5 tactici pentru a vă crește șansele de a avea o potrivire grozavă de software

Publicat: 2022-05-07

Doar 27% dintre cumpărătorii micilor afaceri achiziționează software care le îndeplinește sau depășește așteptările fără compromisuri. Utilizați aceste practici dovedite care duc la succesul selecției software.

Când este timpul să achiziționați software pentru afacerea dvs. mică, calea spre succes pare clară: identificați o problemă, apoi găsiți software-ul care rezolvă cel mai bine acea problemă în limita bugetului dvs. În aceste circumstanțe simple, fiecare achiziție de software ar trebui să fie un câștigător, nu?

Dar aruncați obstacole, cum ar fi modificarea bugetelor și priorităților, părțile interesate deconectate, termene limită strânse și informații concurente dintr-un număr covârșitor de surse, iar această cale odată clară către succes devine mult mai incertă.

În calitate de proprietar sau lider de afaceri mici, știi că eșecul nu este o opțiune. Nu am putea fi mai de acord. Cu puțin spațiu pentru erori costisitoare, fiecare achiziție de software trebuie să fie un home run. De aceea, am chestionat liderii întreprinderilor mici despre procesul lor de selectare a software-ului și am identificat cinci tactici care vă pot crește șansele de a achiziționa software-ul de succes.

Gândiți-vă la aceste cinci tactici ca lumini de ghidare care vă pot lumina calea către succes și vă pot oferi încredere în decizia finală de cumpărare. Dacă sunteți gata, citiți mai departe pentru a afla formula pentru a găsi un software excelent pentru nevoile dvs.

Sari la:


  •  Cât de greu este să obții o potrivire excelentă pe software-ul de afaceri?

  •  Tactica #1: Concentrați-vă pe obiectivele interne în loc de presiunile externe

  •  Tactica nr. 2: Încurajați factorii de decizie să participe pe deplin

  •  Tactica #3: Validați informațiile prin surse independente

  •  Tactica nr. 4: profitați de perioadele de probă gratuite

  •  Tactica nr. 5: Rezistă-te să-ți revizuiești lista scurtă

Cât de greu este să obții o potrivire excelentă pe software-ul de afaceri?

Având atâtea obstacole în cale și un număr tot mai mare de opțiuni de software din care să alegeți, găsirea unui software care vă verifică cu accent toate casetele nu este garantată dacă sunteți o afacere mică.

Departe de asta, de fapt. Într-un sondaj Capterra efectuat pe 1.000 de lideri ai întreprinderilor mici care au influență asupra deciziilor de achiziție de software, doar 27% au reușit să asigure ceea ce numim o „Potrivire grozavă” la ultima achiziție de software pentru organizația lor (faceți clic aici pentru metodologia noastră de determinare a unui nivel excelent). Meci):

Graficul circular care arată doar 27% din achizițiile de software pentru întreprinderile mici ajung să fie o potrivire excelentă.

Cu alte cuvinte, doar aproximativ una din patru achiziții de software pentru întreprinderi mici au ca rezultat o potrivire grozavă: o afacere care îndeplinește sau depășește așteptările fără compromisuri.

Asta e! Restul fie fac compromisuri cu privire la viziunea lor inițială, fie achiziționează software care nu îndeplinește așteptările – ducând la alte probleme, achiziții suplimentare de software sau, în cel mai rău caz, regretul de cumpărare care obligă întreprinderile mici să o ia de la capăt.

Deci, cum să devii unul dintre puținii care reușesc în loc de mulți care eșuează? Răspunsurile se află în cele cinci tactici pe care le-am enumerat mai jos.

Aceste tactici pot fi implementate la orice afacere mică, indiferent de software-ul pe care îl achiziționați sau de cunoștințele dumneavoastră tehnice și vă pot îmbunătăți probabilitatea de a alege software-ul care vă satisface toate nevoile. Să începem.

Tactica #1: Concentrați-vă pe obiectivele interne în loc de presiunile externe

Ca parte a Top Technology Trends Survey 2020 de la Capterra, am cerut cumpărătorilor de software pentru întreprinderi mici să aleagă primii trei factori care le-au declanșat investiția în noua tehnologie. Rezultatele arată că decizia de a cumpăra software poate veni dintr-o varietate de motivații diferite:

grafic cu bare care arată principalii factori care determină achiziția de tehnologie pentru întreprinderile mici

Probabil vă recunoașteți propria motivație pentru achiziționarea de software din această listă. Și tocmai aceasta este motivația – motivul pentru care ați cumpărat software în primul rând – în care problemele pot începe să apară.

Mai exact, am descoperit că atunci când companiile se concentrează pe o motivație internă cu achiziționarea de software, cum ar fi creșterea productivității sau eficienței, șansele lor de a obține o potrivire excelentă sunt peste medie. Pe de altă parte, atunci când se concentrează pe o motivație externă , cum ar fi presiunile competitive, probabilitatea unui meci mare scade.

Diagramă cu bare care arată probabilitatea unei potriviri grozave pe software-ul de afaceri bazat pe obiectivul principal al achiziției de software.

În ciuda faptului că este al treilea cel mai frecvent factor care determină achizițiile de tehnologie pentru întreprinderile mici, presiunile concurentei produc potriviri grozave doar 9% din timp.

Motivul pentru care este simplu: înclinarea presiunilor competitive duce la investiții de rea-credință în software, cu obiective prost definite. Fără o măsurătoare, cum ar fi productivitatea sau eficiența, pentru a măsura cu exactitate succesul și fără a lua în considerare dacă o anumită investiție în software are sens pentru situația dvs. unică de afaceri, probabilitatea de a regreta achiziția este mare.

Următorii tăi pași

Fiecare achiziție de software ar trebui să se alinieze obiectivelor micii tale afaceri, indiferent de ceea ce face concurența. Iată cum vă puteți concentra asupra unui obiectiv intern specific pe care achiziționarea de software vă poate ajuta să-l atingeți:

  1. Priviți indicatorii cheie de performanță (KPI) cum ar fi veniturile, costurile sau productivitatea și identificați unde afacerea dvs. nu funcționează la nivelul așteptărilor.
  2. Lucrați cu alți lideri de afaceri pentru a găsi cauzele care stau la baza pentru care nu atingeți un anumit KPI. Dacă veniturile sunt scăzute, de exemplu, este posibil să nu ajungeți la suficienți clienți.
  3. Transformă acea problemă (nu ajunge la suficienți clienți) într-un obiectiv specific (trebuie să ajungem cu 15% mai mulți clienți prin eforturile noastre de marketing pe rețelele sociale), apoi concentrează-te pe produse software cu funcționalități care te pot ajuta să atingi acest obiectiv.

Tactica nr. 2: Încurajați factorii de decizie să participe pe deplin

Este adevărat: oamenii din echipa ta de achiziție de software au un impact semnificativ asupra succesului achiziției. Dar poate nu așa cum ți-ai imagina.

De exemplu, ați putea presupune că anumite roluri sau departamente trebuie să fie implicate. Am constatat că nu este cazul. Indiferent dacă echipele de selecție includ membri din IT, HR sau conducere corporativă, acest lucru nu are un impact semnificativ asupra probabilității de a asigura o potrivire grozavă.

În schimb, ceea ce am constatat este că nivelul de participare și influență a fiecărui membru al echipei de achiziție de software este mult mai important. Să ne uităm la fiecare factor separat.

Evitați participanții ocazionali care nu se pot angaja pe deplin

Am întrebat respondenții câți participanți activi (persoane incluse în toate sau majoritatea discuțiilor legate de achiziționarea de software) și participanți ocazionali (persoane care nu sunt implicate în discuții obișnuite care doar „intervin” din când în când) au fost implicați în deciziile de cumpărare a software-ului. Am descoperit că cei fără participanți ocazionali aveau șanse mai mari de a asigura o potrivire excelentă pe software.

Diagramă cu bare care arată probabilitatea unei potriviri grozave pe software-ul de afaceri pe baza numărului de participanți ocazionali la procesul de cumpărare.

Gartner explică de ce participanții ocazionali pot împiedica eforturile de cumpărare de software (cercetare completă disponibilă clienților Gartner):

„Participanții ocazionali nu vor avea adesea contextul complet al tuturor discuțiilor care au avut loc cu membrii echipei de cumpărare. Ca rezultat, fie vor adăuga valoare limitată procesului, fie pot aduce puncte de vedere părtinitoare care devalorizează munca echipei de proiect.”

Ori de câte ori este posibil, încurajați participarea activă a tuturor membrilor echipei dumneavoastră de selecție a software-ului. Reprogramați întâlnirile și demonstrațiile după cum este necesar pentru a include pe toată lumea și eliminați membrii care nu se pot implica pe deplin în acest proces.

Reduceți numărul de membri care nu au influență de decizie

Am întrebat, de asemenea, cum s-au defalcat echipele de selecție a software-ului între factorii de decizie, cei care influențează deciziile și cei fără influență asupra deciziei.

Ceea ce am descoperit este că, cu cât sunt mai puțini participanți fără influență asupra deciziei, cu atât rezultatul este mai bun. În sondajul nostru, respondenții care au obținut o potrivire grozavă au avut în medie un membru mai puțin, fără nicio influență asupra deciziei asupra echipei lor, comparativ cu cei fără o potrivire grozavă.

Grafic care arată achizițiile software Great Match, în medie, cu un membru mai puțin, fără nicio influență asupra deciziei decât achizițiile software non-Great Match.

Această diferență poate părea mică (o singură persoană!), dar fără nicio influență asupra deciziei finale de cumpărare, fiecare membru suplimentar din echipa ta care nu are influență asupra deciziei va tulbura procesul de selecție și va îngreuna ajungerea la un consens.

Următorii tăi pași

Cercetările noastre arată că, atunci când echipele de achiziție de software reduc grăsimea - membri care nu sunt implicați activ sau care nu au influență asupra deciziei - au loc rezultate bune. Iată cum să alcătuiți o echipă de achiziționare de software slabă și serioasă:

  1. Oferiți potențialilor membri ai echipei un calendar pentru decizia de cumpărare și întrebați dacă se pot angaja pe deplin la date importante. Dacă nu se pot angaja, luați în considerare limitarea rolului lor sau neincluderea în întregime.
  2. Utilizați modelul DACI/RACI la începutul procesului pentru a desemna cine aprobă deciziile, cine le influențează și cine trebuie doar să fie la curent. (Dacă nu sunteți familiarizat cu acest model, aflați mai multe despre el în „3 lucruri care trebuie făcute pentru a vă îmbunătăți implementarea software-ului.)
  3. Dacă este o problemă dacă includeți sau nu pe cineva, alegeți să-l excludeți. În cele din urmă, cu cât sunt mai puțini oameni, cu atât mai bine. (Ai auzit vreodată de prea mulți bucătari în bucătărie?)

Tactica #3: Validați informațiile prin surse independente

Pe măsură ce dvs. și echipa dvs. începeți să cercetați diferite opțiuni de software, veți descoperi rapid că informațiile de la furnizorii de software sunt peste tot. Găsiți un videoclip demonstrativ și probabil că vânzătorul l-a produs. Încercați să determinați dacă un produs are sau nu o anumită caracteristică, iar site-ul web al furnizorului va fi probabil primul rezultat în căutarea dvs. pe Google.

Atât cumpărătorii Great Match, cât și cei non-Great Match din sondajul nostru s-au bazat pe informațiile furnizate de furnizor în timpul cercetării lor. Aceste informații sunt importante și, sincer, inevitabile. Totuși, ceea ce îi separă pe cumpărătorii Great Match este că aceștia fac pasul suplimentar pentru a valida ceea ce învață prin surse independente.

Diagramă cu bare care arată sursele de informații pe care cumpărătorii de software le folosesc pentru a verifica furnizorii de software.

Conform constatărilor noastre, cumpărătorii Great Match și non-Great Match sunt aproape identici în sursele pe care le folosesc pentru a verifica furnizorii de software. Singura diferență este că cumpărătorii Great Match au șanse de aproape două ori mai mari să folosească și surse independente, cum ar fi recenziile utilizatorilor, experții terți și colegii.

Verificarea furnizorilor prin aceste surse independente vă poate ajuta să vă asigurați că echipa dvs. primește informații fiabile și exacte - informații care nu sunt părtinitoare pentru a vă determina să semnați pe linia punctată. Dacă un furnizor vă îndrumă către informații independente (în loc să vă îndepărteze de acestea), este, de asemenea, un semn bun că este încrezător că calitatea produsului său vorbește de la sine.

Următorii tăi pași

Capterra are o serie de resurse de date independente care vă pot ajuta pe dvs. și echipa dvs. să vă concentrați pe cele mai bune opțiuni de software pentru nevoile dvs., fără influența furnizorului. Iată câteva exemple (am folosit software CRM, dar aceste informații se aplică oricărei categorii de software):

  1. Faceți clic pe orice produs de pe site-ul nostru pentru a citi recenzii detaliate de la utilizatori reali ca dvs. Aflați cum să obțineți cea mai mare valoare din recenziile software cu „4 sfaturi despre utilizarea recenziilor software pentru afaceri pentru a găsi produsul potrivit”.
  2. Instrumentul nostru de comparare vă permite să comparați până la patru produse simultan pentru a vedea cum se compară între ele în ceea ce privește prețul, caracteristicile și evaluările utilizatorilor. De asemenea, puteți vizualiza comparații populare pe care le-au făcut alți utilizatori.
  3. Fiecare categorie majoră de software de pe Capterra are raportul nostru Top 20, care utilizează datele motoarelor de căutare și evaluările utilizatorilor pentru a determina cele mai populare 20 de produse. Acesta este un loc minunat de a începe dacă nu aveți în minte niciun produs specific.

Tactica nr. 4: profitați de perioadele de probă gratuite

Puteți citi, urmări și digera toate cercetările software de acolo, dar, în cele din urmă, nimic nu este mai bun decât să vă așezați și să încercați software-ul pentru dvs.

Perioada de probă gratuită pe care o oferă majoritatea furnizorilor este un instrument de neprețuit pentru a vă evalua opțiunile și pentru a lua decizii mai bune. Cercetarea noastră susține acest lucru: cumpărătorii care clasifică perioadele de încercare gratuite drept cea mai importantă sursă de informații pentru a evalua în profunzime furnizorii de software sunt cel mai probabil să asigure o potrivire excelentă.

Diagramă cu bare care arată cumpărătorii de software care clasifică demonstrațiile gratuite ca sursă de informații de top pentru evaluarea furnizorilor de software au cel mai probabil să obțină o potrivire excelentă.

Asta nu e tot. Atunci când respondenții au spus că încercările gratuite le-au stârnit cel mai adesea interesul pentru un produs sau au fost cel mai mare ajutor în justificarea includerii unui produs pe lista lor scurtă, a dus la un succes similar Great Match (42% și, respectiv, 41%).

Pe lângă faptul că oferă echipei dvs. oportunitatea de a pune mâna și de a afla cât de ușor de utilizat este un sistem, testele gratuite sunt, de asemenea, una dintre singurele modalități prin care puteți testa software-ul într-o situație unică pentru afacerea dvs. mică. Puteți testa fluxurile de lucru și identifica lacunele procesului pentru a vedea cum funcționează software-ul în scenariul exact pe care intenționați să îl utilizați.

Pe scurt, nu există o modalitate mai bună de a vă evalua opțiunile software. Folosiți acele încercări gratuite, oameni buni!

Următorii tăi pași

De îndată ce începe perioada de probă gratuită, ceasul începe să sune spre sfârșit. Iată cum să profitați la maximum de timpul pe care îl aveți cu probele gratuite:

  1. Dedică timp real din calendar pentru a te scufunda în software și a-l testa. Dacă tratezi perioada de probă gratuită ca pe o activitate „dacă pot ajunge la ea”, nu o vei face niciodată.
  2. Puneți diferite tipuri de utilizatori (administratori, personal IT, lucrători de rang și-fișe) să încerce software-ul pentru a identifica avantajele și dezavantajele din punctul lor de vedere.
  3. Colectați feedback-ul utilizatorilor după ce au avut ceva timp cu software-ul pentru a veni cu întrebări ulterioare și pentru a lua decizii. Pentru mai mult ajutor în acest sens, vă încurajăm să citiți „3 moduri de a colecta feedback cu privire la căutarea software-ului”.

Tactica nr. 5: Rezistă-te să-ți revizuiești lista scurtă

După ce ați cercetat și discutat despre opțiunile software care par promițătoare, dvs. și echipa dvs. veți reduce aceste opțiuni la o listă scurtă de furnizori care merită luați în considerare mai profund.

Există o tentație de a te juca cu lista scurtă după ce a fost finalizată. Cercetarea noastră este clară: nu o faceți. Am descoperit că, cu cât revedeți mai des lista scurtă pentru a adăuga furnizori suplimentari, cu atât este mai puțin probabil să obțineți o potrivire grozavă.

Diagramă cu bare care arată o mare probabilitate de potrivire în funcție de cât de des sunt revizuite listele scurte de furnizori de software pentru a adăuga opțiuni suplimentare.

S-ar putea să credeți că sunteți minuțios revăzând lista scurtă, dar sunteți cu adevărat indecis.

Nu numai că adăugarea constantă de opțiuni la lista dvs. scurtă întârzie întregul proces și oferă echipei dvs. mai mulți furnizori de evaluat, dar, de asemenea, pune la îndoială lista dvs. scurtă inițială. Dacă sunteți atât de tentat să adăugați acești furnizori, ați ajuns vreodată la cele mai bune opțiuni?

Cei care își revinează rar sau niciodată lista scurtă pot face acest lucru pentru că au fost amănunți în cercetarea lor și au creat suficientă încredere și consens în lista lor scurtă încât să nu fie tentați să o schimbe. Acesta este scopul tău.

Următorii tăi pași

Lipsa de încredere vine din lipsa de claritate. Iată cum puteți fi sigur că includeți produsele potrivite pe lista dvs. scurtă:

  1. Dacă două surse de informații despre un produs se contrazic, căutați mai multe surse. Evaluările utilizatorilor, materialele vânzătorilor și experții terți pot ajuta la clarificarea situației și pot oferi echipei dvs. o imagine mai clară a răspunsului real.
  2. Nu ezitați să contactați furnizorii și să întrebați. Dacă nu sunteți sigur dacă un furnizor oferă o anumită caracteristică sau acceptă o anumită integrare, contactați-l și aflați cu siguranță.
  3. Dacă sunteți încă blocat cu privire la furnizorii să includeți pe lista scurtă, creați un tabel de punctaj al furnizorilor pentru a-i nota și a-i clasa. Folosind șablonul nostru, puteți lua decizia dvs. în cel puțin 15 minute.

Software-ul mediu produce rezultate medii

Astăzi, întreprinderile mici se bazează din ce în ce mai mult pe software pentru a funcționa și a funcționa. Software-ul este o piatră de temelie în succesul companiei dvs. ca și angajații dvs. sau produsele și serviciile pe care le vindeți.

Configurarea unui nou software care este pur și simplu OK nu va conduce la succes. De aceea, aveți nevoie de un proces de selecție a software-ului care vă oferă de fiecare dată cel mai bun produs pentru nevoile dvs. Cele cinci tactici pe care le-am acoperit aici te vor ajuta să faci exact asta:

  1. Concentrați-vă pe obiectivele interne în loc de presiunile externe
  2. Încurajează participarea activă a factorilor de decizie
  3. Validați informațiile prin surse independente
  4. Profită de perioadele de probă gratuite
  5. Rezistă-te să revii pe lista scurtă

Pentru mai multe sfaturi despre cum să deveniți un expert în achiziționarea de software, consultați blogul nostru „Sfaturi pentru cumpărarea de software”. Aflați cum să transformați un furnizor de software într-un partener de software, de exemplu, sau ce costuri ascunse sunt incluse într-adevăr în acea etichetă de preț software.

Apoi, dacă sunteți gata să începeți să comparați opțiunile software, mergeți la pagina noastră de pornire pentru a căuta, compara și alege software-ul potrivit cu încredere. Cumpărarea de software poate fi dificilă, dar nu trebuie să fie.

Metodologia sondajului

Sondajul Capterra Great Software Match Survey 2020 a fost realizat în octombrie 2020. Am chestionat 1.000 de lucrători din afaceri din SUA cu 2-500 de angajați și 1-250 milioane USD în venituri anuale care: 1) au o influență semnificativă asupra achizițiilor de tehnologie pentru organizația lor și 2 ) au făcut o achiziție de software pentru organizația lor care a costat cel puțin 500 USD/an în ultimele 24 de luni. Am formulat întrebările pentru a ne asigura că fiecare respondent a înțeles pe deplin sensul și subiectul la îndemână.

Sondajul Capterra Top Technology Trends Survey 2020 a fost realizat în august și septembrie 2020. Am chestionat 1.000 de lideri ai întreprinderilor mici din SUA, Canada, Marea Britanie și Australia la întreprinderi cu 2-499 de angajați și venituri anuale de 5-250 milioane USD. Respondenților li se cerea să fie implicați în achiziționarea de tehnologii pentru organizație și să dețină o poziție la nivel de manager sau mai mult în companie. Am formulat întrebările pentru a ne asigura că fiecare respondent a înțeles pe deplin sensul și subiectul la îndemână.

Definiție excelentă a meciului

Respondenții la sondajul Great Software Match Survey 2020 de la Capterra au fost întrebați dacă sunt de acord sau nu cu o serie de declarații cu privire la procesul de cumpărare pentru cea mai recentă achiziție de software a organizației lor, pe o scară de la 1 („Sunt de acord”) la 7 („Sunt de acord”) .

Pentru a fi considerați un destinatar de Great Match, respondenții au trebuit să dea declarația „Software-ul pe care l-am achiziționat în cele din urmă nu reușește (sau nu a reușit) să ne îndeplinească așteptările.” a 1 sau 2, apoi faceți una dintre următoarele:

  • Dați declarația „Inițial am considerat software-ul care era mult mai ambițios decât ceea ce am decis în cele din urmă.” un 1 sau 2.

SAU

  • Dați declarația „Software-ul pe care l-am achiziționat a fost o soluție premium de înaltă calitate.” un 6 sau 7.