Ce este o analiză a decalajului? Cum să faci unul pentru afacerea ta?

Cât de departe ai ajuns de planul pe care l-ai făcut la începutul anului?

Ai idee despre ce a funcționat bine sau nu?

De fapt, multe companii cred că funcționează atât de bine și anunță cu mândrie acest lucru acționarilor lor. Cu toate acestea, amintiți-vă că este întotdeauna mult mai ușor de spus decât de făcut.

Pentru a ajunge la o stare atât de bine orchestrată, trebuie să vă dați seama în mod clar de așteptările pe care le creați și de rezultatele reale pe care le obțineți . O metodă dovedită pentru a vă ajuta să determinați aceasta este analiza decalajului.

Acest ghid vă va prezenta definiția exactă a analizei decalajelor, instrumentele comune de analiză a decalajelor și, în special, pașii necesari pentru afacerea dvs.

Să începem chiar acum!

Ce este o analiză a decalajului?

Când menționezi analiza decalajului, gândește-te la un balansoar. Erai atât de familiar cu asta când erai copil, nu?

O parte a balansoarului este performanța actuală, iar cealaltă este obiectivele viitoare dorite. Între ele este un decalaj. Sarcina ta este să examinezi și să evaluezi această diferență sau decalaj între performanța actuală și obiectivele viitoare dorite.

Deci, în general, analiza decalajului este definită ca procesul de comparare a stării reale cu o stare sau un scop ideal, care evidențiază neajunsurile și oportunitățile de îmbunătățire. Alte nume pentru aceasta includ evaluarea nevoilor, analiza nevoilor decalajului și analiza nevoilor.

Poate fi rezumat în următoarele întrebări:

• Unde suntem acum?
• Unde vrem să fim?
• Cum vom face o punte?

Comparând starea curentă cu starea țintă, unitățile de afaceri, companiile sau echipele pot:

• Detectează punctele slabe sau limitările cu care se confruntă.
• Determinați de ce au nevoie pentru a-și îmbunătăți performanța sau rezultatele.
• Sprijiniți managerii și investitorii să ia decizii.
• Evaluați performanța individuală sau în echipă analizând anumite atribute, cum ar fi nivelul de performanță, productivitatea și competența la sarcină.
• Echilibrează alocarea și integrarea resurselor de la nivelul actual de alocare mai aproape de un nivel optim, în cazul producției sau producției. Resursele pot fi bani, materiale, timp sau resurse de muncă.

Analiza decalajului poate fi aplicată în multe domenii, cum ar fi:

• Vânzări
• Managementul resurselor umane
• Performanta financiara
• Control de calitate
• Satisfactia angajatilor
• cunostiinte de IT
• Controlul costurilor
• Competitivitatea pieței

Beneficiile și dezavantajele analizei decalajelor

Analiza decalajelor este un instrument folosit frecvent, deoarece aduce un set de beneficii companiilor și organizațiilor. Aceste beneficii includ următoarele:

• Asigurarea faptului că cerințele proiectului au fost îndeplinite conform planificării.
• Descoperirea decalajului dintre percepție și realitate.
• Oferirea de perspective asupra domeniilor care necesită mai multe îmbunătățiri, cum ar fi produsele, eficiența, profitabilitatea, satisfacția clienților, performanța și avantajul competitiv.
• Determinarea punctelor slabe și a deficiențelor care trebuie abordate.
• Furnizarea de informații necesare managerilor și factorilor de decizie, ceea ce ajută în continuare la îmbunătățirea performanței.
• Alocați eficient resursele și energia.

Deși este necesară și valoroasă, analiza decalajului nu este complet perfectă. Unele limitări legate de procesul de analiză a decalajelor pot fi:

• Costă timp și chiar bani pentru a efectua o analiză a decalajului.
• Succesul analizei decalajelor depinde în mare măsură de persistența și cunoștințele persoanelor implicate în proces.
• Dacă nu este investigată suficient de profund, cauza reală a problemei poate fi lăsată nerezolvată și diverse complexități din spatele lor ar putea fi omise.
• Există șanse mari ca rezultatele analizei să fie inexacte și depășite din cauza schimbării și schimbării constante, în special în industriile cu mișcare rapidă sau organizațiile mari.

Deși există unele dezavantaje la efectuarea unei analize a decalajelor, este recomandabil ca compania dumneavoastră să încerce cel puțin o dată, să vadă și să exploreze diferite aspecte ale acestui proces.

Exemple de analiză a decalajelor

După cum sa menționat anterior, analiza decalajelor variază în multe domenii de afaceri. Mai jos sunt câteva exemple, care vă pot ajuta să înțelegeți utilitatea și aplicabilitatea acestui proces

Performanta in vanzari

Un manager sau un producător poate să se uite la produsele sale și să evalueze care au performanțe bune și care nu. Făcând acest lucru, el sau ea poate evalua dacă produsele sunt adecvate și orice îmbunătățiri sau strategii de vânzare necesare pentru a obține mai multe profituri și a satisface cerințele în viitor.

Evaluarea produsului sau serviciului

Înainte de a lansa un produs sau serviciu pe piață, companiile pot implementa o analiză a decalajului pentru a afla dacă toate funcțiile și caracteristicile funcționează bine așa cum au prevăzut.

Lansare de produs nou

După un anumit set de momente în care o companie își lansează noul produs sau serviciu, ei pot face o analiză a decalajului pentru a afla de ce vânzările nu corespund așteptărilor.

Managementul aprovizionării

Un comerciant cu amănuntul dropshipping, de exemplu, găsește frecvent că magazinul său rămâne fără provizii, apoi poate efectua o analiză a decalajului pentru a identifica motivul din spate. După ce a creat unul, el poate detecta cauza și poate găsi furnizori de dropshipping mai buni pentru afacerea sa.

Productivitate

Atunci când echipa ta nu poate atinge nivelul de productivitate vizat, liderul tău trebuie să știe de ce și cum să-l îmbunătățească. Acolo devine utilă o analiză a decalajului!

Evaluare individuală

Un lider de echipă al unei companii de comerț electronic poate solicita fiecărui membru să efectueze o analiză a decalajelor asupra lor și să folosească aceste rezultate nu numai pentru a găsi modalități de a îmbunătăți performanța fiecăruia, ci și pentru a extrage cele mai bune practici pe care toată lumea le poate adopta.

Diferite tipuri de analiză a decalajelor

În timp ce termenul „analiza decalajului” este destul de clar și simplu în procesul de a privi unde vă aflați și de a-l compara cu locul în care doriți să fiți, există câteva abordări diferite care ar trebui luate în considerare, în funcție de context și de nișă. a analizei dvs.

Există 4 tipuri diferite de „decalaj”, toate fiind destul de ușor de înțeles :

Diferența de performanță

Diferența dintre performanța reală și cea dorită. De exemplu, doriți să vă dezvoltați afacerea prin Instagram. Sunteți în prezent la 1.000 de urmăritori și doriți să creșteți acest număr la 2.000 timp de o lună. Dar, de fapt, pagina ta de Instagram atrage doar 500 de altele. Deci, trebuie să cimentați motivul din spatele acestui decalaj de performanță.

Diferența produs/piață

Diferența dintre vânzările curente și cele anticipate. Este diferit de cercetarea de piață, deoarece este mai proactivă. Aceasta înseamnă să păstrați un pas înaintea pieței, precum și să evitați schimbările bruște și neașteptate care să vă influențeze strategia.

Decalaj de profit

Diferența dintre profitul real și cel așteptat al unei companii. Problemele legate de prognoza profitului pot implica fie planificarea afacerii, fie execuția, sau poate chiar ambele. Mulți factori externi, cum ar fi tendințele pieței, concurența agresivă sau implicațiile politice neprevăzute pot afecta profitul.

Decalaj de forță de muncă

Când există un decalaj între numărul necesar și calitatea forței de muncă și puterea reală în organizație, este înțeles ca un decalaj de forță de muncă. O astfel de analiză a deficitului de forță de muncă oferă managerilor de resurse umane o imagine de ansamblu clară asupra competențelor forței de muncă și a ajustărilor resurselor umane, dacă este necesar.

5 instrumente comune de analiză a decalajelor

Dacă încă vi se pare greu să faceți o analiză a decalajelor și aveți nevoie de un instrument sau un cadru credibil de urmat, atunci aici sunteți!

De fapt, atunci când efectuați o analiză a decalajelor, există câteva instrumente și modele pe care le puteți utiliza. Fiecare instrument poate fi folosit ca principiu de organizare atât pentru descoperirea cauzelor, cât și pentru recomandarea modificărilor. Și această secțiune vă va ajuta să înțelegeți cele mai comune instrumente de analiză a decalajelor. Așadar, urmează-ne!

Brainstorming

Brainstormingul este un instrument de gândire divergent pentru generarea de idei pe un anumit subiect într-o perioadă limitată de timp. Se desfășoară de obicei într-un mediu de sesiune sau atelier pentru a stimula gândirea critică și creativă și pentru a genera soluții utile și inovatoare la o problemă.

Obiectivul său nu este neapărat calitatea, ci cantitatea și se bazează pe principiul că „două capete sunt adesea mai bune decât unul”.

Așadar, se pot ține o serie de întâlniri sau discuții pentru ca echipa de analiză a afacerii să facă brainstorming idei despre problemele care există în procesul de afaceri și despre cum să le rezolve.

Practic, brainstormingul nu este atât de complicat. Pe scurt, iată cum funcționează brainstormingul :

1. Adunați un grup de oameni pentru a aborda o problemă, provocare sau oportunitate.
2. Cereți membrilor să genereze cât mai multe idei posibil - chiar și atunci când aceștia ar putea fi „în afara peretelui”.
3. Examinați ideile, selectați-le pe cele mai interesante și apoi conduceți discuția la cum să combinați, să îmbunătățiți și să implementați ideile.

Benchmarking

Benchmarking-ul este procesul prin care măsurați performanța proiectelor, produselor sau serviciilor companiei dvs. cu cele mai bune practici din industrie sau ale altor companii și utilizați aceste informații pentru a genera posibile îmbunătățiri.

Pentru a vă ajuta să înțelegeți această tehnică, vom lua un exemplu de constructor de magazine de comerț electronic nou înființat. Managerul acestui site dorește să folosească benchmarking-ul ca o modalitate de a efectua analiza decalajului pentru afacerea sa. Deci, el poate implementa acest lucru prin următoarele proceduri :

• Confirmați obiectivele : aflați unde se află și unde vrea să fie, pe baza standardelor de benchmarking.
• Identificați parteneri de benchmarking : el se poate compara cu cei mai buni creatori de magazine online din ultima vreme, cum ar fi Shopify, Wix, WooCommerce etc.
• Colectați date : Datele necesare pentru analiză ar trebui să includă resursele interne și externe despre partenerii de benchmarking.
• Analizați datele
• Identificați oportunitățile : căutați modalități de a reduce decalajul dintre măsurile actuale și cele dorite.
• Implementați activități recomandate pentru a reduce decalajul .

Amintiți-vă, dacă obiectivul benchmarking-ului este acela de a stabili valori adecvate de calitate și fiabilitate, atunci analiza decalajului se va baza pe rezultatele benchmarking-ului pentru a măsura decalajul cu care vă confruntați în acest moment.

Analiza SWOT

O analiză SWOT se concentrează pe punctele forte și slabe din mediul intern și pe oportunitățile și amenințările din mediul extern. Descrierea problemei în acești termeni poate indica calea către o soluție, arătându-vă cum să evitați potențialele amenințări, profitând în același timp de punctele forte pentru a exploata oportunități valoroase.

Să aruncăm o privire la cum să folosiți SWOT pentru a face analiza decalajului :

1. Spuneți de ce se efectuează SWOT (de obicei când starea dvs. actuală are probleme) și ce rezultat se așteaptă de la această activitate
2. Listați toți membrii din echipele sau departamentele relevante și invitați-i
3. Creați o matrice 2 x 2 și etichetați fiecare secțiune ca mai jos

4. Puneți membrilor următoarele întrebări despre obiectivul lor (starea dorită)

• Enumerați caracteristicile interne pozitive și remarcabile care vă vor ajuta la atingerea obiectivului (Puncte forte)
• Enumerați procesele/ariile care diminuează șansele de succes în atingerea obiectivului (Puncte slabe)
• Enumerați situațiile sau condițiile externe care fac obiectivul mai realizabil (Oportunități)
• Enumerați factorii care ar putea prezenta un risc pentru succesul țintei dorite (Amenințări)

5. Analizați factorii de mai sus și evaluați cum puteți folosi punctele forte pentru a exploata oportunitățile, evitând în același timp amenințările.

Această tehnică vă va ajuta, de asemenea, să realizați unde și cum vă evidențiați față de concurenții dvs. din industrie.

Analiza PESTLE

O analiză PESTLE este un instrument sau un cadru folosit de marketeri și analiști pentru a monitoriza și evidenția factorii macro-mediului (externi) care au efect asupra unei organizații, care este o extensie a modelului PEST.

Similar cu SWOT, analiza PESTLE vă ajută să identificați amenințările și oportunitățile examinând următorii 6 factori externi ai mediului de afaceri:

• Politic
• Economic
• Sociologic
• Tehnologic
• Legal
• De mediu

Această analiză elimină lacunele prin identificarea problemelor actuale, evidențiind oportunitățile viitoare de schimbare și minimizând riscurile de pe piață.

De exemplu, condițiile politice și economice instabile din țara furnizorului îi îngreunează să transporte suficient material așa cum vă așteptați. Ar putea deveni motivul pentru care nu puteți atinge vânzările vizate.

Cadrul McKinsey 7S

Ultimul instrument pe care îl recomandăm este cadrul McKinsey 7S, care analizează designul organizațional al unei firme analizând 7 elemente interne cheie: structură, sisteme, strategie, personal, abilități, stil și valori comune.

Puteți utiliza cadrul McKinsey 7S atunci când o anumită parte a companiei nu se ridică la înălțimea așteptărilor dumneavoastră. Analiza analizează caracteristicile companiei în ceea ce privește fiecare dintre aceste aspecte și examinează unde sunt decalajele.

Odată ce este clar că cauza decalajelor este lipsa de abilități, de exemplu, sau o structură adecvată, puteți aborda problema într-un mod concentrat.

Cadrul McKinsey 7S vă poate ajuta cu oricare dintre scopurile de mai jos :

• Determinați lacunele care pot apărea în afacere
• Identificați ce domenii necesită optimizare pentru a promova performanța afacerii
• Aliniați departamentele și procesele în timpul unei fuziuni sau achiziții
• Examinați rezultatele posibilelor schimbări viitoare în cadrul afacerii dvs.

Cele 7 elemente sunt împărțite în 2 grupe: elemente dure (care este relativ ușor de identificat, iar managementul le poate influența direct) și elemente soft (care pot fi mai greu de descris, mai puțin tangibile și mai influențate de cultura companiei).

Elemente dure:

• Strategie : planul tău de acțiune pentru construirea și menținerea unui avantaj competitiv față de concurenții tăi.
• Structură : cum este organizată compania dvs. și cum sunt structurate echipele și departamentele.
• Sisteme : metode formale și informale de operare, proceduri și fluxuri de comunicare pe care angajații le folosesc pentru a-și îndeplini treaba (de exemplu, sistemele IT).

Elemente moi:

• Personal : angajații și competențele acestora.
• Abilități : aptitudinile atât ale organizației, cât și ale angajaților.
• Stil : stiluri de conducere și management.
• Valori comune : valorile de bază ale organizației, așa cum se arată în cultura corporativă și etica generală a muncii.

Deci, cum puteți aplica acest cadru analizei decalajului dvs.? Iată răspunsul :

1. Adunați-vă în jurul unei echipe relevante și competente
2. Verificați dacă toate elementele sunt aliniate corect între ele (identificați golurile și deficiențele în relația dintre elemente)
3. Definiți starea în care aceste elemente ar fi aliniate optim
4. Veniți cu un plan de acțiune specific și realist pentru realiniarea elementelor
5. Implementați modificările și revizuiți regulat 7S, mergând mai departe.

Pe scurt, mai sus sunt cele 5 instrumente cele mai frecvent utilizate care ajută la efectuarea unei analize amănunțite a decalajelor. Puteți utiliza unul sau mai multe dintre cele cinci instrumente pentru a obține cele mai bune rezultate.

Procesul de analiză a decalajului în 4 etape

În organizațiile mari, procesul de analiză a decalajelor cade în general în responsabilitatea analiștilor de afaceri, a managerilor de proiect sau a echipelor de îmbunătățire a proceselor. Dar cu un ghid bine conceput și puțină pregătire, oricine poate lucra prin acest proces.

Deci, cei 4 pași de bază pentru efectuarea unui proces de analiză a decalajului sunt explicați mai jos :

Analizați starea actuală

În primul rând, trebuie să alegi pe ce zonă a afacerii tale vrei să te concentrezi și să începi cu starea ta actuală.

Indiferent dacă este vorba despre calitatea produsului, finanțare sau activități de marketing, alegeți o anumită zonă cu probleme pe care trebuie să o analizați. De exemplu, dacă este vorba de marketing, o anumită zonă ar fi marketingul prin e-mail.

Sau, compania dvs. dorește să aibă cel mai remarcabil serviciu pentru clienți din industria dvs., dar echipa dvs. raportează că mulți clienți își încheie apelurile cu frustrare. Ar trebui să vă întrebați: Există vreo problemă cu produsele sau serviciile dvs.? Echipa dvs. de asistență are nevoie de mai multe cursuri de pregătire pentru gestionarea clienților dificili și supărați?

Nu veți ști exact până nu vă concentrați, ceea ce înseamnă să discutați cu persoanele implicate, să culegeți date și să descoperiți îmbunătățiri. Puteți colecta informații cantitative, cum ar fi numărul de apeluri negative primite în fiecare săptămână, sau informații calitative, cum ar fi comentariile clienților sau feedback-ul de la reprezentanții dvs. de asistență cu privire la apelurile curente.

Ceea ce este cel mai important la acest pas este înțelegerea rădăcinii problemei, care este mult mai ușor de identificat odată ce ați expus toate faptele posibile care contribuie. De fapt, procesul dvs. de analiză a decalajelor ar trebui să evalueze tot ceea ce ați făcut recent pentru a vă ajuta să obțineți „imaginea de ansamblu”.

Formalizați starea viitoare ideală

Odată ce v-ați dat seama de imaginea de ansamblu și ați înțeles cum funcționează în prezent echipa sau compania dvs., trebuie să fiți idealist. Gândește-te unde ai vrea să fii!

Nu-ți face griji cum vei ajunge acolo. Aceasta este sarcina pasului următor. În acest moment, trebuie doar să visezi mare, deoarece cerul este limita! Dar amintiți-vă să vă desenați starea viitoare ideală într-un obiectiv SMART, care este specific, măsurabil, realizabil, relevant și limitat în timp.

Luați ca exemplu cazul anterior al serviciului pentru clienți. În acest scenariu, performanța dvs. actuală este evident insuficientă sau trebuie schimbată. Dar, în loc să ignori situația sau să pui o palmă cu un aparat, imaginea imaginii ideale te-ar ajuta foarte mult.

Un instrument bun de analiză a decalajelor, așa cum am menționat în secțiunea de mai sus, ar deveni aliatul tău. Poate fi o placă de brainstorming sau pur și simplu o hartă mentală pentru a stimula creativitatea echipei tale. Apoi, puteți seta un obiectiv SMART pentru echipa dvs. de asistență pentru clienți, cum ar fi recenziile pozitive sau apelurile ar trebui să crească cu 30% în următoarea lună.

Identificați și documentați lacunele existente

Numai că parcurgeți primii doi pași nu vă va aduce rezultate grozave. Punerea lor împreună poate dezvălui ceea ce lipsește între performanța ta reală și potențialul tău.

O analiză a decalajului ar putea aduce următoarea întrebare: Ce ne limitează să ajungem la starea noastră ideală viitoare?

În exemplul nostru, factorii care afectează productivitatea echipei de asistență pentru clienți pot include nivelul mediocru al angajaților, lipsa stimulentelor pentru cei mai performanti sau lipsa dinamicii echipei.

Odată ce vă identificați lacunele existente (aici funcționează din nou instrumentele utile pe care le recomandăm mai sus!), puteți ști exact ce vă împiedică să vă atingeți obiectivele!

Elaborați și implementați un plan pentru a reduce decalajul

După ce ați trasat posibilele decalaje, este timpul să implementați un plan pentru a reduce decalajul și să convingeți pe alții din echipa dvs. să coopereze. Modificările pe care le veți face pot afecta și alte departamente și echipe, așa că este esențial să veniți cu un plan.

Stabiliți o strategie clară și obiective realizabile care să vă ajute să vă actualizați obiectivele și să-i aduceți pe toți.

De exemplu, atunci când faceți o prezentare către managerii sau directorii dvs., aveți un program detaliat sau o cronologie pentru plan. De asemenea, puteți crea o acțiune mai cuprinzătoare pentru a vă promova performanța echipei, cum ar fi să oferiți cursuri de formare, să oferiți stimulente adecvate pentru cei mai buni performanți și să organizați activități în aer liber pentru a încuraja spiritul de echipă.

La urma urmei, modul în care vei elimina decalajul va depinde mult de prioritățile organizaționale și ale echipei. Deci, lucrați împreună pentru a găsi ceea ce funcționează cel mai bine!

Concluzii

Efectuând o analiză a decalajelor , vă puteți forța să aruncați o privire sinceră asupra stării afacerii dvs. astăzi, precum și să identificați factorii specifici care vă împiedică să vă atingeți obiectivele de afaceri.

Acest ghid v-a ajutat să acoperiți totul despre analiza decalajelor, inclusiv definiția, beneficiile, limitările, 4 tipuri comune, 5 instrumente utilizate frecvent și, în sfârșit, procesul de analiză a decalajelor în 4 pași . Deci, sperăm că, după ce îl citiți, vă puteți dezvolta mai bine afacerea și o puteți face mai competitivă pe piață!