Cum să decideți dacă Hot Desking este potrivit pentru afacerea dvs

Unii oameni iubesc.

Unii oameni îl urăsc.

Biroul fierbinte din biroul tău ar putea merge într-unul din două moduri. Sau undeva la mijloc.

Deci, care este cheia unei lansări reușite de hot desking?

Pregătirea.

În acest ghid, vă prezentăm tot ce trebuie să știți înainte de a lua o decizie privind implementarea unui mediu de birou cald în afacerea dvs.

1. Ce este hot desking?
2. Care este diferența dintre hot desking și desk sharing?
3. Hot desking este o idee bună?
4. Avantajele și dezavantajele hot desking-ului
5. Ce companii folosesc hot desking?
6. Cum faci să funcționeze hot desking-ul?

Să începem chiar de la început.

Un mediu tipic de birou cald include:

• Un telefon de birou.
• Un PC sau o stație de andocare pentru laptop (care poate avea un softphone în loc de un telefon de birou).
• Un monitor.
• Prize pentru conectarea altor dispozitive.

În afara acestor elemente de bază la birou, un birou de birou cald încorporează, de obicei, săli de întâlnire care pot fi rezervate, o imprimantă comună și alte facilități de birou partajate.

De ce se numește hot desking?

Termenul, hot desking, se bazează pe zicala „hot seat”. Acesta este folosit pentru oaspeții emisiunilor radio sau TV în care aceștia sunt punctul focal al emisiunii pentru o perioadă limitată de timp.

Adesea, li se pun întrebări incomode sau rapid, apoi pleacă. Intervalul scurt de timp face ca scaunul să fie „fierbinte”.

Gândiți-vă la speed dating sau la jocul hot potato. Nicio activitate nu durează mult, ceea ce le face pe amândouă „fierbinți”.

Deși nu trebuie să renunți la locul tău imediat, trebuie să îl eliberezi la sfârșitul zilei, astfel încât mediul de birou cald de mâine să fie resetat și oricine poate alege unde să stea.

Notă : Unele organizații au folosit politici de rezervare la birou sau de partajare a biroului pentru a gestiona birourile semipermanente.

Care este diferența dintre hot desking și desk sharing?

Este important să înțelegeți că hot desking nu este partajarea biroului.

Partajarea biroului este pur și simplu împărțirea utilizării unui anumit birou între anumite persoane.

De exemplu, Mohammed poate folosi biroul de care are nevoie în timpul zilei, iar Julie poate folosi același birou atunci când preia tura de noapte.

Efectiv, Mohammed și Julie au spații de lucru dedicate în timpul schimburilor lor respective; dar împart literalmente același birou.

Hot desking înseamnă că biroul 123 din Londra este gratuit pentru oricine .

Iată un exemplu de bază de hot desking în acțiune:

• Luni : Mohammed ajunge la serviciu și se conectează la biroul 123 din biroul din Londra.
• Marți : Mohammed zboară la biroul din San Francisco și folosește biroul 456. În Londra, Julie folosește acum biroul 123.
• Miercuri : Julie folosește din nou biroul 123 din Londra. Mohammed zboară înapoi la Londra, așa că nu are nevoie de birou.
• Joi : Barry ajunge devreme la serviciu și se conectează la biroul 123 din Londra. Mohammed și Julie găsesc ambii birouri alternative care sunt gratuite.
• Vineri : 50% din biroul lucrează de acasă. Nici Barry, Mohammed sau Julie nu sunt în birou. Birourile sunt gratuite pentru utilizare de oricine.

Partajarea biroului este ideală pentru schimburi împărțite în cadrul aceleiași afaceri. De exemplu, un call center care oferă asistență 24/7.

Toți agenții au nevoie de un birou, dar nu în același timp.

Hot desking este mai potrivit pentru trei cazuri principale de utilizare:

1. Clădiri comune cu zone comune și spații de lucru pentru diferite afaceri. Gândiți-vă la un campus universitar sau WeWork.
2. Afaceri mari cu personal care vin și pleacă pe modele neregulate. Echipe de vânzări care sunt adesea pe drumuri sau personal care își împarte timpul între casă și birou.
3. Afaceri mici care nu au nevoie de imobiliare mari. Dacă aveți doar 20 de angajați și doar 10 la birou la un moment dat, reduceți spațiul la birou și economisiți costuri.

Hot desking este o idee bună?

În funcție de aspectul biroului dvs., hot desking-ul poate fi fie transformator, fie dificil.

Dacă conduceți o clădire comună, cum ar fi un WeWork, hot desking-ul este o idee grozavă. Orice ocupant poate sosi și se poate conecta la un birou cu tot ce are nevoie pentru a începe lucrul.

Chiar și atunci când o companie angajează un întreg birou, puteți oferi un mediu de birou cald în spațiul respectiv. Dacă fiecare angajat ar merge la birou în fiecare zi, acea companie și-ar închiria probabil propriul birou, mai degrabă decât un WeWork.

Acest lucru face ca Hot Desking să se potrivească perfect.

Dacă conduceți o clădire cu o singură afacere, hot desking-ul poate funcționa în continuare. De fapt, hot desking-ul devine din ce în ce mai comun, deoarece nu toată lumea mai trebuie să vină la birou.

Indiferent dacă sunteți un lucrător din prima linie care vine o dată pe săptămână sau un lucrător care lucrează de acasă, dacă nu există o întâlnire importantă, aveți nevoie de un birou, dar nu tot timpul.

Acesta este locul în care hot desking-ul își face treaba.

Când vă gândiți la hot desking, țineți cont de aceste lucruri cheie:

• Oamenii lucrează de acasă în mod regulat?
• Va fi folosit spațiul dacă creați o zonă dedicată de birou cald?
• Aveți nevoie de spațiu pentru tot personalul dvs. la biroul cald în aceeași zi?
• Câți bani veți economisi prin implementarea hot desking-ului în comparație cu rezervarea unui spațiu neutilizat pentru fiecare angajat?

Avantajele și dezavantajele hot desking-ului

Deși avantajele hot desking-ului sunt clare, este bine să evidențiem și unele dezavantaje considerate.

În timp ce lipsa atingerii personale se simte adesea ca un dezavantaj, studiile arată că o configurație minimalistă a biroului este mai productivă.

Principiile 5S Lean Six Sigma, de exemplu, sugerează că ar trebui să creați și să mențineți un mediu de lucru ordonat pentru a prospera.

Cele 5S sunt:

• Sortare : eliminați dezordinea și articolele neesențiale.
• Îndreptați : articolele esențiale depozitate la locul lor corect.
• Scrub : păstrând tot ce aveți pe birou curat și ordonat.
• Standardizați : documentați și distribuiți planurile pentru orice modificare la locul dvs. de muncă.
• Susținere : a face din primele patru S un obicei.

Aplicarea acestora în orice mediu de lucru este productivă. Hot desking impune această mentalitate, astfel încât nimeni să nu-și aglomereze biroul zi de zi.

Ce companii folosesc hot desking?

Fie că este vorba de companii mici cu 10-20 de angajați sau de conglomerate gigantice, tot felul de companii au folosit hot desking.

Maersk, cea mai mare firmă de transport maritim din lume, cu peste 80.000 de angajați, are peste 100 de locații în întreaga lume. În biroul său din Maidenhead, Marea Britanie, există șase etaje, toate cu capabilități de birou cald. Fiecare echipă sau bloc de echipe primește un etaj, astfel încât departamentele să fie aproape unele de altele dacă este necesar.

Deși există o serie statică de birouri pentru echipa IT internă, restul etajului este deschis pentru oricine să ocupe un loc nou în fiecare zi. Sălile de ședințe și birourile private sunt utilizate în jurul perimetrului fiecărui etaj.

La celălalt capăt al scalei, StableLogic, o firmă de consultanță tehnologică cu aproximativ 20 de angajați, a împărțit spațiu de birouri într-o clădire Regus.

În timp ce majoritatea consultanților petrec timp pe site-urile clienților, atunci când se întorc în clădirea Regus, au opțiunea fie de a avea un birou cald de la biroul lor privat, fie de a sta într-o zonă comună și de a se conecta la un telefon gratuit.

Alte companii bine-cunoscute care folosesc hot desking includ:

• Deloitte
• Microsoft
• Credit Suisse
• Citigroup
• LEGO
• Banca Nationala a Australiei

De asemenea, vedem birouri fierbinți în organizații de coworking precum WeWork, Regus și Green Desk.

Cum faci să funcționeze hot desking?

Hot desking este oarecum o experiență personală. Dar puteți aplica o logică de bază pentru a face din hot desking un succes în afacerea dvs.:

1. Alege pachetul de tehnologie potrivit.
2. Menționați clar care zone sunt deja rezervate.
3. Informați personalul despre beneficiile pe care le va aduce hot desking.
4. Documentați instrucțiunile de conectare/deconectare și faceți publice.
5. Comunicați atunci când vă mutați la biroul fierbinte.
6. Amintiți-vă că nu peste tot trebuie să aveți birouri fierbinți.
7. Utilizați un sistem de rezervare pentru echipele care trebuie să stea împreună.
8. Utilizați zonele comune și sălile de grup pentru colaborarea în grup.
9. Creați un set de reguli casei, astfel încât toată lumea să știe la ce să se aștepte.
10. Planificați o capacitate crescută atunci când sunt programate întâlniri mari.
11. Adoptați lucrul la distanță, astfel încât birourile fierbinți să nu devină birouri permanente.
12. Permite personalizarea temporară (clară la sfârșitul zilei sau după rezervare).

Cea mai bună politică de hot desking nu are valoare dacă tehnologia care o susține nu este cea mai bună din clasă.

Asigurați-vă că PC-urile sau stațiile de andocare sunt actualizate și pot gestiona sarcini de lucru din diferite tipuri de lucru.

Asigurați-vă că au instalate telefoane software sau că furnizați telefoane fizice.

Pe măsură ce am intrat în era comunicării bazate pe cloud, vă veți dori un sistem de telefonie în cloud (VoIP) care să vă alimenteze birourile calde.

Petreceți timp culturii și politicilor, apoi alegeți furnizorul de tehnologie potrivit.

Dacă hot desking-ul este potrivit pentru afacerea dvs., asigurați-vă că este susținut de cel mai bun sistem de telefonie VoIP din 2022.