Cum să explici echipei tale nevoia de urmărire a timpului

Urmărirea timpului s-a înrădăcinat ca un bun neprețuit pentru orice companie, indiferent de dimensiunea acesteia. Când este utilizat în mod corespunzător, provoacă creștere, stabilitate financiară și un flux de lucru sporit și satisfacție în muncă. Cu toate acestea, majoritatea echipelor vor fi nesigure cu privire la timpul de urmărire, deoarece nu are o reputație proastă.

Multe companii care oferă software și servicii de gestionare a forței de muncă au urmărirea timpului ca o mică parte a metodelor riguroase de monitorizare a angajaților. O caracteristică recentă CNBC Cum ar putea fi spionate angajatorii pe tine în timp ce lucrezi de acasă a lăsat pe mulți oameni (în mod justificat) feroși de orice fel de software care le urmărește performanța la muncă.

Aici intervenim, pentru a vă ajuta să reduceți o parte din această frică și să arătăm că introducerea unui software simplu de urmărire a timpului nu le va afecta confidențialitatea. Că poate, de fapt, să le protejeze drepturile ca angajați și să-i facă să formeze obiceiuri mai bune în general.

Cele mai frecvente preocupări cu privire la urmărirea timpului la locul de muncă

Va fi folosită urmărirea timpului pentru a-mi invada confidențialitatea?

Să ne adresăm elefantului din cameră – monitorizarea angajaților și confidențialitatea .

Oamenii se tem că urmărirea timpului este o poartă către o monitorizare constantă și o analiză mai mare.

Într-un articol din 2018. BBC, un număr de angajați s-au prezentat pentru a-și spune povestea despre modul în care monitorizarea angajaților i-a făcut anxioși, fricoși și stresați. Mulți au subliniat modul în care instrumentele de urmărire au fost implementate cu afirmații că vor ajuta la performanța generală, dar au făcut tot, în afară de asta.

În același articol, un șofer de camion a menționat că camera și microfonul instalate l-au făcut să se concentreze prea mult asupra performanței sale (limită de viteză, scor la volan etc.). Atat de mult, de fapt, incat sa concentrat mai putin pe moment in timp ce conduce. Astfel de niveluri ridicate de presiune pot duce la performanțe mai slabe și, aproape sigur, pot duce la epuizare.

Urmăriți-vă să urmăriți timpul din motivele corecte. Nu-l utilizați doar ca test pentru monitorizarea completă a angajaților, pentru că, fără îndoială, veți pierde mai mult decât puteți câștiga.

Va fi de așteptat să fiu pe deplin productiv pentru toate cele 8 ore?

Chiar dacă suntem în secolul 21, încă ne așteptăm la fluxul de lucru din secolul 19.

De la Revoluția Industrială, se aștepta ca muncitorii să lucreze mai mult de 16 ore pe zi, 6 zile pe săptămână. Legea Standardelor Echitabile de Muncă din 1938. a reușit să repare acest lucru prin limitarea orelor de lucru la 40 de ore pe săptămână, pur și simplu pentru că natura muncii s-a schimbat.

Deci, de ce tratăm în continuare munca la fel?

Steve Glaveski, CEO al Collective Campus , subliniază modul în care modernizarea, progresele tehnologice și internetul au schimbat drastic modul în care lucrăm, față de modul în care era în 1938. Locul de muncă modern este mult diferit și nu ne putem aștepta să ne concentrăm pe deplin și productivitate pe parcursul celor 8 ore.

Startup-ul german Rheingans Digital Enabler a fost cobaiul într-un experiment al propriului CEO, Lasse Rheingans. El a vrut să vadă dacă angajații săi ar putea trece de la o zi de lucru de 8 ore la una de 5 ore, crezând că le va îmbunătăți productivitatea și calitatea muncii. Inutil să spun că experimentul a fost un succes, iar angajații înșiși au simțit îmbunătățiri, pentru că nu au simțit presiunea de a încerca să fie productivi pe întreaga zi de lucru.

Erau mai puțin probabil să cedeze distragerilor și orelor suplimentare.

Exemplul lui Rheingans demonstrează numeroasele afirmații științifice conform cărora nimeni nu poate fi productiv 8 ore pe zi și că directorii executivi și managerii nu ar trebui să se aștepte la asta. În același mod, explicați echipelor că nu se va aștepta să fie hiper concentrați tot timpul. Urmărirea timpului este o modalitate de a-și găsi orele de vârf și de a învăța să-și prioritizeze mai bine sarcinile.

Și cine știe, cu suficiente date și îmbunătățiri, poate că compania ta ar putea trece la o săptămână de lucru de 5 sau 6 ore, fără pierderi financiare.

Urmărirea timpului este o formă de pedeapsă pentru performanță insuficientă?

Există angajați care vor vedea urmărirea timpului ca un mijloc de a pedepsi performanța insuficientă. Pune-te în pielea unei persoane căreia tocmai i s-a spus că întregul personal va trebui să își urmărească timpul și să trimită rapoarte. De la bun început se pot gândi la mai multe lucruri:

• Îmi fac treaba greșit?
• Avem performanțe slabe?
• Managerii nu au încredere în noi?
• Urmărirea timpului va fi singura modalitate de a aprecia munca mea?

Este de așteptat ca primele lor gânduri să fie aproape întotdeauna negative. Pentru că atunci când un manager vrea să vadă cât timp petreci pentru fiecare activitate, simți nevoia să dai mai mult de 100%, sau vei primi o „palmă”. Și ne întoarcem la tiparul presiune – stres – epuizare.

Evidențiați încă de la început că urmărirea timpului nu va fi folosită ca instrument pentru a acorda penalități sau ca motiv de reziliere. În schimb, abordează imediat motivele reale – accelerarea anumitor procese, vezi unde echipele pot să accelereze ritmul sau să slăbească puțin, sau să fii mai informat cu privire la membrii echipei care pot prelua mai multe sarcini față de cei care sunt deja copleșiți.

Urmărirea timpului va fi folosită pentru microgestionarea angajaților?

Nu este neobișnuit să găsiți manageri și directori executivi care văd urmărirea timpului ca o scuză pentru a supraveghea fiecare aspect mic al timpului de lucru al angajatului lor.

Reggie Scales, vicepreședinte senior al Vonage, a făcut afirmația acum infamă într-un raport CNBC: „[Angajații] știu că ne uităm, ceea ce este întotdeauna bine.” Este reprezentarea perfectă a imaginii pe care o primesc mulți angajați atunci când este implementată urmărirea timpului.

Fiecare pas al lor va fi monitorizat, analizat și vor primi grămezi după grămezi de feedback și/sau corecții. În timp ce unii vor vedea asta ca pe o oportunitate de a-și arăta valoarea, majoritatea va fi neliniștită chiar și cu sarcini la care sunt grozavi. Este frica de:

• „De ce aceeași sarcină ți-a luat cu 15 minute mai puțin decât ieri?”
• „Colegii tăi au terminat totul până la termenul limită, văd că raportul tău a întârziat”
• „De ce vă ia această sarcină mai mult decât de obicei, când aveți tot ce aveți nevoie?”
• „Văd că ai un decalaj în programul tău, ce zici să primești acele e-mailuri?”

Libertatea individuală a fiecărui angajat cu privire la modul în care își vor sorta prioritățile și cum își vor face munca a dispărut.

Ca să nu mai vorbim de faptul că cu toții ne confruntăm cu probleme personale, zile neproductive, munca coechipierilor, întreruperi etc. De asemenea, am dedicat un articol întreg acestui subiect și poate fi deschis pentru mulți lideri de echipă care doresc să-și înțeleagă echipele. Urmărirea timpului se referă mai bine.

Cu toate acestea spuse, cum puteți atenua lovitura inițială atunci când anunțați implementarea urmăririi timpului în echipele dvs.? În plus, cum puteți explica necesitatea acesteia, care va atenua rapid unele sau toate îndoielile?

Abordarea așteptărilor privind urmărirea timpului

Asigurați-vă că motivele pentru care urmăriți timpul sunt etice și semnificative.

În secțiunea anterioară, am evidențiat practicile care tratează urmărirea timpului ca pe un instrument care împiedică progresul și nu îl ajută. Iată câteva lucruri la care să reflectați înainte de a vă decide să vorbiți cu echipa dvs. În cele din urmă, aceste reflecții vă pot ajuta să abordați echipa cu mai multă încredere și să vă pregătiți pentru întrebările care vor apărea inevitabil.

Urmărirea timpului poate îmbunătăți considerabil gestionarea timpului

Și nu în sensul: când oamenii văd cât timp pierd, vor deveni brusc mai conștienți de alegerile lor și vor deveni mai buni.

În schimb, încercați să priviți această afirmație din perspectiva auto-îmbunătățirii. Urmărirea timpului poate îmbunătăți gestionarea personală a timpului și poate dezvălui multe despre ce și cum acordăm priorități. Subliniați aceste beneficii personale atunci când discutați cu echipele dvs.:

• Vor deveni mai organizați;
• Echilibrul lor profesional-viață se va îmbunătăți;
• Vor face alegeri mai rapide și mai bune;
• Ei vor învăța cum să prioritizeze etc.

Și acestea sunt doar câteva dintre beneficii. În articolul „Cum și de ce să țineți evidența activităților și obiceiurilor zilnice”, am subliniat și mai multe beneficii pe care le puteți utiliza ca material de prezentare. Vine cu sfaturi practice și opinii ale experților care pledează pentru urmărirea timpului.

Urmărirea timpului nu este un ajutor pentru managementul sau comunicarea defectuoasă

Dacă productivitatea este problema, ar putea fi din cauza managementului defectuos, a canalelor de comunicare care nu funcționează (sau sunt utilizate) în mod corespunzător, a condițiilor de muncă nesatisfăcătoare etc.

Experții de la PPM Express au o experiență admirabilă de a întreba directorii generali despre motivele pierderilor financiare ale companiei. Cel mai frecvent, acestea sunt:

• Eșecuri de a ține pasul cu piața;
• Conditii precare de munca;
• Fără planuri de urgență;
• Conflicte și comunicare slabă.

Dar, după cum au fost martori de ei, mulți dintre aceiași CEO apelează la urmărirea timpului ca pe o simplă remediere, gândindu-se că pierderile atât de timp, cât și de bani ar putea fi din cauza faptului că angajații nu reușesc să urmărească timpul.

Așadar, veți dori să vă asigurați mai întâi că totul în biroul și echipele dvs. funcționează fără probleme înainte de a introduce urmărirea timpului. În caz contrar, acești factori externi vor avea un impact major asupra datelor.

În secțiunea următoare, vom aborda pași specifici despre cum să pregătiți, să desfășurați și să urmăriți o întâlnire de succes în care veți explica nevoia de urmărire a timpului echipei dumneavoastră.

Cum să comunicați angajaților nevoia de urmărire a timpului

Imediat, va trebui să lupți împotriva stigmatizării pe care urmărirea timpului o aduce cu ea.

Doriți să abordați în mod direct preocupările angajaților. Problemele comune pe care le-am enumerat în prima secțiune nu sunt neapărat aceleași pe care le-ar putea avea echipele/angajații dvs. Așadar, iată câteva modalități de a introduce urmărirea timpului ca o schimbare pozitivă, ținând cont în același timp de îndoielile echipelor.

Acceptați elementele de bază și stabiliți reguli

Este întotdeauna o idee bună ca liderii echipei sau managerii să se adune la o întâlnire pentru a discuta despre urmărirea timpului și cum îi va ajuta. Stabilirea mai întâi a unor reguli de bază între ele va elimina orice confuzie viitoare când citiți datele pe care le colectați. Acestea pot include, dar nu se limitează la:

• De ce echipa ta va urmări timpul;
• Când te vei uita la anumite ore petrecute și când te vei concentra doar pe rezultate;
• VA fi necesare rapoarte săptămânale sau lunare?
• Cum se implementează urmărirea timpului în managementul proiectelor și a termenelor limită;

Scopul este de a găsi un teren comun, astfel încât urmărirea timpului să poată funcționa pentru dvs., și nu ca un punct de dispută sau conflict. Cel mai rău lucru care se poate întâmpla este că unele echipe încep să rămână în urmă, altele realizează că este nevoie de prea mult timp și efort, ceea ce poate distruge întreaga „infrastructură” pe care ai construit-o.

Faceți un „anunț blând”

La fel ca o lansare soft, un „anunț soft” servește pentru a introduce personalului ideea de urmărire a timpului, fără detalii speciale. Le anunțați că va avea loc o întâlnire și ideea generală a ceea ce se va discuta. Cel mai bine este să faceți acest lucru cu câteva săptămâni înainte de a intra în urmărirea timpului, cel mult o lună.

Nu uitați să subliniați că urmărirea timpului va fi o schimbare bună. Concentrați-vă pe impactul său pozitiv atât asupra echipelor, cât și asupra proiectelor și adăugați că nu va pune în pericol angajarea nimănui (deoarece aceasta este prima îngrijorare care vine în minte).

În acest fel, permiți să se formeze în mod natural un zgomot în jurul biroului, în loc să fi scurs informații (posibil greșite) care plutesc în jur. Păstrarea informațiilor de la angajați ridică îngrijorări și îi face să se teamă că vor fi monitorizați îndeaproape și își vor pierde libertatea.

Faceți angajații să se simtă auziți

Cu aproximativ două săptămâni înainte de introducerea practicii, trimiteți un formular anonim în care angajații își pot scrie preocupările cu privire la urmărirea timpului. Deoarece mulți angajați vor fi rareori pronunțați în forme, în ciuda anonimatului, oferiți diferite moduri de completare a informațiilor pentru a asigura cele mai bune răspunsuri posibile. De exemplu, puteți încerca:

Răspunsuri cu alegere multiplă:

Ce vă îngrijorează cel mai mult dacă compania implementează urmărirea timpului?

• O să par neproductiv.
• Mi-e teamă că pierd prea mult timp.
• Este o invazie a intimității mele.
• Urmărirea timpului nu reflectă cu exactitate fluxul meu de lucru.
• Sunt prea multe distrageri.
• Voi uita să urmăresc timpul.
• Alte: _________________________________

Sau optați pentru întrebări deschise:

Ai experiență cu urmărirea timpului? Ți-a funcționat?

Pentru a efectua astfel de sondaje, ar trebui să lucrați îndeaproape cu reprezentantul dvs. de resurse umane. Acoperiți cât mai mult teren posibil pentru a aborda mai multe preocupări în prealabil. Datele pe care le colectați ar trebui să fie prezentate ca prima ordine a întâlnirii, odată sosit momentul.

Permiteți discuții în persoană

Dacă este posibil, HR-ul dvs. ar trebui să știe pe toată lumea că pot veni și personal la ei, pentru a-și exprima opinia. Unii angajați își exprimă mai bine gândurile verbal. Uneori, răspunsul la întrebări pe hârtie poate fi perceput ca un gest gol, că preocupările lor vor fi ignorate.

Configurați o întâlnire pentru a introduce urmărirea timpului

Cu o săptămână înainte de întâlnirea în sine, trimiteți un e-mail în masă care prezintă toate punctele care vor fi abordate. Preocupările angajaților, scopurile și obiectivele dvs. cu urmărirea timpului în sine, ce instrument veți folosi, ce ajutor va fi oferit etc.

Păstrați aceste puncte scurte și concise. Acest e-mail le va oferi angajaților suficient timp pentru a pregăti întrebări și observații pe care probabil că au uitat să le menționeze în sondaj. În plus, cunoscând ordinea punctelor discutate, este mai probabil ca oamenii să știe când este timpul să intre cu întrebarea potrivită, în loc să întrebe ceva în afara contextului și să provoace o digresiune.

9 pași pentru introducerea urmăririi timpului în echipa ta

Când ajungeți să introduceți urmărirea timpului, următorii pași vă vor asigura că comunicați totul clar și precis.

1. Păstrați prezentările scurte

Nimănui nu-i plac întâlnirile lungi, mai ales când au lucruri mai bune de făcut sau când „ar fi putut fi un e-mail”. Mulțumim tuturor pentru că au venit și introduceți încă o dată ordinea de lucru pe care ați stabilit-o anterior. De asemenea, anunță că vei răspunde la toate întrebările lor la sfârșit.

2. Începeți cu preocupările și abordați-le mai întâi

Folosind datele colectate din sondaj, subliniați cele mai mari probleme pe care le au angajații în general cu urmărirea timpului. Acest lucru le permite să știe că au fost auziți și întărește faptul că au un cuvânt de spus în problemele companiei.

Apoi, dezvăluie detaliile pe care le-ai negociat cu liderii echipei la începutul procesului și modul în care va afecta fiecare departament/echipă.

3. Explicați echipei dumneavoastră următoarele 5 puncte cheie

Aici, la Clockify, pledăm pentru utilizarea urmăririi timpului ca o modalitate de a îmbunătăți viața generală. Nu vreau să vă copleșesc cu informații detaliate, așa că lista va fi scurtă. Fiecare punct va avea un link către acele subiecte, dacă doriți să le explorați mai departe.

1. Urmărirea timpului îi ajută să-și comunice orele suplimentare și să negocieze beneficiile
2. Îi ajută să identifice cu ușurință distragerile și timpul pierdut
3. Ei devin mai conștienți de orele suplimentare și pot preveni epuizarea în timp
4. Ei știu când sunt eligibili pentru timp compensatoriu
5. Previne erorile de scris și furtul de timp – este o dovadă grea care le protejează drepturile

4. Furnizați o mulțime de date

Pregătiți câteva date în prealabil (cel mai bine este să folosiți infografice pentru a menține întâlnirea dinamică). Găsiți studii de caz ale companiilor care au făcut ca urmărirea timpului să funcționeze în beneficiul lor. Având în vedere incertitudinea a ceea ce urmărirea timpului aduce la masă, unii s-ar putea grăbi la Google și să găsească exemple în care urmărirea timpului a eșuat. Acest lucru îi va face să fie defensivi și îi va face să ofere contrapuncte, pentru care ar trebui să fii pregătit.

5. Aveți HR prezent

Ca o notă secundară, asigurați-vă că aveți un reprezentant HR prezent pe toată durata întâlnirii și a procesului de ajustare. Pune-i să stea printre angajați și, dacă este posibil, să se alăture discuției. Prezența lor vă va oferi sprijin în această sarcină dificilă. În același timp, pot înlătura orice îndoieli, confuzii sau combativitate care ar putea apărea în rândul echipelor.

6. Fiți deschis pentru întrebări și răspunsuri

În sfârșit, dar cel mai important, permiteți oamenilor să-și împărtășească opiniile. Păstrați-l un forum deschis, cu excepția cazului în care este vorba în principal de greieri și tumbleweeds. Apoi puteți alege să puneți întrebări specifice și să vedeți dacă acestea declanșează o discuție.

7. Faceți un e-mail de urmărire după întâlnirea introductivă

Aceasta este o modalitate excelentă de a rezuma întâlnirea și o puteți păstra cât de detaliată sau concisă după cum doriți. Dacă pare prea multă muncă, avem o listă cu cele mai bune aplicații de gestionare a timpului pentru 2020, printre care se numără Otter, o aplicație care înregistrează întâlnirile, apoi le transcrie și le marca timp pentru a genera un raport.

8. Oferiți resurse

La câteva zile după întâlnire, odată ce informațiile s-au stabilit, trimiteți un e-mail în masă cu un compendiu de resurse. De la cum să-și gestioneze mai bine timpul, la cum să folosești instrumentele de urmărire a timpului și cum să-l transformi într-un obicei, astfel încât să devină aproape automat.

Dacă nu ești sigur de unde să începi să cauți, iată câteva articole care să te pună pe drumul cel bun:

• 4 metode simple pentru a vă urmări timpul în timp ce lucrați la un computer
• 12 sfaturi pentru a construi și a îmbunătăți gestionarea timpului în echipă
• Cum să construiești obiceiul de a urmări timpul

9. Asigurați-vă echipele că vor primi ajutor cu software-ul

O problemă pe care nu am abordat-o pe scară largă, dar care merită menționată, este că mulți oameni se tem că vor părea prosti dacă nu reușesc să învețe cum să folosească instrumentul de urmărire a timpului. Cel mai bun mod de acțiune este să nu întrebați direct cine are probleme de învățare (pentru că foarte puțini vor recunoaște acest lucru), ci să oferiți un curs intensiv și ajutor 1:1 din partea operațiunilor, a angajaților dvs. mai cunoscători de tehnologie sau a dezvoltatorilor software-ului. Cei care oferă ajutor la fața locului, adică.

A rezuma

Când copiilor le este frică de monștrii din dulapul lor, știm că de fapt este frica de necunoscut. Camerele lor sunt întunecate, siluetele sunt peste tot formând forme înfricoșătoare, sunt zgomote în exterior și în interiorul spațiului lor personal. Lăsați la imaginația lor, nu este de mirare că interpretează cele mai înfricoșătoare scenarii.

Procesul nu se schimbă atât de mult când îmbătrânim. În același mod, ceva atât de simplu precum urmărirea timpului poate părea mai înfricoșător atunci când creierul nostru nu are suficiente informații concrete. Folosind metodele pe care le-am prezentat, poți aprinde lumina în acea cameră întunecată și poți deschide ușa dulapului înfricoșător pentru a arăta că nu ai de ce să te temi. Abordați preocupările lor cu informații, compasiune, înțelegere și multă asigurare.