Software gratuit pentru comenzile de achiziție pentru vânzătorii Amazon în 2022

Un software bun pentru comenzi de achiziție se va asigura că afacerea dvs. primește stocul de care are nevoie de la furnizori rapid și ușor. Simplifică procesul de achiziție și îți permite să fii sigur că afacerea ta va primi produsele de care are nevoie mai târziu.

Există multe opțiuni de software pentru comenzi de achiziție. Ce software ar trebui să aleagă compania dumneavoastră? Înainte de a intra în listă, să înțelegem mai întâi ce este software-ul pentru comenzi de achiziție.

Ce este o comandă de achiziție?

O comandă de cumpărare (PO) este un document obligatoriu din punct de vedere juridic creat de un cumpărător și dat unui vânzător. O comandă de cumpărare, similară cu „coșul” dvs. de pe un site de comerț electronic, este o listă a produselor pe care doriți să le cumpărați. Conține toate detaliile comenzii, inclusiv cantitatea și tipul de produse pe care le solicită cumpărătorul, termenii de plată și detaliile de livrare.

O cerere de achiziție este diferită de o comandă de cumpărare - aceasta din urmă acționează ca un contract între cumpărător și vânzător. Cumpărătorul se angajează să cumpere bunuri sau servicii la suma convenită prin depunerea unei comenzi. O comandă de cumpărare oferă vânzătorului asigurare împotriva neplății, deoarece comanda este finalizată înainte ca cumpărătorul să primească factura.

Cum funcționează o comandă de achiziție?

Întreprinderile mici care comandă cantități mari de mărfuri folosesc adesea comenzi de cumpărare. Un magazin de animale de companie poate avea nevoie să comande cantități mari de diferite tipuri de hrană pentru câini, așa că ar putea fi nevoit să cumpere mai multe tipuri de la furnizor. Acesta este modul în care proprietarul unui magazin de animale de companie ar comanda mărfurile:

• Proprietarul magazinului creează o comandă de cumpărare de la furnizor.
• In cazul in care furnizorul are suficient stoc, acesta va accepta comanda de achizitie, o va indeplini si va livra marfa la data scadenta.
• Furnizorul vă va trimite o factură sau o factură de vânzare pentru articolele achiziționate.
• Cumpărătorul plătește articolul, iar tranzacția este finalizată prin sistemul de puncte de vânzare al vânzătorului.

Cumpărătorii au opțiunea de a plasa comenzi speciale pentru transporturi mari și achiziții recurente. O comandă permanentă permite cumpărătorilor să cumpere exact același produs de mai multe ori folosind același număr de PO.

O comandă generală permite două părți să convină asupra livrărilor multiple într-un interval de timp specificat și la un preț fix. Comenzile generale sunt de obicei folosite de companiile care au o relație puternică. Acestea pot include reduceri sau alte stimulente.

Care este diferența dintre o comandă de achiziție și o factură?

Nu este surprinzător faptul că comenzile de cumpărare și facturile, care sunt documente obligatorii din punct de vedere juridic care sunt trimise între cumpărători și vânzători, sunt adesea confundate. Acestea sunt adesea legate, deoarece comenzile de achiziție pot fi utilizate pentru a crea facturi, care se referă la bunurile achiziționate și la prețurile lor respective. Fiecare document este utilizat într-o etapă diferită a procesului de cumpărare și uneori de persoane diferite.

Există unele diferențe între comenzile de achiziție, facturi și comenzile de achiziție.

Comandă de achiziție

• Creat de cumpărător
• Creat înainte de cumpărare
• Aranjați mărfurile necesare
• Include detaliile de plată propuse

Factura fiscala

• Creat de vânzător
• Creat după cumpărare
• Confirmă livrarea mărfurilor
• Necesită plata până la o anumită dată

Când să utilizați o comandă de achiziție față de o factură

Un cumpărător poate folosi o comandă de achiziție pentru a comanda. Se eliberează înainte de livrare. După livrare, vânzătorul emite o factură . Acesta identifică suma datorată de cumpărător pentru bunurile achiziționate și data la care cumpărătorul trebuie să o plătească.

Cum se creează o comandă de cumpărare

Software-ul online este disponibil pentru a ajuta proprietarii de afaceri cu comenzile de cumpărare. Cu toate acestea, puteți crea și propriile formulare de comandă folosind un document Word sau Excel.

Iată lucrurile pe care trebuie să le includeți

• Data emiterii
• Cantitatea si produsele necesare
• Detalii despre produs, inclusiv numere SKU, numere de model și nume de mărci
• Prețul fiecărui produs pe unitate
• Data livrării
• Numărul de OP
• Informații despre afacerea dvs., inclusiv adresele de expediere și de facturare, numele companiei și informațiile de contact
• Condiții de plată, cum ar fi „plătit la livrare” sau opțiuni specifice pentru date de plată.

5 software gratuit pentru comandă de achiziție pentru afacerea dvs. Amazon

1. Locul de lucru Paramount

Paramount WorkPlace funcționează cel mai bine pentru procesarea automată.

Paramount WorkPlace vă permite să creați și să gestionați cu ușurință comenzile de achiziție. Oferă angajaților și managerilor instrumentele pentru a eficientiza procesul de aprobare a PO și pentru a reuși să cheltuiască eficient.

Interfața modernă este ușor de utilizat și accesibilă de către toți angajații, indiferent de nivelul lor de calificare. Puteți trimite solicitări aprobate pentru crearea PO și puteți crea automat jurnalele de audit detaliate.

Paramount Workplace permite integrarea perfectă cu aplicații ERP, cum ar fi Sage-ERP și Sage Intacct. Acest lucru va îmbunătăți experiența utilizatorului.

Paramount WorkPlace oferă funcții Punchout, care vă permit să păstrați informații despre cataloage de cumpărare ghidată cu cataloage mari sau în schimbare. Acest lucru permite organizațiilor să reducă timpul necesar întreținerii și gestionării catalogului. Punchout Capabilities sunt capabile să accelereze procesul de comandă, să reducă costurile de achiziție și să ofere organizațiilor mai mult control asupra achizițiilor lor.

De asemenea, vânzătorii pot folosi portalul de autoservire pentru a-și trimite facturile electronic, ceea ce simplifică procesul PO. De asemenea, utilizatorii pot accesa cu ușurință oferte de la mai mulți furnizori pentru a găsi cea mai bună potrivire și apoi o pot alege pe cea care li se potrivește cel mai bine.

Caracteristici:

• Crearea automată a PO
• Trimiteți electronic facturile vânzătorilor
• Facilitează gestionarea mai multor cotații simultan
• Aprobare nelimitată și reguli de rutare
• Controlul cheltuielilor
• Integrări ale sistemelor ERP fără probleme și în timp real
• Capacități de catalog și Punchout

Verdict Paramount WorkPlace este un instrument excelent care simplifică procesul PO pentru furnizori și companii. Este foarte simplu de configurat și utilizat. Dacă doriți să reduceți costurile de procesare a PO cu aproape jumătate, vă recomandăm acest instrument.

2. KissFlow

KissFlow este un software fantastic pentru comenzile de achiziție. Funcția sa robustă de procesare PO este unul dintre principalele motive pentru aceasta. Acest software permite utilizatorilor să utilizeze o soluție fără hârtie, care permite execuția și gestionarea eficientă a tuturor documentației PO.

Pentru a se asigura că OP-urile respectă politicile stabilite, utilizatorii pot folosi fluxuri de lucru personalizabile bazate pe reguli. Se asigură că nu există greșeli în crearea OP-urilor. Acest lucru permite înscrierea furnizorilor neînregistrați să se facă într-o manieră flexibilă.

Managementul are acces la informații în timp real, care pot fi utilizate pentru a reduce risipa și a economisi bani la achiziții.

Caracteristici:

• Interfață de utilizare atractivă
• Procesare flexibilă a PO
• Respectarea politicii îmbunătățite
• Informații în timp real asupra cheltuielilor

Verdict KissFlow este una dintre cele mai intuitive soluții de procesare a comenzilor de cumpărare de pe piață astăzi. Este grozav pentru gestionarea furnizorilor și pentru aprobări ușoare de PO. Este un instrument excelent care permite întreprinderilor mari și mijlocii să-și gestioneze sistemul de achiziții.

3. Controlul achizițiilor Planergy

Planergy's Purchase Control oferă clienților săi o soluție de procesare PO simplă, ușor de utilizat, care este perfectă pentru întreprinderile mici. Este o soluție de gestionare a PO bazată pe cloud, care funcționează bine pentru întreprinderile mici.

Permite utilizatorilor să gestioneze comenzile de achiziție, cererile și cheltuielile, să creeze facturi și să simplifice întregul proces PO. Are o funcție puternică de raportare care oferă managerilor informațiile de care au nevoie pentru a-și îmbunătăți performanța.

Caracteristici:

• Gestionați OP-urile, comenzile de cumpărare și creați-le
• Managementul cheltuielilor
• Filtrarea robustă a rapoartelor
• Procesarea centralizată a OP-urilor

Verdict Purchase Control conectează perfect întregul mediu software al întreprinderilor mici pentru a oferi o experiență de procesare a PO fără întreruperi. Pentru un proces de achiziție mai eficient, software-ul este axat pe reducerea risipei și creșterea productivității.

4. Tehnologii O2b

Cel mai bun pentru fluxurile de lucru de autorizare PO pe mai multe niveluri și un singur nivel.

Tehnologia O2b oferă software de gestionare a achizițiilor care simplifică foarte mult procesul PO. Automatizează și eficientizează crearea, urmărirea și gestionarea PO-urilor, precum și a cererilor de achiziție, pentru a le face mai puțin haotic.

Software-ul se concentrează pe crearea de PO-uri agile pe care utilizatorii le pot completa în doar câteva clicuri. Software-ul permite integrarea fără întreruperi a altor aplicații. Aceste integrări permit gestionarea eficientă a relațiilor cu furnizorii și contabilitatea, precum și gestionarea relațiilor cu clienții și gestionarea stocurilor.

Software-ul este capabil să execute fluxuri de lucru de autorizare PO cu un singur nivel sau mai multe niveluri. De asemenea, oferă un mecanism cuprinzător de urmărire a auditului care vă permite să păstrați o evidență detaliată a tuturor OP-urilor aprobate și respinse.

Caracteristici:

• Integrare cu mai multe aplicații
• Gestionarea și crearea OP-urilor
• Flux de lucru pentru autorizarea PO pe un singur și mai multe niveluri
• Pista de audit completă a tuturor OP-urilor aprobate și respinse

Verdict O2b este un sistem de gestionare a achizițiilor care eficientizează și automatizează toate aspectele procesului PO. Acest software este perfect pentru dvs. dacă doriți să creați, să mențineți și să urmăriți comenzile și cererile de achiziție.

5. WorkflowMax

Cel mai bun pentru procesarea controlată Po.

WorkflowMax este un software de management de proiect all-in-one. De asemenea, oferă o soluție fantastică de procesare a PO. Oferă companiilor un instrument ușor de utilizat, atrăgător din punct de vedere vizual și ușor de utilizat.

Acest instrument automatizează și eficientizează procesul PO. Permite procesarea comenzilor de achiziție în vrac, gestionarea cheltuielilor poate fi îmbunătățită și datele esențiale pot fi introduse fără erori. Se integrează perfect în Xero, permițând managerilor să treacă fără întârziere facturile și să reducă dubla manipulare.

Software-ul vă oferă instrumentele pentru a urmări comanda dumneavoastră și pentru a urmări detaliile comenzii. Acest software asigură că facturile sunt plătite la timp, iar furnizorii nu sunt surprinși la sfârșitul lunii.

Caracteristici:

• Integrare perfectă a Xero
• Eliminarea manevrării duble
• Urmărirea și analiza în timp real a OP-urilor de-a lungul lanțului de procesare
• Procesarea în vrac a OP-urilor

Verdict WorkflowMax este un câștigător datorită abordării sale simplificate pentru procesarea în bloc a PO. Cel mai mare argument de vânzare este integrarea sa perfectă cu Xero, care împinge automat facturile. Este foarte accesibil și ușor de utilizat.

Metodologia de a alege software-ul pentru comenzile de achiziție

Există mulți factori de luat în considerare atunci când alegeți software-ul pentru comenzile de achiziție.

Am analizat trei factori pe care i-am considerat cei mai importanți atunci când am selectat un software PO.

Automatizare

Un software bun pentru comandă de achiziție trebuie să aibă funcții automate precum facturarea și facturarea. Notificările către toate părțile interesate sunt, de asemenea, importante.

Aceasta este metoda „set-it-and-forget-it” de a comanda inventar de la furnizori. Procesul este rapid și ușor. Va fi ușor de facilitat relația dintre cumpărător și vânzător.

Software-ul vă va permite să plasați o cerere de cumpărare și să o trimiteți automat părții interesate corespunzătoare pentru aprobare. Acesta ajunge automat la furnizor odată ce este aprobat.

Nu este nevoie să contactați oamenii pentru a verifica dacă a fost într-adevăr trimis. Automatizarea este cea mai bună!

Cataloage complete

Veți avea nevoie de un software pentru comandă de achiziție pentru a satisface nevoile angajaților și ale echipei dvs. Pentru atingerea acestui scop este esențial un software pentru comandă de achiziție care are un catalog complet de produse. Acest lucru va oferi echipei dvs. o modalitate simplă și rapidă de a comanda rechizite de birou sau produse tehnologice. Acestea pot fi furnizate de furnizori sau gestionate la fața locului de o echipă de achiziții. Vrei să ai acces la articolele de care ai nevoie, indiferent de ceea ce faci.

Bugetarea

Un software bun pentru comenzile de cumpărare nu ar trebui să spargă banca. Aceasta înseamnă că prețul nu ar trebui să fie prea mare, dar și că software-ul ar trebui să vă ajute afacerea să rămână în bugetul dumneavoastră. Există multe moduri de a face acest lucru. Majoritatea oamenilor folosesc un instrument de bugetare care este personalizat pentru obiectivele și nevoile lor de afaceri.

Instrumentul ar trebui să vă permită să ajustați suma bugetară în dolari și ar trebui, de asemenea, să poată lucra cu diferite tipuri de bugete. Este posibil ca afacerea dvs. să nu aibă un buget care să acopere totul. Este ca și cum ai subdiviza compania pe proiecte, echipe sau divizii. Acest lucru ar trebui să fie posibil cu software-ul pentru comenzile dvs. de achiziție.

Concluzie

Cel mai bun software de gestionare a PO vă va permite să creați PO-uri fără erori, să urmăriți achizițiile și să vă îmbunătățiți relația cu furnizorii. De asemenea, vă va ajuta să îndepliniți prompt comenzile. Deci alege cu înțelepciune

Pentru a fi la curent cu cele mai recente știri despre comerțul electronic și Amazon, abonați-vă la buletinul nostru informativ la www.cruxfinder.com