7 Cel mai bun software gratuit de gestionare a evenimentelor

Software-ul de gestionare a evenimentelor permite utilizatorilor să planifice, să execute și să raporteze despre evenimente.

Imaginați-vă acest lucru: sunteți un planificator de evenimente care trebuie să organizeze un eveniment corporativ pentru angajații hibridi ai unei organizații și să se asigure că totul decurge fără probleme, de la planificare prealabilă până la planificare ulterioară. În timp ce jonglați cu toate aceste sarcini, vă confruntați cu o bugetare inadecvată, cu înregistrări dezordonate și cu o audiență neangajantă? Gestionarea evenimentelor necesită o planificare și execuție atentă, care poate fi uneori destul de copleșitoare. Aici poate ajuta un instrument de gestionare a evenimentelor.

Un software de gestionare a evenimentelor ajută organizatorii de evenimente cu planificarea, execuția și gestionarea evenimentelor online, în persoană și hibride. Oferă instrumente care ajută utilizatorii să gestioneze înregistrarea participanților, coordonarea, marketingul pentru evenimente și gestionarea spațiului locației. Dar, dacă nu doriți să investiți inițial înainte de a înțelege caracteristicile software-ului, de ce să nu luați în considerare un instrument gratuit pentru nevoile dvs. de management al evenimentelor? Acest lucru vă va oferi libertatea de a înțelege cum funcționează sistemul și de a face upgrade la o versiune plătită, odată ce știți cum se aliniază cu obiectivele dvs. de afaceri.

Acest articol evidențiază, în ordine alfabetică, cele mai bune șapte produse software gratuite de gestionare a evenimentelor bazate pe recenzii verificate de software. Citeşte mai mult.

1. Airmeet: Caracteristici modul de previzualizare pentru evenimente online

Airmeet este o platformă online de gestionare a evenimentelor pentru summituri virtuale, conferințe, întâlniri și ateliere de rețea. Cu acest software, profesioniștii în evenimente pot crea un eveniment online și îl pot vizualiza într-un mod de previzualizare fără a începe efectiv evenimentul. Puteți folosi fie tabloul de bord comunității, fie tabloul de bord eveniment pentru a intra în modul de previzualizare. Instrumentul vă permite, de asemenea, să întrerupeți și să personalizați setările pentru evenimente live în acest mod.

• Profilurile participanților la eveniment: aflați mai multe despre participanți și inițiați conversații semnificative făcând clic pe imaginea lor afișată în lounge-ul social, care este zona de bun venit pentru participanții online.Profilul fiecărui participant include introducerea, interesele și linkurile către conturile lor de socializare.

• Mementouri de sesiune: marcați un eveniment online și setați mementouri online și confirmări pentru sesiunile viitoare.În calitate de organizator de evenimente, puteți, de asemenea, să vă personalizați e-mailurile folosind fonturi, imagini și GIF-uri și să setați timpul de livrare pentru mementouri.

• Analiza evenimentelor: Măsurați implicarea evenimentelor dvs. virtuale folosind rapoartele de analiză a evenimentelor, disponibile pe tabloul de bord.Unele dintre rapoartele oferite de instrument care vă pot ajuta să obțineți informații despre eveniment includ raportul principal, raportul de întrebări și răspunsuri și rapoartele de chat și lounge.

Opțiuni de asistență pentru clienți : telefon, e-mail și chat

2. Rezervați când: Oferă gratuit 50 de locuri de rezervare pe lună

Bookwhen este o platformă de rezervare și programare bazată pe cloud, care poate fi utilizată pentru a gestiona rezervările de evenimente. Software-ul vă permite să personalizați formularele de rezervare pentru evenimente, să acceptați plăți prin intermediul unui furnizor de plăți și să configurați mementouri prin e-mail. Versiunea gratuită a software-ului vă oferă acces la 50 de locuri de rezervare pe lună, în funcție de numărul de participanți pe rezervare.

• 1 pagină de rezervare: permiteți participanților să rezerve, să transfere sau să anuleze rezervările pentru evenimente prin intermediul paginii de programare.Sistemul oferă 1 pagină de rezervare cu o adresă URL unică în versiunea sa gratuită. Puteți enumera mai multe evenimente pe aceeași pagină de rezervare.

• Evenimente gratuite: faceți publicitate pentru evenimente mici și gratuite cu planul gratuit Bookwhen, care acceptă până la 50 de locuri de rezervare pe lună.Planul gratuit, însă, nu vă permite să acceptați plăți pentru evenimentele dvs.

• Integrarea site-ului web (iframe sau API): Integrați pagina de programare/rezervare în site-ul dvs. web utilizând interfața de programare a aplicației (API) sau opțiunile caracteristicii iframe.Cu integrarea API, vă puteți afișa evenimentele, locațiile, biletele și permisele pe pagina de programare.

Opțiuni de asistență pentru clienți : e-mail, bază de cunoștințe și chat

3. Eventcreate: Permite participanților să plătească pentru evenimente

Eventcreate este o platformă de creare de site-uri web și de înregistrare online care permite companiilor să creeze site-uri web personalizabile pentru evenimente și să monitorizeze înregistrările la evenimente. Software-ul include, de asemenea, un tablou de bord de gestionare a evenimentelor care vă permite să urmăriți și să gestionați participanții în timp real. Mai mult, le permite participanților să plătească taxa de eveniment atât online, cât și offline. Starea plății pentru evenimentele dvs. poate fi accesată prin intermediul tabloului de bord pentru evenimente.

• Șabloane de site-uri web: selectați dintr-o varietate de șabloane de site-uri web și de invitații pentru a vă crea propriul site web pentru evenimente.Software-ul include, de asemenea, blocuri de conținut predefinite, cum ar fi formulare de contact, hărți și liste de participanți la eveniment, care pot fi adăugate pe site-ul web al evenimentului.

• Înregistrări și RSVP: strângeți înregistrări sau RSVP sau vindeți bilete la eveniment online.Sistemul vă permite să colectați informații importante despre participanți, inclusiv numele și detaliile de contact ale acestora, printr-un formular de înregistrare online la eveniment. Planul gratuit acceptă până la 100 de participanți per eveniment.

• Aplicația de check-in iOS: Scanează biletele și înregistrează participanții folosind aplicația mobilă a software-ului pentru utilizatorii iOS.Aplicația mobilă nativă facilitează confirmarea înregistrărilor la evenimente pentru dvs. și pentru echipa dvs.

Opțiuni de asistență pentru clienți : e-mail, bază de cunoștințe și chat

4. Eveniment: Oferă un meniu personalizat pentru detalii suplimentare despre eveniment

Eventee este un instrument online pentru organizarea de evenimente virtuale, în persoană sau hibride. Software-ul oferă un spațiu special, numit meniu personalizat din cadrul instrumentului propriu-zis, care vă permite să încărcați conținut suplimentar, cum ar fi detalii despre participanți/sponsorizare și recomandări. Puteți adăuga text, imagini, link-uri URL și chiar fișiere PDF în meniu. Eventee oferă un meniu personalizat pentru utilizatori în planul său gratuit.

• Aplicații web și mobile: participați la evenimente virtuale, întrebați vorbitori, vizionați videoclipuri și conectați-vă cu participanții folosind computerele dvs.Software-ul oferă, de asemenea, o aplicație mobilă care oferă participanților acces la programul evenimentului, chiar și fără o conexiune la internet. De asemenea, vă permite să vă evaluați evenimentul, să colectați date despre eveniment, să vă conectați cu participanții și să interacționați cu organizatorii și vorbitorii de evenimente.

• Pagina de pornire a evenimentului: creați o pagină de pornire gratuită pentru fiecare dintre evenimentele dvs. și permiteți participanților să acceseze informațiile despre eveniment de pe toate platformele Eventee.Puteți, de asemenea, să previzualizați pagina de pornire folosind modul de previzualizare privată înainte de a deveni public, să partajați accesul la pagina dvs. de pornire, să adăugați videoclipuri de promovare a evenimentului și să gestionați informațiile despre vorbitor prin pagina de pornire a evenimentului.

• Întrebări live și sondaje: interacționează cu publicul virtual folosind întrebări live și opțiuni de sondare.Platforma le permite participanților să pună întrebări de la vorbitori în timp real și facilitează votul pentru cele mai interesante întrebări. În calitate de organizator de evenimente, puteți, de asemenea, să căutați părerile participanților și să împărtășiți rezultatele live.

Opțiuni de asistență pentru clienți : telefon, e-mail și chat

5. Eventleaf: Gestionează înregistrarea grupului pentru evenimente virtuale

Eventleaf este o platformă de gestionare a evenimentelor care poate fi folosită de organizatori pentru a crea, promova și gestiona evenimente online, cum ar fi întâlniri de afaceri, conferințe, strângeri de fonduri și expoziții comerciale. Software-ul permite participanților online să se înregistreze împreună într-un grup și să dedice un participant ca manager desemnat pentru eveniment. Managerul de înregistrare poate administra înregistrarea la eveniment în numele grupului și poate adăuga/elimina membri suplimentari din grup.

• Site-ul web al evenimentului: creați un site web de înregistrare a unui eveniment utilizând generatorul de site-uri web pentru evenimente al software-ului.Puteți adăuga o agendă la acest site web, inclusiv data, ora, titlul, descrierea și detaliile vorbitorului, care ar putea include numele, fotografia și o scurtă biografie. Selectați o limbă pentru pagina dvs. de destinație și previzualizați designul pe măsură ce completați detaliile relevante.

  

• Înregistrare la eveniment: Permiteți participanților să se înregistreze pentru un eveniment și să acceseze informațiile despre eveniment online.Puteți folosi această funcție pentru a organiza opțiuni de înregistrare la evenimente, cum ar fi taxele de înregistrare, ateliere și pachete cu alimente. În plus, puteți restricționa înregistrările numai la cei care sunt invitați folosind parole de eveniment și alte opțiuni.

• Integrare Lobbytrack: Integrați cu software-ul de gestionare a vizitatorilor Lobbytrack, care vă ajută să adăugați vizitatori în lista dvs.Ori de câte ori programați un eveniment în Eventleaf, fie o conferință sau o întâlnire, detaliile participanților sunt stocate automat în Lobbytrack. Puteți folosi datele acestor vizitatori pentru a programa întâlniri ulterioare, pentru a rezerva spații și pentru a aranja evenimente speciale pentru vizitatori.

Opțiuni de asistență pentru clienți : telefon, e-mail și chat

6. Odoo: Oferă gestionarea bugetului evenimentului

Odoo este o suită de instrumente de management al afacerii, cum ar fi contabilitatea, inventarul și managementul proiectelor, care vă pot ajuta să vă eficientizați procesele de afaceri. Software-ul oferă, de asemenea, un modul dedicat de gestionare a evenimentelor, care permite profesioniștilor din evenimente să gestioneze evenimente online și la fața locului. Puteți folosi aplicația de gestionare a evenimentelor Odoo pentru a vă gestiona bugetul pentru eveniment, administrând alocarea resurselor și achizițiile automate pentru evenimentul dvs.

• Editor glisare și plasare: creați pagini de destinație, biografii ale difuzorului, agende și îndemnuri folosind editorul glisare și plasare al software-ului.Software-ul oferă blocuri de conținut prefabricate care pot fi trase și plasate pentru a structura pagina evenimentului.

• Gestionarea participanților: creați un grup de participanți și setați capacitatea minimă/maximă de participanți pentru evenimentul dvs.De asemenea, puteți utiliza capacitățile software de gestionare a participanților pentru a personaliza insignele de intrare și pentru a analiza profilurile participanților.

• Marketing prin e-mail: programați comunicații automate cu participanții și trimiteți-le e-mailuri, inclusiv e-mailuri introductive și de confirmare.Acestea pot include salvarea datei, știi înainte de a pleca, mulțumim pentru participare și e-mailurile de confirmare a înscrierii.

Opțiuni de asistență pentru clienți : telefon, e-mail și chat

7. În timp util: include un plugin gratuit de calendar pentru WordPress

Timely este un software pentru evenimente online care oferă instrumente care vă ajută să gestionați eficient evenimentele și locațiile. Software-ul dispune de un plugin gratuit pentru calendarul evenimentelor pentru WordPress, care permite utilizatorilor să creeze, să gestioneze și să partajeze evenimente cu ușurință. În calitate de planificator de evenimente, puteți utiliza Timely pentru a vă personaliza vizualizarea calendarului folosind diferite fonturi și teme. De asemenea, puteți să codificați cu culori evenimentele, să configurați diferite fusuri orare pentru calendarul dvs. și chiar să adăugați evenimente de filtrare pentru a căuta anumite evenimente după categorii, organizatori, locații și etichete.

• Bilete pentru evenimente: vindeți bilete și gestionați-vă vânzările de bilete online.De asemenea, puteți crea diferite tipuri de bilete, cum ar fi intrare generală, VIP și sloturi de bilete sensibile la timp pentru evenimentul dvs. și să le afișați pe pagina evenimentului.

• Până la 100 de evenimente: creează și gestionează până la 100 de evenimente cu planul tău gratuit Timely.În calitate de utilizator Timely, puteți să vă promovați evenimentele gratuite și să activați înregistrarea online a evenimentelor pe site-ul dvs. web, indiferent de tipul dvs. de eveniment: online, fizic sau mixt.

• Tabloul de bord în mai multe limbi și interfața publică: schimbați limba de vizualizare publică a tabloului de bord și a calendarului pentru a îndeplini cerințele globale ale publicului.Unele dintre opțiunile de limbă de aici includ engleză, franceză, spaniolă, portugheză, germană, italiană și olandeză.

Opțiuni de asistență pentru clienți : telefon, e-mail și chat

Cum să alegi cel mai bun software gratuit de gestionare a evenimentelor pentru afacerea ta?

Iată câteva considerații comune de care trebuie să țineți cont atunci când evaluați soluțiile gratuite de gestionare a evenimentelor pentru nevoile dvs.

• Evaluați caracteristicile de gestionare a participanților: în timp ce evaluați potențialele soluții de gestionare a evenimentelor și versiunile lor gratuite, asigurați-vă că software-ul vă permite să adăugați, editați, ștergeți și urmăriți participanții cu ușurință.Unele instrumente oferă, de asemenea, mementouri pentru evenimente în planul lor gratuit, care vă ajută să comunicați cu participanții și să le amintiți de evenimentul viitor. De asemenea, puteți lua în considerare raportarea prezenței, care poate fi utilizată pentru a urmări prezența la eveniment în timp.

• Evaluați capacitățile de emitere a biletelor: Biletul online este o caracteristică obligatorie pentru un manager de evenimente.Înainte de a finaliza un instrument de gestionare a evenimentelor pentru afacerea dvs., asigurați-vă că sistemul oferă bilete securizate pentru evenimente pentru a facilita vânzarea de bilete prin canale online și offline. De asemenea, ar trebui să vă ofere opțiunea de a crea mai multe tipuri de bilete pentru același eveniment, ceea ce vă va ajuta să oferiți o experiență diferită sponsorilor, expozanților și participanților dvs.

• Luați în considerare caracteristica de analiză a evenimentelor: analiza evenimentelor este o caracteristică importantă a software-ului de gestionare a evenimentelor, care permite organizatorilor de evenimente să analizeze datele despre evenimente și să îmbunătățească lucrurile în viitor.Înainte de a finaliza cel mai bun software de gestionare a evenimentelor, asigurați-vă că acesta oferă câteva valori de bază, cum ar fi scorul net al promotorului (NPS), implicarea vorbitorilor, ratele de răspuns și subiectele cu cele mai bune performanțe, pentru a vă ajuta să analizați eficiența evenimentelor dvs.

Care este costul trecerii de la un software gratuit de gestionare a evenimentelor la unul cu plată?

În cazul în care doriți să vă extindeți eforturile de gestionare a evenimentelor și să aveți nevoie de funcții suplimentare, verificați costul pe care l-ați suporta atunci când faceți upgrade de la planul gratuit. Cele mai multe produse de pe piață au prețuri pe lună și pot fi împărțite în trei niveluri comune de preț, în funcție de prețul lor de pornire.

Intervalele de preț*:

• 4 USD - 32 USD

• 33 USD - 88 USD

• 88 USD+

*Prețul inclus este pentru oferta de nivel de intrare/cu cel mai mic preț găsit pe site-urile web ale furnizorilor la 13 februarie 2023. Aceste intervale corespund percentilei 25, 75 și 100 de informații privind prețurile colectate de pe site-urile web ale furnizorilor de produse eșantion.

Costuri ascunse asociate cu software-ul de management al evenimentelor

Lista de prețuri de mai sus rezumă prețurile pentru planurile de bază ale majorității produselor. O companie sau un produs premium care are un preț mai mare poate include funcții suplimentare, cum ar fi gestionarea insignelor, gamification și gestionarea voluntarilor. Dacă luați în considerare planul gratuit, ar putea include și unele taxe ascunse, cum ar fi costurile de instruire și implementare, costuri de personalizare, costuri suplimentare și costuri de integrare și scalabilitate. Înainte de a face o alegere, întrebați furnizorul de software despre orice astfel de taxe ascunse pentru a asigura o transparență completă a prețurilor.

Întrebări frecvente pe care trebuie să le puneți atunci când căutați un software gratuit de gestionare a evenimentelor

Este important să puneți vânzătorilor setul potrivit de întrebări pentru a determina dacă aplicația pentru evenimente este potrivită pentru afacerea dvs. sau nu. Câteva întrebări frecvente pe care le puteți lua în considerare pentru aceasta sunt: