Ping. Ai un mesaj nou. Nu vă puteți distra - sunteți la jumătatea unei sarcini cu un termen limită strâns. Ping. FOMO lovește — ar putea fi un mesaj urgent. Oprești munca pentru a verifica mesajele. Nimic nu are nevoie de acțiune în acest moment, așa că vă întoarceți la sarcinile dvs. Ping. Ping. Mai multe notificări. Acel e-mail promoțional vă distrage din nou atenția! Acum doriți să dezactivați toate notificările, dar este posibil să pierdeți ceva critic...

Suna familiar? Se întâmplă tot timpul, indiferent dacă ești la birou sau lucrezi de acasă. Tehnologiile moderne de colaborare, cum ar fi chat-ul în echipă și conferințele video, fac mai ușor să lucrăm împreună în timp real de oriunde din lume, iar recenta trecere globală la munca de la distanță a făcut ca ne-a sporit dependența de ele.

Este un lucru bun până când te îneci în notificări necitite și întâlniri video. În special în echipele distribuite și de la distanță, comunicarea în timp real îi face pe oameni să lucreze la ore ciudate pentru a colabora, ceea ce duce la un echilibru slab între muncă și viață și epuizare a angajaților.

Soluția? Comunicare asincronă .

Ce este comunicarea asincronă?

Comunicarea asincronă (async) are loc atunci când echipa dvs. nu trebuie să fie online împreună, deci nu există așteptări la un răspuns în timp real. Trimiterea unui e-mail fără a aștepta un răspuns imediat, lăsarea unui mesaj pe un canal Flock pentru a-ți menține colegii la curent și partajarea notelor vocale sunt toate forme de comunicare asincronă.

Beneficiile comunicării asincrone

Comunicarea asincronă oferă angajaților mai mult control asupra timpului lor, mai multă autonomie și mai puține distrageri, astfel încât aceștia să se concentreze pe munca grozavă. Este ideal pentru echipele de la distanță, distribuite și din birou. De la productivitate îmbunătățită la angajați mai fericiți, iată care sunt beneficiile cheie ale comunicării asincrone:

Angajații rămân concentrați, productivi

Comunicarea sincronă (în timp real) necesită o acțiune imediată - întrerupeți orice lucru la care lucrați pentru a răspunde la un mesaj, a răspunde la un apel sau a participa la o întâlnire. Acest lucru vă distruge imediat fluxul, făcând aproape imposibil să faceți o muncă concentrată.

Gloria Mark, care studiază distracția digitală la Universitatea din California, Irvine, spune că ne luăm aproximativ 25 de minute pentru a reveni la sarcina inițială după o întrerupere . Deci, chiar și în sarcinile obișnuite, a fi întrerupt de o jumătate de duzină de ori pe zi se adaugă la o pierdere semnificativă a productivității.

Cu comunicarea asincronă, aveți control asupra timpului dvs. și asupra concentrării. Tu decizi când să verifici căsuța de e-mail, să declanșezi „Nu deranja” pe Flock, de exemplu, sau să activezi sunetul notificărilor din alte aplicații. Aceasta înseamnă că tu și colegii tăi poți lucra împreună fără a te întrerupe unul pe celălalt și să-ți faci timp pentru o muncă concentrată. Toate mesajele primesc în continuare un răspuns, dar la un moment care funcționează pentru fiecare membru individual al echipei. Salvați întâlnirile pentru ore care se suprapun (sau ore specifice în fiecare zi pentru echipele din birou), astfel încât toată lumea să rămână concentrată pe munca sa.

Colaborare independentă de fusul orar

Comunicarea asincronă asigură că diferențele de fus orar nu împiedică munca. Într-un loc de muncă la distanță, nu poți trece pur și simplu la biroul cuiva pentru a discuta o idee. Așadar, atunci când munca este coordonată între fusuri orare/orele de lucru flexibile, este contraproductiv să te aștepți la răspunsuri în timp real sau să le ceri angajaților să urce la întâlniri virtuale în afara orelor de lucru.

Comunicarea asincronă înlătură barierele în calea partajării cunoștințelor, permițând angajaților să se înregistreze, să discute idei și să împărtășească progresele în timpul lor. În plus, înseamnă că echipa ta poate economisi ore prețioase suprapuse pentru lucrurile cu adevărat importante - întâlniri de echipă, 1:1, cafenele zilnice etc.

Angajați mai fericiți și mai sănătoși

Comunicarea asincronă permite angajaților să răspundă în timpul lor – nu este implicat niciun FOMO, ceea ce face colaborarea la distanță mai puțin stresantă. Încrederea excesivă pe comunicarea în timp real încurajează, de asemenea, o cultură „în permanență activă” la locul de muncă. Această rutină stresantă face burnout-ul aproape inevitabil.

Majoritatea lucrătorilor de la distanță stabilesc de fapt ore de contact, astfel încât colegii să știe când vor fi disponibili pentru conversații și întâlniri în timp real. Rezultatul? Echipe mai fericite, mai sănătoase și mai productive.

Încurajează comunicarea atentă

Comunicarea asincronă prin e-mail, sarcini Asana sau chiar comentarii în Google Docs ajută la reducerea răspunsurilor neclintite și încurajează reflecția înainte de reacție. Oferă echipei tale timp să proceseze toate informațiile de care au nevoie, înainte de a compune răspunsuri gânditoare, raționale și mai perspicace.

După cum scrie fondatorul și CEO-ul Basecamp Jason Fried, „Majoritatea lucrurilor care merită discutate pe larg merită discutate în detaliu în timp.” Chatul în echipă – în timp real sau altfel – nu este întotdeauna cel mai bun loc pentru acele conversații. Natura chat-ului cu o singură linie la un moment dat poate face dificilă prezentarea completă a unei idei fără a fi întreruptă de răspunsul unui coleg. Jason o spune cel mai bine: „Imaginați-vă că sunteți într-o întâlnire în care toată lumea a vorbit doar câte un rând și oamenii te tot întrerupeau în timp ce încercai să-ți exprimi punctul de vedere. Ai ajunge vreodată undeva? Și nu ar dura o veșnicie?”

Îmbunătățește documentația și transparența

Ceea ce se întâmplă într-o întâlnire rămâne aproape întotdeauna în întâlnire, cu excepția cazului în care cineva ia notițe. În schimb, comunicarea asincronă este documentată în mod implicit. Când lăsați un comentariu asupra unei sarcini Asana, înregistrarea există și poate fi referită luni mai târziu. Prin comunicarea asincronă, membrii echipei creează o înregistrare scrisă care este ușor de căutat, partajat și de referit în propriul ritm. Toate comunicările din Flock, de exemplu, pot fi căutate cu ușurință, iar membrii echipei pot fixa fișierele/mesajele cheie pentru referințe ulterioare. În cele din urmă, deținerea de documentație la îndemână poate îmbunătăți transparența în întreaga organizație, prevenind întreruperile de comunicare și facilitând menținerea tuturor în sincronizare.

Utilizarea Flock pentru comunicarea asincronă

Multe beneficii ale comunicării asincrone folosind Flock pot fi rezumate într-un singur cuvânt: accesibilitate . Flock vă reunește întreaga afacere sub un singur acoperiș, oferind o linie directă de vedere asupra oamenilor, proiectelor și progresului companiei dvs. Acest lucru le permite liderilor seniori să urmărească îndeaproape munca tuturor fără a fi nevoiți să microgestioneze. De asemenea, dă putere angajaților să colaboreze interfuncțional, fără a fi nevoie să se sincronizeze la fiecare cinci minute.

Cu câteva ajustări ale modului în care afacerea dvs. folosește Flock în fiecare zi, angajații dvs. pot combina cele mai bune comunicații în timp real și asincrone pentru a-și îndeplini munca — de oriunde.

Stabiliți așteptările corecte

Oferă echipei tale spațiu pentru a respira și a face tot posibilul. Actualizările pot circula în mod asincron - creați un canal privat Flock pentru actualizările de stare asincrone - și veți fi notificat instantaneu, astfel încât să nu mai fie nevoie să le suflați. Stabiliți așteptările potrivite în ceea ce privește comunicarea - limitând evenimentele în timp real, cum ar fi sesiunile de brainstorming, întâlniri, 1:1 și primăriile companiei la câteva ore în fiecare zi, iar pentru restul, utilizând implicit comunicarea asincronă. Pentru echipele distribuite, aceasta înseamnă rezervarea orelor de suprapunere pentru lucrurile importante. Restul zilei lor de lucru poate fi pentru muncă concentrată, fără presiunea de a lucra la ore ciudate.

Implicit la supracomunicare

Flock face comunicarea ușoară, dar acesta nu este un motiv să fii leneș. Comunicarea asincron înseamnă că urmăririle durează mai degrabă ore decât minute. Furnizarea cât mai multor informații în avans înseamnă mai puține urmăriri, iar destinatarii primesc tot ce le trebuie atunci când ajung la serviciu și vă citesc mesajul. Deci, implicit, supracomunicarea și asigurați-vă că mesajele dvs. asincrone sunt clare și detaliate, cu cronologie incluse acolo unde este cazul.

Urmăriți munca cu sarcini comune

Utilizați activitățile comune ale Flock în cadrul întâlnirilor pentru a atribui elemente de acțiune echipei dvs., pentru a stabili termene limită și pentru a urmări progresul. Toți membrii canalului sunt notificați când o activitate comună este actualizată sau marcată ca finalizată, astfel încât toată lumea să rămână sincronizată fără încă o întâlnire de „actualizări”. Botul de sarcini partajat al lui Flock trimite chiar și memento-uri celor care au fost atribuiți în ziua în care sarcina este scadentă, ceea ce face imposibilă ratarea unui termen limită.

Folosiți notele vocale pentru explicații detaliate

Mesajele text sunt grozave, dar uneori vorbirea cu voce tare funcționează mai bine, nu doar pentru a economisi timp, ci și pentru a transmite intenția. Notele vocale sunt perfecte atunci când doriți să împărtășiți o explicație detaliată sau să lăsați feedback fără a suna brusc. Doar atingeți un buton pentru a împărtăși ceea ce aveți în minte, iar destinatarii îl pot asculta la timpul lor. S-ar putea să vă ajute să eliminați și câteva dintre acele întâlniri ad-hoc „Am o mică întrebare” din zilele dumneavoastră.

Setați mementouri pentru orice

Cu interacțiunile asincrone, urmăririle vin cu așteptarea ca destinatarii să răspundă la timpul lor. Uneori, lucrurile cad prin fisuri și o conversație se pierde. Evitați acest lucru instalând mementouri pentru sarcini și urmăriri, chiar în Canalele Flock sau în spațiul dvs. personal.