Gestionarea conținutului întreprinderii: controlați haosul în 5 pași simpli!

Knowledge content management organizează și gestionează conținutul dvs. și a devenit mult mai popular de-a lungul anilor. Imaginează-ți fișierele companiei tale într-o mizerie neorganizată, împrăștiate ici și colo. Nu vă faceți griji; managementul de conținut al întreprinderii vine în ajutor și transformă această mizerie într-un spațiu de lucru organizat. Și datorită caracteristicilor sale excepționale, piața de management al conținutului pentru întreprinderi s-a dublat - de la 31,66 miliarde USD la 67,14 miliarde USD din 2017.

Dacă organizația dvs. creează în mod regulat conținut pe care să îl împărtășiți clienților, angajaților, partenerilor, liderilor de echipă și multe altele, trebuie să vă asigurați că lucrurile sunt la locul lor, astfel încât să nu fiți nevoit să vă confruntați cu acel moment ciudat de- „Unde am pus asta?” Așadar, explorează împreună cu noi secretele ECM în acest articol!

Ce este Enterprise Content Management (ECM)?

Enterprise content management, sau ECM, este o lume magică în care toate informațiile dvs. sub formă de active digitale se reunesc și își găsesc locul potrivit. Este o strategie pe care o folosesc multe organizații mari pentru a îndeplini orice dorință legată de conținut, de la capturarea, înregistrarea și stocarea până la preluarea conținutului important.

Acum, știu care este următoarea ta întrebare: „De ce ar trebui să-i pese cuiva de managementul conținutului pentru întreprinderi?” Ei bine, prietene, lasă-mă să elimin această confuzie cu ajutorul câtorva statistici. Știați că, chiar și în această lume digitalizată, afacerile își pierd 21% din productivitate din cauza managementului slab al conținutului? Nu este ca și cum ai arunca timp prețios pe fereastră? Și nu doar asta, organizațiile petrec, de asemenea, în medie 15 ore pe săptămână căutând documente deplasate sau pierdute.

ECM include diverse instrumente și procese necesare pentru a se asigura că organizația dvs. ține pasul cu fluxul de informații în întreaga afacere și că nimic esențial nu se pierde, în special productivitatea.

Cea mai bună parte a utilizării unui ECM este că poate gestiona eficient informațiile structurate și nestructurate. Documentul structurat se referă la datele într-un format standardizat, cum ar fi foi de calcul, contacte, formulare și baze de date SQL. În timp ce datele nestructurate vin în toate formele, formele și dimensiunile și sunt nestandardizate, cum ar fi imaginile, multimedia, note de întâlnire și prezentări PowerPoint.

Fără ECM, vă riscați organizația într-o buclă de fișiere pierdute, termene limită ratate, documente dezorganizate și angajați frustrați. Și caracteristicile ECM care vă pot salva organizația din acest haos sunt enumerate în secțiunea următoare. Așa că nu așteptați; Citește mai departe.

De ce este important managementul de conținut al companiei?

Astăzi, datele sunt regele și dețin secretul creșterii și succesului. Importanța datelor și a conținutului nu poate fi supraestimată, deoarece oferă informații care să ghideze luarea deciziilor și să alimenteze inovația.

Și odată cu creșterea datelor, cazurile de încălcări ale datelor au crescut și ele. Prin urmare, este necesar să se salveze aceste date de la a deveni haotice, determinând întreprinderile să-și piardă avantajul competitiv. Nu vă puteți baza pe e-mailuri și pe stocarea nesigură a datelor pentru contractele și fișierele dumneavoastră prețioase.

În schimb, luați în considerare investiția în software-ul ECM care vă gestionează fișierele în foldere flexibile, astfel încât să le puteți accesa ușor și în siguranță. Așadar, pregătiți-vă pentru o călătorie care vă va prezenta secretele din spatele puterilor și elementelor cheie ale ECM.

Elementele cheie ale managementului de conținut al întreprinderii

Un sistem de management al conținutului întreprinderii poate fi împărțit în cinci componente de bază. În timpul pregătirii unei strategii ECM, ar trebui să aveți fiecare componentă pe loc pentru a vă asigura că nimic nu este lăsat în urmă și totul funcționează fără probleme. Imaginează-ți afacerea ca pe o comoară de informații prețioase. Dar, o comoară este inutilă dacă nu o poți captura, gestiona și, în cele din urmă, oferi beneficiile ei celor care au cea mai mare nevoie de ea. Deci, să începem această călătorie interesantă și să explorăm elementele cheie ale ECM!

1. Captură

Primul pas către organizarea fișierelor și documentelor este capturarea și aducerea acestora în noul sistem de management al conținutului companiei. Este procesul de conversie a documentelor pe hârtie, cum ar fi pdf, documente Word în format electronic sau de import de fișiere electronice deja disponibile care trebuie stocate într-un ECM.

Acestea pot include documente precum contracte, propuneri, facturi, comenzi de cumpărare, rapoarte și dosare ale angajaților.

Digitalizarea și stocarea tuturor acestor fișiere importante într-o singură locație centralizată poate eficientiza procesele organizaționale și poate face conținutul afacerii și mai ușor de accesat.

2. Gestionează

Următoarea componentă după capturarea conținutului este gestionarea acestuia. ECM este un curator de conținut care clasifică informațiile într-un format ușor accesibil. Trebuie să verificați interfața instrumentului ECM pe care îl veți folosi pentru funcțiile sale de colaborare, accesibilitate ușoară și căutare. Un sistem de management al conținutului întreprinderii acționează ca un asistent personal care aranjează toate datele structurate și nestructurate într-un format logic.

3. Depozitați

Spring, datele tale pur și simplu nu sunt suficiente. Este important să vă stocați datele în siguranță. Sistemul de management al conținutului pentru întreprinderi acționează ca un depozit central, asigurând că toate fișierele dvs. sunt în siguranță și protejate împotriva accesului neautorizat, pierderii și deteriorarii. De asemenea, ar trebui să ofere o copie de rezervă a datelor și a informațiilor care se schimbă frecvent. Editarea ar trebui simplificată, astfel încât utilizatorii să poată edita documentul și foaia de calcul fără probleme.

4. Conservare

Un sistem ECM protejează în timp autenticitatea și integritatea conținutului dvs. Componenta de conservare gestionează conținutul care se schimbă frecvent cu ajutorul managementului înregistrărilor. Implementează politicile de păstrare, economisește spațiu pentru fișierele care necesită acces regulat, arhivează documentele care nu sunt necesare și gestionează istoricul versiunilor pentru securitatea datelor.

Fișierele păstrate pot fi, de asemenea, utilizate, dar este o modalitate excelentă de a separa documentele care se schimbă frecvent și cele mai puțin accesate.

5. Livrare

Ultimul element al managementului de conținut al întreprinderii este acela de a furniza conținutul și informațiile persoanei care are nevoie de ele cel mai eficient. Poate fi oricine, de la un membru al echipei la un client, dar acest element asigură că informația va cădea în mâinile potrivite. Îmbunătățește colaborarea și productivitatea prin livrarea fișierelor intern și extern.

Așadar, aici încheiem discuția noastră despre elementele cheie ale managementului de conținut al întreprinderii. Sper că acum sunteți clar despre diferitele componente și caracteristicile acestora. Și acum este momentul să înțelegeți în profunzime beneficiile ECM. În secțiunea următoare, vom vorbi în detaliu despre diferitele beneficii oferite de managementul conținutului pentru întreprinderi. Așa că alăturați-vă nouă.

Beneficiile Enterprise Content Management

Dacă vă gândiți: „De ce este important să investiți timp și bani în sistemele de management al conținutului pentru întreprinderi?” Atunci această secțiune vă va rezolva toate întrebările. Enterprise content management (ECM) este un loc în care riscurile de securitate și haosul dispar, iar documentele își găsesc locul potrivit. Așa că haideți să ne aprofundăm în beneficiile sale și să aflăm mai multe.

1. Organizează documentele

Cu toții ne-am confruntat cu acea situație incomodă de a nu putea găsi acel document important atunci când avem cea mai mare nevoie de el. Dar cu managementul de conținut al companiei, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la astfel de cazuri, deoarece creează cu ușurință o structură ușor de navigat pentru găsirea și stocarea documentelor. Este ca și cum ai aloca o casă tuturor documentelor, ajutând toate piesele prețioase de conținut să rămână în siguranță într-un singur loc. Acesta asigură că nu există duplicate, erori sau pierderi de documente.

2. Reduceți riscurile de securitate

Un ECM asigură securitatea documentului permițând doar accesul autorizat și protecția prin parolă. Dacă aveți nopți nedormite pline de griji cu privire la încălcarea datelor, atunci nu trebuie să vă faceți griji, deoarece managementul de conținut al companiei este acolo pentru a vă ajuta. Stochează fișierele într-un depozit securizat și ajută la rezolvarea problemelor legate de securitate și conformitate, oferind în același timp acces ușor la cele autorizate.

3. Faceți mai ușor să găsiți conținut

Cu simplitatea și eficiența managementului de conținut al companiei, nimeni nu vă poate împiedica să fiți productiv. Are funcționalități puternice de căutare care vă permit să accesați fișiere și documente prin introducerea de cuvinte cheie sau expresii. Este ca și cum ai avea un asistent personal inteligent și rapid. Cu toți membrii echipei dumneavoastră știind că conținutul de care au nevoie este stocat în siguranță, le este mai ușor să găsească fișiere, foi de calcul, rapoarte și documente necesare pentru a îndeplini sarcinile de zi cu zi.

4. Creșteți eficiența

În această lume cu ritm rapid, ECM este însoțitorul tău care economisește timp. Poate automatiza munca și procesele prin reducerea sarcinilor manuale. De asemenea, asigură o colaborare perfectă, oferindu-le informațiile de care au nevoie pentru a finaliza sarcina. Gestionarea conținutului întreprinderii reduce nevoia de sarcini repetate, cum ar fi recrearea fișierelor pierdute, îmbunătățind productivitatea și eficiența generală.

Pe măsură ce discutăm în continuare acest subiect uimitor al managementului de conținut al întreprinderii, apare o întrebare: „Cum să implementăm acest sistem în organizație?” Ei bine, este necesar să răspundeți la această întrebare înainte de a încheia discuția noastră, așa că pregătiți-vă, deoarece secțiunea următoare vă va aduce câteva perspective cu adevărat interesante. După ce ați citit următoarea parte, veți implementa cu ușurință un ECM în organizația dvs. Deci, fără nicio întârziere, să începem.

Cum se implementează un sistem de management al conținutului pentru întreprinderi?

Dacă visezi la o lume în care găsirea fișierelor este doar o chestiune de câteva minute, atunci nu te teme; trebuie doar să urmați acest ghid pas cu pas și să implementați magia unui sistem de management al conținutului de întreprindere în organizația dvs. Aici vom parcurge cei șase pași cruciali pentru implementarea unui ECM.

1. Auditați Procesul de management al conținutului existent în organizația dvs

Înainte de a implementa un nou sistem de management al conținutului, este important să-l auditezi pe cel existent. Examinați cu atenție sistemul actual și înțelegeți cum funcționează și cum sunt stocate, partajate și derivate documentele. Apoi analizați dezavantajele sau absența caracteristicilor din procesul curent care au un impact negativ asupra productivității.

Pune-ți întrebări precum: „Folosesc un sistem învechit?” sau „Este acest sistem suficient de sigur?” Accesând procesul curent, veți învăța provocările pe care trebuie să le depășiți în această călătorie. De asemenea, adunați lista tuturor documentelor, cum ar fi PDF-uri, rapoarte, contracte, foi de calcul și informații despre locația în care sunt stocate în prezent. Acest lucru vă va ajuta să rămâneți în avans și să cunoașteți toate informațiile care trebuie capturate.

2. Adunați membrii echipei cheie împreună

Un sistem bun de management al conținutului pentru întreprinderi oferă colaborare și încurajează munca în echipă. Planificați în prealabil cui doriți să acordați acces la fișiere. De asemenea, puteți aloca un șef de echipă sau un șef de departament din fiecare echipă și să primiți asistență pentru implementarea sistemului ECM. Fiecare membru aduce câteva abilități unice și procese de gândire la masă. Face diversitatea și inovația să înflorească, astfel încât să vă puteți atinge obiectivele organizaționale.

3. Definiți-vă scopurile și obiectivele

Înainte de a pleca în această călătorie, clarificați-vă destinația. Asigurați-vă că sunteți clar cu așteptările și obiectivele pe care doriți să le atingeți cu ajutorul managementului de conținut al companiei. Doriți să reduceți riscurile de securitate? Reduceți deșeurile de hârtie? Doriți să creșteți colaborarea și eficiența angajaților? Pune aceste întrebări și decide-ți obiectivul. Puteți, de asemenea, să vă scrieți obiectivele ca stea călăuzitoare prin călătorie.

4. Cercetați și alegeți o platformă ECM

Există diverse platforme ECM disponibile. Trebuie să vă definiți obiectivele și să vă decideți bugetul, apoi să alegeți platformele care vă îndeplinesc complet cerințele. Pentru aceasta, va trebui să efectuați cercetări amănunțite, să treceți prin recenzii și să comparați diverse platforme. Luați în considerare factori precum ușurința de acces, personalizarea și opțiunile de securitate. Puteți, de asemenea, să primiți sugestii de la echipele dvs. și să le lăsați să participe activ la alegerea celui mai bun software ECM pentru afacerea dvs.

Pentru a vă ajuta să începeți, iată câteva opțiuni software de luat în considerare:

• Bit.ai
• În aer liber
• Hyland
• M-Files
• SharePoint
• Newgen
• Creați o strategie și implementați

Odată ce v-ați decis asupra celui mai bun instrument ECM, următorul pas este să creați o strategie pentru implementarea cu succes a acestuia. Creați o foaie de parcurs pentru a aloca resursele, creați o cronologie și un plan de comunicare. Această foaie de parcurs vă va ajuta echipa să conecteze diferite puncte și, în cele din urmă, să atingă obiectivul. Păstrați toate părțile interesate implicate și configurați noul sistem și proces cât mai repede posibil. Și, ca pas final, înscrieți-vă, capturați, stocați, înregistrați și organizați-vă conținutul.

Acum că aveți foaia de parcurs pentru succes, este timpul să începeți această aventură. Rămâneți pe fază pentru următoarea secțiune, unde vom explora de ce ar trebui să utilizați Bit.ai ca sistem de management al conținutului pentru întreprinderi.

Bit.ai Ca sistem Enterprise Content Management (ECM).

Bit.ai este o platformă all-in-one de gestionare a cunoștințelor și colaborare cu documente, concepută pentru locul de muncă modern. Platforma Bit ajută echipele să creeze, să colaboreze, să partajeze, să urmărească și să gestioneze cunoștințele într-un singur loc. Să ne aprofundăm în caracteristicile fascinante ale Bit.ai și să înțelegem de ce este câștigătorul sistemelor de gestionare a conținutului.

1. Șabloane uimitoare

Bit vă permite să creați orice tip de document rapid, ușor și distractiv. Cum? Cu galeria extinsă de șabloane Bit, puteți alege dintre peste 70 de șabloane concepute profesional pentru a crea documente rapid. Tot ce trebuie să faceți este să completați conținutul personalizat, iar întregul document va fi gata de partajat rapid!

Nu trebuie să vă pierdeți timpul încercând să remediați formatarea documentelor, deoarece Bit vă va formata automat întregul document. Alegeți dintr-o colecție de teme de aspect și culori care vor transforma aspectul întregului document cu un singur clic.

2. Spații de lucru inteligente

Una dintre principalele caracteristici ale Bit este că vă permite să creați mai multe spații de lucru, documente și foldere pentru a stoca și gestiona eficient și organiza tot ceea ce aveți. Aceasta înseamnă că, folosind Bit, puteți crea mai multe spații de lucru în jurul muncii, angajaților, clienților, departamentelor și multe altele.

Un lucru de remarcat despre Bit Workspaces este că puteți decide cine are acces la el. Puteți să adăugați sau să invitați alți colaboratori și să le oferiți acces numai pentru citire, acces doar pentru comentarii sau chiar permisiunea completă pentru editare.

3. Biblioteca de conținut

Spațiile de lucru ale lui Bit au fiecare o bibliotecă de conținut în care puteți adăuga diverse active digitale sau media. Biblioteca de conținut este conectată la documentele dvs. Bit, astfel încât să puteți colabora, căuta, insera și construi rapid documentele dvs. interactive.

Biblioteca de conținut Bit este un loc inteligent pentru tine și echipa ta pentru a partaja resurse prin orice tip de conținut digital, cum ar fi imagini, fișiere, PDF-uri, Google Docs, fișiere Dropbox, SlideShares, videoclipuri YouTube, link-uri web vizuale, prezentări și alte tipuri de media , și altele.

4. Colaborare în timp real

Cu Bit, tu și echipa ta poți colabora și lucra simultan la același document în timp real. Puteți face modificări, edita în timp real, evidenția secțiuni, lăsa comentarii, @menționați persoane și multe altele.

Puteți chiar să vă invitați colegii sau managerii și să le oferiți acces de editare pentru a primi comentarii sau feedback. În funcție de materialele pe care le partajați, puteți acorda acces numai pentru citire, doar pentru comentarii sau pentru editare la spațiile de lucru din care fac parte.

5. Integrare Rich Media / Documente interactive

Cu Bit, puteți crea documente interactive la locul de muncă și le puteți da viață folosind peste 100 de integrări rich media. Bit vă permite să adăugați imagini, PDF-uri, fișiere cloud, hărți, prezentări, diagrame, videoclipuri, GIF-uri - practic orice tip de rich media - la documentele dvs. și să le transformați automat în carduri vizuale interactive și încorporate bogate care trăiesc în interiorul lor! Acest lucru va face toate documentele dvs. legate de muncă și schimbul de cunoștințe mult mai cuprinzătoare și captivante!

6. Funcționalitate de căutare inteligentă

Organizațiile pot avea o mulțime de informații și date de gestionat și uneori devine dificil să găsești o informație printre toate documentele. Dar funcționalitatea robustă de căutare inteligentă a Bit vă permite să căutați în foldere, documente și conținut în spațiile de lucru folosind căutarea în text îmbogățit, titluri și descrieri și va apărea rapid în fața dvs.

O altă caracteristică interesantă despre Bit este că vă permite să fixați documente importante care trebuie accesate frecvent în interiorul unui spațiu de lucru. Acest lucru îl face ușor și rapid accesibil pentru toată lumea.

7. Urmărirea documentelor

Cu Bit, vă puteți partaja documentele cu alte persoane din afara lumii printr-un link care poate fi urmărit. Această funcție de urmărire a documentelor vă permite să obțineți analize live și informații detaliate despre documentele partajate, cum ar fi cine le-a văzut, cât timp au petrecut, cât de des le-au vizitat etc. Este o modalitate excelentă de a afla cum interacționează oamenii sau cum interacționează cu acestea. documentele dvs. Alegeți dintre opțiuni precum captarea clienților potențiali, protecția prin parolă, expirarea linkului etc.

8. Gestionați permisiunile și accesul la informații

Bit vă permite să gestionați permisiunile și accesul la informații pentru a se potrivi nevoilor unice ale organizației dvs. Fiecare spațiu de lucru vă permite să setați permisiuni și niveluri de acces pentru colaboratorii și invitații dvs. Puteți atribui acces complet, editor, comentariu sau acces numai pentru citire utilizatorilor dvs., iar oaspeților li se poate acorda acces pentru comentarii sau doar pentru citire. Numai acei colaboratori și invitați care au fost adăugați la un spațiu de lucru pot accesa documentele din acel spațiu de lucru.

De asemenea, puteți seta roluri generale pentru fiecare persoană care este adăugată la organizația dvs., cum ar fi proprietar, manager, membru sau invitat. Fiecare rol are diferite niveluri de acces pentru a invita utilizatori, a schimba setările de abonament etc.

Când partajați documentele Bit cu lumea exterioară, puteți adăuga o parolă personalizată, puteți activa expirarea linkului sau puteți dezactiva linkul care poate fi partajat în orice moment.

9. Estetică simplă și minimală

Partea interesantă despre Bit este că, în ciuda caracteristicilor sale interesante și utile, are o interfață simplă și ușor de utilizat. Aceasta înseamnă că, chiar dacă sunteți nou în tehnologie și nu știți nimic despre codificare, puteți începe cu ușurință cu platforma Bit.

Designul estetic minimal al lui Bit și UX excelent fac ca fluxul dintre documente și spațiile de lucru digitale să fie curat și rapid! Pur și simplu oferă o abordare sistematică și profesională a întregului proces!

În total, Bit este instrumentul de vis pentru întreaga companie, deoarece face gestionarea conținutului și eficientizarea procesului de lucru mult mai ușor și mai interactiv! Deci ce mai aștepți? Fă-ți o favoare și primește Bit chiar acum!

Și acum, pregătește-te pentru încheiere, unde vei fi inspirat să acționezi și să descoperi adevărata putere de a elimina haosul în afacerea ta. Rămâneţi aproape!

Încheierea

Felicitări, eroi de conținut! Am acoperit această călătorie lungă, dar interesantă, despre managementul conținutului întreprinderii, dezvăluind secretele, importanța, beneficiile, componentele și pașii de implementare. Acum, cu toate cunoștințele adunate, este timpul să testați puterea organizării și eficiența documentelor dvs.

Acum, folosește super-eroul managementului de conținut – Bit.ai! Lăsați-l să fie partenerul dvs. de încredere în lupta împotriva haosului, asigurându-vă că documentele dvs. sunt sigure și colaborarea fără întreruperi. Amintiți-vă, cu Bit.ai; nu doar gestionați conținut; aduci un val de productivitate! Deci, nu așteptați și luați măsuri astăzi.

Lecturi suplimentare:

Ce este distribuția de conținut și tot ce trebuie să știți despre!

Ce este marketingul viral și care sunt avantajele și dezavantajele? (Exemple)

Social Media Marketing 101: Ghidul suprem pentru succes!

Micro-influenți pentru a câștiga clienți și a-ți dezvolta afacerea!

Reutilizarea conținutului: ce este și cum se face?