Sistem telefonic găzduit: caracteristici, beneficii, avantaje și dezavantaje

Ce este un sistem telefonic găzduit?

Un sistem telefonic găzduit sau un sistem de telefonie în cloud este o configurație de telefon de afaceri care funcționează printr-o conexiune la internet și este găzduită în cloud de un furnizor terță parte. În comparație cu sistemele de telefonie tradiționale vechi, care necesitau să aveți propriul server și echipament la fața locului, un sistem telefonic găzduit vă poate economisi banii afacerii în costurile de întreținere și costurile echipamentelor.

Există două tipuri principale de sisteme telefonice găzduite, care sunt:

1) Sistem telefonic găzduit în cloud: Toate telefoanele se conectează la un centru de date VoIP extern. Telefoanele sunt configurate cu un login individual și sunt programate în prealabil pentru a se înregistra la un server SIP.
Un PBX în cloud vine cu toate caracteristicile esențiale de care aveți nevoie forța de muncă modernă. Mesagerie vocală către e-mail, însoțitori automati, conferințe video - cum doriți. Din punct de vedere al managementului, aceasta este cea mai ușor platformă PBX de gestionat.
2) PBX SIP Trunking : Păstrați-vă PBX-ul existent, dar backhaul este finalizat printr-un trunk bazat pe VoIP pentru toate liniile exterioare de care aveți nevoie. În cazul unei probleme PBX, puteți direcționa apelurile telefonice către orice birou fizic sau virtual.

Un sistem telefonic găzduit sau PBX (Private Branch Exchange) virtual vă oferă toate beneficiile unui sistem telefonic tradițional de birou fără costurile sale costisitoare de hardware.
În afară de costurile inițiale de configurare pentru telefoane mobile, modemuri, routere și comutatoare compatibile, nu este nevoie să alocați capital suplimentar pentru sistemul dvs. telefonic găzduit.
Oh, devine mai bine. Sistemele telefonice găzduite pot include sisteme telefonice tradiționale PBX și VoIP . Dacă aveți deja un IP PBX, trunchiul SIP face tranziția configurației dvs. existente PBX într-o rețea de telefonie alimentată de internet.
Să săpăm mai adânc și să dezvăluim câteva concepte de bază:

• Ce sistem telefonic găzduit?
• Cum funcționează un sistem găzduit?
• Beneficiile unui sistem telefonic găzduit
• Dezavantajele unui sistem bazat pe cloud
• 7 caracteristici importante de căutat

Cum funcționează o soluție VoIP găzduită?

Puteți prelua apeluri printr-un sistem telefonic găzduit cu un PBX în cloud . Acest server online gestionează apelurile de intrare și de ieșire cu un trunchi SIP, folosind o conexiune VoIP.
Iată cum funcționează:

1. Compania dvs. găsește un furnizor de telefonie găzduită care oferă un PBX în cloud. Apoi ești conectat la centrele lor de date din afara site-ului.
2. Primiți un apel care ajunge la sistemul dvs. PBX găzduit.
3. Sistemul PBX găzduit convertește datele apelului în pachete digitale, care pot fi transmise printr-o conexiune la internet. Aceasta este partea VoIP a sistemului dvs. telefonic găzduit.
4. PBX-ul direcționează apelul primit către telefonul de birou al biroului dumneavoastră.
5. Sună telefonul de la birou și ridici. Pachetele digitale sunt convertite înapoi în mesaje vocale și se stabilește o conexiune. Puteți vorbi cu apelantul cu PBX-ul găzduit ca intermediar.

Cu un sistem complet de telefonie cloud, orice dispozitiv care are o conexiune la internet poate efectua și primi apeluri telefonice. Telefonul dvs. mobil, laptopul, desktopul și telefonul fix se dublează ca telefonul dvs. de afaceri.
Postare conexă: PBX vs VoIP: 26 de diferențe de top pe care trebuie să le cunoașteți înainte de a cumpăra

6 Avantajele unui sistem telefonic găzduit

Iată câteva beneficii cheie ale unui sistem telefonic bazat pe cloud pe care o configurație tradițională nu le poate oferi:

1. Instalare ușoară

Procesul de configurare al unui sistem telefonic tradițional poate fi lung, complex și costisitor. Dar un sistem telefonic găzduit nu are niciuna dintre aceste probleme.
Instalarea și configurarea unui sistem bazat pe cloud sunt online, așa că nu aveți nevoie să vină nimeni la birou pentru a începe. Acest lucru îl face și mai ieftin – ceea ce este grozav pentru întreprinderile mici sau pentru cei cu echipe la distanță .

2. Economii de costuri

Sistemele telefonice găzduite sunt mai ieftine decât alternativele lor tradiționale din două motive. Primul: nu trebuie să cumpărați un nou pachet de echipamente. Cu un sistem de telefonie în cloud, puteți folosi echipamentul pe care îl aveți deja. Care include:

• Telefoane soft
• Telefoane de birou
• Dispozitive mobile și telefoane mobile (inclusiv smartphone-uri iOS sau Android)
• Telefoane VoIP

Un sistem telefonic de afaceri care este bazat pe cloud oferă economii de costuri și atunci când vine vorba de întreținere. Nu trebuie să chemați un inginer pentru a veni la birou și a remedia problema. Personalul dumneavoastră IT poate rezolva cele mai frecvente probleme VoIP fără a contacta furnizorul de servicii.

3. Este o platformă de comunicații unificate

Platformele de comunicare unificate vă permit să comunicați atât intern, cât și extern cu un singur instrument.
Cu unul, diferite echipe - cum ar fi vânzările sau asistența pentru clienți - își pot baza întreaga strategie pe soluția lor VoIP găzduită. Furnizorul potrivit oferă mai multe funcții alături de capacitatea de a efectua apeluri. Puteți să trimiteți mesaje instantanee membrilor echipei, să găzduiți conferințe video și să vă sunați clienții — totul prin același sistem telefonic găzduit.
(Din nou, asta are un impact asupra economiilor de costuri: nu trebuie să cheltuiți bani pentru un instrument care face doar o singură lucrare.)

4. Flexibilitate pentru echipele de la distanță

Ai o echipă la distanță? Indiferent dacă sunteți într-o călătorie de afaceri în străinătate sau lucrați de acasă , puteți accepta apeluri cu sistemul dvs. telefonic găzduit. Nu trebuie să fii la birou pentru a ridica telefonul de birou cu fir.
Asta pentru că majoritatea furnizorilor de sisteme de telefonie găzduită oferă software pentru utilizatorii lor. Echipa dvs. de la distanță își poate descărca software-ul telefonului de afaceri pe dispozitivele lor. Furnizorul PBX doar realizează conexiunea și redirecționează apelurile de intrare sau de ieșire către dispozitiv. Apelanții dvs. nu vor observa nicio diferență, mai ales când furnizorul dvs. oferă ID-uri de apelant mascate.

5. Scalabilitate mai bună

Este important să ai un sistem telefonic care să crească pe măsură ce afacerea ta. Să ai un apel de la sistemul tău de telefonie tradițional ori de câte ori adaugi un nou membru al echipei nu este doar frustrant. E si scump.
De aceea, unul dintre cele mai mari avantaje ale unui sistem telefonic găzduit este scalabilitatea. Adăugați un nou membru al echipei? Doar conectați-vă la platforma cloud a furnizorului dvs. și introduceți-le.

6. Este mai sigur

Nu este de mirare de ce companiile sunt preocupate de securitatea sistemului lor telefonic; costul mediu al unei breșe de date este de 3,92 milioane USD .
Ingineria socială este unul dintre cele mai comune tipuri de încălcări ale datelor. Se întâmplă atunci când hackerii imită furnizorul dvs. de telefonie și le cer să predea informații. Ei pot folosi acele date pentru a prelua sistemul dumneavoastră.
Cu toate acestea, sistemele telefonice găzduite au un strat suplimentar de protecție împotriva ingineriei sociale. Majoritatea furnizorilor VoIP reputați au instrumente puternice de gestionare a identității. Nu veți fi niciodată păcălit să predați informații de la un hacker.
Și există o criptare puternică pentru a se asigura că hackerii nu pot asculta niciodată apelurile de afaceri.

Dezavantajele unui sistem telefonic găzduit

Știm că un sistem telefonic găzduit are multe avantaje. Dar când vine vorba de dezavantaje, adevărul este: nu sunt multe.
Un lucru pe care va trebui să îl luați în considerare este dacă aveți o conexiune la internet suficient de puternică pentru a prelua apeluri VoIP. Este relativ ușor dacă ești într-un birou.
Cu toate acestea, dacă aveți o echipă la distanță, trebuie să vă asigurați că fiecare membru al echipei are acces la o conexiune puternică la internet pentru a efectua și a primi apeluri telefonice.
Apelurile VoIP necesită o lățime de bandă de încărcare și descărcare de cel puțin 100 kbps pe linie. În plus, aveți nevoie de cel puțin un megaoctet de lățime de bandă dedicată disponibilă pentru zece apeluri VoIP simultane de înaltă calitate.
Operatorii majori oferă viteze gigabit (1000 Mbps) pentru abonații de afaceri. Pentru o afacere mică, o singură conexiune DSL sau fibră va fi suficientă.

Totuși, cel mai mare dezavantaj al VoIP găzduit este că nu are natura permanentă a telefoanelor tradiționale. Sistemele telefonice găzduite necesită alimentare atât pentru telefoane, cât și pentru infrastructura de rețea pentru a oferi acces la internet.
De aceea, sistemele telefonice tradiționale PBX sunt considerate în general mai fiabile: deoarece nu se bazează pe două surse de alimentare externe.

7 caracteristici ale sistemului telefonic găzduit de căutat

Există o mulțime de furnizori de sisteme telefonice găzduite din care să alegeți. Nu toate oferă caracteristicile de care afacerea dvs. are nevoie.
Iată câteva funcții avansate pe care să le căutați atunci când alegeți un furnizor de servicii VoIP:

1) Transcrierea mesajului vocal la e-mail

Nu va fi o surpriză să auzi că mesageria vocală este o caracteristică cheie pe care ar trebui să o aibă sistemul tău de telefonie. Fără aceasta, riscați ca oamenii să nu sune niciodată înapoi după ce le-ați ratat apelul - și, potențial, să piardă un client.
Cu toate acestea, să găsești timp pentru a trece prin acele mesaje vocale poate fi dificil. Cu această funcție, puteți avea mesajele dvs. de mesagerie vocale transcrise și trimise direct în căsuța dvs. de e-mail. Nu trebuie să ascultați mesajul pentru a răspunde. Doar ascultați transcrierea mesageriei vocale și aveți un jurnal permanent despre ce a fost apelul primit.

2) Caracteristici de videoconferință

Locurile de muncă adoptă munca de la distanță acum mai mult ca niciodată. Aceasta înseamnă că companiile caută furnizori de sisteme telefonice găzduite care oferă conferințe video ca parte a pachetului lor.
PBX-ul dvs. virtual poate fi un instrument de conferință pentru echipa dvs. Nu mai sunt suplimente pentru conferințe video, cum ar fi Google Meet, Skype sau Zoom! Asigurați-vă că verificați din nou că această caracteristică este inclusă în pachetul ales.

3) Securitate și fiabilitate

Fiabilitatea sistemelor de telefonie găzduită este un motiv de îngrijorare pentru multe companii care nu folosesc tehnologia cloud. Dar, nu vă temeți: conexiunile VoIP sunt la fel de sigure (dacă nu, mai) decât setările tradiționale prin cablu.
Cheia este să alegeți un furnizor VoIP securizat, cum ar fi Nextiva. Rețeaua noastră are un timp de funcționare de 99,999% și conexiunile se fac prin centre de date de calitate operator. Cu alte cuvinte: este aproape imposibil ca cineva să pirateze conexiunea și să-ți asculte apelurile telefonice.
Postare conexă: Este VoIP Securizat? O privire aprofundată asupra securității și criptării VoIP

4) Înregistrarea apelurilor

Fie că este vorba de analize individuale de progres sau de instruire, înregistrarea apelurilor vă poate ajuta să monitorizați interacțiunile clienților. S-ar putea să observați că un reprezentant de vânzări are o rată de închidere mai mică decât alții, de exemplu.
Folosește- ți înregistrările apelurilor pentru a descoperi de ce s-ar putea întâmpla asta. S-ar putea să descoperiți că ei nu reușesc să explice unul dintre USP-urile dvs., ceea ce contribuie la rata lor slabă de închidere.

5) Analiza apelurilor în timp real

Întrebați majoritatea companiilor cât de eficiente sunt echipele lor și se vor strădui să afle. Sistemele telefonice tradiționale preiau apelurile primite și le potrivesc cu un telefon de birou - asta este. Nu sunt disponibile statistici suplimentare.
Cu toate acestea, unele sisteme telefonice găzduite oferă analiză a apelurilor în timp real. Aceasta înseamnă că puteți raporta cât de eficiente sunt echipele dvs. cu datele reale, cum ar fi:

• Apeluri de intrare
• Total apeluri
• Apeluri primite
• Apeluri pierdute
• Apeluri gratuite
• Apeluri interne/externe
• Timp de vorbire
• Apeluri internaționale
• Apeluri vocale
• Apeluri la coadă

6) Însoțitori auto

Nu aveți nevoie de un recepționer pentru a monitoriza și a redirecționa apelurile primite dacă furnizorul dvs. de telefonie găzduit oferă însoțitori automati . Acest mesaj automat întreabă pentru ce are nevoie de ajutor un apelant și le transmite celei mai relevante persoane.
Cunoscut și ca răspuns vocal interactiv (IVR), acest sistem de rutare a apelurilor economisește timp pentru toată lumea. Puteți configura reguli pentru sistem online. Așadar, dacă cineva vă sună la numărul de telefon al companiei dvs. și apasă #2 pentru un agent de asistență pentru clienți, aveți deja reguli pentru care va suna linia agentului.
(Dacă aveți un centru de apeluri , puteți chiar să optați pentru ca un grup de linii ale agenților să sune. Sistemul telefonic găzduit le trimite următorului agent disponibil.)

7) Calitate superbă a apelurilor

O preocupare comună pentru companiile care trec la un sistem telefonic bazat pe VoIP este calitatea apelurilor . Ei presupun că, deoarece conexiunile nu sunt prin cablu (și conexiunile la internet pot fi instabile), calitatea va avea de suferit.
Nu este adevărat. De fapt, apelurile VoIP găzduite sunt mult mai clare decât liniile telefonice tradiționale. Veți avea nevoie de o conexiune la internet decentă, care să fie de cel puțin 100 Kbps, dar majoritatea ISP-urilor oferă de cel puțin o sută de ori mai mult (10 Mb). Aceasta înseamnă că probabil că sunteți deja configurat pentru a efectua și primi apeluri de înaltă calitate printr-un sistem de telefonie virtuală, chiar dacă efectuați apeluri la distanță lungă.

Sunteți gata să treceți la un sistem telefonic găzduit?

Nu există nicio îndoială că un sistem telefonic găzduit este calea de urmat. Au trecut de mult vremea firelor de cupru care creau labirinturi în jurul biroului tău și a tehnologiei obosite care trebuie înlocuită la fiecare câteva luni.
Dar nu uitați să verificați dacă noul dvs. furnizor de servicii telefonice oferă funcțiile avansate de care aveți nevoie. În acest fel, întreaga dvs. afacere nu va trebui să se confrunte cu sisteme de telefonie învechite și costisitoare care preiau întregul birou.
Prețul pentru sistemul nostru de telefonie în cloud (care include toate aceste funcții) începe de la doar 20,95 USD per utilizator, pe lună. Ai fi nebun să ratezi. Rezervați o demonstrație astăzi.