Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR): Ce ar trebui să știți dacă lucrați în PR

În cursul lunii mai, este posibil să fi observat un aflux de e-mailuri de la companii care vă cer consimțământul sau aprobarea pentru a continua să primiți comunicări. În cazul în care nu ați auzit, noua lege UE privind protecția datelor (GDPR) este de vină pentru asta. Este și motivul pentru care multe companii au fost nevoite să ștergă o multitudine de date personale ale utilizatorilor. Amenințarea de a fi amenzi cu până la 20 de milioane de euro este factorul care stau la baza faptului că companiile au strigat de pe acoperișuri pentru a vă atrage atenția, încercând să evalueze datele cui pot păstra, modifica sau elimina.

S-ar putea să vă întrebați cum vă afectează acest lucru în mod direct activitățile de zi cu zi în PR sau comunicare . În acest articol am dori să abordăm subiectul astfel încât, ca profesionist în PR, să renunțați cu o înțelegere clară a limitelor legale care afectează e-mailurile, invitațiile etc. și importanța gestionării corecte a contactelor, inclusiv cele ale presei, VIP-urilor sau influencerilor.

Trimiterea de e-mailuri în PR: Mă afectează și pe mine GDPR?

Legea GDPR afectează orice afacere care se ocupă de date cu caracter personal aparținând cetățenilor europeni . Aceasta înseamnă că, indiferent de locul în care vă aflați, fie că este vorba de SUA, Japonia sau Argentina, trebuie să aveți în vedere restricțiile impuse de această lege. În multe cazuri, nu avem un istoric al de unde provin datele noastre, ceea ce înseamnă că suntem norocoși dacă știm măcar ce limbă vorbește persoana de contact. Dacă aveți o bază de date considerabil mare, trebuie să vă confruntați cu faptul că este imposibil să controlați 100% din informațiile pe care le aveți despre contactele dvs.

Prin urmare, dacă departamentul dvs. de marketing și comunicare se ocupă de o listă lungă de contacte de jurnalişti, influenți sau parteneri – dar fără informații despre cum ați obținut acele contacte sau de unde au provenit – trebuie să respectați restricțiile GDPR, chiar dacă nu vă aflați în UE. .

Una dintre cerințele pe care această nouă lege le pune afacerilor este legată de „controlul” datelor cu caracter personal. Cu alte cuvinte, în calitate de companii trebuie să știm ce tip de date stocăm, cum, când și de ce le facem, precum și să garantăm că aceste date nu pot fi în niciun caz filtrate sau pierdute. Aceasta înseamnă că atunci când ai de-a face cu sau creezi foi Excel, Foi de calcul în Google Drive, liste în Word etc. acestea trebuie controlate extrem de bine; mai ales că sunt sisteme delicate în care poți pierde sau organiza greșit informațiile cu ușurință.

Acum că știți acest lucru, suntem siguri că veți înțelege de ce răspunsul la întrebarea de mai sus este un „da” răsunător – chiar dacă lucrați în PR și activitățile dvs. de zi cu zi nu au nimic de-a face cu legislația sau departamentele de email marketing. Nu uitați să aveți în vedere aceste restricții și cerințe pentru a respecta legea GDPR atunci când manipulați datele personale și comunicările cu contactele dvs.

Trimiterea de e-mailuri ca jurnalist: Pot să-i contactez în continuare și să le stochez datele în cadrul departamentului nostru de comunicare în modă sau stil de viață ?

Baza de date a unui jurnalist presupune, evident, colectarea și tratarea datelor cu caracter personal aparținând altor profesioniști din domeniu, pe care legea GDPR le afectează și. Nu ar face rău să trimiteți un e-mail la o adresă de grup precum [email protected] , deoarece, în acest caz, vă adresați unei echipe media și nu unui individ. Cu toate acestea, atunci când ai de-a face cu orice contact din baza ta de date cu nume și prenume și adresă de e-mail (chiar dacă este e-mailul de la serviciu), legea GDPR intră în joc.

Există trei opțiuni sau alternative pe care compania dumneavoastră le poate lua în considerare atunci când se confruntă cu această situație:

• Apelează la o bază de date externă: există furnizori externi de baze de date care te pot scuti de eventualele dureri de cap legate de obținerea consimțământului persoanelor de contact. Lucrul cu unul dintre acești furnizori de servicii înseamnă că vei juca în siguranță, deoarece aceștia sunt cei care ar fi responsabili pentru orice tratare greșită a datelor cu caracter personal. Pe de altă parte, folosirea instrumentelor conectate la o comunitate profesională de jurnalişti (cum ar fi GPS Radar) poate fi, de asemenea, o modalitate excelentă de a asigura conformitatea cu GDPR în timp ce contactaţi alţi jurnalişti – corespondenţa pe o astfel de platformă se simte, de asemenea, mai naturală.
  .
• Efectuați o strategie pentru a obține consimțământul : cel mai bun lucru de făcut – dacă aveți propria bază de date – pentru a fi 100% sigur că respectați restricțiile GDPR, este să obțineți consimțământul persoanelor de contact, astfel încât să puteți continua să stocați datele lor personale și să le trimită comunicări. Luați în considerare o strategie progresivă în care trimiteți e-mail tuturor persoanelor de contact ale jurnaliștilor, solicitându-le individual acordul sau direcționându-le către o pagină în care își pot da consimțământul cu un singur clic, cum ar fi exemplele pe care le veți vedea mai jos de la Stradivarius sau Bershka.
  .
  .
• Profitați de baza legală a „intereselor legitime” : multe companii folosesc acum excepția „intereselor legitime” pentru a justifica interacțiunile, cum ar fi cele dintre departamentele de comunicații și jurnaliști. Excepția „intereselor legitime” nu necesită ca persoanele de contact să-și dea consimțământul pentru stocarea datelor lor sau pentru a le trimite comunicări, atâta timp cât comunicările implică „transmiterea de informații într-un domeniu de activitate” și ca acestea să fie de interes pentru receptor când vine vorba de viața lor profesională . Această excepție este destul de ambiguă și depinde de compania dvs. să decidă dacă merită folosită, în funcție de tipurile de comunicări pe care intenționați să le trimiteți. Doar asigurați-vă că, dacă ajungeți să sari pe „interesele legitime”, le trimiți NUMAI contactelor tale informații care îi vor aduce beneficii atunci când vine vorba de munca lor legată de jurnaliști și că are interes comercial zero.

Gestionarea contactelor: 3 reguli pentru a vă ajuta să vă organizați

Noul regulament nu cere doar companiilor să gestioneze comunicațiile în mod responsabil și respectuos, dar să aibă un control strict asupra datelor cu caracter personal . Aceasta înseamnă să știți exact ce tip de informații personale stocați, să aveți un registru de consimțământ din partea persoanelor de contact și să vă actualizați și să controlați în mod constant baza de date.

De aceea, deținerea unui instrument digital care să vă ajute să centralizați toate datele personale (inclusiv pe cea a jurnaliștilor, influencerilor, contacte VIP etc.) este imperativ de acum, pentru a vă ajuta să faceți față cerințelor legii GPDR.

Vă întrebați cum ar trebui să vă organizați contactele de acum înainte? Iată trei moduri:

1. Pe baza consimțământului lor : veți întâlni contacte temporare (cei pe care îi invitați la un eveniment și după evenimentul respectiv, le ștergeți pentru că nu aveți consimțământul lor pentru a le păstra datele) sau permanente (cei care fie și-au dat consimțământul). sau sunt contacte care se încadrează în excepția „intereselor legitime”.
2. Pe baza activității lor: Regulamentul GDPR stabilește o obligație care, până în prezent, a fost ignorată de multe companii. Este necesar să vă controlați în mod constant baza de date și atunci este fundamental să aveți un registru clar al activității contactelor dvs. Când vine vorba de contactele de presă, este destul de obișnuit turnover-ul mare în companiile media (jurnalişti care pleacă sau se mută în alt departament etc.), motiv pentru care folosirea unui sistem de baze de date în care poți folosi filtre de „activitate” (ex. indiferent dacă au făcut clic pe vreuna dintre comunicările tale în ultimii doi ani), va fi cheia pentru a rămâne în fruntea jocului GDPR.
3. Pe baza tipologiei: atenție la tipul de informații personale pe care le stocați pentru că trebuie să fie justificate . Aceasta înseamnă că trebuie să evitați stocarea detaliilor precum mărimea, cu excepția cazului în care relația dvs. cu acest contact presupune trimiterea de mostre de articole vestimentare sau accesorii pe care le-ar purta. Aveți grijă la orice notă cu privire la starea lor civilă, nevoile nutriționale sau chiar zilele de naștere , deoarece de acum, acestea trebuie să fie justificate, iar dacă sunt, folosirea câmpurilor personalizate în instrumentul dvs. de gestionare a contactelor vă va ajuta să găsiți rapid acest tip de informații.

Facilități utilizatorilor să se dezaboneze, să modifice datele sau să citească politica de confidențialitate.

Această nouă reglementare UE implică și specificații privind comunicarea dreptului de „dezabonare”, sau de a fi șters din baza de date a companiei. Acest lucru trebuie să fie prezent pe fiecare bucată de comunicare pe care echipele tale de marketing și comunicare în modă, lux sau cosmetice o trimit de acum înainte. De aceea, este fundamental ca atunci când trimiteți e-mailuri în masă – indiferent dacă sunt legate de presă, invitații la evenimente, anunțuri de lansare de produse etc. – printr-un instrument automat (CRM, platforme de marketing prin e-mail etc.) să includeți link-uri către politica dvs. de confidențialitate, paginile de dezabonare și „modificarea datelor”.

Există instrumente de e-mail care oferă automat pagini de destinație în care utilizatorii pot cere cu ușurință eliminarea sau modificarea datelor lor.

Asigurați-vă că includeți accesul la aceste pagini de destinație în partea de jos a e-mailurilor dvs. sau folosiți un sistem care integrează automat aceste link-uri.

Când vine vorba de e-mailuri în PR sau comunicare, există întotdeauna o îndoială dominantă: pot trimite e-mailuri de la adresa mea personală de e-mail? Răspunsul este „da”, atâta timp cât sunt de natură personală sau chiar profesională, nu fac parte dintr-o trimitere în masă și nu implică stocarea datelor cu caracter personal; caz în care nu aveți nevoie de consimțământ explicit.

Stabiliți un protocol pentru eliminarea datelor

Un alt punct pe care îl abordează GDPR este dreptul utilizatorului de a accesa toate datele personale stocate de o companie . Dacă ar fi să primiți acest tip de solicitare de la un contact, ar trebui să fiți cât mai rapid posibil, deoarece legea stabilește un interval de 72 de ore pentru furnizarea acestui tip de informații.

În orice caz, dacă primiți o solicitare de la un contact de a fi eliminat din baza dvs. de date, aveți la dispoziție până la 72 de ore pentru a șterge toate informațiile legate de acest utilizator. Amintiți-vă, așa cum am subliniat anterior, este foarte recomandabil să centralizați toate datele persoanelor de contact într-un sistem care vă poate oferi agilitatea de care aveți nevoie pentru a trata datele personale .

Simțiți-vă liber să răsfoiți slideshare de mai jos, care include puncte de care ar trebui să țineți cont atunci când utilizați instrumente de gestionare a contactelor care vă fac viața mai ușoară cu noua lege GDPR.

După cum puteți vedea, GDPR nu este ceva relevant doar pentru departamentele dvs. juridice sau de marketing prin e-mail, ci ceva de care toți profesioniștii în PR trebuie să fie conștienți atunci când efectuează sarcini de zi cu zi . Dacă mai aveți îndoieli cu privire la trimiterea de e-mailuri în PR, vă recomandăm să consultați ghidul nostru: PRLike a Pro: Trimiteți prin e-mail ceea ce trebuie să faceți și să nu faceți pentru mărci de modă, lux și cosmetice. Și, nu ezitați să lăsați un comentariu mai jos!

* Deși conținutul acestui articol este conceput pentru a ajuta echipele de PR să înțeleagă impactul GDPR asupra activităților lor zilnice de afaceri, informațiile conținute aici nu pot fi interpretate ca sfaturi juridice și ar trebui să vă consultați cu propriul consilier juridic cu privire la interpretare. obligațiile dvs. unice conform legii GDPR și utilizarea produselor și serviciilor unei companii pentru a prelucra date cu caracter personal.