Cele mai bune 5 opțiuni gratuite de software de gestionare a cunoștințelor

În calitate de proprietar de afaceri, este posibil să fiți conștient de beneficiile software-ului de management al cunoștințelor - puteți crea baze de cunoștințe, puteți gestiona accesul angajaților la informații, puteți facilita instruirea angajaților și puteți stimula colaborarea.

Deși unele companii plătesc bani mari pentru un instrument de management al cunoștințelor, nu trebuie să (cel puțin până nu ești convins). Există mai multe produse software de management al cunoștințelor care nu costă nimic de utilizat.

Mai jos, veți găsi cele mai bune cinci instrumente gratuite de software de gestionare a cunoștințelor și cât costă fiecare upgrade. Aceste instrumente (aranjate alfabetic) au fost selectate din Lista scurtă Capterra 2021 pentru produsele de management al cunoștințelor de top, unde fiecare produs are o evaluare minimă de utilizator de 4 (din 5) și cel puțin 10 recenzii ale utilizatorilor (consultați metodologia completă de selecție aici).

• Plan gratuit: include limita de stocare a datelor de 5 GB și asistență de bază prin chat live.
• Planuri plătite: Începe de la 24 USD pe lună pentru doi utilizatori și includ stocare de date de 10 GB și asistență Pro live chat.

Bitrix24 este o soluție software de management al cunoștințelor care oferă module pentru colaborare, managementul sarcinilor și comunicare. Oferă o platformă unificată pentru a gestiona mesaje, fișiere, proiecte, sarcini și contacte. De asemenea, puteți să înregistrați și să gestionați interacțiunile cu clienții, să generați rapoarte de vânzări și să capturați și să stocați date despre clienții potențiali.

Instrumentul oferă aplicații mobile pentru dispozitivele iOS și Android.

• Plan gratuit: Disponibil pentru până la 10 utilizatori și oferă 2 GB de stocare a fișierelor.
• Planuri plătite: Începe de la 5 USD per utilizator, pe lună și oferă 250 GB de stocare a fișierelor.

Confluence este o soluție de management al cunoștințelor care ajută la crearea, colaborarea la, organizarea și revizuirea documentelor de proiect. Oferă implementare atât în ​​cloud, cât și on-premise. Vă permite să creați și să gestionați conținut, cum ar fi note de întâlnire, cerințe de produs și rapoarte de cercetare. De asemenea, puteți revizui și partaja feedback în documente.

Vă permite să restricționați accesul la datele confidențiale. Caracteristica sa de gestionare a sarcinilor vă permite să delegați și să urmăriți modificările la sarcinile atribuite membrilor echipei. Instrumentul oferă aplicații mobile pentru dispozitivele iOS și Android.

• Plan gratuit: include bilete prin e-mail, bilete pe rețelele sociale (numai pentru Facebook și Twitter), gestionarea bazei de cunoștințe și raportare.
• Planuri plătite: Începe de la 15 USD per utilizator, pe lună (facturat anual) și includ automatizarea fluxului de lucru, detectarea coliziunilor sarcinilor și raportul biroului de asistență.

Freshdesk este un instrument de gestionare a cunoștințelor și de asistență bazat pe cloud pentru companii de toate dimensiunile. Acesta permite echipei dvs. de asistență pentru clienți să colaboreze la bilete. Orice membru al echipei poate accesa alți membri pentru a discuta despre un anumit bilet de asistență. Ei pot împărți biletele în subtichete și pot avea mai multe persoane să lucreze la acestea simultan.

Instrumentul are aplicații mobile pentru dispozitivele iOS și Android.

• Plan gratuit: include reguli de afaceri și tablouri de bord de raportare și performanță.
• Planuri plătite: Începe de la 19 USD per utilizator, pe lună (facturat anual).

Zendesk este o soluție de gestionare a cunoștințelor și de asistență bazată pe cloud, care oferă instrumente pentru a construi portaluri de servicii pentru clienți, baze de cunoștințe și comunități online. Oferă un portal front-end personalizabil, funcții de chat live și integrare cu alte aplicații, cum ar fi Salesforce și Google Analytics.

Instrumentul are aplicații mobile pentru dispozitivele iOS și Android.

• Plan gratuit: acceptă trei utilizatori și include centru de ajutor, managementul clienților și birou de asistență în mai multe limbi.
• Planuri plătite: Începe de la 14 USD per utilizator, pe lună (facturat anual) și includ un centru de ajutor, bază de cunoștințe publice, birou de asistență în mai multe limbi și gestionarea biletelor pe bază de produs.

Zoho Desk este o suită de gestionare a cunoștințelor bazată pe cloud, care oferă funcții de gestionare a biletelor, capabilități de autoservire pentru clienți și instrumente de productivitate a agenților. Vă ajută să convertiți postările de pe Facebook sau Twitter în bilete care pot fi urmărite cu ușurință și la care se poate răspunde din instrument. Puteți adăuga anumite cuvinte cheie pentru a filtra postările și mesajele din rețelele sociale și pentru a le converti automat în bilete.

Instrumentul are aplicații mobile pentru dispozitivele iOS și Android.

Cum să alegi software-ul gratuit de management al cunoștințelor potrivit pentru afacerea ta

Aceste considerații pot face selectarea unui instrument gratuit de gestionare a cunoștințelor puțin mai ușoară:

• Verificați cât trebuie să cheltuiți pentru alte aspecte, cum ar fi formarea și sprijinul. Dacă este prea mult, atunci un produs gratuit nu vă va economisi mulți bani.
• Căutați o soluție scalabilă. Pe măsură ce afacerea dvs. crește, va trebui să gestionați mai multe date, mai multe entități și operațiuni mai complexe.
• Comparați limitele de utilizare gratuită ale produselor (cum ar fi numărul de utilizatori și funcțiile disponibile) și instrumentele lista scurtă în funcție de cerințele dvs.
• Întrebați furnizorul despre opțiunile de integrare. Integrarea cu soluțiile existente, cum ar fi serviciul pentru clienți, biroul de asistență sau software-ul de ticketing, poate ajuta la reducerea multă efort și timp în reconcilierea datelor între sisteme. De asemenea, verificați dacă furnizorul oferă API-uri pentru a vă putea construi propriile integrări.

Întrebări frecvente pe care trebuie să le puneți atunci când selectați un instrument gratuit de gestionare a cunoștințelor

Este important să obțineți răspunsuri de la furnizorii de software sau de la reprezentanții lor de vânzări pentru a clarifica orice nelămurire înainte de a finaliza o decizie. Iată câteva întrebări cheie pe care trebuie să le puneți:

• Voi avea nevoie de pregătire suplimentară pentru a utiliza instrumentul? Verificați cu furnizorul de software cât de complex este instrumentul. Întrebați dacă veți avea nevoie de instruire suplimentară pentru a vă familiariza cu caracteristicile sale și dacă acest antrenament vă va costa suplimentar.
• Costul de actualizare a software-ului include suport tehnic pe telefon? Acest lucru vă va ajuta să obțineți claritate cu privire la tipul de asistență premium pe care îl veți primi atunci când începeți să plătiți pentru software.
• Pot vorbi cu un client care a folosit instrumentul dumneavoastră în ultimele șase luni? Răspunsul la aceasta vă va ajuta să înțelegeți dacă furnizorul depune eforturi pentru a asigura satisfacția clienților. Dacă vânzătorul este reticent să împărtășească detaliile, atunci este un semn că este posibil să nu beneficiați de serviciul clienți pe care îl așteptați.

Cum evaluăm

Acest articol a fost actualizat la 9 aprilie 2021. Produsele luate în considerare pentru acest articol trebuiau să fie în „Lista scurtă 2021” Capterra pentru instrumentele de management al cunoștințelor și:

• Oferiți o versiune gratuită, de sine stătătoare a software-ului (nu o versiune de probă a software-ului în care trebuie să cumpărați un produs după o perioadă limitată de timp).
• Faceți cunoștință cu definiția noastră de management al cunoștințelor: software-ul de management al cunoștințelor ajută companiile să gestioneze activele intelectuale și să creeze un loc central de informații pentru ca angajații sau clienții să poată consulta.
• Software-ul care îndeplinește definiția pieței avea nevoie, de asemenea, de minimum 400 de recenzii trimise de utilizatori și are o evaluare generală a utilizatorilor peste medie în comparație cu alte produse din categorie.
• Instrumentele gratuite „de top” aveau o evaluare generală minimă de 4/5 stele din partea recenzenților de pe Capterra la momentul publicării. Am selectat primele 5 instrumente cu evaluarea generală maximă dintre toate instrumentele „lista scurtă 2021” (începând cu 9 aprilie 2021).