Cum să dați sarcini membrilor echipei

Proiectul a fost împărțit în etape, obiective și obiective împărțite în sarcini, iar acum este timpul să le atribuim. Dar, pe măsură ce deschideți platforma de management de proiect, vă confruntați cu procesul nemăgulitor de a formula sarcinile și de a alege cui să le atribuiți.

Ei bine, în acest articol, oferim sfaturi despre cum să clarificați puțin acel prim moment confuz. Există sfaturi utile, învățând diferența dintre alocarea și delegarea sarcinilor și criterii sugerate despre cum să alegeți cea mai bună persoană pentru job.

Pentru o prezentare mai precisă, iată un cuprins:

Cum le atribuiți angajaților sarcinile?

În mod normal, credem că atribuirea sarcinilor este un proces consumator de timp care se concentrează pe ștergerea listelor de sarcini pentru a menține proiectul în funcțiune. Cu toate acestea, atribuirea sarcinilor ar trebui să fie de fapt un proces mai orientat către angajați, care necesită dedicare și efort suplimentar, ceea ce dă rezultate incredibile. Dar ce înțelegem prin asta?

Sarcinile atribuite în mod corespunzător împing angajații, proiectele și întreaga companie înainte. Iată cum.

1. Ele întăresc responsabilitatea și încrederea între manageri și angajați;
2. Ele ajută la predarea abilităților noi și la perfecționarea celor vechi;
3. Acestea permit angajaților să se familiarizeze cu alte echipe și căi de lucru;
4. Devine mai ușor să faci estimări de proiect;
5. Constituie baze excelente pentru recenzii de performanță etc.

Lista ar putea continua, dar ne vom opri aici deocamdată.

Desigur, astfel de beneficii pe termen lung nu vin fără sânge și transpirație proverbiale în etapa de planificare. Să aruncăm o privire la ideile generale despre atribuirea sarcinilor angajaților și la pașii specifici pe care îi puteți lua.

Motivația vine din cunoașterea imaginii de ansamblu

Când vorbim despre imaginea de ansamblu în managementul proiectelor, vorbim despre sarcina fiecărui membru al echipei care îi afectează pe colegii lor. Deoarece toate sarcinile sunt de obicei piese mici ale puzzle-ului, este de ajutor să le reamintești angajaților cum contribuie munca lor. De exemplu:

• O schiță de înaltă calitate poate constitui o bază excelentă pentru versiunea finală și poate fi finalizată mai rapid.
• O prezentare bine pregătită poate reduce timp liber întrebărilor inutile și întrebărilor suplimentare prin e-mail.

Nu este o surpriză că oamenii lucrează mai bine și sunt mai productivi, atunci când știu că munca lor are un impact la nivelul companiei.

Deci, atunci când atribui sarcini, încercați să subliniați modul în care acestea se potrivesc în imaginea de ansamblu. Pur și simplu să spui: „ Tu faci X te vei ajuta cu Y și Z ” și modul în care se reflectă asupra proiectului în ansamblu, îi va arăta angajatului că sarcina care i-a fost atribuită este importantă.

Fă-ți angajații entuziasmați să se angajeze

A le spune oamenilor despre imaginea de ansamblu și a le arăta ceea ce este posibil nu poate decât să-i ajute până acum. Este suficient să aprindeți scânteia inițială, dar pentru ca aceștia să se angajeze pe deplin în sarcină, trebuie să definiți ce presupune sarcina respectivă.

Ar trebui să poată imagina cum să lucreze, ce abilități să folosească și cum să ajungă la rezultatul dorit. Cu cât instrucțiunile sunt mai clare, cu atât vor fi mai motivați să lucreze.

Pur și simplu, oferiți instrucțiuni despre cum ar trebui efectuată sarcina și asigurați-vă că au înțeles. Nu vă puteți citi în gândurile celuilalt, așa că este important ca toată lumea să fie pe aceeași pagină.

Solicitați transparența sarcinii

Una dintre cele mai bune practici pe care le poate folosi o companie este transparența între colegi.

Acest lucru se realizează prin faptul că fiecare își introduce sarcinile pentru ziua respectivă într-o foaie de pontaj. Scopul foilor de pontaj este de a obține o idee exactă despre ceea ce lucrează toată lumea la un moment dat.

Când oamenii știu cine lucrează la ce sarcini, le este mai ușor să știe dacă o persoană este disponibilă sau ocupată, cât de departe este cu o sarcină etc.

Deci, atunci când dați sarcini angajaților, etichetați-le cu termene limită. Alternativ, puteți solicita evaluările angajaților cu privire la cât timp le-ar dura munca și puteți utiliza acele intervale de timp.

Sursa: Foaia de pontaj a echipei Clockify

Foile de pontaj sunt o modalitate excelentă de a fi cu ochii pe sarcini și pe oamenii care le fac. Ajungi la:

• vezi cine se luptă cu ce (ajută la evaluarea setului de abilități ale oamenilor);
• care își consumă volumul de muncă și este disponibil pentru sarcini suplimentare;
• dacă estimările dvs. de timp necesită corectări;
• identifica orice timp pierdut.

Păstrați un interval de timp clar de cristal

În timp ce discutăm despre foile de pontaj și transparența termenelor limită, este important să menționăm că orele pe care le stabiliți pentru finalizarea sarcinilor trebuie să fie clare.

După cum am menționat, cel mai sigur mod de a atribui termene limită este consultarea angajaților. Ei sunt mai bine să evalueze cât timp le va dura din cauza dificultății sarcinilor, a termenelor generale, a standardelor care trebuie îndeplinite și a abilităților necesare pentru a le îndeplini.

Când au un cuvânt de spus cu privire la cât timp ar trebui să facă o sarcină, oamenii tind să se simtă mai responsabili pentru întregul proces. Ei vor face tot posibilul pentru a termina la timp, deoarece au participat activ la stabilirea termenului limită.

Stabiliți așteptări foarte clare

Atribuirea unei sarcini ar trebui să includă întotdeauna așteptările dumneavoastră (supraveghetorului) subliniate. De exemplu:

• Are nevoie de un pitch de logo cât mai multe schițe posibil sau doar de câteva piese finite?

Dacă îi ceri unui designer să facă niște schițe pentru o prezentare de logo, trebuie să specificați tipul de calitate pe care îl căutați. Explicați dacă sunteți în căutarea unor schițe și schițe pentru o întâlnire de brainstorming sau dacă doriți să afișați piese curate și prezentabile.

În plus:

• Câte piese ar trebui să facă designerul?
• Există o paletă de culori specifică pe care trebuie să o urmeze?
• Cât de importantă este sarcina? Este ziua în care se decid în sfârșit asupra unui logo sau este încă în stadiul de brainstorming? (decide asupra calității lucrării în sine)

Atribuind sarcina folosind întrebările de mai sus, îl ajutați pe designer să înțeleagă cât de mult efort trebuie să investească. Ei devin mai motivați cu instrucțiuni clare, deoarece știu ce se așteaptă de la ei. Nu este teamă că munca lor va fi criticată pentru ceva ce nu a fost comunicat la început. Și, din partea dvs., previne încălcarea termenelor limită sau rezultatele necorespunzătoare.

Evitați să creați dependență, fiind mai puțin implicat

Nu este neobișnuit ca angajații să-și ceară supraveghetorilor părerea lor cu privire la o anumită sarcină sau performanța lor.

Problema apare atunci când un supervizor se implică prea mult în proces. Când simt că proiectul s-ar putea destrama dacă nu au ochii pe fiecare parte în mișcare tot timpul. Și când aveți, să zicem, 20 de persoane care așteaptă aprobarea, sfatul sau consultarea acelei persoane, fluxul de lucru intră într-un blocaj.

Și timpul de așteptare este timp pierdut.

În plus, oamenii își pierd motivația, răbdarea și devin frustrați, deoarece ar putea face și alte lucruri.

Așadar, învață să nu sari de fiecare dată când oamenii vă cer ajutorul. Alocați oameni de încredere care pot aborda probleme mai mici, în timp ce vă ocupați de imaginea de ansamblu. Învață cum să-ți cheltuiești propria energie acolo unde este nevoie de mai mult.

De exemplu – a face o prezentare de prezentare pentru potențialii investitori este în continuare amânat, deoarece o persoană are nevoie să verifici e-mailul unui client pe care dorește să-l trimită, alta vrea semnătura ta pe un formular, iar a treia vrea să întrebe ceva despre feedback-ul angajaților care urmează. .

Pentru a nu fi întins și a pierde timpul cu sarcini ușoare, iată de unde puteți începe:

Cum să atenuați riscul de a fi supra-implicat la atribuire

• Amintiți-vă că potriviți sarcinile cu oamenii

Ceea ce înseamnă că, prin potrivirea persoanelor potrivite cu sarcinile potrivite, implicarea ta va fi minimă. Fă-ți timp pentru a alege cu atenție cine trebuie să facă ce. Ce rost are să atribui sarcini dacă nu se pot face fără tine?

• Aveți o scală de 10 puncte pentru a aprecia importanța itemilor

Cât de importante sunt anumite aspecte ale rolului tău de conducere? Ești absolut necesar în fiecare întâlnire sau în timpul fiecărei convorbiri? Ce sarcini au nevoie de aprobarea dvs. și care pot fi aprobate de cineva sub conducerea dvs.?

Clasează aceste elemente pe o scară de la 0 la 10, în funcție de importanța lor pentru tine și proiect. Sarcinile prioritare ar trebui să vă atragă atenția totală. Și ceea ce poate fi delegat, ar trebui să fie.

• Analizează-ți programul

Energia și timpul dumneavoastră sunt necesare la o scară mult mai largă. Cel mai bun mod de a descoperi dacă pierzi timpul fiind prea implicat este să te uiți la programul tău. Identificați cât timp ați petrecut cu articole cu prioritate redusă și evaluați ce probleme ar fi putut fi rezolvate fără dvs.

• Luați în considerare prioritățile și termenele limită

Intră doar atunci când este absolut necesar. Sunteți responsabil pentru ca lucrurile să fie făcute la timp, de către oameni cei mai calificați pentru sarcinile atribuite. Determinați care sunt prioritățile dvs. pentru fiecare proiect și preocupați-vă numai de acele probleme, cu excepția cazului în care există riscul de a încălca un termen limită.

• Formulați o listă de oameni de încredere

Dacă vă cunoașteți suficient de bine angajații (sau membrii echipei), atunci ar trebui să îi puteți identifica pe cei care sunt mai de încredere și gata să-și asume puțin mai multe responsabilități.
Scrieți motivele pentru care ar putea ajuta, implicându-se în articole cu prioritate scăzută în locul dvs. Când vine momentul, reunește-i și prezintă-le ideea, ținând cont că această soluție ajută la împingerea proiectului mai departe. Când autoritatea este delegată mai multor persoane, există mai puține șanse de blocare în fluxul de lucru.

Acest lucru intră și în domeniul delegării sarcinilor , despre care vom intra mai târziu.

Cum decideți ce sarcini să le atribuiți căror angajați?

1. Alocați în funcție de prioritate

Desigur, unele sarcini vor fi mai importante decât altele. Când împărțiți un proiect în sarcini, petreceți ceva timp evaluând nivelul lor de prioritate.

Sarcinile cu prioritate înaltă ar trebui să fie primele pe lista dvs. care trebuie alocate. Fie că sunt sensibile la timp, fie că necesită mai mult efort și dedicare.

Sarcinile cu prioritate redusă pot fi alocate ca elemente de umplere primei persoane disponibile.

2. Alocați în funcție de disponibilitatea angajaților

Un alt factor de luat în considerare la atribuirea sarcinilor este cine este disponibil în acest moment.

Pe măsură ce proiectul avansează, vor fi adăugate noi sarcini. Va trebui să alocați noi lucrări, dar șansele sunt că nu veți putea întotdeauna să alegeți pe cine doriți. Mai ales dacă se apropie un termen limită, persoana cu cel mai mic volum de muncă ar trebui să fie prima ta alegere.

Supraîncărcarea unei persoane deja ocupate doar pentru că este mai priceput sau pentru că ai cel mai mult încredere în el îi pune o presiune inutilă. Este un motiv de frustrare, rezultate mai slabe și productivitate scăzută.

Și așa cum am menționat, dacă aveți o foaie de pontaj cu o vedere de ansamblu a tuturor sarcinilor și angajaților care lucrează la acestea, va fi mult mai ușor să vedeți cine este liber și cine nu.

3. Alocați în funcție de nivelul de calificare al angajatului

Sarcinile cu prioritate înaltă ar trebui să revină angajaților cu mai multă experiență într-un anumit domeniu sau abilitate. Cu toate acestea, ar trebui să le oferi ocazional astfel de sarcini și altor angajați, pentru a-i ajuta să crească și să devină la fel de de încredere. A oferi oamenilor sarcini provocatoare care le pot spori experiența este esențială pentru productivitate și moral.

Ca să nu mai vorbim că ai mai mulți angajați cu înaltă calificare.

Sarcinile cu prioritate redusă pot fi atribuite oricui, în ciuda nivelului său de experiență. Sunt o oportunitate bună de a exersa, de a dobândi noi abilități sau de a scoate din cale sarcini mai mici pentru a face loc celor mai importante.

4. Alocați în funcție de preferințe

În sfârșit, dar nu în ultimul rând, preferința poate juca un rol important în modul în care atribui sarcinile.

Este un dat că unii angajați vor prefera anumite sarcini față de altele. Deci ar putea fi bine să atribui sarcini la o întâlnire cu echipa. Pe măsură ce discutați despre priorități, termene limită și disponibilitate, întrebați-i la ce sarcini ar dori să lucreze.

Dacă cineva manifestă interes pentru un anumit tip de muncă, ar trebui (cu oarecare atenție) să i se permită să o accepte. La urma urmei, oamenii sunt mai productivi atunci când li se atribuie ceva ce li se pare nou sau interesant.

Notă: Aplicați această regulă cu precauție. Lăsând oamenii să facă doar sarcinile pe care le doresc le poate împiedica dezvoltarea carierei. Ieșirea din zonele noastre de confort și ocazional îndeplinirea sarcinilor care nu ne plac este modul în care ne dezvoltăm și învățăm. Așadar, nu uitați să documentați sarcinile pe măsură ce le distribuiți, pentru a identifica aceste probleme potențiale din timp.

Alocarea vs delegarea sarcinilor

În timp ce cuvinte similare din punct de vedere semantic, delegarea și alocarea în termeni de sarcini sunt două lucruri diferite.

Când alocați sarcini , atribuiți sarcini fără a oferi angajaților multă autoritate, provocare sau spațiu de dezvoltare. Include să vă păstrați toată responsabilitatea – scrierea sarcinilor, stabilirea termenelor limită, furnizarea de resurse, instrumente etc. Acestea sunt de obicei sarcini recurente care pot deveni repetitive.

Când delegeți sarcini , permiteți ca o parte din această responsabilitate să dispară din degete. Tot ce te gândești sunt obiectivele, în timp ce lași angajații să-și dea seama de detaliile și de mijloacele pentru a ajunge acolo.

Cu toate acestea, asta nu înseamnă că delegarea este corectă și alocarea este greșită.

Alocarea sarcinilor are propriul loc. Este la fel de important, deoarece multe sarcini se reduc la procese repetate care sunt încă vitale pentru progresul proiectului. Delegarea sarcinilor este doar o bună oportunitate pentru angajați de a învăța, de a se provoca și de a-și evalua abilitățile și performanța.

Când ar trebui să alocați sarcinile?

Consultantul în management și BizDev, Artem Albul, și-a împărtășit conceptul despre atribuirea sarcinilor, pe care l-a numit „algoritm”. El a subliniat modul în care aceste criterii sunt utile numai și numai atunci când doriți ca angajații să îndeplinească sarcinile pe baza îndrumărilor și instrucțiunilor dumneavoastră (alias de alocare).

Iată cum Albul a defalcat algoritmul:

Sursa: Artem Albul, TWA Consulting

După cum putem vedea, alocarea sarcinilor, deși este mai „controlată” dintre cele două, oferă, de asemenea, instrucțiuni aprofundate și solicită confirmarea clarității sarcinii. Multe dintre ele se rezumă la faptul că toată lumea este pe aceeași pagină, lăsând puțin sau deloc loc pentru interpretări greșite (dar și libertate creativă).

Cum ar trebui să alocați sarcinile?

Cu tot ce am menționat în secțiunea anterioară, iată cum ar putea arăta alocarea sarcinilor, pas cu pas.

• Defalcă-ți proiectul

Detaliați scopurile, obiectivele și unele sarcini individuale (nu toate, aveți grijă să nu începeți microgestionarea). Plasează cele mai importante termene limită.

• Prioritizează sarcinile și sortează-le

Este important să știi ce sarcini trebuie făcute mai rapid/mai bine, pentru a-ți aloca corect resursele și forța de muncă încă de la început.

• Faceți o listă cu echipele și membrii echipei

Atribuiți lideri de echipă (dacă nu îi aveți) și, alternativ, cereți contribuția lor cu privire la abilitățile individuale ale angajaților, pentru o decizie mai informată cu privire la cine primește ce.

• Programeaza o intalnire

Faceți o întâlnire cu liderii echipei și parcurgeți punctele de mai sus. Atribuiți sarcini în funcție de disponibilitatea, interesul și abilitățile fiecărei echipe necesare pentru a împinge proiectul cu succes.

• În calitate de lideri de echipă – atribuiți sarcini mai departe
• Urmăriți finalizarea sarcinii și faceți modificările necesare pe parcurs

Fie că este vorba despre depășirea termenelor limită, reatribuirea sarcinilor sau schimbarea resurselor. Acest lucru este perfect și de așteptat, atâta timp cât nu se întâmplă la fiecare sarcină pe care ați atribuit-o. Apoi, este un indicator al unei planificări prealabile proaste.

• Oferiți feedback și scrieți performanțe

Nu uitați să urmăriți progresul și să notați detaliile importante care ar putea ajuta următorul proces de alocare/delegare a sarcinilor. Este, de asemenea, o informație utilă pentru angajați cu privire la ceea ce trebuie să îmbunătățească.

Alocarea sarcinilor este ceva mai complicată decât ne dorim să fie. Dar, acest tip de cercetare și pregătire amănunțită va face proiectele să se desfășoare mai bine. De asemenea, angajații vor fi mai mulțumiți de munca lor și vor exista mai puține obstacole pe măsură ce termenele limită se apropie.

Când ar trebui să delegați sarcini?

Delegarea este o practică excelentă în încredere atât pentru angajator/supervizor, cât și pentru angajat. Angajatorul învață cum să cedeze o parte din controlul său asupra procesului, în timp ce angajatul învață cum să își asume mai multă responsabilitate pentru munca sa.

Acest lucru vă permite să vă concentrați asupra aspectelor de ansamblu ale jobului dvs., deoarece vă ocupați mai puțin de sarcini care sunt cu prioritate scăzută pentru dvs. Economisești timp și energie, în timp ce îi ajuți pe alții să progreseze în cariera lor.

Cum delegi eficient sarcinile ca lider?

După cum am menționat, delegarea include mai multă independență a angajaților. Există câteva componente suplimentare care fac acest tip de atribuire a sarcinilor mai atrăgătoare decât alocarea, cu oportunități mari de creștere.

Concentrați-vă pe delegarea obiectivelor în loc de sarcinile reale

Când delegi, te concentrezi pe obiectivul care trebuie realizat. Nu ar trebui să le oferi angajaților o instrucțiune „colorează după numere” despre cum să finalizeze o sarcină.

Comunicați clar care ar trebui să fie rezultatul final și ce așteptări aveți dvs. (sau superiorii). Lăsați angajaților înșiși mijloacele pentru atingerea acestui obiectiv final. Pentru că modul în care rezolvați o sarcină poate fi complet diferit de modul în care o vor face ei. Și asta este perfect, atâta timp cât rezultatul este cel pe care îl cauți.

Păstrați obiectivele provocatoare

Când obiectivele pe care le delegați sunt prea ușoare, sunt șanse ca persoana fie să amâne, fie să simtă că nu aveți suficientă încredere în el. Și dacă sunt prea dificili, devin frustrați, anxioși și încep să intre în panică.

Este o idee bună să fii conștient de nivelul de calificare al unui angajat, astfel încât să poți evalua cât de multă provocare și responsabilitate își pot asuma. Pentru ca ei să fie cei mai productivi și să obțină rezultate grozave, trebuie să intre în „starea Fluxului”.

Sursa: Optimal Experience, M. Csikszentmihalyi

Încurajează discuțiile și feedback-ul

Lăsați angajații să-și exprime opiniile pe această temă.

Ar trebui să întrebe orice despre sarcină, obiective sau impactul general pe care îl va avea munca lor asupra etapelor ulterioare sau asupra fluxului de lucru al altora. Înseamnă că sunt interesați de sarcină și se implică.

Și dacă ei nu își pun întrebări, puteți oricând să-i împingeți în proactivitate.

• Există ceva ce ați dori să vă clarificăm?
• Aveți deja idei despre cum să îndepliniți sarcina?
• Este timpul pe care ne-am convenit suficient pentru tine?
• Veți avea nevoie de alte resurse, instrumente sau asistență?
• Vedeți probleme sau riscuri?

Întrebări ca acestea îi ajută să se simtă apreciați, eforturile lor recunoscute și îi ajută să știe că îți pasă de sarcină și de cât de bine performează. Ai grijă să nu exagerezi, altfel vei începe să arăți ca un micromanager.

Dați frâu liber angajaților, dar oferiți sprijin

Vorbind despre microgestionare, delegarea înseamnă că îi lași pe oameni să-și rezolve singuri problemele. Nu ar trebui să existe niciun motiv pentru ca un manager să intervină și să controleze sau să supravegheze orice pas al procesului, cu excepția cazului în care este absolut necesar.

Cu toate acestea, ceea ce ar trebui să faceți este să-i spuneți că sunteți disponibil pentru orice sfat în cazul în care se simt blocați. Doar pentru că angajații primesc autoritate pentru o anumită sarcină și sunt lăsați în voia lor, nu înseamnă că proiectul trebuie să sufere până nu se ridică.

Din când în când, întreabă-i dacă au nevoie de ceva de la tine și asigură-te că știu că ești acolo pentru orice fel de sprijin, consultare sau mediere. O altă bună practică este de a le oferi oportunități suplimentare de învățare – cum ar fi formare, conferințe, cursuri etc.

Delegați obiective care mută oamenii înainte

Alegeți sarcini care sporesc abilitățile și folosesc toate experiențele lor, în loc de ceva care trebuie pur și simplu făcut. De exemplu:

• Sarcini care necesită să își perfecționeze abilitățile de comunicare în echipă;
• Învață cum să aloci sarcini mai mici;
• Supravegherea muncii altora și efectuarea controlului calității;
• Învățați să lucrați cu un nou instrument;
• Organizarea unei întâlniri (sau mai multe), etc.

Aflați ce abilități ar putea dori sau trebuie să dezvolte angajații dvs., apoi planificați-vă delegațiile în consecință. Vrei ca ei să finalizeze sarcina în timp ce au învățat ceva nou în același timp.

Cum să alegi cui să-i delegi

Paul Beesley, director senior și consultant la Beyond Theory a propus o listă de verificare ingenioasă pentru atunci când alegeți un angajat căruia să-l delegați. Este menit să simplifice și să accelereze procesul.

Pentru a finaliza cu succes sarcina delegată, angajatul ales de dvs. are nevoie de:

S – abilitatea de a îndeplini și îndeplini o sarcină

T – timpul necesar pentru a finaliza sarcina și, dacă este necesar, învățați abilitățile necesare

A – autoritatea de a se ocupa de tot ceea ce privește sarcina

R – nivelul necesar de responsabilitate

R – recunoașterea pentru îndeplinirea cu succes a sarcinii

Această listă este un set de criterii importante care ar trebui acoperite atunci când vă gândiți pe cine să atribuiți o anumită sarcină. Cu toate acestea, în funcție de nișa dvs., tipul de serviciu, dimensiunea companiei și proiectul la îndemână, criteriile sunt probabil să se schimbe. Și ar trebui să se potrivească nevoilor tale, nu invers.

Greșeli comune de delegare a sarcinilor de evitat

Cu toate acestea, există câteva greșeli comune pe care managerii și angajatorii le fac, uneori fără să-și dea seama.

1. Fiind prea vag în ceea ce privește termenele limită (folosind: cât mai curând posibil, când ajungi la el, am nevoie de el până ieri). Creează o presiune inutilă.
2. Fiind indisponibil pentru întrebări și nelămuriri. Deși nu ar trebui să microgestionezi, ar trebui să fii totuși prezent pentru sprijin dacă un angajat se simte blocat. Ignorarea lor sau predarea lor altcuiva ar putea provoca neîncredere. Cu toate acestea, dacă de obicei sunteți plin de muncă, setați ore de consultație în fiecare zi sau săptămână.
3. Având direcții neclare. Specificarea timpului alocat pentru finalizarea sarcinilor și a așteptărilor ar trebui să fie minimul necesar atunci când delegați sarcini.
4. Nu oferă feedback. Niciun feedback nu este mai rău decât un feedback prost. Angajații trebuie să fie conștienți și atunci când fac o muncă bună. Într-o companie la care am lucrat, mantra era: „Dacă nimeni nu se plânge de munca ta, înseamnă că faci bine”. Și deși sună ca o logică solidă, de fapt a provocat multă frustrare. Am fost lăsați fără direcție și pur și simplu „plutesc” de la o sarcină la alta, fără să știm niciodată dacă vreuna dintre ele a avut un impact pozitiv asupra performanței noastre.
5. Nu ascult de angajați. Luați în considerare modul în care se simt despre o sarcină sau obiectiv. Lăsați-i să vă ofere feedback și dacă există potențiale probleme de la început.
6. Atribuirea altor persoane la aceeași sarcină. Dacă observi o persoană care se luptă, primul instinct ar trebui să fie să o întrebi cum se descurcă și dacă are nevoie de ajutor. Unii manageri tind să desemneze alți angajați să-i ajute fără consultare, ceea ce lasă un gust dureros. Angajatul se va simți și mai incompetent și va fi mai puțin probabil să își asume o sarcină similară în viitor.
7. Presupunând că oamenii vor ști ce vrei să spui. Aceasta este una dintre cele mai mari probleme. Când formulați o sarcină, fiți cât mai clar posibil cu privire la obiectivele și așteptările. Adesea, managerii cred că aceste lucruri sunt implicite, dar adevărul este că nimeni nu citește mintea. Pentru a evita ca informațiile să fie interpretate greșit sau înțelese greșit, comunicați clar și direct.

Ar putea fi mai multe greșeli, în special pentru fiecare domeniu și industrie. Dacă este posibil, identifică-le pe cele mai comune, făcute fie de tine, fie de colegii tăi. Notați toate cazurile în care anumite sarcini nu au fost la nivelul egalității și vedeți ce ați fi putut schimba în procesul de atribuire pentru a o rezolva. Poate că nu a fost suficient timp sau resurse, ai fost neclar sau angajatul nu era pregătit pentru o asemenea responsabilitate. Utilizați aceeași procedură în toate delegările viitoare de sarcini. Este singura modalitate de a învăța și de a accelera procesul.

A concluziona

Atribuirea sarcinilor ar trebui să fie un proces foarte atent și bine gândit. Nu este vorba doar despre atingerea unor repere în timp. Este vorba despre a ajuta angajații să învețe noi abilități, să se simtă mai mulțumiți de poziția pe care o au în companie, să întărească încrederea dintre tine și ei și, în cele din urmă, să te ajute să te reorientezi asupra imaginii de ansamblu.

Urmând sfaturile pe care le-am adunat, veți fi pe drumul cel bun pentru a face unele schimbări eficiente și sănătoase pe termen lung în compania dumneavoastră.