Cum să reformulați și să vă îmbunătățiți gestionarea evenimentelor

O strategie unificată de management al evenimentelor este vitală pentru succesul general al unui eveniment (fie digital sau fizic) – dar de unde știi dacă a funcționat? Defalcarea elementelor și măsurarea performanței evenimentului dvs. folosind instrumentele potrivite este cea mai bună modalitate de a înțelege impactul evenimentului dvs., de a obține informații pentru îmbunătățirea evenimentelor viitoare și de a determina rentabilitatea investiției eforturilor dvs. de marketing.

Profitați de lista de invitați

Există multe elemente emoționante într-un eveniment, ca parte a unei campanii sau strategie de 360 ​​de grade, așa că este esențial să vă asigurați că vocile potrivite sunt prezente (media, celebrități, influenți, parteneri). Strategia dvs. ar trebui să includă participanți cheie care îi vor încuraja pe oameni să se reunească și să conducă conversații despre brandul dvs. și campaniile de marketing. Tema evenimentului ar trebui să atragă oamenii și, de asemenea, să prezinte oportunități de a se conecta și de a crea relații cu persoane din industrie, fie față în față, fie prin conținut transmis în direct cu publicul sau o listă de invitați dedicată.

Pentru a evalua valorile evenimentului și a compara KPI-urile pentru gestionarea evenimentului, în primul rând trebuie să vă uitați la confirmările evenimentului, RSVP-urile și participarea generală. Și în cazul unui eveniment online, măsurarea duratei medii de prezență va ajuta, de asemenea, să obțineți claritate cu privire la implicarea participanților.

Adoptarea digitizării este o modalitate excelentă de a accelera procesul de evaluare și de a obține date mai precise și de a evita căutarea manuală prin e-mailuri și documente a detaliilor tipărite ale listei de prezență. În schimb, folosirea instrumentelor de evenimente digitale cu funcții de raportare va oferi acces rapid și ușor la o listă principală a tuturor invitaților care au fost prezenți, va vedea exact unde s-au așezat în timpul evenimentului în persoană, cine a răspuns prin e-mail și când, și adunați orice documente legate de eveniment într-un singur loc.

A fost evenimentul interesant?

O întrebare importantă pe care trebuie să o puneți atunci când evaluați un eveniment este: a generat acest eveniment multă zgomot? Obținerea unei acoperiri media potrivite, precum și a zgomotului online, este esențială pentru generarea unei valori de top Media Impact.   Mărcile trebuie să utilizeze software pentru a măsura impactul pe mai multe canale, pe mai multe voce și pe piață, pentru a înțelege mai bine performanța și rentabilitatea investiției strategiilor dvs. de 360 ​​de grade.

Aproape toate evenimentele de marcă, show-urile, magazinele pop-up și lansările au un singur scop final: să genereze cel mai mare buzz, în speranța de a crea un impact care să depășească cu mult cei patru pereți ai locației. Expresia: „poza sau nu s-a întâmplat” nu a fost niciodată mai potrivită. În acest caz, este vorba de aprecieri, atingeri duble, retweeturi și postări virale. Influenții din rețelele sociale joacă un rol esențial în generarea de buzna din interiorul evenimentelor tale până la distribuirea lor pe canalele lor sociale. Deci, de unde știi dacă ai invitat influențatorii potriviți și de unde dovedi că evenimentul tău a avut succes?

Harper's Bazaar a abordat provocarea de a măsura rentabilitatea investiției de la unul dintre cele mai mari evenimente ale sezonului. Vedeți cum a evaluat publicația impactul Premiilor Femeii Anului. Analiza post-eveniment nu trebuie să fie complicată. Bazați-vă mai puțin pe presupuneri și încercați să utilizați următoarele valori pentru a evalua impactul influențelor dvs.

3 valori de utilizat pentru analiza dvs. post-eveniment

Cota de voce

Cât de mult zgomot generează influenții invitați la evenimentele tale? Acest lucru poate fi măsurat prin cât de multă atenție și conversație au creat din postările lor legate de evenimente. Oaspeții ideali vor începe cu una sau două postări în jurul evenimentului dvs. și vor lăsa conversația să crească prin implicare și interacțiuni de la voci externe. Priviți dincolo de postările influențelor și utilizați instrumente digitale pentru a vă ajuta să vă concentrați asupra impactului pe care îl creează și asupra modului în care acesta afectează performanța și valoarea mărcii. Scopul aici nu este de a striga cel mai tare, ci de a crea cel mai mare zumzet.

Raportul de implicare

Deci, de unde știi dacă ai invitat influențatorii potriviți? Cheia este să se concentreze pe cât de implicată este baza lor de adepți, mai degrabă decât pe atingerea lor. Un influencer poate avea 750.000 de urmăritori, dar dacă doar 10.000 dintre acești urmăritori interacționează cu postări despre evenimentul tău, ar putea indica faptul că marca ta nu rezonează bine cu publicul acestui influencer. Ratele mai mari de implicare vă ajută să vă amplificați evenimentele și să vă creați entuziasmul organic pe care îl căutați.

Segmente de public activate

Brandurile de lux ar trebui să arunce o privire asupra diferitelor comunități și audiențe care au fost implicate în evenimentele lor. Care au fost cuvintele cheie și subiectele de top asociate evenimentului și ale cui voci i-au condus? Aceste date vă permit să evaluați piețele cu care rezonați, cele care nu au fost atinse și chiar potențialele noi comunități de explorat.

Măsurați impactul colecției dvs

Fie că lansați o nouă colecție, găzduiți o prezentare de modă sau pur și simplu creați o experiență pentru participanți, este vital să vă asigurați că produsele sale marca dvs. sunt în centrul atenției. Și o modalitate excelentă de a gestiona și măsura interesul pentru aceste articole este prin gestionarea eficientă a mostrelor și gestionarea corectă a imaginilor și a activelor digitale.

Editorii, scriitorii și stiliștii doresc să primească mostrele potrivite pentru ședința foto sau evenimentul lor în cel mai rapid mod posibil. Deci , o strategie de gestionare a mostrelor bine optimizată poate ajuta la creșterea gradului de acoperire pentru colecția dvs. și, prin urmare, Valoarea și expunerea impactului media. Pentru a urmări îndeaproape interesul produsului, numărul de descărcări și, în cele din urmă, pentru a vă asigura că toate solicitările sunt îndeplinite, un instrument de gestionare a evenimentelor ar putea programa distribuirea activelor colectării dvs. de îndată ce spectacolul se termină. Aceasta ar include imagini ale fiecărui stil, detalii despre colecție și contacte de presă, precum și un link către un showroom virtual prin care oaspeții vor putea solicita mostre.

Evenimentele sunt investiții semnificative, așa că este important să vă acordați timp pentru a evalua corect succesul. Evaluarea impactului general oferă multe informații care vă vor ajuta să vă prezentați cel mai bun spectacol, de fiecare dată. Organizarea este cheia în desfășurarea unui eveniment fără întreruperi, așa că este important să nu pierdeți nimic în faza de planificare inițială, dar măsurarea strategiei dvs. de management al evenimentului și a rezultatelor acesteia este cea mai bună modalitate de a determina eficiența acestor planuri și efectul lor asupra rentabilității investiției.

Software- ul de management al evenimentelor, care se concentrează pe aducerea la viață experienței mărcii pentru diferite campanii de marketing și lansări de produse, vă poate ajuta să vă revoluționați strategia și rezultatele pentru evenimentele viitoare – aflați mai multe făcând clic pe bannerul de mai jos!