Cum să vă stabiliți structura departamentului de contabilitate

Utilizați acest ghid pentru a vă construi echipa A de contabilitate.

Când ți-ai început afacerea, probabil că erai puțin ca o trupă de garaj, trăind visul tău și rezolvând problemele din mers.

Dar, pe măsură ce afacerea ta a crescut, bazându-te pe cofondatorul Dave — care se dublează ca CTO și echipa juridică a companiei — pentru a continua să plătești vânzătorilor, iar echipa ta de angajați în creștere nu o va mai reduce.

Dacă doriți ca afacerea dvs. să continue să se dezvolte, trebuie să configurați o structură de departament de contabilitate care să se ocupe de o serie de sarcini contabile și să se extindă odată cu afacerea dvs.

Să aruncăm o privire la cinci sarcini esențiale de contabilitate pentru întreprinderile mici, cum ar trebui să abordați personalul pentru fiecare dintre aceste roluri și cum să spuneți când aveți nevoie de ajutor. Și pentru că afacerea dvs. nu poate funcționa numai pe efort uman, vom detalia și modul în care software-ul de contabilitate vă poate sprijini echipa.

Contabilitatea întreprinderilor mici are nevoie de oameni și tehnologie

Deși software-ul de contabilitate este un must-have pentru orice afacere mică, nu poate face totul. Aveți nevoie de un om în spatele software-ului dvs. care să verifice de două ori numerele, să analizeze rezultatul, să coordoneze între sistemele neintegrate și să vă asigurați că afacerea dvs. nu este înșelată de furnizori înșelători sau de angajați frauduloși.

La minimum, aveți nevoie de cineva care să gestioneze statul de plată, cineva care să plătească vânzătorilor și să trimită facturi și cineva care să se ocupe de contabilitate în fiecare lună, astfel încât acestea să fie echilibrate la momentul taxelor.

Cofondatorul Dave ar putea să facă toate aceste lucruri, dar asta nu înseamnă că ar trebui să facă toate aceste lucruri pe termen lung. Dar, ca proprietar de afaceri mici, există momente în care trebuie să te descurci cu mai puțin.

Structura departamentului dvs. de contabilitate nu va arăta niciodată ca lista echipei dvs. de softball al companiei. Acestea nu sunt poziții de pe un card pe care trebuie să le umpleți; acestea sunt sarcini care trebuie îndeplinite printr-o combinație de roluri și resurse. Va trebui să dai dovadă de discreție ca lider organizațional pentru a-ți da seama exact cum arată acea combinație pentru afacerea ta și resursele pe care le ai.

Puteți folosi acest articol ca un plan pentru a vă construi propria structură, dar nu uitați să vă așteptați la fluiditate în funcție de dimensiunea afacerii dvs. (atât în ​​personal, cât și în volumul afacerii) și a capacităților echipei dumneavoastră.

5 sarcini contabile esențiale și cum să le rezolvați

În secțiunile de mai jos, ne vom uita la cinci sarcini esențiale de contabilitate de afaceri, abilitățile pe care ar trebui să le căutați pentru a gestiona aceste sarcini și semnalizările că aveți nevoie de întăriri. La sfârșit, vom analiza câteva moduri în care software-ul de contabilitate poate ajuta la fiecare sarcină și vom oferi un exemplu de structură de bază a departamentului de contabilitate pentru întreprinderi mici.

1. Facturare/facturare

De ce este important: Administrația pentru Afaceri Mici din SUA raportează că vânzările/fluxul de numerar scăzut au fost cauza principală a închiderii întreprinderilor mici din 2015 (ultimul an, Biroul de Recensământ din SUA a colectat astfel de date). Ce legătură are asta cu facturarea? Cu cât durează mai mult pentru ca clienții tăi să fie facturați, cu atât este nevoie de mai mult pentru a fi plătit. Trebuie să fiți plătit pentru a vă putea plăti angajații și vânzătorii. Dacă nu sunteți plătit corect și la timp, afacerea dvs. este expusă riscului de eșec din cauza fluxului de numerar scăzut.

Cine ar trebui să o facă: nu aveți nevoie de un CPA pentru a vă gestiona facturarea; oricine este bun cu numerele și are un ochi pentru detalii ar trebui să fie capabil să se ocupe de această sarcină. Pe lângă acuratețe, promptitudinea este crucială pentru facturare, așa că doriți pe cineva care este punctual și respectă termenele limită.

Semne că ai nevoie de ajutor:

• Clienții nu primesc facturile în timp util
• Clienții sunt facturați cu o sumă greșită
• Clienții nu plătesc suma potrivită sau la timp

2. Plăți/conturi de plătit

De ce este important: Institutul de Finanțe și Management raportează că, la organizațiile de top, un singur profesionist cu normă întreagă în conturi de plăți poate procesa aproape 23.000 de facturi pe an. Adică aproximativ 85 de facturi pe zi lucrătoare. Dacă plătiți doar câteva facturi odată, probabil că nu țineți pasul. Și dacă nu faceți din prioritate să vă plătiți furnizorii la timp, veți plăti taxe de întârziere sau, mai rău, veți pierde furnizorii. Nu doriți să amânați acest lucru decât după ce electricitatea este oprită.

Cine ar trebui să o facă: ca și în cazul facturării și al facturării, acuratețea și promptitudinea sunt esențiale atunci când vine vorba de conturile de plăți. Dacă organizația dvs. este mică, este în regulă ca o persoană sau o echipă mică să se ocupe de conturile de plătit și de încasat (facturare). În timp ce furnizorii dvs. ar trebui să fie de încredere pentru a vă factura cu acuratețe - făcând această sarcină puțin mai puțin implicată decât facturarea - acest rol ar trebui să fie ocupat de cineva care poate verifica din nou numerele de furnizor pentru a se asigura că nu sunteți suprafacturat sau taxat pentru bunuri sau servicii care au fost de fapt nu este furnizat.

Semne că ai nevoie de ajutor:

• Vânzătorii se plâng că nu sunt plătiți.
• În ciuda eforturilor lor, echipa dvs. de plăți nu poate ține pasul și efectuează plăți cu întârziere.
• Profesionist în conturi plătibile trebuie să lucreze ore suplimentare pentru a ține pasul.

3. Salarizare

De ce este important: așa cum sa discutat în articolul nostru despre cele mai bune practici de procesare a salariilor, dacă nu vă plătiți angajații la timp și nu le plătiți suma potrivită, veți începe să pierdeți membri ai personalului și atunci nu veți trebuie să vă mai faceți griji cu privire la conducerea afacerii dvs.

Cine ar trebui să o facă: atunci când afacerea ta este foarte mică (doi până la trei angajați), s-ar putea să scapi cu conturile tale de plătit și persoana de încasat să se ocupe și de salariile. Odată ce compania dvs. crește cu mult peste aceasta, veți avea nevoie fie de un specialist în salarizare cu experiență, fie de un serviciu de salarizare terță parte care să o facă pentru dvs. Ce face un bun specialist în salarizare? Pe lângă faptul că este punctual și meticulos, persoana dvs. de salarizare trebuie să lucreze bine cu ceilalți pentru a rezolva problemele inevitabile.

Semne că ai nevoie de ajutor:

• Angajații sunt plătiți de obicei cu întârziere.
• Angajații sunt scăpați sau plătiți în plus din cauza unor erori de scris.
• Angajatul responsabil de salarizare este copleșit și lucrează ore suplimentare pentru a obține salariile la timp.

4. Contabilitate

De ce este important: cărțile echilibrate sunt adevăratul nord al afacerii tale și ar trebui să te ajute să dormi liniștit noaptea ca proprietar de afaceri mici. O contabilitate bună înseamnă, practic, că toate facturile v-au fost plătite și că toți clienții v-au plătit ceea ce datorează și că ați ținut evidențe curate care arată la fel de mult. Deși s-ar putea să nu sune teribil de interesant, este absolut vital pentru bunăstarea financiară a afacerii tale, în același mod în care temperatura corpului tău ar trebui să fie întotdeauna în jurul valorii de 98 de grade plictisitoare și plăcute. Dacă cărțile tale sunt oprite, înseamnă că ceva a mers prost.

Cine ar trebui să o facă: într-un fel, orice altă sarcină din această listă se leagă de contabilitate, așa că aveți nevoie de cineva care este bine rotunjit, precis cu cifre și care lucrează bine cu ceilalți. În timp ce facturarea este responsabilă pentru trimiterea facturilor, iar conturile de plătit sunt responsabile pentru plata facturilor, contabilul dumneavoastră este responsabil în ultimă instanță pentru înregistrarea și ținerea evidenței tuturor acestor tranzacții și solduri. De asemenea, contabilul tău va lucra cu software de contabilitate aproape tot timpul, așa că trebuie să fie priceput în orice program de contabilitate pe care îl folosește afacerea ta.

Semne că ai nevoie de ajutor:

• Cărțile tale nu sunt echilibrate (sunt bani câștigați sau cheltuiți pe care nu îi poți contabiliza).
• Când trece timpul fiscal, vă lipsesc rapoartele și chitanțele necesare.
• La sfârșitul anului, trebuie să verificați cheltuielile personale pentru a localiza cheltuielile de afaceri.

5. Pregătirea taxelor

De ce este important: trebuie să plătiți guvernului ceea ce datorați, dar trebuie și să obțineți credit pentru toate deducerile pentru care vă calificați, astfel încât să nu plătiți mai mult decât atât. De asemenea, trebuie să trimiteți W2 tuturor angajaților dvs., astfel încât aceștia să își depună taxele la timp. Dacă nu credeți că acest lucru este important, așteptați până când IRS vine cu o listă lungă de întrebări la care nu aveți răspunsuri.

Cine ar trebui să o facă: un profesionist. În mod ideal, fie un CPA din personal, fie de la o firmă externă, care vă poate reprezenta afacerea la IRS, dacă este necesar. În timp ce perioada de impozitare vine doar o dată pe an, este o prostie să crezi că trebuie să-ți faci griji doar pentru câteva zile sau săptămâni înainte de termenul limită. Rămâneți la curent cu cheltuielile și veniturile pe tot parcursul anului și înregistrarea lor corectă în ceea ce privește implicațiile lor fiscale, face o diferență uriașă atunci când vine momentul impozitării. Contabilul dvs. ar trebui să lucreze cot la cot cu oricine este responsabil cu pregătirea impozitelor pentru a se asigura că are tot ce le trebuie pentru a vă pregăti în mod riguros și precis declarația fiscală.

Semne că ai nevoie de ajutor:

• Încercați să vă faceți singur impozitele pe afaceri la sfârșitul anului și vă străduiți să găsiți rapoartele și formularele potrivite.
• Sfârșiți cu o rambursare mult mai mare sau o sumă datorată la sfârșitul anului decât anul precedent și nu vă puteți explica de ce.
• După ce vă depuneți taxele, primiți o notificare de audit de la IRS și nu sunteți pregătit să răspundeți la întrebările lor.

Cum poate ajuta software-ul de contabilitate

Facturare automată: să presupunem că aveți un client care comandă 10 kilograme de cafea în fiecare lună. Prima dată când comandă, completați un șablon de factură cu toate informațiile lor, apoi îl setați să trimită în aceeași zi în fiecare lună. Dacă doresc să-și mărească sau să scadă comanda, să omite o lună sau să o anuleze, tot ce trebuie să facă specialistul în facturare este să intre și să modifice setările. Dar în restul timpului, această factură iese ca un ceas.

Plăți automate: orice software de contabilitate bun își va aminti o factură după ce ați plătit-o prima dată, permițând specialistului dvs. în plăți să configureze o plată automată data viitoare când o factură similară primește de la același furnizor. Funcțiile avansate includ urmărirea plăților – astfel încât să puteți vedea când a fost primită plata – și aprobări automate, astfel încât să nu trebuiască să semnați digital un formular de fiecare dată când managerul de birou comandă mai multă suc pentru sala de pauză.

Salarizare: Software-ul de salarizare este suficient de complex încât este o funcție încorporată doar pentru cei mai mari jucători din spațiul software-ului de contabilitate, cum ar fi QuickBooks Online (cel mai bun instrument de cinci ani în lista noastră „Top 20 Cele mai populare software de contabilitate”). Așadar, în loc să căutăm un instrument de contabilitate care se ocupă și de salarizare, vă recomandăm să încercați unul dintre aceste instrumente care se integrează cu aplicațiile populare de salarizare pentru a ușura viața specialistului dvs. de salarizare prin automatizarea lucrurilor precum depozitul direct și impozitele reținute.

Contabilitate automată: Software-ul de contabilitate Contabilitatea este inclusă în toate programele de contabilitate, păstrând o evidență curată a tuturor banilor care vin și ies din afacerea dvs. și semnalând orice discrepanțe. Acest lucru permite contabilului dvs. să acționeze mai mult ca un controler, introducând date în software și verificând numerele, mai degrabă decât să petreacă oră după oră cu introducerea obositoare a datelor și matematică simplă și repetitivă.

Pregătirea impozitelor: Software-ul de contabilitate nu vă poate face impozitele în locul dvs., dar poate înregistra și organiza toate datele necesare și poate furniza formularele fiscale necesare, astfel încât, atunci când vine timpul fiscal, puteți face clic pe câteva butoane pentru a produce rapoarte pentru contabilul dvs. în loc să arunce o cutie de pantofi cu chitanțe pe biroul lor.

O structură de bază a departamentului de contabilitate pentru întreprinderile mici

Acum că am subliniat elementele esențiale, să ne uităm la o structură de bază a departamentului de contabilitate cu care ar putea începe afacerea dvs.:

O configurație ca aceasta vă va acoperi practic pentru orice nevoie de contabilitate a întreprinderilor mici, dar există spațiu pentru flexibilitate. S-ar putea ca contabilul să se ocupe singur de conturile de plătit/de încasat dacă afacerea dvs. este suficient de mică, sau ați putea descoperi că este mai logic să aveți o firmă externă care să se ocupe de salarizare dacă devine copleșitoare.

Lucrul important pentru tine, ca lider de afaceri mici, este să monitorizezi creșterea și să te adaptezi după cum este necesar (nu aștepta până când salariile au întârziat trei cicluri consecutive pentru a obține ajutor).

În aceeași notă, greșește întotdeauna cu prudență atunci când vine vorba de a obține ajutor profesional. Nu știi ce nu știi și este mult mai important să-ți faci contabilitatea corectă fără a te epuiza decât să economisești puțini bani.

Care este gama ta de contabilitate pentru întreprinderile mici?

În timp ce acest articol a analizat pozițiile de bază ale departamentului de contabilitate, pe măsură ce compania dvs. crește, va trebui să extindeți aceste echipe și să adăugați noi poziții, cum ar fi un CFO și analiști financiari, pentru a muta accentul de la a rămâne pe linia de plutire la creștere.

De asemenea, nu trebuie să fii un expert în fiecare domeniu al afacerii tale, trebuie doar să-i asculți pe cei care știu mai multe decât tine. Dacă contabilul principal vă spune că este timpul să începeți să vă externalizați statul de plată, ascultați-i.