Un ghid de pornire rapidă pentru gestionarea echipelor de proiectare web și creare web la distanță

Cu mai mult de jumătate din 2021 în spate, ați fost inundat de un flux de conținut legat de lumea forței de muncă la distanță și hibridă și, desigur, de o reacție sănătoasă a expresiei „vremuri fără precedent”.

Să mărim un tip de echipă care a înregistrat una dintre cele mai mari creșteri în munca lor ca rezultat - designul web.

În acest blog, vom oferi un ghid de pornire rapidă pentru gestionarea unei echipe de proiectare web la distanță și modul de utilizare a instrumentelor de management de proiect pentru a face față unora dintre cele mai mari provocări ale acestora.

Chiar înainte de izbucnirea pandemiei din 2020, site-urile web au fost solicitate, fie pentru afaceri noi, fie, dimpotrivă, pentru a reînnoi strategia de marketing pentru afacerile existente.
Un număr semnificativ de companii au trecut la online în 2020. GoDaddy, principala platformă de găzduire web, a înregistrat o creștere de 48% a noilor abonați plătitori din februarie până în aprilie, cu aproape 17% din cota de piață.

Aceasta a marcat începutul unei tendințe în curs care face valuri în forța de muncă. Pentru a ține pasul cu cererea pentru crearea de site-uri web, design și toate nevoile de marketing digital, nevoia de designeri web și echipe de sprijin este tot în creștere. Potrivit Biroului de Statistică a Muncii din SUA, perspectivele de angajare pentru dezvoltatorii web și designerii digitali pentru următorii zece ani sunt de 8%, mult mai rapide decât media.

O echipă web sau o echipă de proiectare și creare web necesită un set impresionant de abilități și adesea multe resurse umane pentru a colabora eficient și a produce rezultate uimitoare și ușor de utilizat.

Printre membrii echipei, vor fi experți în orice, de la strategie și planificare, management de proiect, design UI și design grafic, până la tehnologie web și producție de site.

Cu fiecare dintre aceste roluri vin stiluri și fluxuri de lucru specifice.

Împingerea și gestionarea tuturor jucătorilor cheie, menținând o comunicare clară și fără a pierde din vedere obiectivul, nu este o ispravă ușor de realizat. Acest lucru este valabil mai ales dacă fiecare membru al echipei sau sub-echipă se bazează pe o metodă complet unică pentru planificarea, finalizarea, măsurarea și raportarea muncii lor. Adăugați câțiva membri ai echipei care lucrează intern, de acasă sau liber profesioniști - aveți un potențial destul de mare pentru sughițuri înainte.

Aici intervin instrumentele de management de proiect. Când lucrați cu echipe de la distanță, software-ul de management de proiect online este cel mai bun vehicul pentru a reuni pe toți și fluxurile lor de lucru într-un singur loc, minimizând sau eliminând, în același timp, timpul pierdut în comunicarea greșită și sarcinile manuale.

Chiar și din descrierea prescurtată a unei echipe de proiectare web la distanță, este ușor să vezi adevărul din spatele vechiului zical, „Diavolul este în detalii”.

În acest ghid de pornire rapidă pentru gestionarea echipelor de proiectare web la distanță, scopul nostru este să vă oferim un teren stabil pentru a vă ajuta să evaluați și să înțelegeți considerațiile unice pentru echipele dvs. Și, bineînțeles, vă vom sugera și câteva instrumente și funcții de top care vă pot ajuta să începeți și să vă mențineți succesul.

Să începem.

Indiferent dacă sunteți un manager de proiect experimentat, un membru al unei echipe sau poate un specialist în achiziționarea de talente care construiește o echipă de web design la distanță, este important să aveți o viziune clară și să înțelegeți cu cine și cu ce lucrați. Începeți prin a vă pune aceste întrebări care vă pot ajuta să vă planificați strategia:

• Câtă experiență aduce fiecare membru al echipei la masă? Lucrezi mai ales cu profesioniști juniori, de nivel mediu sau senior?
  
  
• Câte puncte de contact intenționați să aveți cu alte echipe din organizație? Copywriterii vor fi în contact direct cu web designerii? Ce căi de comunicare și aprobare există înainte de a le adăuga pe o pagină web?

• Ce instrumente sunt esențiale pentru succesul echipei dvs. de web design? Acest tip de întrebare vă poate ajuta să decideți sau să restrângeți stiva dvs. de tehnologie existentă.

• Care sunt responsabilitățile, programul și capacitatea de lucru ale fiecărui membru al echipei? Aceste trei domenii pot fi foarte afectate de munca de la distanță și este esențial ca aceste informații să poată fi înțelese de toți membrii echipei și chiar accesibile dintr-o privire.

Există cu siguranță mai multe întrebări pe care le puteți pune și evalua. Totuși, acestea pot crea un cadru pentru dezvoltarea fluxurilor de lucru eficiente și determinarea celui mai bun instrument de management de proiect pentru echipa dvs. de web design, pe care îl vom trata mai detaliat în secțiunea următoare.

Una dintre cele mai importante funcții ale designului este rezolvarea problemelor pentru utilizatori în moduri creative – acest lucru poate fi o provocare suplimentară în cazul echipelor de proiectare la distanță. Întâlnirile și sincronizările reprezintă o oportunitate de a întinde imaginația colegilor de echipă și de a dezvolta sisteme esențiale pentru succes.

Cum se poate realiza acest lucru fără săli de întâlnire, table albe și confortul întâlnirilor față în față? Iată câteva lucruri de reținut:

• Includeți oamenii potriviți, nu toți oamenii . Dacă echipa sau organizația dvs. a intrat într-un mediu de lucru la distanță sau hibrid, numărul de ore dedicate întâlnirilor a crescut cu siguranță pentru toată lumea. Fiți strategic și atenți la cine trebuie să participe la o întâlnire reală față de cine le puteți împărtăși actualizări în context pe platforma dvs. dedicată fluxului de lucru.

• Aveți întotdeauna o agendă clară, chiar și pentru sesiunile de brainstorming . Timpul este și mai mult de esență cu realitatea dură a „Oboselii Zoom”. În calitate de organizator de întâlnire, asigurați-vă că includeți o scurtă agendă cu invitația la întâlnire și respectați-o în timpul întâlnirii. Vă va ajuta să „puneți un ac” rapid în ideile care apar în cadrul întâlnirii, dar care ar trebui abordate în alt moment.

• Salvați apelurile video pentru cele mai importante lucruri . Înainte de a programa o altă întâlnire de actualizare a stării, luați în considerare dacă ați putea să o comunicați cel mai bine pe o altă platformă, cum ar fi un chat sau un fir de actualizări unde toată lumea o poate vedea. Folosiți întâlnirile pentru lucruri mai complexe, cum ar fi explicarea unui nou proces sau rezolvarea problemelor.

• Luați în considerare durata și frecvența întâlnirilor dvs. standup . Deși organizarea zilnică a întâlnirilor standup ar putea fi norma sau tradițională, gândiți-vă la ce este mai bine pentru echipa dvs. De exemplu, Caitlin Wagner, Senior Design Manager la InVision, a spus că echipa ei a decis să schimbe lucrurile, „…În schimb, echipa a stabilit o cadență de standup-uri de 30 de minute luni/miercuri, critici de design de o oră marți/joi, și o „jumătate de oră fericită” vineri pentru a vorbi despre subiecte care nu au legătură cu munca.”

Munca la distanță poate pune în evidență problemele la locul de muncă sau poate servi drept o oportunitate de a consolida sau de a construi pe baza unei culturi existente a companiei. În calitate de manager de proiectare la distanță, aveți oportunitatea de a fi o extensie a acestuia pe măsură ce vă gestionați echipa. Câteva moduri de a promova o cultură pozitivă a muncii la distanță sunt:

• Găzduiește ateliere și hackathon-uri . Este important să programați timp pentru sesiuni în afara muncii de rutină pentru a vă ajuta echipa să-și perfecționeze noi abilități, să remedieze problemele sau chiar să dedică timp unui proiect sau inițiativă care a fost în backburner de ceva vreme. Pentru a le face mai captivante, ai putea invita un lector invitat sau ai putea cere unuia dintre membrii echipei să planifice sesiunile. Aceste activități vor reflecta, de asemenea, interesul organizației dumneavoastră pentru dezvoltarea profesională și personală a angajaților săi.

• Realizați o integrare virtuală de top . Alăturarea unei noi echipe de la distanță poate uneori să-i lase pe noii angajați să se simtă inconfortabil, ieșiți din circuit sau copleșiți. Iată șase bune practici pentru o integrare virtuală excelentă:
  • Începeți experiența de integrare înainte de ziua 1 . Este esențial să îi faceți pe noii angajați să se simtă bineveniți înainte de a se „conecta” pentru prima dată. Luați în considerare trimiterea unui pachet de bun venit cu materiale cum ar fi manualele companiei, o primă privire asupra planului lor de integrare și modelul companiei.
  • Aveți un program de îmbarcare pregătit și un ghid de resurse . Faceți prima sau două săptămâni ale noilor angajați cât mai ușor posibil, cu un plan care le prezintă totul, pe cine se vor întâlni, informații importante și resurse cu care ar trebui să înceapă să se familiarizeze. La monday.com, fiecare angajat nou are un panou special de onboarding cu aceste tipuri de materiale.

• • Atribuiți un „prieten”. Atribuirea unui coleg util, care nu este un manager direct, realizează două lucruri deodată — noul angajat primește ajutor pentru intrări și ieșiri legate de muncă și altele și stabilește imediat o conexiune cu echipa sa. monday.com are, de asemenea, prieteni desemnați pentru toți angajații noi.

• • Încorporați-le imediat cu o sarcină simplă. Unul dintre principalii factori de stres pe care ii pot avea noii angajati este sentimentul ca nu stiu la ce sa lucreze in plus fata de materialele lor de lectura si intalnirile introductive. Pe lângă documentele lor de resurse umane sau sarcinile de configurare IT, oferiți-le o sarcină simplă care să contribuie la un obiectiv de echipă, astfel încât să se simtă implicați și să dezvolte încredere.

• • Găzduiește sesiuni de antrenament virtuale. În timp ce ghidurile scrise și vizuale, cum ar fi pachetele și manualele, au locul lor, asigurați-vă că includeți câteva sesiuni de instruire live și înregistrate pentru noii dvs. angajați - mai ales când vine vorba de utilizarea unor instrumente și software specifice.

Lucrul de la distanță poate reprezenta o provocare pentru conducere atunci când vine vorba de navigarea în relațiile de lucru care nu mai sunt față în față. Întreruperea comunicării și discrepanțele în programarea muncii pot provoca adevărate dureri de cap. Iată câteva recomandări:

• Păstrați comunicarea deschisă. Faceți cunoștință colegilor de echipă sau raportați că sunteți disponibil pentru preocupări și îndrumări, stabilind, de asemenea, așteptări cu privire la ceea ce puteți oferi și când sunt momentele și metodele potrivite pentru asta. De exemplu, preocupările legate de dezvoltarea profesională în timpul lucrului de la distanță nu ar trebui să fie un chat Slack.

• Creșteți recunoașterea angajaților. Cu mai puțin sau zero timp de birou și preocupări pentru supraîncărcarea e-mailurilor, recunoașterea angajaților ar putea fi ceva care este dat deoparte pentru unele echipe de la distanță. Vă încurajăm să găsiți modalități creative de a aborda acest lucru, fie că este vorba despre dedicarea unui canal Slack sărbătorilor și recunoașteri sau crearea unui buletin informativ. Să le facem angajaților să știe că sunt apreciați este un drum lung.

• Fii un campion pentru echilibrul dintre viața profesională și viața privată. Asigurați-vă că faceți cunoscut faptul că echilibrul dintre viața profesională și viața personală al echipei dvs. este înțeles și este o prioritate. Poți să dai exemplu când vine vorba de a-ți face propriul program și de a fi flexibil față de cel al altora.

• Evitați microgestionarea. A gestiona bine de la distanță necesită o planificare atentă și încredere. Pentru a avea o imagine mai clară despre ceea ce lucrează echipa dvs. dintr-o privire, în timp ce puteți lăsa comentarii și întrebări, puteți utiliza un șablon ca acesta de pe monday.com.

Am putea lăsa să fim o triplă amenințare pentru vedetele de la Hollywood, dar credem că este cel mai bine făcut de echipe inteligente de proiectare și creare web la distanță. Pentru a începe rapid proiecte noi, pentru a profita la maximum de munca existentă a echipei și pentru a asigura coerența și calitatea, vă recomandăm să utilizați un sistem de operare Work.

Este aproape de la sine înțeles că designerii și creatorii web rareori lucrează în întregime singuri, cu toată cercetarea și dezvoltarea care intră într-un proiect. Un sistem de operare Work democratizează puterea software-ului, astfel încât organizațiile să poată construi cu ușurință aplicații și instrumente de management al muncii care se potrivesc nevoilor lor, în loc să fie constrânse de limitele instrumentelor tradiționale de management de proiect. Iată doar câteva caracteristici ale sistemului de operare monday.com care sunt perfecte pentru echipele de web design la distanță:

• Actualizări live de stare și cronologie: planurile de proiect ale proiectelor de design complicate vor include adesea alte surse profesionale, cum ar fi dezvoltatorii sau managerii de produs. monday.com oferă echipelor posibilitatea de a actualiza părțile interesate sau clienți relevanți cu statutul fiecărei sarcini și unde se află proiectul pentru a ajuta la realizarea obiectivelor proiectului.

• Canale separate pentru fiecare iterație sau proiect: cu membrii echipei de proiectare web care lucrează la diferite piese ale unui proiect din diferite locații sau dispozitive, este esențial să separați un proiect în canale - fie după subiect, date de iterație sau după ce sarcini trebuie finalizate . Având aceste informații și plan într-un singur calendar sau calendar pe care oricine îl poate accesa, există mai puțin loc pentru erori și mai puțin timp pierdut. Acestea fiind spuse, puteți gestiona activele partajate cu ceva de genul acestui șablon de gestionare a activelor digitale.
  

• Comunicare în timp real, în context: orice proces de design web va fi modelat prin împărtășirea ideilor, gândurilor și gândirii cu alții. Indiferent dacă este un client sau un membru al echipei dvs., aveți nevoie de o modalitate mai organizată de a împărtăși referințe și idei, astfel încât să puteți obține feedback.

Pe platforma monday.com, tu și oricine are acces la panoul de proiect, puteți adăuga fotografii, videoclipuri, efecte sonore, GIF-uri și orice altă sursă de inspirație la care vă puteți gândi, direct la sarcina la care lucrați. monday.com se integrează, de asemenea, cu instrumentele dvs. existente pentru a menține totul împreună. Șablonul de planificare creativă cu Adobe Creative Cloud este un favorit al echipei de proiectare, deoarece vă puteți alinia instrumentele de proiectare și procesul de lucru prin sincronizarea Adobe CC cu panourile dvs. în timp ce descrieți proiectele, urmăriți progresul și încărcați fișierele sau materialele fără probleme, astfel încât acestea să fie întotdeauna accesibile. .

• Platforme de comunicații la distanță: deși partajarea muncii dvs. online a ajuns destul de departe, cu siguranță există unele întâlniri și conversații care funcționează cel mai bine în persoană sau, în cazul unei echipe de la distanță, la un apel video.

Opțiunile populare includ Zoom, Google Hangouts și multe altele, cu care monday.com oferă integrări. Indiferent ce alegeți, faceți-l standard pentru membrii echipei și asigurați-vă că îl sincronizați cu calendarele echipei dvs.

Construirea și gestionarea unei echipe de web design și a proiectelor de succes este un proces care implică gândire înainte, acțiuni proactive și instrumentele potrivite pentru a aduce pe toți și totul împreună.

Făcând un bilanț al obiectivelor și priorităților existente și viitoare, puteți lua cele mai informate decizii atunci când alegeți cele mai esențiale instrumente de management al proiectelor, și anume o platformă de creare de site-uri web și ceva de genul Work OS.