Cum funcționează procesarea facturilor

Dacă fluxul de numerar este motorul majorității afacerilor, atunci procesarea facturilor este inima lui care bate.

Pentru a extinde puțin mai departe această metaforă: ineficiențele în procesarea facturilor duc la sănătatea generală proastă a afacerii și un risc ridicat de probleme mai grave dacă nu sunt abordate.

Un număr tot mai mare de companii învață că automatizarea fluxului de lucru de procesare a facturilor este leacul de care au nevoie.

Să aruncăm o privire mai atentă.

Ce este procesarea facturii?

Procesarea facturilor este administrarea facturilor. Acesta include fiecare pas de la momentul în care sunt primite până la momentul în care sunt în registrul general după plată.

Este de obicei condus de departamentul de conturi de plătibil și ajutat de software-ul de procesare automată a facturilor.

Cei 7 pași ai procesării facturii

Următorii sunt pași tipici luați în procesarea facturilor.

Pot exista mici variații ale acestui proces în cadrul fiecărei companii sau echipe de plăți. Unele companii pot procesa facturile diferit, de exemplu, în funcție de faptul că acestea sunt legate de o comandă de achiziție (PO) sau nu.

1. Primirea facturilor

Pentru cei implicați direct în proces, „primirea facturilor” poate părea un nume înșelător de simplu pentru această sarcină. „Primirea” implică o afacere pasivă și simplă.

În realitate, „vânătoarea” sau „păstoritul” poate fi o descriere mai bună.

Facturile pot ajunge sub mai multe forme (fizice, digitale sau chiar fax) prin diverse mijloace (adrese de e-mail sau expeditori multipli). De asemenea, ar putea ajunge devreme, târziu sau deloc!

Dacă factura nu a fost primită la momentul sau canalul potrivit, există șansa ca aceasta să se piardă în sistem.

Deci, în rezumat, să ajungeți la punctul în care ați primit o factură nu este întotdeauna simplu (vezi nr. 7 de mai jos).

2. Introducerea datelor facturii

Odată primite facturile, acestea trebuie clasificate și prioritizate. Acest lucru se realizează prin verificarea datelor fiecăruia și introducerea lor în alte sisteme contabile.

Facturile vin în mai multe formate și pot include greșeli. În cazul facturilor pe hârtie, acestea trebuie deseori scanate pentru a crea un formular digital.

O parte importantă a procesului de introducere a datelor este atribuirea codurilor de registru general (coduri unice pentru fiecare înregistrare de credit sau debit) fiecărei facturi. Acest lucru vă ajută să ușurați mult următorii pași de procesare și raportare.

Acest proces de introducere a datelor poate consuma mult timp și poate fi predispus la erori, mai ales dacă este realizat manual (a se vedea mai jos, „Erori comune la factură”).

3. Verificarea (Potrivirea cu documentele justificative) a facturii

Plata orbește a facturilor fără a verifica detaliile va duce în cele din urmă la greșeli.

Facturile trebuie verificate cu dovezi justificative, cum ar fi comenzile de achiziție (PO) , note de credit sau alte informații care țin cont de costurile enumerate pe acestea.

Fără un sistem automat de procesare a facturilor (vezi mai jos, „Procesarea automată a facturilor”), documentele justificative trebuie strânse din diferite locații.

Este posibil ca acestea să fi fost trimise de la și către diferite persoane, iar persoana care le adună ar putea să nu cunoască alte comunicări existente sau documente justificative care le modifică.

Ar putea fi, de asemenea, frauduloase. Barclays a avertizat recent că frauda cu facturi (fraudatorii care se prezintă drept companii care își actualizează detaliile de plată a facturilor) este în creștere și ar putea chiar să facă până la 55% din toți banii pierduți de escrocii din Marea Britanie.

4. Aprobarea facturii

Odată ce pașii de mai sus au avut loc, cineva trebuie să aprobe fiecare factură înainte de efectuarea plății.

Fluxurile de lucru pentru aprobare variază, dar, în general, cerințele pentru aprobare sunt universale. Și anume, cine aprobă o factură are nevoie de:

• Factura
• Toate documentele justificative
• Orice alte informații (note, interogări, mementouri privind termenul limită etc.)

5. Depunerea facturii pentru plata

Până în momentul în care facturile sunt gata pentru a fi plătite, persoanele responsabile cu aprobarea facturii ar trebui să aibă încredere că nu există nicio eroare umană sau alte probleme restante.

Dacă facturile sunt marcate pentru plată imediată sau ulterioară, depinde de fiecare echipă de conturi de plătit și de fiecare factură.

Dacă există circumstanțe atenuante, cum ar fi o factură restante, atunci aceasta ar trebui să fie semnalată de expeditor în această etapă.

6. Salvarea facturilor în registrul general

Facturile ar trebui să fie salvate în registrul general de îndată ce sunt plătite.

Lipsa, întârzierea sau greșelile în această etapă pot cauza, evident, mari probleme cu raportarea internă și fluxul de numerar.

Poate chiar dăuna relațiilor externe. Dacă o factură nu este înregistrată, clienților ar putea fi trimise mementouri incorecte de restante.

7. Comunicări în jurul procesării facturilor

Fiecare pas de procesare a facturii necesită comunicare între echipa dvs. și clienți. Aceasta ar putea include:

• Confirmare de primire
• Modificări
• Clarificări ale erorilor (sau erori potențiale)
• Intrebari generale

Pot interveni și alte funcții ale contului de plătibil, cum ar fi reclamarea, utilizarea facturilor cu note de credit, reducerile pentru plată anticipată, reducerea facturilor și finanțarea facturii.

Acest lucru are loc de obicei în mijlocul unei mulțimi de alte sarcini care au loc în aceeași locație: căsuța de e-mail.

Un studiu realizat de Abode a constatat că un muncitor mediu din SUA petrece 3,1 ore verificând e-mailurile de la serviciu în fiecare zi. Aceasta înseamnă că până la momentul verificării procesului de facturare, noi informații îl vor fi îngropat și mai mult.

Erori frecvente de facturare

Fie că este vorba de câteva greșeli relativ mari sau de efectul cumulativ al multor greșeli mai mici, erorile de factură pot fi costisitoare.

Din experiența noastră, două dintre cele mai comune sunt:

1. Greșeli de scutire de taxe pe vânzări

Regulile privind taxele de vânzare și utilizare variază în fiecare stat. Certificatele pentru scutiri de taxe sunt eliberate de către cumpărător vânzătorului, care trebuie să le păstreze ca dovadă pentru controale. A ști exact când și cum să le aplici poate fi dificil, iar greșelile pe acest front duc adesea la erori de facturare.

2. Erori privind taxa pe valoarea adăugată (TVA).

Criteriile de aplicare a TVA-ului sunt complexe. Greșelile făcute în acest domeniu se datorează deseori interpretării greșite a cazului sau supravegherii, mai degrabă decât greșelilor de scriere.

Procesarea automată a facturilor

Fiecare pas al procesării facturii conține potențialul de greșeli. Aprobarea poate fi blocată și de către angajații aflați în concediu, schimbarea personalului din departamentul de conturi de plătiți etc.

Există o modalitate de a adăuga un grad de stabilitate și eficiență procesului: automatizarea procesării facturilor.

Automatizarea poate accelera și îmbunătăți fluxurile de lucru de colectare și procesare. De asemenea, poate automatiza notificările pentru personalul intern.

Software de procesare a facturilor

Utilizarea software-ului potrivit de procesare a facturilor poate schimba jocul pentru afacerea dvs.

În timp ce unele programe software vor automatiza procesele enumerate mai sus, alte soluții pot include posibilitatea de a oferi credit comercial ca parte a procesului de facturare.

Aceasta înseamnă că furnizorii de servicii B2B pot externaliza întregul proces de facturare și încasări către o terță parte care subscrie datoria. În acest fel, vânzătorul este plătit în câteva zile de la primirea unei comenzi, oferind clienților o perioadă mult mai lungă pentru a-și achita factura.

Concluzie

Procesarea facturilor include fiecare pas, de la primirea facturilor până la plata acestora și înregistrarea lor în registrul general.

Deși toate tendințele indică creșterea facturării digitale și a procesării facturilor, facturile pe hârtie sunt încă folosite în anumite circumstanțe și trebuie scanate în formă digitală.

Fluxul de lucru de procesare necesită atenție la detalii și comunicare. Este vulnerabil să fie blocat de greșeli și întârzieri în fluxurile de lucru de aprobare care există în cadrul acestuia.

Automatizarea procesării facturilor este o modalitate de a îmbunătăți semnificativ procesarea facturilor. Reduce numărul de erori potențiale și centralizează comunicațiile și aprobarea.

Software- ul de automatizare extrage și înregistrează rapid datele facturilor, inclusiv câmpurile personalizate. Nu numai că face acest lucru mai rapid decât poate fi făcut manual, dar și mai precis.

Furnizorii de servicii B2B ar putea dori să meargă mai departe, deoarece iau în considerare tipul de software de automatizare care se potrivește cel mai bine nevoilor lor de afaceri.

Vânzătorii B2B pot implementa o soluție, cum ar fi TreviPay, care oferă credit comercial complet subscris la finalizare. Această opțiune externalizează în mod eficient întregul proces de facturare și colectare, încurajând în același timp cheltuieli mai mari și loialitatea clienților.

Efectele pozitive ale unui flux de lucru îmbunătățit de procesare pot avea un efect dramatic asupra sănătății și eficienței afacerii dumneavoastră. În funcție de opțiunea aleasă, ar putea ajuta și vânzătorii B2B să formeze relații mai strânse și mai profitabile cu clienții.