acord? Alte intrebari? Merită să le cereți participanților să arate ok/nu ok – cu un gest al mâinii sau doar din cap. Datorită acestui fapt, nu introducem haos, iar ca facilitatori, știm dacă grupul este compatibil.

Dar oamenii care își vor asuma rolul de observator în timpul unui atelier la distanță? Să moderam discuțiile și să îi implicăm pe cei care par absenți cu întrebări suplimentare.

Ce se întâmplă dacă discuția începe să dispară?

• Planificați așa-numitele locuri de parcare pe panoul atelierului. Dacă un subiect necesită o discuție separată, îl parcăm și revenim la el mai târziu.
• Informați participanții cât timp avem pentru un anumit subiect. Datorită acestui lucru, toată lumea este conștientă, iar întreruperea discuției nu mai sună „nepoliticos”.
• Dacă anticipăm că un subiect poate declanșa un val de comentarii, lăsați-le să fie colectate de participanți pe note lipicioase. Datorită acestui fapt, în calitate de facilitator, știm câte „puncte de vedere” trebuie să prezicem în discuție.

Pregătire pentru ateliere

Înainte de atelier, este important să prezentați participanților regulile și instrumentul la care veți lucra . Amintește-le că au căști și acces la cameră, ca să nu mai vorbim de o conexiune stabilă la internet. Pentru facilitarea a două ecrane este o necesitate – trebuie să aveți spațiu pentru a lucra la bord și a observa echipa.

Cu o zi înainte, trimiteți o instrucțiune cu posibilitatea de a testa instrumentul, dar amintiți-vă despre introducerea de la începutul atelierului. Există multe instrumente online pentru a desfășura ateliere de lucru la distanță. Alegeți care vă place cel mai mult, dar amintiți-vă să testați accesul echipei și să pregătiți șabloane pentru exerciții.

Execuţie

Atelierele sunt pline de dinamici diferite . Uneori, chiar dacă planificăm o agendă exactă, verificăm și planificăm cu clientul împreună cu cursul acestuia, se dovedește că trebuie făcute unele modificări. În această situație, poți oricând să vorbești cu echipa pe un canal suplimentar de comunicare sau să faci consultări rapide în timpul unei pauze. În acest scop, merită să pregătiți o întâlnire internă suplimentară, în care echipa să poată face un chat rapid în pauză.

Alăturați-vă atelierelor de la distanță Miquido!

Doriți să obțineți rezultatul dorit și să construiți un produs digital pentru a vă stimula afacerea? Printr-o serie de ateliere de gândire de proiectare la distanță, vă vom transforma ideea într-o soluție digitală de viitor!

Alăturați-vă atelierelor noastre de la distanță – haideți să vă modelăm ideea împreună!