Cât timp ar trebui să dureze compania dvs. pentru a procesa o factură?

Ca orice proces de afaceri, gestionarea facturilor ar trebui să ia cât mai puține resurse interne posibil. Viteza este de obicei un bun indicator al eficienței.

Deși procesarea unei facturi ar trebui să fie rapidă și eficientă, aceasta nu înseamnă că trebuie să plătiți imediat facturile.

Dar cât de rapid este prea rapid să procesezi o factură și cât de mult este prea lung?

Iată o detaliere a cât timp ar trebui să dureze procesarea unei facturi, ce ar putea încetini aceasta și sfaturi pentru a o accelera.

Ce este procesarea facturii?

Procesarea facturilor se referă la fiecare pas implicat în administrarea facturilor.

Când se primesc facturile, acestea sunt considerate „facturi deschise”. Ei trebuie să parcurgă mai mulți pași pentru a deveni „închiși”, adică finalizați.

Departamentele de conturi de plătibile (AP) se ocupă de majoritatea acestor pași, inclusiv:

• Primirea facturilor
• Introducerea datelor facturii
• Verificarea facturilor
• Aprobarea facturilor
• Trimiterea facturilor pentru plata
• Salvarea facturilor în registrul general
• Comunicari in jurul procesarii facturilor

Automatizarea AP poate procesa mulți dintre acești pași, dar alții necesită introducere manuală. Întregul proces necesită adesea cooperarea colegilor și clienților din diferite departamente.

Cât durează procesarea facturilor?

Răspunsul scurt este: depinde.

Cât timp durează procesarea unei facturi depinde în mare măsură de dimensiunea companiei dvs. , de tipul de software pe care îl utilizați (dacă există) și de condițiile de plată și finanțare implicate.

În medie, ar trebui să dureze între trei zile și două săptămâni din momentul în care primiți o factură până când banii sunt depuși în contul clientului dvs.

Dacă procesarea facturilor durează mai mult de două săptămâni, există câteva probleme comune care pot fi responsabile. În acest caz, este posibil să existe pași pe care îi puteți lua pentru a accelera procesul (vezi mai jos, „Ce accelerează procesul de facturare?”).

Termeni de plată net 30, 60 și 90

Multe companii extind nete 30 de termene cu facturile lor, ceea ce înseamnă că aveți 30 de zile pentru a efectua plata. Unii chiar dau termeni net 60, 90 sau chiar mai mari.

Acest lucru vă ajută la fluxul de numerar și vă oferă posibilitatea de a evalua produsul sau serviciul pe care l-ați achiziționat înainte de a plăti pentru el.

Diferitele industrii și nișe din cadrul industriilor pot avea norme diferite pentru termenii lor de plată.

De exemplu, multe companii de transport maritim plătesc brokerilor de marfă la 60, 90 sau chiar 120 de zile după emiterea unei facturi. Ii determină pe unii brokeri de transport de marfă să apeleze la factoring de factură pentru a-și menține fluxul de numerar.

Plata înainte de termenul net poate afecta uneori în mod negativ fluxul de numerar. Dar asta nu înseamnă că nu poți începe procesarea facturii. Trebuie pur și simplu să amânați pașii finali până la data scadentă.

Pe de altă parte, unii furnizori ar putea oferi reduceri de plată anticipată . Pe termen lung, acest lucru vă poate economisi o mulțime de bani.

De ce contează scala pentru timpul de procesare a facturilor

Amploarea afacerii dvs. poate afecta semnificativ cât durează procesarea facturilor.

Dacă sunteți o afacere mare, este posibil să aveți sisteme și dependențe mai complexe decât IMM-ul mediu.

A avea mai multe niveluri de aprobare în diferite departamente este adesea cauza întârzierilor, mai ales atunci când persoanele solicitate pentru aprobare pot fi în concediu sau în concediu.

Dacă sunteți un IMM, este posibil să aveți mai puține facturi de procesat, dar probabil că veți avea, de asemenea, un departament mai mic de conturi de plăți care să se ocupe de ele.

Deci, amploarea operațiunilor dvs. de procesare a facturilor poate influența modul în care puteți reduce timpul de procesare.

Procesarea facturilor pentru companii business-to-business (B2B).

Modul în care procesarea facturilor este gestionată de companiile B2B ar putea fi influențat de termenele mai lungi de plată și de finanțare care ar putea fi disponibile.

Finanțarea pe facturi (inclusiv reducerea facturilor și factoringul de facturi) este un tip comun de finanțare utilizat de companiile B2B, unde achizițiile relativ mari sunt frecvente.

Adaugă un nivel suplimentar de administrare procesării facturilor pentru furnizorii în tranzacțiile B2B. Cu toate acestea, vă poate oferi mai mult timp pentru a procesa o factură.

Ce încetinește procesarea facturilor?

1. Erori de facturare

Facturile pot fi destul de complexe. Acestea prezintă adesea mai multe detalii care sunt necesare pentru a le identifica și valida. Aceasta înseamnă că sunt necesare mai multe câmpuri, inclusiv numere de factură, detalii de plată, date și multe altele. Greșelile pot fi făcute în oricare dintre aceste domenii.

Facturile corecte pot deveni , de asemenea, incorecte dacă circumstanțele se schimbă. De exemplu, poate fi necesar să returnați sau să modificați comanda după ce ați primit deja bunurile. În aceste situații, notele de credit de la furnizorul dvs. sunt utile.

Mai jos sunt două dintre cele mai frecvente tipuri de erori de facturare.

1.1 Greșeli de scutire de taxe pe vânzări

În SUA, regulile privind vânzările și taxele variază de la stat la stat. Certificatele pentru scutiri de impozite trebuie păstrate ca documente justificative pentru audituri. Greșelile legate de această problemă sunt relativ frecvente.

1.2. Erori privind taxa pe valoarea adăugată (TVA).

TVA-ul este un domeniu relativ complex. Greșelile de TVA variază de la simple greșeli de scriere până la revendicarea incorectă sau nerecuperarea acestuia în anumite cazuri.

2. Erori de comunicare

În zilele noastre, un angajat mediu de birou primește 121 de e-mailuri pe zi. Deci, este ușor ca facturile să se „pierde prin poștă”.

Și atât în ​​companiile mai mari, cât și în IMM-uri, erorile sau întârzierile pot apărea din trimiterea sau adresarea facturilor către persoana greșită din cadrul organizației dumneavoastră.

3. Frauda de facturare

Frauda de facturare se referă, în general, la actul de terțe părți rău intenționate care înșală companiile prin trimiterea de facturi în timp ce se prezintă drept parteneri autentici.

Deci, este posibil să primiți o factură care pare să provină de la furnizorul dvs. Acest lucru vă poate determina să plătiți fraudatorului, mai degrabă decât furnizorul dvs. Acest tip de fraudă se bazează pe faptul că destinatarul este prea ocupat pentru a-și verifica autenticitatea.

Această tranzacție nu numai că vă va pierde banii de afaceri, dar vă va costa timp și resurse pentru a corecta.

În cel mai rău caz, s-ar putea să vă facă să ignorați facturile autentice de la furnizor, deoarece presupuneți că acestea au fost deja plătite. Acest lucru ar putea crea o amendă de întârziere a plății sau chiar ar putea deteriora relațiile cu clienții.

Ce accelerează procesarea facturilor?

1. Stabilirea celor mai bune practici

Există o serie de bune practici care vă pot îmbunătăți eficiența procesării facturilor.

De exemplu, puteți desemna una sau mai multe persoane specifice din departamentul dvs. de contabilitate care să fie responsabile cu procesarea facturilor. Atribuirea sarcinii în acest mod ajută la evitarea confuziei cu multe alte procese care au loc în departament și vă ajută să vă asigurați că facturile sunt tratate în timp util.

De asemenea, puteți să vă întâlniți cu echipa de contabilitate și să conveniți asupra unor termene-limită specifice pentru fiecare pas al procesului de facturare. Făcând acest lucru, veți avea un indicator cheie de performanță (KPI) care vă va asigura că plățile sunt procesate rapid și eficient.

2. Software de facturare

Software-ul de facturare bazat pe cloud poate automatiza mulți dintre pașii implicați în procesarea unei facturi, de la trimiterea de mementouri de solicitare de aprobare a colegilor până la generarea de rapoarte.

De asemenea, poate reduce erorile și poate genera date valoroase, care vă pot oferi o perspectivă asupra proceselor și modelelor de cheltuieli ale clienților și angajaților dvs. Astfel de date pot fi folosite pentru planificarea afacerii și în scopuri de prognoză.

Unele companii pot utiliza în continuare procese manuale pe hârtie. Acestea sunt ineficiente și reprezintă un risc pentru afacere, deoarece documentele pot fi pierdute sau chiar distruse accidental.

Unul dintre cele mai mari beneficii ale software-ului de facturare este oferirea departamentului dvs. de conturi de plată o interfață centralizată pentru înregistrarea și urmărirea tuturor facturilor.

3. Facturare consolidată

Facturarea consolidată este atunci când companiile își unesc toate facturile pe o perioadă stabilită într-o singură factură.

De exemplu, poate de obicei faceți achiziții la începutul, mijlocul și sfârșitul fiecărei luni. În loc să primiți și să procesați o factură separată pentru fiecare achiziție, furnizorul dvs. le poate consolida și trimite la sfârșitul fiecărei luni.

Acest lucru vă va economisi atât dvs., cât și vânzătorului, multă muncă de administrare.

4. Reducerea riscului de fraudă

Organizațiile trebuie să mențină un control eficient asupra datelor și informațiilor lor prin stabilirea de protocoale de acces, măsuri de securitate și soluții hardware și software.

De asemenea, trebuie să se asigure că tot personalul este conștient de importanța protejării datelor împotriva accesului neautorizat sau a utilizării greșite.

În plus, organizațiile ar trebui să se asigure că angajații au acces doar la informațiile de care au nevoie pentru a-și desfășura activitatea.

Concluzie:

Procesarea facturilor este alcătuită din mai multe etape separate, care pot include mai mulți jucători și interdependențe în cadrul unei organizații.

Presupunând că nu faceți nicio greșeală, un IMM mediu ar trebui să poată procesa o factură între câteva zile și două săptămâni .

Companiile mai mari au mai multe facturi de procesat și probabil vor beneficia de software-ul de automatizare AP . Acest lucru reduce erorile și facilitează înregistrarea și urmărirea plăților.

Companiile au adesea termeni neți atașați facturilor lor. Aceasta înseamnă că trebuie plătiți doar după o perioadă stabilită. Plata mai devreme poate reduce fluxul de numerar disponibil, dar ar putea oferi reduceri de plată anticipată.

Stabilirea celor mai bune practici , consolidarea facturilor și reducerea riscului de fraudă vă vor ajuta, de asemenea, să reduceți timpul și probabilitatea greșelilor în sistemul dvs. de procesare a facturilor.

Aflați mai multe despre modul în care software-ul nostru vă poate ajuta la îmbunătățirea și accelerarea procesului dvs. de facturare .