Cum să alegi un sistem telefonic de afaceri

Orice afacere are nevoie de un serviciu telefonic. Aveți clienți de apelat, furnizori cu care să negociați și echipe de coordonat. Sigur, puteți utiliza e-mail, smartphone-uri și aplicații de mesagerie. Dar nimic nu se apropie cu adevărat de propriul tău sistem telefonic de afaceri fiabil, proiectat în mod intenționat pentru a optimiza comunicațiile bazate pe voce și pentru a vă ajuta compania să păstreze legătura cu oamenii care contează. În plus, având un număr de telefon de afaceri, afacerea dvs. arată credibilă - oamenii se așteaptă să vadă numere de telefon reale pe site-ul web sau pe pagina de socializare a unei afaceri legitime.

Totuși, nu toate sistemele telefonice sunt la fel.

Pentru a ști care sistem telefonic funcționează cel mai bine pentru afacerea dvs., trebuie să vă puneți câteva întrebări cheie:

1. Ar trebui să folosesc un telefon fix tradițional sau să mă abonez la serviciul Voice over Internet Protocol ( VoIP )?
2. Ar trebui să folosesc sisteme telefonice complete care vin cu hardware desktop sau doar telefoane virtuale care pot fi activate pe orice dispozitiv?
3. Dacă folosesc VoIP, ar trebui să îl am on-premises sau să merg pe cloud?
4. Care este cel mai bun serviciu telefonic pentru afaceri în ceea ce privește industrie, buget, număr de angajați, locații de birouri și bază de clienți?

Prezentare generală rapidă:

• Care este diferența dintre un sistem de telefonie fix și VoIP pentru afaceri?
• Cum să identificați sistemul telefonic potrivit pentru afacerea dvs
• Tipuri comune de sisteme telefonice pentru afaceri
• Cele mai bune practici atunci când alegeți un serviciu telefonic pentru afaceri

Iată un tabel care compară caracteristicile cheie ale celor două tipuri de sisteme telefonice de birou.

Care este diferența dintre un sistem de telefonie fix și VoIP pentru afaceri?

Cum să identificați sistemul telefonic potrivit pentru afacerea dvs

Atunci când decideți să instalați, să faceți upgrade sau să înlocuiți un sistem telefonic de afaceri, trebuie să luați în considerare câțiva factori cheie. În primul rând, luați în considerare activitățile dvs. de afaceri, volumul de apeluri așteptat, obiectivele și bugetul.

Iată principalii factori pe care veți dori să-i examinați atunci când comparați furnizorii de telefonie de afaceri:

• Cost
• Fiabilitate
• Securitate
• Mobilitate
• Scalabilitate
• A sustine
• Caracteristici incluse

Cost

Acesta ar putea fi factorul principal care afectează multe decizii legate de sistemul telefonic. Fiabilitatea ar trebui să fie pe primul loc, dar dacă acesta este punctul de top de pe agenda ta, atunci poți găsi pachete de telefon fix sau VoIP la prețuri accesibile pentru afacerea ta.

Dacă nu aveți încă un sistem, alegerea sistemelor VoIP este opțiunea mai inteligentă. Acest lucru se datorează faptului că costurile de instalare, de distanță lungă și de funcționare pentru sistemele telefonice VoIP sunt în general mai mici în comparație cu serviciile de telefonie fixă ​​. Cu toate acestea, dacă aveți deja un sistem tradițional, puteți opta pentru un upgrade sau un sistem hibrid, în funcție de nevoile afacerii dvs.

Înrudit: Cât costă o linie telefonică de afaceri?

Fiabilitate

Pentru a conduce o afacere bună, trebuie să aveți canale de comunicare fiabile și accesibile pentru echipe, furnizori, parteneri și clienți. Fără aceasta, continuitatea afacerii va fi compromisă și veți pierde încrederea oamenilor care rulează sau se bazează pe operațiunile dvs., precum și veniturile potențiale care ar fi putut fi generate în timpul nefuncționării.

Examinați gestionarea riscurilor, politica de siguranță și planurile de rezervă ale furnizorilor de servicii înainte de a vă înscrie.

Securitate

Un sistem telefonic de afaceri ar trebui, de asemenea, să fie complet securizat pentru a preveni frauda, ​​programele malware și tentativele de phishing ale entităților ostile. Rețineți totuși că securitatea nu implică doar serviciul telefonic în sine, ci și propriile resurse interne. Parteneriți numai cu furnizori de servicii bancabili cu criptare, autentificare, arhitectură de redundanță și alte sisteme de securitate.

Mobilitate

Companiile inteligente și de succes au aproape întotdeauna o mobilitate mai mare decât colegii lor. Sistemele telefonice VoIP vă permit să efectuați și să primiți apeluri oriunde, chiar și atunci când vă aflați în afara sediului. În schimb, sistemele telefonice tradiționale necesită să fii la birou pentru a folosi telefonul.

Alegeți servicii care oferă aplicații mobile și desktop care permit personalului dvs. să se conecteze cu echipe și clienți oricând și oriunde se află.

Colaborare

Unele sisteme de telefonie fixă ​​permit apeluri în trei . Serviciile VoIP oferă mult mai mult. Acestea includ conferințe video pentru participanți nelimitați și integrarea cu instrumente de colaborare și productivitate, inclusiv CRM-uri și e-mail.

Scalabilitate

Afacerile au nevoie de agilitate operațională, fie că se extind sau își reduc dimensiunile. În aceste perioade, resursele ar trebui reconfigurate pentru a se potrivi cu amploarea operațiunilor de afaceri în care sunt utilizate.

Când vă gândiți la stabilitatea afacerii dvs., iată de ce contează pentru tipul de sistem telefonic pentru afaceri pe care îl alegeți:

• Afacerea dvs. depinde în mare măsură de apelurile vocale sau funcționează bine cu o cerință minimă de telefonie?
• Care sunt planurile dumneavoastră de creștere strategică?
• Angajați o echipă de vânzări energică?
• Trebuie să integrați un sistem telefonic?
• Dacă trebuie să atrageți mai mulți clienți pentru a vă extinde, atunci un sistem telefonic de încredere este o necesitate.

Ușurința cu care o astfel de reconfigurare poate fi implementată are un impact asupra productivității, printre alte măsuri de performanță.

Înrudit: De câte linii telefonice am nevoie pentru afacerea mea?

A sustine

Întotdeauna ți-ai dori asistență de calitate pentru clienți pentru afacerea ta. Alegeți furnizori de servicii cu un istoric clar de asistență excelentă pentru clienți.

Caracteristici incluse

Telefoanele fixe practic au încetat să evolueze și probabil vor deveni învechite pe viitor. Dacă aveți nevoie să vă protejați sistemele de comunicații în viitor cu toate caracteristicile emergente care vor deveni imperative mai târziu, atunci alegerea unui sistem VoIP robust este mișcarea potrivită.

Cu un sistem virtual de telefonie pentru afaceri , puteți integra telefonia cu platformele tehnologice ale afacerii dvs., cum ar fi e-mailul, conferința video, faxul virtual, productivitatea, formarea angajaților, software-ul ERP și CRM.

Înrudit: Cum să configurați un sistem telefonic virtual (4 pași simpli)

Tipuri comune de sisteme telefonice pentru afaceri

După cum sa discutat anterior, există două tipuri principale de sisteme telefonice bazate pe conexiune: fix și VoIP. Cu toate acestea, există subtipuri și variante hibride despre care ar trebui să știți și:

1) Sisteme telefonice virtuale

Soluții bazate pe software, ambalate ca aplicații bazate pe browser, desktop sau mobile, care vă permit să efectuați și să primiți apeluri prin Internet. Numit și softphone .

• Pro: accesibil și foarte ușor de instalat, implementat și utilizat
• Contra: Nu este un sistem telefonic cu funcții complete
• Cel mai bun pentru: întreprinderi mici cu un buget restrâns și pentru afaceri cu personal sau contractori desfășurați în mai multe locații.

2) Sisteme de telefonie fixă

Utilizați fire de cupru pentru a transmite comunicațiile vocale. Se mai numește și telefon analogic.

• Pro: Foarte stabil și de încredere
• Contra: relativ mai costisitor de instalat, întreținut și scalat; S-ar putea să devină învechit pe drum
• Cel mai bun pentru: întreprinderile mici care au deja un telefon fix și nu necesită upgrade de telefonie; Oameni cărora le place tehnologia vintage

3) sisteme de telefonie VoIP

Transmite vocea ca date prin Internet.

• Avantaje: O gamă largă de capabilități, caracteristici și integrări software care sunt esențiale pentru majoritatea companiilor de astăzi; poate fi scalat cu ușurință; accesibil
• Contra: Poate fi dezactivat în caz de întrerupere a curentului, cu excepția cazului în care aveți o sursă de alimentare de urgență sau furnizorul are capabilități de siguranță.
• Cel mai bun pentru: afaceri de viitor de toate tipurile, dimensiunile și industriei

4) Sisteme cloud și on-premise

Sisteme VoIP a căror singură diferență este locația în care este găzduit centrala telefonică (PBX). Denumite și IP PBX , sistemele locale implică un server principal conectat la LAN (situat în locația clientului) care primește și transmite apeluri prin intermediul unui telefon fix tradițional, precum și prin Internet. Pe de altă parte, sistemele cloud sau PBX găzduite se referă la sistemele VoIP al căror PBX este găzduit de furnizor.

• Avantaje: PBX-urile bazate pe cloud sunt, în general, mai puțin costisitoare de configurat și întreținut
• Contra: În sistemele locale, întreținerea PBX-ului este responsabilitatea abonatului serviciului. Cel mai bun pentru: sistemele locale sunt excelente pentru echipele care doresc un control mai mare asupra instrumentelor lor de comunicare; Sistemele bazate pe cloud sunt bune pentru companiile care nu doresc să-și asume responsabilitatea suplimentară de a-și gestiona propriul PBX.

Înrudit: Cum obțin un număr de telefon al companiei?

Cele mai bune practici atunci când alegeți un serviciu telefonic pentru afaceri

Iată câteva sfaturi care vă vor ajuta să identificați cel mai bun sistem de telefonie pentru compania dvs.:

1. Înțelegeți de ce trebuie să faceți upgrade, să instalați sau să înlocuiți un serviciu telefonic de afaceri.
   • Care sunt obiectivele tale?
   • Ce sistem – dacă există – utilizați în prezent?
   • De ce caracteristici și capabilități specifice aveți nevoie într-un serviciu telefonic?
2. Evaluați volumul de apeluri curent și potențial pentru afacerea dvs. pe baza numărului de angajați, a locațiilor birourilor și a interacțiunii vocale cu clienții, furnizorii, partenerii, echipele și alte părți interesate.
3. Luați în considerare opțiunile de scalabilitate atunci când vine vorba de creșterea viitoare. Alegeți un serviciu care se potrivește strategiei dvs.
4. Efectuați un audit al resurselor, platformelor și stivei de tehnologie cu care doriți să integrați serviciul de telefonie. Determinați dacă serviciul de internet local este de calitate și viteză adecvate pentru soluțiile VoIP.
5. Alocați un buget rezonabil pentru sistemul telefonic.
6. Căutați piața sistemelor de telefonie pentru un serviciu sau un furnizor care să corespundă bugetului și nevoilor dumneavoastră operaționale.
7. Cercetați istoricul furnizorilor de servicii, în special reputația lor când vine vorba de fiabilitate și asistență pentru clienți.
8. Căutați și descoperiți ce sisteme/furnizori de servicii sunt utilizați de liderii din industrie.
9. Faceți o listă scurtă cu opțiunile dvs.
10. Solicitați demonstrații și încercați/testați de stres serviciile selectate înainte de a vă înscrie.

Înrudit: Ghidul complet pentru scrierea RFP-ului VoIP perfect

Mai aveți întrebări?

Există multe motive pentru care o companie are nevoie să -și actualizeze sistemele de telefonie . Poate doriți mai multe capacități sau un grad mai mare de mobilitate. Poate doriți să reduceți costurile sau să înlocuiți sistemele vechi care vor deveni în curând învechite în industria dvs.

Oricare ar fi motivul în cazul dvs., cheia este să vă clarificați obiectivele, să vă înțelegeți opțiunile și să vă asociați cu serviciul de telefonie prin internet potrivit.