Cum să răspunzi la întrebările de la interviu de management de proiect

În calitate de candidat la jobul de management de proiect, știți deja ce tip de interviu proaste trebuie evitat de la o milă distanță. („Cea mai mare slăbiciune a mea este că sunt perfecționist!”)

Dar poate fi puțin mai greu să te pregătești pentru unele dintre întrebările curbe pe care managerii de angajare le place să le arunce candidaților doar pentru a vedea cât de buni sunt pe degete. În calitate de candidat la jobul de manager de proiect care se pregătește pentru următorul interviu important, este imperativ să fiți pregătit să le arătați managerilor de angajare că comunicați bine, aveți abilități excepționale de organizare și de rezolvare a problemelor, puteți negocia și media și că sunteți un lider natural. .

Pentru a fi clar, managerii de angajare nu vor să împodobească candidat după candidat cu întrebările lor inteligente. De fapt, sondajul nostru privind Strategia de recrutare din 2021 (metodologia de mai jos) a constatat că mai mult de jumătate dintre recrutorii chestionați constată că este nevoie de mai mult timp decât de obicei pentru a ocupa locurile de muncă disponibile și că lipsa persoanelor în căutarea unui loc de muncă calificați este cel mai mare obstacol în calea angajării. Nu crezi că ar prefera să găsească pe cineva care să le răspundă cu succes la întrebările de la interviul de management de proiect, astfel încât să poată angaja acel candidat calificat (tu!) și apoi să treacă la ocuparea următoarei locuri de muncă?

Cu toate acestea, nu este doar un proces laborios și consumator de timp pentru angajarea managerilor. Potrivit Indeed, o persoană care caută un loc de muncă în medie petrece între cinci și 10 ore pregătindu-se pentru un singur interviu de angajare. În acest articol, vă vom ajuta să profitați la maximum de acest timp de pregătire, astfel încât să fiți gata să treceți la interviu și să fiți angajat.

Cum să răspunzi la 7 întrebări obișnuite la interviu de management de proiect

Este nevoie, în esență, de o zi întreagă de muncă (pe lângă locul de muncă cu normă întreagă pe care este posibil să-l aveți deja) doar pentru a vă pregăti pentru ceva care nu poate duce nici măcar la un nou loc de muncă. Și presupunând că vei trece prin mai multe interviuri înainte de a obține următorul tău loc de muncă, acel timp suplimentar se poate acumula într-adevăr și devine o scurgere a resurselor tale. De aceea este atât de important să vă pregătiți pentru mai multe interviuri de management de proiect în cel mai eficient mod posibil.

Interviul dvs. nu ar trebui să fie o versiune orală a examenului PMP. La urma urmei, sondajul nostru din 2021 privind inteligența emoțională la locul de muncă (metodologia de mai jos) a constatat că mai puțin de 10% dintre cei peste 500 de manageri de proiect cu normă întreagă chestionați nu erau certificați și nu plănuiau să obțină certificarea.

Asta înseamnă că demonstrarea autenticității și a abilităților tehnice ale certificării este mai mult un element din lista de verificare pentru a intra în interviu în primul rând decât o modalitate de a te diferenția de ceilalți candidați.

De aceea, un interviu bun cu managerul de proiect este mai mult despre a-ți demonstra abilitățile soft — cât de bine poți să conduci și să lucrezi în cadrul unei echipe de proiect, să comunici și să mediazi — decât despre a-ți dovedi abilitățile de bugetare și planificare sau de a deveni poetic despre managementul agil al proiectelor.

„În general, răspunsurile (ale unui candidat) ar trebui să indice că (ei) rezolvă problemele, o persoană etică și se ocupă bine de oameni”, spune Ferenc Csizmas , un PMP la Budapesta.

Cu alte cuvinte, vrei să arăți decidentului care stă peste masă că lucrezi bine cu ceilalți în timp ce conduci proiecte de succes. (Fără transpirație, nu?)

Nu vă faceți griji: aceste șapte întrebări pentru interviul de management de proiect, împreună cu liniile directoare specifice despre ce să atingeți în răspunsul dvs., vă vor ajuta să vă evidențiați din mulțime și să primiți un apel înapoi după următorul interviu de management de proiect.

Să începem.

Alte versiuni ale acestei întrebări de interviu:

• Cum prioritizați volumul de muncă?
• Când abilitățile dumneavoastră organizatorice v-au ajutat să mențineți un proiect pe drumul cel bun?
• Cum organizezi o săptămână medie de lucru?

Nu există un proiect dezorganizat, de succes. S-ar putea să ai noroc și să ai un proiect care reușește să fie un succes, în ciuda faptului că se confruntă cu o grămadă de probleme, dar la un moment dat fiecare proiect are nevoie de cineva care să se ocupe de termene, buget și sfere.

Nu este atât de important exact ce sistem folosiți pentru a rămâne organizat, atâta timp cât îi arătați intervievatorului (intervievatorilor) că aveți un sistem pentru a rămâne organizat în primul rând. Aplicație mobilă de gestionare a sarcinilor? Software pentru desktop? Foaie de calcul? Blocnotes? O combinație a tuturor celor de mai sus?

Orice sistem este în regulă, atâta timp cât poți să argumentezi că a funcționat și că va continua să funcționeze în mediul în care vei lucra înainte. Puncte bonus dacă puteți ilustra acest lucru cu exemple din lumea reală: „Îmi verific aplicația de management de proiect în tren în fiecare dimineață pentru a vedea ce sarcini trebuie îndeplinite în ziua respectivă. De fapt, luna trecută am salvat un proiect de la întârziere cu acest sistem.”

Ultimul lucru pe care vrei să-l faci este să-i spui managerului de angajare că stai pe spate și aștepți să apară probleme și apoi încerci să stingi incendiile.

Alte versiuni ale acestei întrebări de interviu:

• Povestește-mi despre experiența ta de gestionare până la părțile interesate seniori.
• Cum încurajați cooperarea în echipele dvs.?
• Ce abilități soft sunt cele mai importante să aibă un bun manager de proiect?

Monster.com notează că companiile sunt interesate de managerii de proiect care pot inspira cooperarea între toate părțile.

Este posibil ca intervievatorii să vă pună această întrebare pentru a scoate povești care vă vor dezvălui dacă aveți abilitățile necesare pentru a face față fricțiunilor la locul de muncă. Experiența de muncă anterioară prefigurează comportamentele viitoare de lucru, așa că veniți înarmați cu exemple care arată cum personalitatea, prioritățile și abilitățile dvs. ajută la rezolvarea conflictului și la avansarea unui proiect.

Încercați să vă amintiți povești din experiența anterioară de management de proiect care vă subliniază abilitățile de mediere, asigurându-vă că oferiți contextul și subliniați acțiunile pe care le-ați întreprins ca răspuns și modul în care aceste acțiuni au contribuit la asigurarea succesului proiectului.

„Una dintre întrebările mele preferate este „Spune-mi despre cel mai provocator proiect pe care l-ai condus vreodată și cum ai depășit provocările (și) problemele?” Atunci lasă-i să vorbească. Voi nota câteva întrebări ulterioare, dar această întrebare a descoperit multe pentru mine”, spune Jason Orloske , vicepreședinte al operațiunilor în Fargo, ND.

Încercați să evitați răspunsurile vagi, evazive sau să vorbiți despre cum a trebuit să fiți dur cu o parte interesată pentru a rezolva un conflict. Amintiți-vă, să țipi la cineva nu este o abilitate soft.

Alte versiuni ale acestei întrebări de interviu:

• Povestește-mi despre o perioadă în care ai eșuat.
• Care este o situație provocatoare pe care ați trăit-o în timp ce lucrați la un proiect? Cum te-ai descurcat cu asta? Ce ai învățat?
• Te poți gândi la un moment în care ai învățat din greșelile tale?

Se întâmplă tuturor: un proiect a ieșit prea mult din sfera de aplicare, a devenit prea scump sau a fost întârziat la livrare – și în cele din urmă a eșuat. Și dacă acest lucru nu ți s-a întâmplat încă, probabil înseamnă doar că nu ai lucrat la suficiente proiecte.

Important este că nu priviți eșecurile proiectelor de pe ceas ca pe ceva de care să vă ascundeți sau de care să vă fie rușine, ci ca pe o oportunitate de a ilustra modul în care învățați și creșteți din greșeli. Intervievatorii pun în general această întrebare pentru a vedea cum răspundeți la eșecuri, nu pentru a afla dacă aveți o rată de succes a proiectului de 100%.

Lily Zhang de la The Muse sugerează că, dacă nu poți da un răspuns realist („De fapt, nu am experimentat niciodată un eșec al proiectului!”), este puțin probabil ca intervievatorul să aibă suficientă încredere în tine pentru a te aduce în organizația lor.

Vino la interviu echipat cu câteva povești despre modul în care ai tratat eșecurile sau eșecurile totale ale proiectului și fii direct cu privire la ceea ce s-a întâmplat, chiar dacă a fost parțial vina ta. Evitați să încercați să vă minimizați responsabilitatea sau să schimbați vina și explicați ce ați învățat din experiență și cum le-ați aplicat proiectelor viitoare.

Alte versiuni ale acestei întrebări de interviu:

• Ce fel de proiecte te interesează cel mai mult? De ce?
• Lucrezi mai bine cu persoane introvertite sau extrovertite?
• Povestește-ne despre un proiect pe care nu l-ai găsit plăcut.

Fiecare manager de proiect ar dori să creadă că se poate ocupa de orice tip de proiect, de la agricultură la aerospațial, lucrând cu orice tip de persoană. Dar realitatea este că majoritatea managerilor de proiect au puncte forte și puncte slabe, cu industrii preferate și tipuri de proiecte la care excelează.

Dacă îi spui unui intervievator că îți place să gestionezi proiecte în orice cadru și ești un as la orice tip de proiect, ei vor trece mental la următorul lor interviu.

Candidații buni sunt sinceri. Sunteți mai mult un manager de proiect de dezvoltare software sau ați prosperat cu campanii media creative? Dacă nu ați lucrat niciodată într-o zonă de producție, informați intervievatorul asta, chiar dacă jobul ar putea implica acest tip de muncă. Dacă ești sincer și interviul merge bine, acele lacune de experiență ar putea să nu fie atât de importante.

Fiți confortabil să spuneți intervievatorului ce vă place și ce nu vă place; în acest fel, atunci când ești angajat, noul tău manager va ști unde se află punctele tale tari și cum te pot ajuta să-ți construiești experiență în alte domenii.

Alte versiuni ale acestei întrebări de interviu:

• Cu ce ​​instrumente de management de proiect ați lucrat? Aveți o preferință de software?
• Cum îți place să documentezi progresul proiectului tău?
• Ai cunoștințe IT? Poți codifica?

Software-ul de management al proiectelor este folosit peste tot. Și nu este doar pentru organizațiile înalt tehnice. Cercetările noastre arată că fiecare industrie, de la marketing la asistență medicală (și tot ceea ce este între ele) folosește software de management de proiect.

Mai important, 92% dintre aceste organizații sunt mulțumiți de instrumentul lor de management de proiect. Așadar, dacă aveți experiență reală cu instrumentul de management de proiect ales al unei companii, s-ar putea să vă puneți în fruntea clasei de candidați.

Veniți pregătit cu o listă cu software-ul de management de proiect pe care l-ați folosit în trecut, ce vă place și ce nu vă place la diferite sisteme de management de proiect și cum plănuiți să utilizați software-ul de management de proiect pentru a gestiona proiecte la compania cu care intervieviți.

Alte versiuni ale acestei întrebări de interviu:

• Ce faci ca lider de proiect atunci când membrii echipei se luptă să își îndeplinească sarcinile de proiect la timp?
• Cum te descurci cu insubordonarea, luptele în echipă și/sau comunicarea slabă a echipei?
• Cum te descurci cu clienții nepoliticoși?

Managementul proiectelor decurge mult mai ușor atunci când toată lumea respectă termenele limită și produce rezultate de calitate. Din păcate, vor exista întotdeauna momente în care unii indivizi se luptă să facă față. Managerii de angajare vor să știe cum plănuiți să faceți față acestor probleme interpersonale și de personal înainte de a se simți confortabil să vă adauge în echipa lor.

Veți dori să arătați că aveți o înțelegere înnăscută a abordării adecvate pentru a face față membrilor dificili ai echipei care comunică prost, ratează termenele limită, produc muncă de calitate scăzută sau toate cele de mai sus. Puteți obține puncte bonus oferind exemple despre cum ați contribuit la îmbunătățirea proceselor de lucru ale membrilor echipei în rolurile anterioare.

„Cele mai bune întrebări pentru PM [interviu] vor fi întrebări de scenariu (de exemplu, Ce ați face în această situație?) și, mai bine, ar fi jocuri de rol care necesită candidatului să prezinte o recomandare”, spune Kiron Bondale , PMP și antrenor Agile.

Alte versiuni ale acestei întrebări de interviu (sursă din conturile de interviu Glassdoor):

• Câte piane crezi că sunt în Austin și spune-mi cum ai ajuns la acel număr?
• Cum ai sfidat automulțumirea?
• Sponsorul tău de proiect intră în biroul tău luni dimineață și îți spune că îți poți dubla bugetul pentru că ea pleacă din companie pentru a se alătura circului și nu-i pasă ce faci tu cu banii. Ce faci mai departe?

Managerii de proiect buni vor fi capabili să răspundă atent la întrebări care aparent apar din senin. Dar intervievatorul tău nu încearcă doar să te prindă cu garda jos pentru a te face să te simți inconfortabil și pentru a te vedea cum te zvârcește.

Ei încearcă să vă evalueze perspicacitatea în afaceri și abilitățile de rezolvare a problemelor cu o întrebare deghizată de studiu de caz. Nu pierdeți timpul sau energia încercând să memorați răspunsurile exacte la întrebări ca acestea - nu acesta este scopul. Doar fiți pregătit să puneți întrebări ulterioare (Contează benzinăriile private? Benzinăriile marine? Numărul ar trebui să includă benzinării închise sau benzinării care sunt în construcție?) și încercați să argumentați o presupunere.

Luați notițe, puneți întrebări, rămâneți calm, folosiți logica și creativitatea și veniți cu o estimare rezonabilă. Nu încerci să ghicești numărul exact de jeleu din borcan, încerci să arăți că ești capabil să faci față unei provocări neașteptate.

Fiți la curent cu noul job de manager de proiect

Acum că ați folosit aceste întrebări pentru a obține interviul cu managerul de proiect și pentru a vă asigura noul job de management de proiect, asigurați-vă că aveți toate resursele de care aveți nevoie pentru a prospera și a contribui la succesul noii organizații.

Metodologie

Capterra a condus sondajul Emotional Intelligence in the Workplace în decembrie 2021 a 528 de profesioniști din SUA care gestionează proiecte la întreprinderile lor mici și mijlocii. Respondenții au fost verificați pentru statutul de angajare (cu normă întreagă), dimensiunea afacerii (de la 2 până la 500 de angajați) și implicarea în managementul de proiect (extrem de implicat).

Sondajul Capterra privind strategia de recrutare a fost realizat în iulie 2021. Am colectat 300 de răspunsuri de la lucrătorii cu responsabilități de recrutare la angajatorii din SUA. Scopul acestui sondaj a fost de a afla cât de mult se luptă companiile cu recrutarea și angajarea și ce soluții au luat în considerare pentru a îmbunătăți rezultatele recrutării și angajării.