Cum să introduceți în mod inteligent noul software de colaborare echipei dvs

A face echipa ta să adopte noul instrument nu este atât de ușor pe cât crezi. De fapt, forțarea lor are potențialul de a vă arunca întreaga afacere în haos.

Studiile arată că apatia angajaților, cazurile de renunțare și ostilitatea față de manageri pot crește atunci când implementați schimbarea în mod greșit.

Sistemele de colaborare pentru întreprinderi sunt importante pentru un flux de lucru mai coeziv, așa că ar trebui să știți cum să introduceți noul software în echipa dvs. Iată cum să o faci corect.

Invitați-i să evalueze software-ul de colaborare

În urmă cu aproximativ 65 de ani, cercetătorii Lester Coch și John French Jr. au făcut o descoperire surprinzătoare într-o fabrică de îmbrăcăminte.

Într-un studiu care și-a propus să măsoare impactul schimbării organizaționale asupra angajaților, aceștia au împărțit lucrătorii în patru grupuri cu niveluri similare de coeziune și eficiență operațională. În trei din cele patru grupuri, au găsit câteva diferențe majore de comportament:

(Grupul 2 nu a fost inclus deoarece nu a avut niciun impact asupra rezultatelor testelor)

• Grupa 1:

Acest grup a fost etichetat de cercetători drept grupul „fără participare”. Membrii grupului unu au fost chemați într-o sală de ședințe de către superiori și au spus că procesul lor de asamblare trebuie îmbunătățit.

Managerii le-au oferit apoi o metodă specifică prin care să îmbunătățească viteza de asamblare. Nu au avut niciun cuvânt de spus în ceea ce a implicat acest proces. Ei au fost instruiți să se întoarcă la posturile lor și să-l urmeze.

• Grupele 3 și 4:

Aceste două grupuri au fost numite grupuri de „participare totală”. Managementul le-a spus că este nevoie de îmbunătățirea fluxului de lucru și li s-a cerut să facă brainstorming idei despre cum să-l remedieze.

Când operatorii au convenit asupra pașilor care ar putea fi eliminați și proceselor care ar putea fi simplificate, ambele grupuri au fost instruite pe deplin în noua metodă. Spre deosebire de grupul 1, acești lucrători au avut un cuvânt de spus în ceea ce presupunea noua metodă.

Ce s-a întâmplat în continuare i-a uimit pe experimentatori. Iată ce au scris ei despre grupul unu:

„Rezistența s-a dezvoltat aproape imediat după ce a avut loc schimbarea. Au apărut expresii marcate de agresiune împotriva managementului, cum ar fi conflictul cu inginerul de metode,... ostilitatea față de supervizor, restricția deliberată a producției și lipsa de cooperare cu supervizorul. Au fost 17% renunțări în primele 40 de zile. Au fost depuse plângeri cu privire la tarifele la bucată; dar când a fost verificat rata, sa constatat că era puțin „laxă”.

În comparație cu înainte de implementarea noului proces, acești lucrători funcționau cu o eficiență de aproximativ 65%. Și au rămas la acel nivel timp de 30 de zile după ce a fost făcută schimbarea.

Grupele 3 și 4 au înregistrat, de asemenea, o scădere a eficienței inițial, deși a fost mult mai puțin drastică decât cea observată în grupa 1. De asemenea, nu a durat foarte mult.

Odată ce s-au obișnuit cu noul proces, lucrătorii din grupurile de „participare totală” nu doar au revenit la nivelul anterior de eficiență a producției, ci l-au depășit. Și au făcut-o fără nicio ostilitate sau agresiune față de management.

Lecția de aici? Implicați-vă echipa în procesul de adoptare a noului instrument. De exemplu, dacă sunteți interesat să utilizați Instapage, permiteți întregii dvs. echipe să o încerce. Asigurați-vă că pot folosi platforma pentru a construi pagini cu ușurință împreună, folosind noua noastră soluție de colaborare:

Invitați-le feedback-ul și luați în considerare. Dacă îl vor folosi, toate caracteristicile software-ului trebuie să funcționeze atât pentru ei, cât și pentru tine.

Minimizați schimbarea socială implicată în adoptarea noului software pentru întreprinderi

La patru ani după ce Coch și French au pus piciorul în acea fabrică de îmbrăcăminte, Paul Lawrence și Harriet Ronken au avut șansa de a observa o interacțiune uimitoare într-o fabrică de electricitate.

În acest cadru particular, echipele de ingineri/operatori au rămas în contact constant unul cu celălalt zilnic. Nu era neobișnuit ca un inginer să sugereze operatorului său o îmbunătățire procedurală sau invers. Când o parte sau un proces era considerat ineficient, echipa ar încerca să o repare împreună.

Sistemul a funcționat în majoritatea cazurilor, dar a existat unul în care nu a funcționat. Când un inginer a abordat un anumit operator cu care nu lucra în mod regulat, sugerându-i să încerce o piesă nouă, lucrurile au mers puțin diferit decât de obicei.

În loc să o testeze în mod corespunzător, ea „nu a tratat piesa cu grija ei obișnuită. După ce a asamblat produsul, l-a testat și nu a trecut inspecția. S-a întors către noul inginer și, cu un aer triumfător, a spus: „Nu funcționează”.

Când inginerul i-a sugerat să testeze mai multe piese, ea le-a instalat, din nou, cu jumătate de inimă, în ceea ce cercetătorii au numit „un mod neobișnuit de dur”. Și din nou, nu au funcționat.

Aparent intenționat, ea a sabotat noul design.

Când noul inginer a plecat, operatorul s-a îndreptat către inginerul cu care lucra în mod obișnuit și i-a spus că ideile noului inginer pur și simplu „nu sunt bune”.

Atunci cercetătorii și-au dat seama că trebuie schimbat atât un aspect tehnic, cât și un aspect social . În acest caz, modificarea tehnică a fost adaptarea la proiectarea de lucru a operatorului. Schimbarea socială a fost inginerul necunoscut care a implementat acea schimbare.

În cazul dumneavoastră, schimbarea tehnică este implementarea noului instrument de colaborare. Dar ce ramificații sociale va avea această schimbare? Ca și în, cum va schimba instrumentul modul în care funcționează echipa ta?

Cine va implementa schimbarea? Va restructura lanțul de comandă? Va schimba rolurile personalului? Va pune membrii echipei necunoscute în contact unul cu celălalt?

Lisa Quast, antrenor de carieră și fost exec Fortune 500, adaugă pentru experimente concluzii cu cuvinte din propria ei experiență:

„Dacă indivizii dintr-un departament își respectă foarte mult managerul, deoarece managerul și-a creat încredere de-a lungul unei perioade de timp, echipa va accepta mai mult orice schimbare. Dacă managerul este nou și nu și-a câștigat încă încrederea angajaților lor, atunci neîncrederea se poate manifesta prin rezistență la schimbare.”

„Nou” nu înseamnă neapărat „nou pentru companie”. În exemplul operator/inginer, „nou” însemna pur și simplu pe cineva cu care operatorul nu era obișnuit să lucreze. Această încredere și familiaritatea cu cel care implementează schimbarea este crucială, la fel ca și alte implicații sociale ale schimbării.

Dacă este posibil, cereți unui membru senior al afacerii dvs. să inițieze adoptarea noului software de colaborare. Și înainte de a face acest lucru, asigurați-vă că ați prognozat impactul acestei schimbări.

Faceți tot posibilul pentru a minimiza rezistența păstrând echipele intacte și rolurile la fel. Altfel, ai putea ajunge cu un întreg departament de operatori încăpățânați, care se auto-sabotează.

Exprimați clar motivul schimbării

„Dacă personalul nu înțelege necesitatea schimbării, vă puteți aștepta la rezistență”, spune expertul în managementul schimbării Tobin Rick. „În special din partea celor care cred cu tărie că modul actual de a face lucrurile funcționează bine… și a făcut-o timp de douăzeci de ani!”

Într-un studiu comun realizat de MIT Sloan Management Review și Capgemini Consulting, 63% dintre manageri au raportat că implementarea schimbărilor tehnologice a durat prea mult în afacerea lor, iar unul dintre cele mai mari motive a fost comunicarea neclară cu privire la beneficiile noului instrument.

Amintiți-vă înapoi la una dintre cheile succesului în fabrica de electricitate. Inginerul familiar a explicat de ce schimbarea ar trebui făcută înainte de a-și cere operatorului să o facă.

Inginerul necunoscut pur și simplu a „gestit”, fără explicații, că dorea ca operatorul să testeze o piesă nouă. Și ea a rezistat. La fel și personalul tău dacă nu ai o explicație pentru ei.

De ce acum? Care este motivul dvs. pentru a adopta acest nou instrument de colaborare pentru întreprinderi? Ce este în neregulă cu vechea metodă?

Asigurați-vă că aveți răspunsuri pregătite pentru că, fără îndoială, vă vor întreba „de ce?”

Așteptați momentul potrivit pentru a prezenta noul software de colaborare

Schimbarea nu vine ușor - și asta este mai ales adevărat atunci când vine dintr-o dată.

Dacă organizația dvs. a suferit unele schimbări majore într-o perioadă scurtă de timp, luați în considerare așteptarea înainte de a implementa adoptarea noului instrument. Nerespectarea acestui lucru, potrivit Quast, poate provoca și opoziție:

„Așa cum se spune vechea zicală, „Timingul este totul”. Schimbările prea mari asupra angajaților într-o perioadă scurtă de timp poate provoca rezistență.”

Dacă ați angajat sau ați concediat pe cineva recent sau ați restructurat roluri sau procese în organizația dvs., acordați-le angajaților timp să se adapteze înainte de a aduce o nouă schimbare asupra lor.

Aflați dezavantajele noului instrument de colaborare înaintea echipei dvs

Odată ce ați decis (cu ajutorul echipei, sperăm) ce software de colaborare veți folosi, aflați care sunt funcțiile cele mai valoroase pentru echipa dvs. Vrei să fii pregătit pentru orice întrebări pe care le-ar putea avea în continuare.

Înainte de a începe să-i instruiți cu privire la fiecare funcție, întrebați-i cum ar dori să învețe noul instrument. Membrii personalului dumneavoastră cunoscători de tehnologie vor considera probabil că un curs intensiv este o pierdere de timp, în timp ce alții ar putea avea nevoie de sprijin suplimentar.

Evaluați nivelul de înțelegere al echipei înainte de a începe să le instruiți pentru a personaliza procesul de învățare în mod specific fiecărui membru.

Adoptă cu succes noul instrument de colaborare

Înainte de a implementa orice schimbare în organizația dvs., asigurați-vă că ați luat în considerare implicațiile, atât tehnice, cât și sociale, asupra angajaților și rolurilor acestora. Acest lucru este valabil dacă evaluați instrumentele paginii de destinație astăzi. si acolo in piata.

Pentru a vă face echipa să lucreze mai rapid și mai ușor pe aceleași pagini de destinație post-clic, înscrieți-vă pentru o demonstrație Instapage Enterprise astăzi.