Top 5 software de management al documentelor financiare

Păstrați-vă datele financiare organizate cu software-ul de gestionare a documentelor financiare.

Imaginează-ți asta: ești contabil și în fiecare zi petreci ore întregi gestionând situații financiare, bilanțuri și alte înregistrări financiare. Deoarece aceste documente au adesea date sensibile, trebuie să le stocați și să le organizați în siguranță. Dacă întâmpinați dificultăți în a găsi cea mai bună modalitate de a face acest lucru, puteți utiliza o soluție de gestionare a documentelor.

Software-ul de gestionare a documentelor vă permite să stocați documente financiare în așa fel încât să le puteți organiza și recupera cu ușurință. Instrumentul vă permite, de asemenea, să vă protejați datele prin parolă și să autorizați utilizatorii selectați să le acceseze.

Acest articol evidențiază, în ordine alfabetică, cele mai bune cinci programe de gestionare a documentelor financiare bazate pe recenziile utilizatorilor. Pentru fiecare produs, includem evaluările generale ale utilizatorilor împreună cu parametrul cel mai bine evaluat, extrase de recenzii de la profesioniști din industrie și prețurile produselor. Citeste mai mult.

1. Cutie

Iată câteva fragmente de recenzii de la profesioniștii în servicii financiare care au folosit Box pentru gestionarea documentelor:

„Am trecut de la utilizarea unui spațiu de stocare generat intern pentru documente și informații, iar flexibilitatea și integrarea au fost o experiență minunată. Găsesc că Box oferă suficient spațiu de stocare, iar vizualizările personalizate facilitează navigarea și favorizarea celor mai utilizate locuri. "

„Box este ușor de utilizat, iar aplicațiile pentru computere și telefoane funcționează fără probleme. În plus, interfața online este o alternativă excelentă dacă lucrați pe un computer fără software preinstalat. Prețul Box este adecvat cu 10 GB spațiu de stocare gratuit. pentru uz privat și reduceri disponibile pentru plata anticipată anuală.”

„Box Software este un software de stocare în cloud și de gestionare a conținutului fiabil și criptat, care permite utilizatorilor să partajeze și să stocheze fișiere mari, să centralizeze toate fișierele într-o locație centrală pentru un acces ușor și să sincronizeze fișierele.”

„Ceea ce îmi place cel mai mult la Box este ușurința în utilizare. Este conceput pentru toți utilizatorii. Având toate fișierele mele într-un singur loc, este ușor să accesez ceea ce caut.”

„Îmi place cel mai mult că acest software este foarte ușor de utilizat. Am folosit un alt produs similar cu box.com, cu care, în esență, face același lucru și are toate aceleași caracteristici, dar Box.com este mult mai intuitiv și mai ușor de înțeles fără orice direcție.”

Citiți toate recenziile Box aici.

2. Dropbox Business

Iată câteva fragmente de recenzii de la profesioniștii în servicii financiare care au folosit Dropbox Business pentru gestionarea documentelor:

„Cel mai bun lucru despre Dropbox este integrarea ușoară în dispozitivele noastre existente. Când este instalat în Windows 10, folderul Dropbox apare în File Explorer ca un alt folder și este la fel de ușor de utilizat ca și cum ar face parte din hard disk. integrat direct în imprimanta/scanerul nostru Epson și putem scana documente direct în Dropbox și putem lucra imediat cu documentul. Partajarea fișierelor cu terțe părți este la fel de ușor ca trimiterea unui link prin e-mail.”

„Dropbox este una dintre cele mai bune stocări în cloud care sunt foarte potrivite pentru nevoile afacerii, deoarece au și caracteristici pentru semnătură electronică, hârtie Dropbox și dimensiune mare a fișierelor pentru transferul de date și documente. Integrarea cu Slack ne permite, de asemenea, să trimitem fișiere. la aplicare mai ușor.”

„Dropbox Business este unul dintre instrumentele mele preferate de internet, deoarece face ca găzduirea întâlnirilor online să fie rapidă. Mediul acestui program simplifică stocarea fișierelor, partajarea sofisticată a documentelor și vizualizarea. Din experiența mea, acest instrument favorizează colaborarea în echipă, păstrând în același timp un mediu securizat.Dropbox Business este folosit pentru a oferi multe niveluri de securitate pentru fișierele utilizatorului, iar procedurile de securitate ale aplicației sunt stabilite la standarde înalte pentru a se asigura că datele utilizatorului sunt păstrate în siguranță.”

„Dropbox Business mi-a oferit cea mai bună experiență în gestionarea fișierelor, oferind o singură platformă unde pot încărca, organiza, colabora, partaja și stoca toate fișierele cu ușurință. Accesibilitatea fișierelor stocate este ușoară de oriunde, oricând la nevoie.”

„Ceea ce îmi place cel mai mult la Dropbox este ușor de utilizat și vă protejează fișierele și, de asemenea, vă organizează corect fișierele.”

Realizează toate recenziile Dropbox Business aici.

3. Google Drive

Iată câteva fragmente de recenzii de la profesioniștii în servicii financiare care au folosit Google Drive pentru gestionarea documentelor:

„Ușor de utilizat, cu capacitatea de a stoca până la 15 GB gratuit. Planurile plătite sunt ieftine și permit o mare varietate de funcționalități suplimentare. Excelent de utilizat pentru a partaja fișiere cu alții prin link sau e-mail. Oferă, de asemenea, integrare perfectă cu Google Cloud Servicii de platformă pentru prelucrarea datelor și analiză.”

„Funcțiile care îmi plac cel mai mult sunt: ​​stocare gratuită; accesibilitate pentru offline și online; opțiunea de confidențialitate a unui fișier. Da, produsul/software-ul este într-adevăr ușor de utilizat și ușor de utilizat chiar și pentru utilizatorii netehnici. Da, procesele de integrare când vine vorba de munca mea sau de alte utilizări, cum ar fi; accesarea cărților electronice sau a documentelor gratuite este lină și ușor de stăpânit.”

„Îmi place foarte mult că Google Drive este compatibil cu toate dispozitivele pe care le dețin și pot colecta înapoi toate datele din stocarea în cloud foarte ușor de fiecare dată când am nevoie de ele și le procesează foarte repede. Are două opțiuni pentru linkul de partajare, unul pentru acces privat sau altul este pentru accesul public, ceea ce face procesul de partajare mai flexibil.”

„Google Drive oferă spații uriașe de stocare în cloud care sunt capabile să dețină toate fișierele și documentele organizației. Caracteristicile de criptare și protecție a fișierelor, cum ar fi scanarea virușilor, ajută la păstrarea în siguranță a tuturor fișierelor și documentelor împotriva oricăror încălcări de securitate, inclusiv acces neautorizat, malware, spam. , ransomware sau phishing. Are, de asemenea, funcții de backup a datelor foarte utile, ceea ce face recuperarea datelor foarte simplă. Mai mult, pentru a vă menține fișierele și documentele organizate, este ușor de partajat.”

„Google Drive este similar cu orice altă platformă de stocare a fișierelor, dar aveți și avantajul suplimentar de a avea instrumentele de productivitate Google direct integrate. Puteți salva toate tipurile de fișiere pe Google Drive și puteți descărca FileStream, care vă permite să interacționați cu Google Drive prin exploratorul de fișiere al sistemului de operare.”

Citiți aici toate recenziile Google Drive .

4. Microsoft 365

Iată câteva extrase de recenzie de la profesioniștii în servicii financiare care au folosit Microsoft 365 pentru gestionarea documentelor:

„Program de productivitate foarte convenabil, care are tot ce ai putea avea nevoie pentru școală, afaceri sau uz personal. Are o cantitate decentă de stocare pentru documentația ta pentru a te asigura că o poți accesa oriunde. Are multe capabilități care permit chiar și celui mai elementar utilizator să fie capabil să obțină cele mai bune rezultate și are, de asemenea, multe funcții avansate pentru cei care doresc ceva mai mult.”

„Permite întregii noastre companii să fie mai productivă, să colaboreze mai ușor și ne economisește mulți bani pe costurile software”.

„Office 365 oferă o gamă de produse, de la e-mail până la stocare în cloud. Îmbunătățesc în mod constant produsele pentru o utilizare mai ușoară. Utilizatorul poate accesa documente și e-mailuri de oriunde. Prețul este foarte rezonabil. Funcționează excelent pentru companiile mici până la mari. Produsele sunt universale, puteți colabora. cu oricine de oriunde în lume. Puteți încorpora mii de aplicații în diferite produse, este ușor de utilizat”

„Office 365 este un mod de viață pentru mine și îmi permite să-mi fac treaba și să obțin rezultate excelente. Ușurința de utilizare îmi permite să fiu atât de creativ pe cât vreau să fiu și majoritatea produselor oferă șabloane și idei de design care sunt un de mare ajutor. Dacă doriți produse ușor de utilizat pe care nu trebuie să petreceți mult timp încercând să le învățați, atunci Microsoft 365 este perfect pentru dvs..”

„Ușor și intuitiv de utilizat cu comenzile rapide de la tastatură. Funcțiile de căutare sunt utile, iar locația centralizată a contului facilitează descărcarea software-ului.”

Realizează toate recenziile Microsoft 365 aici .

5. Noțiune

*Analiză exactă din decembrie 2022

Parametrul cel mai bine evaluat: Raport calitate/preț - 4,87

Folosit în mod obișnuit de: întreprinderi mici

Preț: 8 USD per utilizator pe lună (facturat anual)

Iată câteva fragmente de recenzie de la profesioniștii în servicii financiare care au folosit Notion pentru gestionarea documentelor:

„Interfața grafică pare simplă, dar foarte elegantă și modernă. Toate elementele sunt netede și ușor de organizat. Experiența de editare a fost grozavă.”

„Noțiunea este un pas atât de uriaș față de modul în care obișnuiam să-mi organizez munca... (trimitem mesaje pe slack sau folosesc stick-uri desktop). Îmi place cât de personalizabil este, în timp ce sunt extrem de ușor de utilizat. L-am luat în 5 minute și imediat a fost mai organizat în munca mea. Nici măcar nu am explorat încă întreaga putere a Notion, dar până acum îmi place abilitatea de a crea o pagină nouă și de a o lega la pagina originală.”

„Este foarte simplu de utilizat, dezvoltat și implementat în ceea ce privește managementul sarcinilor și proiectelor. Îl folosesc în principal la locul de muncă, dar îl iubesc și pentru stabilirea și urmărirea obiectivelor personale.”

„În primul rând, interfața cu utilizatorul este foarte prietenoasă nu numai cu navigarea în sine, ci și cu ochiul, deoarece este minimalistă și nu distrage atenția celorlalte instrumente pe care le-am folosit. Îmi place foarte mult cum nu este prea complex de utilizat. dacă doriți să faceți o documentație simplă și, eventual, dacă aveți nevoie de funcții mai complexe, este ușor să găsiți tutoriale. Și există întotdeauna un șablon util pentru a vă ajuta."

„Echipa mea folosește Notion pentru a lucra împreună și a găzdui toată munca noastră colectivă. Aici stocăm materialele de instruire, precum și ajutăm la planificarea de noi proiecte. Are o mulțime de funcții încorporate și sunt un mare fan al cât de ușor este să navighezi.”

Real toate recenziile Notion aici .

Ce caracteristici oferă instrumentele de gestionare a documentelor?

Instrumentele de gestionare a documentelor oferă caracteristici de bază, cum ar fi:

• Capturarea documentelor : Scanați și convertiți documentele de hârtie în fișiere digitale și mutați-le în software.

• Stocarea documentelor : stocați documentele într-o locație centralizată pentru acces ușor.

• Căutare în text complet : căutați text specific în întregul document, nu doar în secțiuni.

Toate produsele enumerate în acest articol includ caracteristicile menționate mai sus.

Pe lângă aceste caracteristici de bază, instrumentele de gestionare a documentelor tind să ofere de obicei:

• Controale de acces și permisiuni

• Arhivare și păstrare

• Instrumente de colaborare

• Urmărirea conformității

• Clasificarea documentelor

• Conversie de fișiere

• Distribuire a unui fisier

• Recunoaștere optică a caracterelor

• Controlul versiunii

Cum să alegi software-ul potrivit de gestionare a documentelor pentru afacerea ta financiară

Investiția într-un instrument nou poate fi o provocare dacă nu știi ce să cauți. Pentru a vă ajuta să faceți o alegere mai bună, iată câțiva factori pe care ar trebui să îi luați în considerare atunci când alegeți un software de gestionare a documentelor pentru afacerea dvs. financiară:

• Verificați opțiunile de recuperare a documentelor : se poate întâmpla ca la un moment dat să fie nevoie să preluați un document vechi pentru a verifica tranzacțiile. Când apare un astfel de scenariu, veți avea nevoie de o opțiune de căutare a fișierelor șterse sau arhivate. Întrebați furnizorul dvs. dacă software-ul său oferă o opțiune pe care o puteți utiliza pentru a prelua fișiere ori de câte ori este necesar.

• Analizați caracteristicile de organizare a documentelor : instituția dvs. financiară trebuie să aibă un număr mare de documente de stocat. Dacă vrei să poți căuta un anume document, vrei un instrument care să îți permită organizarea documentelor cu ajutorul indexării sau numerotării sau sub formă de foldere. Întrebați-vă furnizorul dacă instrumentul său de gestionare a documentelor este dotat cu aceste caracteristici.

• Căutați un instrument cu o aplicație mobilă : software-ul de gestionare a documentelor cu o aplicație mobilă vă va permite să vă accesați documentele din mers. Aplicația mobilă vă va permite, de asemenea, să scanați documente pe hârtie printr-un dispozitiv mobil și să creați copii digitale. Dacă credeți că puteți beneficia de aceste funcții, atunci căutați o soluție de gestionare a documentelor financiare cu o aplicație mobilă.

Întrebări frecvente de adresat furnizorilor de software înainte de cumpărare