De ce comunicațiile externe și interne trebuie să lucreze împreună

Comunicarea eficientă este esențială pentru productivitatea la locul de muncă și creșterea corporativă. Aceste canale de comunicare pot fi clasificate ca interne și externe: primul include comunicarea între angajații din cadrul companiei, în timp ce cel de-al doilea privește informațiile partajate cu părțile interesate din afara organizației. Ambele forme de comunicare joacă un rol important în menținerea funcționării eficiente a organizației.

Canalele deschise de comunicare internă sunt importante atât pentru lucrătorii din birou, cât și pentru echipele de dezvoltare la distanță, deoarece toți membrii echipei trebuie să fie pe aceeași pagină. Când comunicațiile interne se întrerup, înseamnă angajați confuzi și productivitate scăzută. De asemenea, ar împiedica creșterea generală, deoarece angajații s-ar simți înstrăinați unul de celălalt și de organizație.

De asemenea, este imperativ să aveți canale puternice de comunicare externă, astfel încât afacerea dvs. să se poată bucura de o reputație excelentă în rândul persoanelor din afară. Umbrela comunicării externe include clienții, partenerii, alte părți interesate și populația mai mare. Canalele de comunicații externe dictează, de asemenea, preocupări fiscale, cum ar fi prețurile acțiunilor și finanțarea, făcând aceste canale o metodă importantă de partajare a informațiilor.

Comunicațiile interne și externe ar trebui să funcționeze împreună pentru a crea un canal fluid de flux de informații. Deși este adevărat că membrii echipei interne comunică diferit între ei în comparație cu comunicarea cu clienții prin VoIP sau e-mail pentru companii mici , este totuși important pentru companie să aibă o imagine și un mesaj consistent.

Sursa: Sondajul salarial al lui Ragan și Raportul privind cultura la locul de muncă pentru 2022

Dar este important să ne amintim că acest lucru se poate întâmpla numai atunci când ambele aceste forme de comunicare interpersonală sunt folosite în armonie. În acest articol, vom explora în continuare de ce este important ca comunicațiile interne și externe să funcționeze împreună.

Comunicații interne vs externe

Înainte de a analiza cum și de ce aceste metode de comunicare funcționează mai bine împreună, să aruncăm o privire mai profundă asupra a ceea ce înseamnă:

Comunicatii interne

Comunicarea internă este fluxul de informații care trece între membrii unei organizații. Există diverse instrumente – atât prin cloud, cât și on-premise – care pot fi folosite pentru a crește acest flux și a-l face cât mai eficient posibil. Comunicarea internă implică e-mailuri trimise angajaților, liste de obiective și scopuri, proceduri standard de operare (SOP), linii directoare și multe altele.

Există patru tipuri de comunicare internă:

1. Verticală : membrii echipei de pe diferite niveluri ierarhice vorbesc între ei

2. În jos : un angajat într-o poziție superioară de conducere comunică cu un membru al echipei mai jos în ierarhie

3. În sus : angajații vorbesc cu managerii sau supervizorii lor

4. Orizontală : membrii de la același nivel ierarhic discută despre munca

Comunicatii Externe

Comunicarea externă este informațiile pe care compania le împărtășește cu persoane din afara acesteia. Gândiți-vă la o organizație care publică un comunicat de presă important despre un eveniment caritabil sau care încarcă un PSA pentru publicul larg. Orice lucru care este comunicat unei părți interesate care nu este din companie contează ca comunicare externă, care include eforturile de susținere a angajaților dvs. Acestea pot fi atât formale, cât și informale.

În mod oficial, canalele de comunicații externe sunt folosite pentru a construi cunoașterea mărcii, imaginea și reputația mărcii. Companiile doresc ca clienții să aibă o anumită imagine despre ei. Acesta este motivul pentru care creează reclame, își perfecționează programele de promovare a mărcii angajaților și emit rapoarte care evidențiază produsul sau serviciul lor. Unele organizații au înființat, de asemenea, centre de apeluri pentru a ajunge la părțile interesate, în timp ce altele folosesc soluții PBX în cloud. Este vorba despre stabilirea unui flux transparent de comunicare cu partenerii externi.

De ce comunicațiile interne și externe trebuie să lucreze împreună

Potrivit SmallBizGenius, 82% dintre consumatori se simt mai pozitivi cu privire la o marcă după ce citesc conținut personalizat. Acest lucru înseamnă că oamenii au mai multe șanse să aibă încredere într-o companie care le vorbește în moduri semnificative și nu le trimite spam cu informații inutile. Comunicarea externă consecventă poate avea loc doar într-o companie care are canale de comunicații interne puternice.

Angajații care știu despre ce este marca lor pot comunica acel mesaj de bază unui public mai larg. Aceștia ar trebui să fie informați în mod constant despre ce fel de informații pot comunica, ce ton de voce ar trebui să folosească și ce fel de imagine de marcă încearcă să construiască afacerea. Organizația se poate prăbuși ca un castel de cărți stivuit, dacă ambele canale de comunicare nu funcționează în tandem.

Să aruncăm o privire mai atentă la ce se întâmplă atunci când comunicațiile interne și externe lucrează împreună:

1. Randament crescut al investiției (ROI)

Deși este adevărat că companiile stabilesc diferiți indicatori cheie de performanță (KPI) pentru diferite departamente, obiectivul real este acela de a obține profit. Nimeni nu intră în afaceri doar pentru a face postări estetice pe rețelele de socializare și pentru a numi asta o zi. În cele din urmă, totul este despre cât de mult vinzi și cât de bine o faci.

Mărcile care își aliniază comunicațiile interne și externe se bucură de un ROI mai mare în comparație cu mărcile care nu o fac. Acest lucru se datorează comunicării consecvente în toate punctele de contact din interiorul și din afara organizației dvs., ceea ce duce la servicii și/sau calitate standardizate. Clienții dvs. se vor putea baza pe compania dvs. pentru a oferi continuu ce este mai bun, asigurându-vă că obțineți loialitate și noi clienți potențiali.

Sursa: Ghid pentru înțelegerea și îmbunătățirea comunicațiilor interne în afacerea dvs

2. Stimulează creșterea afacerilor

Afacerile de succes se extind rapid. Meta a cumpărat Instagram pentru a facilita creșterea, iar Google a preluat YouTube. Mărcile cu creștere rapidă se angajează frecvent în achiziții și fuziuni, dar aceste mișcări nu ar trebui să fie o surpriză pentru oamenii care lucrează pentru ele.

Angajații ar trebui să fie informați despre schimbările aduse companiei lor cât mai curând posibil și nu ar trebui să afle din surse externe. Acest lucru nu numai că împiedică încrederea și productivitatea angajaților, dar poate, de asemenea, să întârzie lansarea produselor și să încetinească implementarea instrumentelor software de integrare și a altor inițiative interne. Dacă angajații dvs. nu au fost informați sau instruiți, ei nu pot comunica aceste informații clienților, partenerilor sau vânzătorilor, ceea ce duce la comunicarea unei poziții confuze.

Atunci când angajații sunt informați (comunicații interne), aceștia pot disemina informațiile într-un mod semnificativ (comunicații externe), oferindu-vă o reputație mai puternică și o imagine de brand mai bună. Acest lucru va ajuta, de asemenea, la stimularea creșterii afacerii dvs., deoarece nu vor exista întreruperi în implementarea noilor instrumente tehnologice sau software.

3. Creează numeroși ambasadori de brand

Comunicarea internă eficientă duce la susținerea angajaților care apoi creează ambasadori de brand pentru afacerea dvs. Este incredibil de util să aveți susținători angajați din cadrul mărcii care cred cu adevărat în mesajul de bază al organizației. Ei pot apoi să ofere informații utile, să se angajeze în conversații de mai bună calitate și să vă ofere un grup de talente mai bun de la care să vă angajați.

Ambasadorii mărcii angajaților vă pot fi de folos dacă doriți și mai mult marketing din gură. Luați, de exemplu, oamenii care lucrează în tehnologie, în care compania este implicată în modernizarea mainframe-ului pentru tranzacțiile online ale afacerii. Aceasta este o nișă destul de specifică, dar pot exista oameni la îndemâna socială imediată a angajaților afacerii, care sunt pasionați de tehnologie. Direcționarea acestei categorii demografice poate declanșa interesul față de produsul companiei, oricât de specific este. În cele din urmă, acest lucru poate determina ca mai mulți oameni să viziteze pagina de destinație a companiei și să încerce noua funcție.

Ambasadorii interni entuziaști ai mărcii vor fi, de asemenea, dornici să informeze publicul larg despre orice îmbunătățiri ale afacerii. Se vor asigura că informațiile partajate sunt în concordanță cu imaginea mărcii și vor scrie o copie strălucitoare care vă ajută să atrageți mai mulți clienți.

4. Permite angajaților să învețe noi abilități

Ce se întâmplă atunci când trebuie să angajezi pe cineva care se ocupă de canalele tale de comunicare generale? Alegi pe cineva care este expert în comunicații interne sau în schimbul de informații externe? Răspunsul corect este că nu trebuie să alegi. Angajarea ideală pentru acest rol este cineva care înțelege cum să facă ambele.

Când vă aliniați comunicațiile interne și externe, le oferiți angajaților existenți diferite pălării și le creșteți abilitățile. De exemplu, cineva cu un rol IT poate învăța despre microservicii pentru dezvoltare, rezultând un rol de lucru hibrid util. Ei pot folosi aceleași strategii pe care le folosesc asupra părților interesate externe pentru a menține și membrii echipei interne motivați.

Acest lucru se aplică atât lucrătorilor de la distanță, cât și lucrătorilor de la fața locului. Un profesionist de marketing ar putea să cerceteze „ce este comunicațiile în cloud” și să-și folosească software-ul de comunicare internă pentru a transmite informații interne importante. Nu numai că vor construi o imagine de brand consistentă în interior, dar vor alinia toată lumea asupra modului de prezentare externă, scutind afacerea de problemele de a angaja doi oameni acolo unde ar putea folosi unul.

Există riscuri implicate?

Ca și în cazul oricărei strategii, există un anumit risc implicat atunci când combinați comunicațiile interne și externe:

Canibalizarea eforturilor de comunicare

Există șansa ca comunicațiile externe să depășească canalele interne și să vă canibalizeze eforturile. Acest lucru se datorează faptului că comunicările externe au adesea prioritate, având în vedere că ajută în mod direct afacerile să obțină profit.

Canalele de comunicații interne au un efect indirect, iar proprietarii de afaceri axați pe vânzări pot ajunge să le abandoneze. Combinarea celor două poate duce la preluarea externă a canalelor de comunicații interne, făcându-i posibil pe angajați să se simtă devalorizați sau izolați.

Riscuri de securitate

Ca și în cazul prea mulți bucătari care amestecă oala proverbială, prea mulți profesioniști hibrizi pot provoca unele riscuri de securitate. Eroarea umană nu poate fi ignorată atunci când aceeași persoană caută atât canalele de comunicare interne, cât și cele externe. Aceștia pot publica din greșeală ceva care nu este destinat părților interesate externe pe pagina de socializare a companiei.

Există, de asemenea, șansa ca aceștia să poată împărtăși în mod eronat informații sensibile legate de furnizori cu angajații sau membrii echipei. Acest lucru ar putea duce la situații dificile, cum ar fi încălcarea datelor sau pierderea încrederii în echipă.

Proprietarii de afaceri ar trebui să fie atenți atunci când combină comunicațiile interne și externe, deoarece este posibil ca cineva care jonglează cu diferite roluri să se încurce sau să scape. Așadar, merită să vă acordați timp atunci când vă integrați eforturile de comunicare externă și internă.