VoIP compatibil cu HIPAA: de ce este esențial să protejăm confidențialitatea pacientului

În sectorul asistenței medicale cu mize mari, unde datele pacienților sunt mai valoroase decât informațiile despre cardul de credit, protejarea afacerii dumneavoastră împotriva amenințărilor cibernetice nu este doar înțeleaptă; trebuie.

Pe măsură ce organizațiile din domeniul sănătății trec la comunicații bazate pe cloud, cum ar fi Voice over Internet Protocol (VoIP), înțelegerea și implementarea detaliilor mai fine ale conformității HIPAA nu este negociabilă.

Suntem aici pentru a vă ghida prin aspectele cheie ale serviciilor VoIP conforme cu HIPAA, ajutându-vă să mențineți cele mai înalte standarde de confidențialitate, să evitați penalități mari și să construiți încredere cu pacienții și furnizorii dvs. prin securitatea îmbunătățită a datelor.

Ce este HIPAA și cine trebuie să se conformeze?

Promulgata de Congresul SUA în 1996, HIPAA este Legea privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate. Susține confidențialitatea și securitatea asistenței medicale private și a informațiilor despre pacienți în toate formele sale, în special pe cale electronică.

Aici devin relevante serviciile VoIP pregătite pentru HIPAA.

Toată tehnologia VoIP utilizată în industria sănătății trebuie să respecte standardele HIPAA, asigurându-se că informațiile despre pacienți partajate pe aceste platforme rămân sigure și confidențiale.

Dar cine trebuie să se conformeze? Orice organizație care gestionează informații electronice de sănătate protejate (ePHI sau PHI). Aceasta include furnizorii de servicii medicale și centrele de compensare, planurile de sănătate și toate afacerile asociate.

Cel mai important, respectarea HIPAA nu este opțională.

Este o cerință legală și este pusă în aplicare în primul rând de către Departamentul de Sănătate și Servicii Umane al SUA pentru Drepturi Civile (OCR).

Prin aderarea la standardele HIPAA, furnizorii de servicii medicale susțin integritatea industriei de asistență medicală și protejează informațiile despre pacienți care pot fi utilizate cu ușurință pentru a comite infracțiuni precum furtul de identitate.

Tipuri de comunicații acoperite

Conformitatea HIPAA acoperă un spectru larg de comunicare. Iată abordări sugerate pentru canalele de comunicare populare în domeniul sănătății.

• Apeluri telefonice: HIPAA impune ca toate apelurile telefonice, în special conversațiile VoIP, să fie sigure și confidențiale atunci când discutăm despre PHI. Implementați criptarea în sistemul dvs. telefonic VoIP pentru a preveni accesul neautorizat.
• Mesaje text SMS: mesajele text care conțin PHI trebuie criptate și trimise printr-o rețea protejată. Expeditorul trebuie, de asemenea, să se asigure că destinatarul este autorizat să primească astfel de informații.
• Faxuri: Faxul prin VoIP implică transmiterea și primirea de faxuri printr-o rețea IP, mai degrabă decât utilizarea serviciului tradițional de telefonie publică. Conformitatea HIPAA pentru faxurile electronice trebuie să fie criptată, stocată în siguranță și să nu fie accesibilă persoanelor neautorizate.
• Comunicarea în echipă: aceasta include comunicarea internă, cum ar fi e-mailul, mesageria instantanee și alte instrumente de colaborare digitală. Regulamentul HIPAA impune ca aceste instrumente să fie sigure și ca PHI să fie accesibil numai de către personalul autorizat. Auditurile ar trebui efectuate pentru a urmări controalele de acces și partajarea PHI în cadrul echipelor. Jurnalele de audit ar trebui, de asemenea, păstrate în fișier.
• Conferințe video: Pe măsură ce telesănătatea crește în popularitate, HIPAA se așteaptă ca instrumentele de conferințe video să respecte anumite condiții de securitate, inclusiv criptarea end-to-end și autentificarea securizată a utilizatorilor și ca orice PHI discutat să nu fie interceptat sau accesat de părți neautorizate.
• Mesaje vocale: HIPAA se extinde și la mesajele de mesagerie vocală. Sistemele de mesagerie vocală trebuie să fie securizate, iar accesul trebuie controlat și restricționat numai personalului autorizat. PHI transmise prin mesageria vocală trebuie, de asemenea, să fie criptate.

Riscuri pentru neconformitate

Consecințele comerciale ale neconformității depășesc amenzile, potențial provocând prejudicii pe termen lung reputației dumneavoastră. O încălcare a confidențialității pacientului poate duce la o criză de relații publice și procese care pot afecta grav situația dumneavoastră financiară ca companie.

Cele mai frecvente exemple de încălcări ale HIPAA includ lipsa criptării, piratarea, accesul neautorizat, pierderea sau furtul unui dispozitiv al companiei, eliminarea PHI și accesarea PHI dintr-o locație nesecurizată.

Luați în serios respectarea HIPAA pentru a evita următoarele sancțiuni.

Amenzi: încălcările HIPAA sunt clasificate pe niveluri, amenzile începând de la 137 USD și ajungând până la 2 milioane USD.

Încălcările nivelului 1 variază între 100 USD și 50.000 USD, până la maximum 25.000 USD pe an.

Cel mai sever nivel al sancțiunilor HIPAA începe de la 50.000 USD per încălcare, până la un maxim de aproximativ 2,1 milioane USD pe an, amenzile modificându-se în fiecare an pentru a ține seama de ajustările costului vieții.

Cazurile recente de încălcări ale HIPAA și amenzile asociate pot fi găsite aici .

Sancțiunile civile HIPAA sunt emise persoanelor care nu au comis încălcarea cu vreo intenție rău intenționată. Pedepsele penale, între timp, sunt aplicate persoanelor fizice dacă încălcarea a fost făcută cu intenție penală.

Experiență slabă a clienților

Pacienții care consideră că informațiile lor personale de sănătate nu sunt gestionate în mod sigur sau confidențial au probleme în a avea încredere în furnizorii lor de asistență medicală. Acest lucru poate afecta ratele de reținere a pacienților și poate reduce disponibilitatea acestora de a împărtăși informațiile necesare pentru un tratament eficient.

Reputația mărcii deteriorată

Încălcările HIPAA se răspândesc rapid și adesea duc la publicitate negativă. Manipularea greșită a datelor despre pacienți vă poate afecta rapid reputația de furnizor de asistență medicală de încredere și poate afecta negativ percepția publicului despre afacerea dvs. în ceea ce privește fiabilitatea, încrederea și integritatea generală.

Procese si decontari financiare

Nerespectarea HIPAA poate duce la acțiuni legale din partea pacienților sau a grupurilor afectate. Procesele implică taxe juridice costisitoare și posibile reglementări și deturnează timp și resurse semnificative de la afacerea dvs. de asistență medicală.

Majoritatea amenzilor pentru încălcare provin din așezări. Mai mult, o bătălie juridică publică nu va face decât să vă pătească și mai mult reputația și credibilitatea în spațiul medical.

Rămâneți înaintea conformității HIPAA

Implementați următorii pași pentru a vă ajuta echipa să rămână în conformitate cu HIPAA în timpul comunicării de zi cu zi în afacerea dvs. de asistență medicală.

Menținerea acestor standarde demonstrează angajamentul dumneavoastră față de confidențialitatea pacienților și creează o cultură a conformității și a respectului care se răspândește la toate nivelurile organizației dumneavoastră.

Efectuați un acord de asociere de afaceri (BAA): implementați un BAA cu toți furnizorii care vă gestionează PHI. Acest acord este un document obligatoriu din punct de vedere juridic care asigură confidențialitatea și securitatea PHI, conform cerințelor HIPAA.

Criptați comunicațiile dvs.: criptarea este o componentă nenegociabilă a conformității HIPAA. Toate formele de comunicare electronică care conțin PHI, inclusiv e-mailurile, textele și apelurile VoIP, trebuie să fie criptate pentru a preveni accesul neautorizat în timpul transmiterii.

Utilizați instrumente de comunicare de afaceri aprobate: alegerea unor platforme și instrumente de comunicare conforme cu HIPAA vă asigură că datele pacientului dvs. rămân în siguranță și private în toate punctele de transmitere. Aceste instrumente dispun de securitate încorporată care respectă regulile HIPAA.

Păstrați jurnalele de apeluri precise: Păstrarea jurnalelor detaliate ale tuturor comunicării PHI este esențială. HIPAA vă solicită să păstrați înregistrări ale comunicării, împreună cu detalii contextuale, cum ar fi data, ora și părțile implicate.

Dezactivați funcțiile neconforme: dacă platforma dvs. de comunicații include funcții care nu sunt compatibile cu HIPAA, dezactivați-le înainte de utilizare. Atenție la funcțiile care nu criptează mesajele sau la funcțiile de înregistrare a apelurilor care nu îndeplinesc standardele HIPAA.

Educați-vă echipa: adevărul este că angajații neglijenți sunt responsabili pentru 61% din încălcările de date în domeniul sănătății. Asigurați-vă că profesioniștii din domeniul sănătății rămân la curent cu standardele HIPAA și actualizările anuale.

HIPAA urmează să introducă cerințe mai stricte de securitate cibernetică în 2024. Aceste modificări urmăresc să abordeze amenințările tot mai mari din sectorul sănătății și să asigure protecția informațiilor pacienților.

Pentru a se pregăti pentru aceste schimbări, echipa dvs. ar trebui să înceapă prin a revizui protocoalele actuale de securitate cibernetică și confidențialitate și să identifice domeniile care trebuie consolidate.

Investiția în formare și educație vă ajută echipa să înțeleagă importanța HIPAA și o ajută să utilizeze corect instrumentele de comunicare.

În cele din urmă, deoarece atacurile de phishing au reprezentat 45% din toate încălcările de date din domeniul sănătății în 2021, este esențial să vă instruiți personalul să recunoască și să raporteze în mod corespunzător aceste incidente.

VoIP compatibil cu HIPAA: Cea mai bună platformă de comunicații pentru asistența medicală este aici

Având în vedere natura sensibilă a comunicațiilor de asistență medicală, o soluție robustă, sigură și de încredere este esențială. Serviciile VoIP compatibile cu HIPAA de la Nextiva se remarcă ca o soluție scalabilă pentru multe cabinete medicale din America de Nord.

Pentru comunicații unificate, sigure și scalabile, adaptate special pentru industria de sănătate și HIPAA, aflați mai multe despre soluțiile VoIP Nextiva pentru asistența medicală .

Privind în viitor, integrarea tehnologiei în asistența medicală nu arată semne de încetinire.

Cu noile tehnologii, cum ar fi inteligența artificială, care se pregătesc să remodeleze și mai mult asistența medicală, nevoia de a securiza datele pacienților pe toate platformele, de a recunoaște riscurile de neconformitate și de a rămâne activ în avans cu strategii cuprinzătoare nu a fost niciodată mai importantă.

Furnizorii de servicii medicale trebuie să fie proactivi în îndeplinirea reglementărilor actuale și pregătirea pentru progresele și provocările viitoare în protecția datelor pacienților. Este cheia pentru menținerea încrederii și susținerea celor mai înalte standarde din industria sănătății.

Întrebări frecvente