Cum să alegi cel mai bun software de urmărire a timpului în 7 pași

Revoluția digitală a provocat companiile să descopere cum să se adapteze la un nou mod de a conduce organizațiile.

Indiferent dacă compania dvs. a decis să preia o configurație de lucru complet la distanță, hibridă sau back-to-office, sunt șanse să utilizați instrumente virtuale pentru a o gestiona. Aceasta înseamnă implementarea anumitor sisteme digitale sau bazate pe cloud în loc să se bazeze pe vechile procese manuale.

Un proces care poate beneficia în special de pe urma digitizării este urmărirea timpului la locul de muncă.

Software-ul de monitorizare a angajaților a crescut cu 59% de la începutul pandemiei. Urmărirea timpului prin intermediul software-ului digital facilitează ca managerii să țină evidența muncii echipelor lor fără a fi nevoiți să le microgestioneze.

În această postare pe blog, vom analiza toate beneficiile utilizării unui instrument de urmărire a timpului și vă vom arăta cum să alegeți instrumentul de urmărire a timpului potrivit pentru dvs. și echipele dvs.

Beneficiile software-ului de urmărire a timpului

Aproximativ 95% dintre lucrătorii din SUA sunt bucuroși să își urmărească timpul. De ce? Ei sunt de acord că timpul de urmărire cu precizie este important.

Motivul pentru care acest număr este atât de semnificativ este că acești oameni au văzut celelalte beneficii pe care software-ul de urmărire le poate avea atât pentru companie, cât și pentru angajații săi.

Deci, de ce ar trebui companiile să înceapă să utilizeze software de urmărire a timpului, pentru început?

Iată câteva motive.

Beneficiul #1: Software-ul de urmărire a timpului îmbunătățește productivitatea

Dacă scopul tău la locul de muncă este de a maximiza timpul și energia, urmărirea timpului este o practică extrem de benefică.

Le permite oamenilor să monitorizeze unde le trece timpul și să își reorganizeze programele în consecință.

Când angajații își urmăresc timpul, ei pot vedea ce sarcini ar putea să nu aducă rezultatele dorite și să le reprogrameze sau chiar să le elimine în viitor.

Pe lângă o mai bună înțelegere a sarcinilor care sunt valoroase (și care nu sunt), angajații pot înțelege și cât timp petrec anumite sarcini.

De asemenea, accesul la software-ul de urmărire a timpului le permite managerilor să analizeze volumul de lucru al echipelor lor și să vadă dacă trebuie să adauge mai mulți oameni – sau să introducă instrumente care ar putea ajuta angajații să economisească timp, energie și resurse.

Beneficiul #2: Software-ul de urmărire a timpului îmbunătățește transparența

Locuirea cu pumnul cu prietenii are loc în unele locuri de muncă, determinând companiile să piardă 373 de milioane de dolari pe an. De fapt, 16% dintre angajații din SUA și 34% dintre angajații canadieni recunosc că au lovit cu pumnul.

Deci, furtul de timp este o mare problemă pentru multe companii. Contabilii spun că 92% dintre clienții lor se confruntă cu furtul de timp.

Datorită urmăririi timpului, managerii pot urmări în orice moment la ce lucrează angajații. În același timp, membrii echipei pot avea o imagine de ansamblu mai bună asupra a ceea ce fac colegii lor și a sarcinilor pe care le îndeplinesc în prezent.

Prin urmare, utilizarea software-ului de urmărire a timpului asigură o mai bună transparență în cadrul echipelor.

Beneficiul #3: Software-ul de urmărire a timpului îmbunătățește profitabilitatea

Când productivitatea într-o organizație se îmbunătățește, creșterea afacerii vine de la sine.

Companiile care doresc să economisească timp, să maximizeze veniturile și să scadă ratele de rotație a angajaților ar putea descoperi că software-ul de urmărire a timpului poate juca un rol în efortul de a îmbunătăți productivitatea companiei – și, la rândul său, de a îmbunătăți și profitabilitatea.

Și anume, software-ul de urmărire a timpului ajută echipele să organizeze mai bine și să prioritizeze sarcinile - să se concentreze mai mult pe activități profitabile.

De asemenea, urmărirea timpului permite echipelor să urmărească costurile proiectului și să determine dacă proiectele menționate sunt profitabile - în raport cu timpul alocat acestora.

Cum să alegi software-ul de urmărire a timpului

Deci, acum că știm de ce software-ul de urmărire a timpului este atât de benefic, întrebarea este: cum ajunge o companie la instrumentul de urmărire a timpului care este potrivit pentru ei?

Iată câțiva pași de urmat atunci când căutați cel mai bun software de urmărire a timpului angajaților pentru compania dvs. - plus câteva sfaturi utile de urmărire a timpului.

Pasul #1: Consultați echipa

La fel ca orice în managementul afacerilor, nu există soluții unice pentru urmărirea timpului angajaților.

În primul rând, trebuie să luați în considerare provocările și punctele forte unice ale angajaților dvs.

Așadar, cel mai bine ar fi să consultați cel puțin una dintre echipele/departamentele dvs. despre funcțiile de urmărire a timpului pe care ar dori să le folosească.

Poate că respectiva echipă/departament vrea mai multă autonomie – așa că, utilizarea unui instrument de urmărire a timpului care monitorizează activitatea pe ecran ar putea fi contraproductivă.

Sau, poate că au nevoie de un instrument care să aibă etichetare geografică care să permită oamenilor să se conecteze din diferite locații – care este o soluție excelentă pentru lucrătorii de teren, de exemplu.

Totul depinde de ceea ce au nevoie cel mai mult angajații tăi - de aceea ar trebui să-i consultați în timpul procesului de selectare a aplicației de urmărire a timpului pe care o vor folosi.

O astfel de abordare va asigura, de asemenea, un buy-in mai mare odată ce începeți să utilizați instrumentul ales.

Pasul 2: Gândește-te la ceea ce vrei să obții cu urmărirea timpului

Înainte de a alege un instrument de urmărire a timpului, gândiți-vă la ceea ce doriți să obțineți folosindu-l.

Și asigurați-vă că obiectivele de urmărire a timpului sunt aliniate cu obiectivele de urmărire a timpului ale echipelor dvs.

Amintiți-vă că angajații dvs. care nu sunt confortabili în utilizarea unui anumit instrument au puțin de-a face cu implementarea instrumentului și mai mult de a face cu stabilirea limitelor potrivite.

Obiectivele dvs. pentru utilizarea software-ului de urmărire a timpului pot include:

• O mai bună gestionare a timpului,
• Scăderea absenteismului,
• Optimizarea interacțiunilor la locul de muncă și
• Minimizarea efectului distragerii atenției.

Acum, când vine vorba de angajați, va trebui să luați în considerare câteva obiective suplimentare, pentru a le lega cu eforturile dvs. de urmărire a timpului.

Cel mai important obiectiv de luat în considerare este asigurarea confidențialității oamenilor.

Așadar, faceți o practică să urmăriți doar ceea ce trebuie urmărit și să lăsați restul în seama angajaților.

În plus, urmăriți numai dispozitivele deținute de companie sau dispozitivele personale utilizate în scopuri profesionale.

Pasul #3: Obțineți câteva opțiuni și comparați

Odată ce aveți parametrii, obiectivele și acceptarea echipei, puteți începe să cumpărați cel mai bun software de urmărire a timpului.

Faceți o listă cu aplicațiile de urmărire a timpului care sunt:

• În limita bugetului dvs. și
• Aveți caracteristicile de care au nevoie angajații dvs. pentru a-și atinge obiectivele de urmărire a timpului.

Apoi, faceți o comparație între acești parametri și evaluați aplicațiile în funcție de cât de bine pot efectua activitățile de care aveți nevoie.

Consultați această listă cu cele mai bune instrumente de urmărire a timpului în 2022 pentru a obține un avans în selectarea celor mai bune opțiuni existente.

Pasul #4: Alegeți software-ul

Odată ce ați adunat o listă de aplicații de intrare și oprire care vi se potrivesc cel mai bine, este timpul să ajungeți la singurul instrument pe care îl veți folosi în continuare.

Cel mai bine este să selectați o singură bucată de software pentru întreaga companie, astfel încât să nu trebuie să plătiți pentru mai multe servicii.

Acest lucru vă va ajuta, de asemenea, să evitați construirea de silozuri și crearea confuziei în cadrul diferitelor echipe și departamente.

Pasul #5: Întindeți încet

După cum am stabilit deja, alegerea unui software de urmărire a timpului este o decizie majoră care ar putea afecta anii de operațiuni.

Deci, odată ce ați făcut alegerea, introduceți software-ul încet.

În primul rând, aveți o perioadă de probă pentru a evalua funcționalitatea instrumentului de urmărire a timpului și pentru a vă asigura că este instrumentul pe care doriți să îl utilizați cu adevărat în operațiunile dvs. de zi cu zi.

Cu toate acestea, evitați să schimbați instrumentele prea des - pentru a evita ca angajații dvs. să învețe cum să folosească instrumente noi la fiecare două luni.

Pasul 6: Obțineți feedback

De asemenea, așa cum sa stabilit anterior, cea mai bună aplicație de urmărire a timpului este cea cu care angajații tăi se vor simți cel mai confortabil.

La urma urmei, în cele din urmă, decizia dacă ați făcut alegerea corectă depinde în cele din urmă de persoanele care vor folosi instrumentul de urmărire a timpului.

Așadar, încercați să obțineți feedback de la angajații dvs. despre cât de practic este instrumentul după ce l-au folosit o perioadă.

O modalitate eficientă de a obține feedback este să lansați un sondaj după perioada de probă a instrumentului și să îi cereți angajaților să-și împărtășească experiența în utilizarea acestuia.

Puteți analiza factori precum:

• Ușurință în utilizare,
• Confort cu instrumentul și
• Atingerea obiectivelor dorite.

Pasul #7: Implementați la nivelul întregii companii

După ce ați găsit instrumentul potrivit și ați avut o echipă de testare/departament care aprobă utilitatea acestuia după o perioadă de probă, este timpul să utilizați instrumentul de urmărire a timpului la nivel de companie, în mod oficial.

Așadar, începeți să introduceți instrumentul altor echipe și departamente și oferiți cât mai multă instruire posibil.

Asigurați-vă că toată lumea a învățat cum să folosească instrumentul înainte de a deveni sever în privința conformității.

Amintiți-vă – puțină răbdare va ajuta mult în această fază de tranziție.

Dacă utilizați deja un instrument de urmărire a timpului – fie digital sau tradițional – atribuiți o perioadă de timp în care angajații vor avea șansa de a migra fără probleme de la vechea soluție la cea nouă.

De asemenea, primiți feedback în mod constant pe măsură ce mergeți.

Așadar, acordați-vă timp atunci când implementați instrumentul, dar setați și o dată completă de lansare, astfel încât angajații să nu devină prea relaxați în ceea ce privește învățarea și obișnuirea cu noul instrument de urmărire a timpului.

Încheiere: Urmărirea timpului angajaților vs Micromanaging

Urmărirea timpului angajaților poate fi uneori simțită ca un micromanagement - dar numai atunci când managerii și părțile interesate o implementează prea în grabă, fără a lua în considerare nevoile angajaților.

Acordați-vă timp pentru a comunica modul în care aceste instrumente vă vor aduce beneficii atât pe dvs., cât și pe angajații dvs. și asigurați-vă că urmăriți o situație de câștig-câștig în orice moment.

Amintiți-vă că echipele voastre ar trebui să fie de partea dvs. Modul în care implementați instrumentele va juca un rol important în atingerea acestui obiectiv.

️ Cum îți ții evidența timpului la serviciu? Există vreun instrument pe care l-ați găsit deosebit de util? Scrieți-ne la [email protected] pentru a avea șansa de a avea răspunsul dvs. prezentat în acest sau unul dintre articolele noastre viitoare. Și, dacă ați găsit extrem de utile sfaturile noastre despre cum să alegeți cel mai bun software de urmărire a timpului, împărtășiți acest articol persoanelor despre care știți că ar beneficia de el.