6 factori cheie care determină cât timp durează agențiile să semneze clienți noi

Aducerea de noi clienți la bord pentru o agenție nu este niciodată ușoară, dar cât timp ar trebui să dureze pentru a le semna?

Nu numai că asigurarea unui nou client necesită mult timp și resurse, dar poate necesita și o investiție financiară semnificativă. Echipa ta este legată de întâlniri cu potențiali, construind strategii pentru aceștia și, în cele din urmă, hrănind potențialul client până când semnează contractul.

De fapt, găsirea de noi clienți este cel mai mare obstacol cu ​​care se confruntă agențiile de marketing:

De aceea este foarte important să păstrezi clienții fericiți din momentul în care intri în contact. La urma urmei, 23% dintre agenții nu reușesc să îndeplinească așteptările și obiectivele clienților, iar acest lucru poate fi devastator pentru profitabilitatea unei agenții. Pentru că doar o creștere de 1% în achiziția și reținerea clienților vă poate îmbunătăți rezultatul final cu 7%.

Articolul de astăzi discută despre procesul de vânzări al agenției de marketing, cât durează semnarea clienților noi, cum puteți accelera procesul de onboarding și mențineți clienții fericiți pe parcurs.

1. Depinde de nevoile clientului

Acesta este unul mare.

Deși clientul dvs. caută o agenție și agenția dvs. caută un client nou, amândoi aveți propriile așteptări individuale. Fiți conștienți de faptul că procesul de semnare a unui nou client poate afecta valoarea medie de viață a clientului.

Dacă semnezi un client nou și îl integrezi corect, ar trebui să creeze o relație de lungă durată în ambele sensuri. Dacă te împiedici în faza de onboarding și nu ghidezi corect un nou client prin serviciile tale, există șansa ca clientul tău să renunțe la agenție pentru o alta.

Deși s-ar putea să doriți să găsiți un nou client și să-l integrați cât mai curând posibil, clientul dvs. ar putea avea idei diferite. Fiecare client va fi diferit în ceea ce privește timpul petrecut luând în considerare serviciile tale înainte de a decide să investească în tine, așa că ține cont de asta.

Pentru a scurta procesul de onboarding, agențiile trebuie să învețe cât mai multe despre clienți de la prima lor întâlnire. Este vital să dezvăluiți marca unui client potențial și să descoperiți publicul țintă al acestuia. Au vreo problemă în rețelele sociale? Ce măsurători vor folosi pentru a măsura succesul? Sunt mai interesați de clicuri sau conversii?

Descoperirea care sunt așteptările clientului și obiectivele generale este cea mai bună modalitate de a accelera procesul de semnare, deoarece puteți obține o propunere mai devreme. Un raport HubSpot din 2018 a constatat că 43% dintre agenții nu alocă suficient timp pentru integrarea clienților și aproape 60% dintre agenții se lovesc de un zid atunci când găsesc clienți noi.

Cel mai bun mod de a evita să fii una dintre aceste agenții este să organizezi o sesiune de descoperire cu orice client potențial care arată interes pentru serviciile tale.

Organizați sesiuni de descoperire cu potențiali pentru a accelera lucrurile

O sesiune de descoperire va fi prima dată când vă întâlniți cu un client pentru a discuta despre nevoile acestuia, dar nu sunt doar pentru clienți.

Aceste sesiuni sunt, de asemenea, cruciale pentru agenții pentru a urmări rapid procesul de înscriere - este cel mai bun moment pentru a determina dacă clientul este potrivit pentru dvs. Este mai ușor să vă despărțiți și să economisiți timp în această etapă a procesului, mai degrabă decât să cheltuiți mii de dolari creând o campanie la care s-ar putea să nu se înscrie niciodată.

Organizarea unei sesiuni de descoperire poate ajuta agențiile să descopere rapid informații despre bugetul unui client, așteptările, clienții și punctele dureroase.

Dacă un client are un plan de marketing existent, întrebați-l despre bugetul și așteptările sale, plus:

• Ce funcționează în planul lor de marketing actual? Ce nu este? Cu ce ​​te lupți?
• Cine este persoana tipică de cumpărător?
• De unde vine traficul tău?

Dacă încep o campanie de la zero, luați o listă de întrebări în întâlnire și întrebați-le totul. Acest lucru va face viața mult mai ușoară atunci când le construiți propunerea și strategia după aceea:

• Ce vor ei de la proiect?
  Ar putea fi un parteneriat pe termen lung sau ar putea avea nevoie doar de serviciile dvs. pentru lansarea unui produs.
• Care este perioada de timp a proiectului?
  Proiectul poate fi urgent, așteptat sau programat. Aflați ca să nu aveți surprize.
• Care este bugetul clientului tău?
  Dacă au constrângeri cheie de cost, acum este momentul să afle. Vă va ajuta să construiți o propunere care să fie potrivită și în concordanță cu așteptările lor (care este semnată mai repede).
• Cine sunt părțile interesate cheie?
  Cu cine ar trebui să comunice agenția dvs. pentru ca procesul să continue? Nimic nu va bloca înscrierea unui client nou mai rapid decât a nu avea o linie de comunicare cu o parte interesată cheie. Nimănui nu-i place să fie blocat de gardieni.

Apoi, petreceți atât timp cât este necesar în întâlnire pentru a:

• Examinați procesele de afaceri ale clientului
• Află ce așteaptă clientul de la agenția ta
• Oferiți-le soluții la problemele lor de marketing existente sau așteptate
• Creați o foaie de parcurs aproximativă a proiectului și a onorariului dvs., astfel încât ei să știe la ce să se aștepte atunci când propunerea dvs. ajunge în căsuța de e-mail

Aflarea tuturor acestor informații este crucială pentru a accelera semnarea noilor clienți și pentru a evita un val de e-mailuri dus și înapoi de la agenția dvs. care solicită informații pierdute.

2. Depinde cât de experimentată are agenția ta

Experiența agenției dvs. joacă un rol important în timpul necesar pentru a semna noi clienți. În general, agențiile sunt destul de încrezătoare (79%) în ceea ce privește închiderea clienților noi în pipeline:

Deci cu ce obstacole se confruntă agențiile cu mai puțină experiență? Procesul de închidere. Agențiile cu experiență au mai multe șanse să aibă un proces definit pentru a adăuga clienți noi la pâlnia lor de marketing. De exemplu, având la dispoziție un catalog predefinit de șabloane de propuneri, citate și șabloane de e-mail, vă poate economisi agenției o mulțime de timp în timpul integrării.

Dacă nu aveți o listă de verificare, creați una și asigurați-vă că punctul de contact al potențialului client are controlul asupra acesteia. Lista de verificare ar trebui să includă informațiile de bază necesare pentru a începe deschiderea contului clientului, cum ar fi șabloanele de propunere, astfel încât reprezentantul agenției să poată bifa etapele pe măsură ce clientul se deplasează în canalul dvs.

Sfat profesionist: trimiteți imediat unui nou client potențial un e-mail de bun venit și continuați cu un apel telefonic, în cel mult 24 de ore după ce a luat legătura cu agenția dvs. Clienții au nevoie de o problemă rezolvată, motiv pentru care v-au contactat în primul rând. Dacă nu răspundeți imediat, ei vor căuta pe cineva care este mai prompt.

3. Depinde de industria clientului

După cum știți, unii clienți semnează mai repede decât alții. Totul depinde de ce industrie operează.

Activitatea agenției este răspândită într-o serie de industrii, așa că este important să fiți atenți la modul în care fiecare industrie le va afecta timpul de înscriere:

De exemplu, dacă semnați o agenție non-profit, aceasta trebuie să treacă printr-o mulțime de birocrație pentru a-și arăta separarea sarcinilor pentru a preveni frauda și a respecta regulile din industrie. Acest lucru va încetini procesul de înscriere. Același lucru este valabil și pentru clienții din industrii precum medial care se ocupă în mod regulat de standardele de securitate HIPAA sau juridic și financiar care trebuie să adere la legile PCI-DSS.

Industria farmaceutică, de exemplu, are unele dintre cele mai stricte reglementări. De cele mai multe ori, agenția dvs. nu va putea promova direct un produs fără a încălca reglementările. Adi Borovick, un manager independent de marketing multicanal, spune că acest lucru înseamnă că agențiile trebuie să vină cu noi modalități creative de a stimula implicarea și conștientizarea clienților lor farmaceutici.

De exemplu, multe companii folosesc rețelele sociale pentru a stimula implicarea mărcii, cu toate acestea, cu un produs farmaceutic, acest lucru este mai dificil din cauza cerințelor atunci când fac o revendicare față de un produs.

Din acest motiv, mulți agenți de marketing folosesc campanii de conștientizare a bolilor fără marcă pentru a stimula implicarea socială.

Aceasta înseamnă că atunci când încercați să semnați un client din industria farmaceutică, acesta va dori dovada că puteți veni cu campanii care nu sunt doar captivante, ci și conforme.

Industrii precum comerțul electronic și software-ul sunt mai puțin probabil să aibă aceste obstacole, mai ales dacă sunt startup. Aceste industrii nu sunt legate de birocrație legală sau de o listă lungă de factori de decizie responsabili de bugete. Aceasta înseamnă că nu există atâtea cercuri prin care agenția ta să sară pentru a încheia o afacere.

4. Depinde de comunicare

Comunicarea constantă și eficientă este o parte esențială a aducerii la bord a unui nou client. Nu numai că o bună comunicare vă va economisi timp cu așteptările, dar vă poate ghida și noul client în ce interval de timp se așteaptă agenția dvs. să vină la bord.

Pasul 1: Configurați un punct de contact direct

De îndată ce un potențial client își arată interesul să semneze cu dvs., oferiți-i un punct de contact direct. Acest lucru va economisi timp dacă clientul are întrebări despre servicii sau prețuri, deoarece poate contacta direct reprezentantul agenției desemnată.

Pasul 2: Configurați un instrument de comunicare preferat și programați

După ce ați adunat informațiile de contact ale unui client potențial, întrebați-l care este canalul de comunicare preferat. Fie că este vorba de e-mail, telefon, Google Hangouts sau Slack, lucrați cu clientul la nivelul lor, astfel încât o linie de comunicare să fie cât mai deschisă posibil.

Apoi, configurați-le pe un program de comunicare, astfel încât să știe cât timp vă va dura să vă înscrieți la agenția dvs.

De exemplu, în prima săptămână ar putea citi „sesiune de întâlnire și descoperire” în jurnalul potențialului dvs. client. Și apoi, săptămâna a doua ar putea fi „finalizarea strategiei și costurile proiectului” și, în sfârșit, săptămâna a treia ar putea arăta ca „semnarea finală a contractului și începutul procesului de integrare”. Clientul tău va ști cât de repede te aștepți să se miște lucrurile, dar va avea și timp pentru ca ei să revizuiască orice strategii sau propuneri între repere.

Pentru ca un program de comunicare să funcționeze fără probleme, întrebați-vă clientul:

• Ce fus orar se află?
• Când sunt disponibili pentru a fi contactați?

În acest moment, informați clientul când este disponibil punctul său direct de contact. A avea totul clar de la început va ajuta la facilitarea unui proces mai fluid și mai rapid atunci când treceți prin strategii și contracte.

5. Depinde de ce tehnologie folosește o agenție

Stack-ul de tehnologie a unei agenții va afecta cât de repede este semnat un client. Chiar înainte ca un client să fie semnat și integrat, tehnologia poate ajuta o agenție să rămână pe drumul cel bun cu liste de verificare preformatate și formulare predefinite:

Dacă un client completează documentele necesare folosind un formular pre-construit, acesta poate reduce timpul pe care i-ar fi luat un angajat pentru a introduce manual datele în sistemul dumneavoastră. Poate părea un mic câștig, dar fiecare mic hack ajută la reducerea intervalului de timp pentru semnarea unui nou client.

Gândiți-vă la orice sarcină repetitivă pe care o face agenția dvs. (de exemplu, e-mailuri de bun venit și propuneri) și apoi gândiți-vă dacă poate fi automatizată. Dacă da, găsește o modalitate de a face acest lucru și economisește-ți echipa o mulțime de timp. Puteți configura noi procese pentru clienți pe un instrument de management de proiect precum Trello, astfel încât echipa agenției dvs. să poată urma pașii până când clientul dvs. se află la sfârșitul canalului dvs.:

La fel ca multe instrumente de management de proiect, Trello poate salva șabloane, astfel încât echipa ta să poată trimite cu ușurință formulare de înscriere și documente. De asemenea, puteți salva șabloane pentru campanii PPC sau gestionarea reclamelor Facebook, astfel încât agenția dvs. să poată construi o propunere la viteza fulgerului, fără a pierde calitatea.

Un astfel de proces pas cu pas se va asigura că fiecare bază este acoperită atunci când încercați să integrați un nou client. Și, pentru că fiecare pas este formalizat, nimic nu se va pierde.

6. Ce perioadă a anului este?

Este posibil să nu considerați perioada din an un factor, dar poate juca un rol în cât de repede - sau de încet - clienții semnează o afacere. În perioada sărbătorilor, de exemplu, companiile pot fi lipsite de birou, ceea ce înseamnă răspunsuri întârziate la e-mail și comunicații telefonice. În plus, odată cu încheierea anului, este posibil să fi cheltuit deja tot bugetul de marketing. Ambele sunt motive legitime pentru care clienții potențiali ar putea dura mai mult să semneze un acord cu dvs.

În comparație cu începutul unui nou an, procesul de semnare a clienților ar putea fi mai rapid, deoarece companiile se întorc din vacanța de vacanță, răspund la întrebări mai rapid și pot avea mai mult buget de alocat în parteneriatul cu o agenție ca a ta.

Timpul necesar pentru a semna clienți noi depinde de agenția dvs

Perioada de timp pentru semnarea de noi clienți depinde de o varietate de factori, dar depinde și în mare măsură de echipa ta.

Dacă faceți totul corect: organizați întâlniri de descoperire, încrezător în închiderea clienților și aveți o stivă solidă de tehnologie pentru a vă automatiza procesele, ar trebui să semnați clienți relativ rapid.

Cu toate acestea, lipsa unui proces stabilit pentru întâlniri, trimiterea de exemple de strategie sau chiar posibilitatea de a avea o scurtătură pentru a scrie propuneri poate prelungi timpul necesar pentru a încheia o afacere.

Gândiți-vă la moduri în care agenția dvs. poate automatiza sarcinile și eficientiza procesul de semnare a clienților. Nu va fi doar o mișcare pozitivă pentru echipa ta, ci și clienții tăi vor avea o experiență mai plăcută de la primele lor interacțiuni cu agenția ta.

Acestea fiind spuse, înțelegerea celor mai bune modalități de a vă dezvolta agenția vă poate ajuta să atrageți mai mulți clienți și să vă rafinați procesul mai rapid. Înscrieți-vă pentru o demonstrație Instapage Enterprise astăzi.