Cum să treci pe lideri prin situațiile financiare ale companiei

Este perioada din an în care te așezi cu liderii de afaceri pentru a prezenta cifrele. Te întâlnești cu lovituri în cot și îi implici într-o discuție mică, mai ales despre vreme. Acum, trebuie să te apuci de treabă: „Cum a evoluat compania?”

Provocarea comunicării informațiilor financiare este că este o limbă străină pentru majoritatea. Puțini vorbesc sau înțeleg vocabularul principiilor contabile general acceptate (GAAP) și al raportării financiare: angajamente versus numerar, active și pasive și debitul versus creditul folosit în mod obișnuit (dar uluitor).

Indiferent dacă sunteți un director financiar (CFO), un contabil independent, un întreg departament financiar sau o firmă financiară de externalizare, trebuie să învățați cum să traduceți detaliile financiare pentru liderii non-contabili. Căutând modalități de a furniza în mod eficient informații financiare părților interesate, puteți oferi o perspectivă de afaceri pe care numai finanțele o pot oferi.

Iată un ghid în șase pași pentru a articula mai bine informațiile financiare pentru liderii tăi și câteva instrumente și sfaturi care te vor ajuta pe parcurs.

Trei rapoarte utilizate în mod obișnuit pentru raportarea financiară sunt bilanțurile, situațiile de venit și situațiile fluxurilor de numerar. Ele oferă un bun punct de plecare și o viziune de ansamblu asupra afacerii, dar atunci când nu sunt simplificate pentru ca conducerea să le înțeleagă, nu sunt suficiente pentru a lua decizii la nivel departamental sau general de afaceri.

Pentru liderii de afaceri blocați de multe responsabilități de zi cu zi, încercarea de a identifica tendințele majore în timp ce studiază detaliile raportului devine dificilă. Acest lucru determină multe persoane potențiale de afaceri să utilizeze în mod selectiv informațiile financiare care le-au fost furnizate.

Un studiu Gartner relevă că aproximativ 90% dintre managerii de afaceri nu reușesc să ia în considerare implicațiile financiare ale deciziilor lor, iar această supraveghere compromite peste 3% din venitul net al unei afaceri medii (cercetare completă disponibilă pentru clienții Gartner).

Acesta, în nici un caz, este un număr mic, pentru întreprinderile mici și mijlocii (IMM-uri) cu creștere rapidă, cu lipsă de numerar și poate echivala cu pierderea banilor pentru o nouă campanie de marketing, angajarea mai multor resurse sau investiția în tehnologie nouă.

Deci, primul pas este să vă faceți rapoartele financiare mai semnificative și mai contributive pentru lideri. Filtrați cele mai importante valori financiare care le oferă informații relevante despre partea lor din afacere.

Sfaturi pro pentru a selecta indicatori financiari importanți:

• Rapoartele financiare sunt în general prezentate „după fapt”. Faceți-le mai orientate spre viitor, dezvăluind care domenii ale afacerii sau departamentului general câștigă bani și cresc și care se micșorează.
• Împărțiți-vă rapoartele în tendințe și întrebați „Și ce?” de la datele dvs. până când ajungeți la un raționament care este util pentru liderii de afaceri.
• Discutați cu liderii despre deciziile importante pe care doresc să le ia în trimestrul sau anul următor. Pregătiți-vă rapoartele în jurul acelor priorități cheie și evidențiați provocările cu care se confruntă.
• Aliniați-vă rapoartele la obiectivele companiei dvs. Pentru a optimiza profitabilitatea, de exemplu, efectuați o analiză de către concurenți a punctelor de preț ale produselor, a numărului de angajați și a volumului vânzărilor.

Poveștile pot depăși decalajul dintre rezultatele financiare și înțelegerea afacerii. Alegeți povești pentru a comunica cifrele din situațiile dvs. financiare.

Furnizarea de informații financiare sub formă de povești convingătoare va provoca discuții și va permite luarea deciziilor. Provocarea pentru tine este să identifici povești individuale, care pot inspira schimbare și înțelegere la nivel de companie.

Sfaturi profesioniste pentru a căuta povești din spatele numerelor:

• Colaborați cu liderii departamentelor pentru a înțelege mai bine „cum” și „de ce” pentru veniturile și costurile lor. Cereți-le să vă pună în legătură cu persoana de contact potrivită din cadrul departamentului lor. Fii curios, pune întrebări bune și ascultă ce au de spus.
• Utilizați tehnici de vizualizare a datelor pentru a vizualiza valorile aberante, precum și valorile medii pentru datele dvs. financiare și investigați dacă există povești bune în ele.
• După ce ați selectat poveștile, rulați-le prin intermediul experților din departament pentru a evita părtinirea de confirmare.

Reduceți complexitatea inutilă din rapoartele dvs. financiare pentru a le face mai utile pentru lideri.

Prezentați datele urmând principiul „mai puțin este mai mult” pentru a fi succint, dar furnizați mai multe informații dacă facilitează înțelegerea.

Sfaturi profesioniste pentru a reduce informațiile inutile din rapoartele financiare:

• Uitați-vă la ce tip de informații au cerut liderii în trecut și eliminați părțile inutile care vă aglomera mesajul.
• Furnizați calcule finale în raport, astfel încât cititorii să se poată concentra mai mult pe studierea datelor decât să se complacă în matematică mentală.
• Folosiți puncte de date comparative (din anii anteriori sau efectiv vs. bugetat) și diferențe procentuale pentru a facilita pentru lideri să evalueze cât de bune sau rele sunt cifrele.
• Faceți un „test de lift”. Imaginați-vă dacă vă aflați într-un lift cu liderul dvs. și ar trebui să vă transmiteți mesajul clar și pe scurt până ajunge la etajul dorit. Acest lucru vă va ajuta să înțelegeți dacă informațiile dvs. sunt suprasolicitate sau dacă conțin indicii centrale succinte.

Îmbunătățind modul în care comunicați informațiile financiare, oferiți factorilor de decizie instrumente adecvate pentru a optimiza operațiunile și a rămâne competitivi. Accelerați rata și calitatea analizei dvs. investind în soluția tehnologică potrivită.

Raportarea financiară manuală vă poate bloca operațiunile cu probleme la fel de mici precum controlul versiunilor, comutarea între e-mailuri pentru a trimite fișierul potrivit sau chiar pur și simplu actualizarea datelor dvs. financiare.

Un software eficient vă va elibera de sarcinile de contabilitate și evidență manuală și vă va ajuta să urmăriți cu acuratețe tendințele pentru a genera informații mai bogate. Și mai bine, majoritatea ofertelor de software de astăzi oferă soluții de securitate a datelor, care sunt vitale pentru echipele financiare și contabile.

Sfaturi profesioniste pentru automatizarea raportării informațiilor financiare:

• Investește în software de contabilitate pentru a-ți elibera timp pentru analiză și pentru a obține rapoarte mai ușor și cu mai multă acuratețe. Software-ul vă va ajuta să vă gestionați eficient sarcinile de rutină și să adăugați mai multă valoare afacerii. Puteți începe cu soluții software de contabilitate gratuite dacă sunteți nou în automatizarea financiară. Sunt accesibile și vă pot oferi funcționalitate completă la costuri minime sau deloc.
• Dacă depășiți funcționalitățile de bază oferite de software-ul gratuit, veți fi bine servit cu soluții de raportare financiară în suite, cu procese integrate de contabilitate și bugetare, cum ar fi salarizare, bugetare etc.
• Mergeți cu un pas mai sus alegând soluții software bazate pe cloud pentru o mai bună securitate și acces la datele dvs.

Dacă nu este bine planificat, chiar și cea mai bună analiză poate fi făcută fără valoare. Susține-ți informațiile cu prezentări puternice de tablou de bord. Puteți insufla o combinație de abilități de vizualizare și prezentare a datelor cu un software de raportare financiară pentru o comunicare eficientă.

Un software de raportare financiară vă poate permite să formatați câmpuri personalizate pentru a urmări și prezenta cele mai importante informații pentru a oferi o mai bună vizibilitate asupra funcționării diferitelor departamente.

Sfaturi profesioniste pentru a vizualiza informațiile pentru raportarea financiară:

• Vizualizați cum doriți să vă prezentați analiza. Începeți cu o hârtie goală și schițați cum vă așteptați să arate datele dvs. la momentul prezentării.
• Fii specific. De la coloanele de date la exemplele pe care doriți să le includeți, desenați-le pe toate atunci când vă vizualizați informațiile. În cele din urmă, asigurați-vă că cunoștințele dvs. adaugă valoare pentru lideri.
• Investiți în software de raportare financiară care vă poate combina situația financiară într-un afișaj ușor de scanat și poate afișa informații cu grafice și diagrame interactive.

Nimeni nu înțelege mai bine valoarea auto-auditului decât echipele financiare și contabile.

Solicitați reacții de la lideri cu privire la cât de bine ați fost în furnizarea de informații financiare care au răspuns nevoilor lor. Și dacă aceste informații i-au ajutat, este bine să colectați feedback despre cum.

Aceste urmăriri vă vor ajuta să păstrați aspectele bune ale raportării financiare și să corectați zonele care nu adaugă valoare luării deciziilor. De asemenea, vă va ajuta să alegeți indicatori financiari mai eficienți pentru rapoartele viitoare.

Sfaturi profesioniste pentru a urmări liderii:

• Stabiliți întâlniri individuale cu CEO-ul și șefii de departamente pentru a le căuta părerile despre rapoartele dvs. Aveți o conversație sinceră și deschisă.
• În acest moment, nu da lămuriri și nu apăsa nevoile tale financiare asupra lor. Ascultă nevoile lor. Puteți discuta despre provocările care v-au împiedicat să abordați problemele pe care le-au subliniat ulterior.

Efectuarea sarcinilor contabile de rutină în conformitate cu liniile directoare de conformitate este minimul de bază. Este esențial ca finanțele să adauge valoare, asigurându-se că liderii de afaceri înțeleg modul în care acțiunile lor influențează rezultatul final.

Faceți din prezentările dvs. financiare ceva ce dvs. și liderii așteptați cu nerăbdare cu pașii de mai sus.