Viitorul firmelor de avocatură este la distanță: cum va face software-ul posibil?
Publicat: 2022-05-07Lăsat prăfuit și liber, râvnitul birou de la colț va fi o relicvă a trecutului, deoarece avocații (și clienții lor) continuă să îmbrățișeze munca la distanță și tehnologia care o face posibilă.
Biroul de colț cu vedere a fost un simbol tradițional de statut și prestigiu în cadrul firmelor de avocatură. Pandemia, totuși, a mutat mulți avocați și profesioniști din domeniul juridic de la birourile și cabinele lor din colț la mesele din sufragerie sau birourile de acasă. Și unii avocați cred că așa va rămâne.
„Avocații pot petrece mai mult timp fie lucrând „la” afacerile juridice în loc de „în” ea și mai mult timp cu familiile și cei dragi.”
— Rick DeMedeiros, fondatorul DeMedeiros Injury Law din Atlanta
DeMedeiros și alții cred că, în viitor, avocații vor opta să lucreze de la distanță și să se bazeze pe tehnologie pentru a face acest lucru posibil.
Unul dintre modurile majore în care firmele de avocatură din viitor vor diferi de firmele de avocatură din trecut este modul în care folosesc (și chiar îmbrățișează) utilizarea tehnologiei și a software-ului pentru a le ajuta să-și facă munca mai eficient și mai sigur.
Iată trei moduri prin care software-ul va schimba viitorul firmelor de avocatură și vă va ajuta firma să opereze de la distanță.
Software-ul extinde ofertele virtuale ale firmei dvs
„ Viitoarele firme de avocatură vor avea o ofertă virtuală mult mai largă. Clienții se vor aștepta ca avocații lor să folosească tehnologia de dragul eficienței și al confortului. ”
— Jeffrey McAvoy, avocat principal la Conduct Law
În timpul pandemiei, munca ta a dispărut. Le-ați oferit clienților servicii virtuale. iar avocații precum McAvoy cred că multor clienți le va dori să mențină așa. Acest lucru va da naștere unor firme de avocatură virtuale.
Ofertele virtuale pot include:
- Întâlniri avocat-client prin software de videoconferință
- Utilizarea unei platforme software de management al cabinetului de avocatură care oferă o funcție de mesagerie
- Gestionare mai eficientă a documentelor cu software-ul de gestionare a cazurilor juridice
- Automatizarea sarcinilor recurente, cum ar fi facturile
Oferind servicii virtuale și folosind tehnologia pentru a face acest lucru posibil, industria juridică va putea, de asemenea, să răspundă clienților mai rapid decât înainte, ceea ce poate aduce o experiență îmbunătățită pentru clienți.
Software-ul ajută la organizarea documentelor
„ Este incredibil să vezi câte firme de avocatură încă mai stochează datele clienților lor în sertare și foldere Manila. Când pandemia a lovit, a forțat multe firme de avocatură mai vechi și mai consacrate să urmeze un curs intens de comunicare online și schimb de date. ”
— Michael A. Cibik, fondator și managing partner la Cabinetele de Avocatură ale Cibik & Cataldo
Modul în care o firmă de avocatură își gestionează documentele determină modul în care își gestionează cazurile: O firmă de avocatură nu este nimic fără documente. Pentru ca firma dumneavoastră de avocatură să funcționeze fără probleme, trebuie să vă asigurați că documentele cabinetului dumneavoastră sunt bine organizate și în siguranță.
În timpul pandemiei, multe firme de avocatură și-au abandonat dulapurile pentru stocarea în cloud, ceea ce a făcut mai ușor pentru angajații de la distanță accesul la documente și probabil că vor păstra aceste instrumente.
Software-ul de gestionare a documentelor juridice și platformele software de gestionare a cazurilor juridice permit utilizatorilor să încarce și să organizeze documente cu etichete.
Aceste platforme oferă, de obicei, controale de acces pentru a păstra informațiile confidențiale în siguranță și instrumente de colaborare pentru a permite angajaților de la distanță să continue să lucreze împreună în timp ce sunt distanțați.
Software-ul introduce noi tipuri de date care pot fi folosite în cazuri
„ Întrucât munca de la distanță este acum o problemă permanentă pentru multe companii, echipele juridice și CIO trebuie să ia în considerare cum să extragă informații stocate electronic din locații pe care nu le aveau anterior, în special pentru descoperirea electronică a litigiilor. ”
— Scott McVeigh, director de industrie la Onna
Noua dependență a industriei juridice de tehnologie ar putea extinde, de asemenea, tipurile de date pe care liderii firmelor de avocatură gestionează, păstrează siguranța și utilizează în cazurile legale. Pe măsură ce introduceți noi tehnologii în practica dvs., trebuie doar să fiți conștienți de modul în care acest lucru ar putea schimba (și chiar complica) lucrurile.
De exemplu, McVeigh subliniază că, în timp ce utilizarea Zoom a permis firmelor de avocatură să opereze și să colaboreze, „nenumărate conversații critice și cantități semnificative de informații sensibile au fost generate în zidurile Zoom, creând probleme de conformitate, risc și juridice”.
Datele Zoom, de exemplu, sunt nestructurate și cu multiple fațete, ceea ce înseamnă că pot proveni de la unul dintre numeroasele instrumente Zoom. Acest lucru înseamnă, de asemenea, că datele Zoom pot fi dificil de gestionat și analizat.
Firmele de avocatură ale viitorului vor avea probabil o politică stabilită cu privire la modul de utilizare a platformelor de videoconferință și va răspunde la întrebări precum:
- Ce tipuri de întâlniri ar trebui înregistrate?
- Unde ar trebui să fie stocate înregistrările?
- Cât timp ar trebui să fie stocate înregistrările?
- Cine ar trebui să aibă acces la întâlnirile înregistrate cu clienții?
Firmele de avocatură ale viitorului vor investi probabil în software de descoperire electronică care poate ajuta firmele de avocatură să stocheze date, cum ar fi datele Zoom, pe un sistem bazat pe cloud.
Viitorul firmelor de avocatură se bazează pe software
Firmele de avocatură ale viitorului adoptă software-ul și devin mai orientate spre digital. Deși viitoarele firme de avocatură sunt conștiente de beneficiile software-ului, ele înțeleg și riscurile.
Trecerea digitală vă poate face practica mai vulnerabilă la atacurile cibernetice, dar există cele mai bune practici și platforme pe care le puteți utiliza pentru a vă menține firma în siguranță.
Și atacurile ransomware asupra firmelor de avocatură ar putea fi mai frecvente decât credeți. Conform Sondajului de management juridic al Capterra din 2021*, una din trei (33%) firme de avocatură mici și mijlocii au suferit un incident de tip ransomware în doar ultimele 12 luni.
Metodologie
Sondajul Capterra privind managementul juridic din 2021 a fost realizat în mai 2021 în rândul a 401 profesioniști din domeniul juridic (dintre care 240 erau avocați) pentru a afla mai multe despre automatizarea, securitatea și alte practici ale firmelor de avocatură. Respondenții au fost examinați pentru angajare cu normă întreagă la firme de avocatură mici (de la 1 până la 14 avocați) și mijlocii (15-49 de avocați). Sondajul a exclus practicanții singuri fără angajați.
Notă: Aplicațiile selectate în acest articol sunt exemple pentru a afișa o funcție în context și nu sunt concepute ca aprobări sau recomandări. Acestea au fost obținute din surse considerate a fi de încredere la momentul publicării.