Inteligența emoțională duce la succesul managementului de proiect

Publicat: 2022-05-07

PM văd valoarea EQ ridicat în timp ce conduc echipe prin proiecte, de la IT la producție la contabilitate.

Într-un sondaj recent, am constatat că managerii de proiect (PM) inteligenți emoțional au aproximativ 11% mai mult succes în gestionarea proceselor, implicarea părților interesate, evitarea scăderii domeniului de aplicare și utilizarea eficientă a resurselor în comparație cu PM cărora le lipsește această abilitate.

În calitate de prim-ministru, inteligența emoțională este esențială pentru poziția ta - păstoritul pisicilor este un mod nebun de a-ți câștiga existența, dar o anumită conștientizare socială și un angajament atent reduc haosul. Inteligența emoțională vă ajută să atenuați tensiunile părților interesate și să creșteți capacitatea de a livra proiecte de mare valoare cu membrii echipei implicați.

Citiți mai departe pentru a afla cum inteligența emoțională poate aborda provocările obișnuite de la locul dvs. de muncă și vedeți cum utilizarea EQ-ului dvs. se ridică la nivelul colegilor dvs.

Repere cheie
  • EQ a fost și continuă să fie o abilitate soft critică - 78% dintre PM raportează că o folosesc mai mult ca niciodată în ultimii doi ani.
  • 47% raportează că EQ este documentat în evaluarea lor anuală. EQ contează pentru evaluările individuale ale performanței; valorile care implică sau sunt afectate de EQ sunt incluse în majoritatea evaluărilor de performanță ale PM.
  • PM cu EQ scăzut se luptă mai mult decât PM cu EQ ridicat în patru dintre primele cinci provocări cu care se confruntă PM.
  • Onestitatea este trăsătura de top pentru un PM cu EQ ridicat , conform a 62% dintre respondenți.

Despre cercetare: Scopul acestui raport este de a înțelege modul în care managerii de proiect folosesc, dobândesc, valorifică și beneficiază de pe urma utilizării inteligenței emoționale (cunoscută și sub denumirea de coeficient emoțional sau EQ) pentru a le ajuta în abordarea managementului de proiect și a relațiilor de muncă. Pentru acest raport, am chestionat 528 de profesioniști din SUA care gestionează proiecte la întreprinderile lor mici și mijlocii (2 până la 500 de angajați). Respondenții au fost examinați pentru implicarea lor în managementul proiectelor (extrem de implicați).

82% dintre respondenți sunt profesioniști certificați în managementul proiectelor (certificati PMP prin Project Management Institute) și alți 9% lucrează activ pentru certificare.

Ce este inteligența emoțională și de ce este importantă pentru managerii de proiect?

Definiția noastră a inteligenței emoționale urmează standardul industriei medicale: inteligența emoțională este capacitatea ta de a percepe, de a folosi, de a înțelege, de a gestiona și de a gestiona propriile emoții, precum și ale altora.

Managerii de proiect se află în poziția unică de a trebui să gestioneze angajamentul și așteptările tuturor părților interesate dintr-un proiect. Și rareori fiecare parte interesată va avea aceleași motivații și interese pentru acel proiect. În calitate de prim-ministru, trebuie să comunicați și să negociați în mod constant cu tipuri de personalitate de tot felul.

Pandemia a crescut exponențial nivelul de stres pentru toată lumea, ceea ce înseamnă că navigarea în apele sociale în cadrul unei echipe de proiect este mai dificilă ca niciodată. Ca răspuns, majoritatea PM (78%) raportează că au crescut utilizarea EQ-ului lor în ultimii doi ani pentru a continua să conducă echipe de proiect de succes.

Iată detalierea completă a modului în care respondenții noștri și-au schimbat modul de utilizare a EQ.

gradul de schimbare în utilizarea inteligenței emoționale la locul de muncă în ultimii doi ani

Procesele de proiect ineficiente reprezintă principala provocare

Am întrebat managerii de proiect despre provocările pe care le-au întâmpinat în ultimele 12 luni, iar cea mai mare provocare raportată de 67% dintre respondenți este să se ocupe de procese care sunt prea restrictive și/sau complicate. Pe locul al doilea (59%) s-a clasat gestionarea bugetului, iar lipsa de implicare a părților interesate (46%) a completat primele trei.

Iată o defalcare a tuturor răspunsurilor.

Principalele provocări întâmpinate de PM în ultimele 12 luni
Notă: am oferit și „Altele” ca opțiune de răspuns, dar nu au existat răspunsuri pentru aceasta.

Vestea bună aici este că această provocare de top a proceselor prea restrictive/complicate poate fi abordată discutând cu conducerea despre schimbările pe care trebuie să le vedeți aduse proceselor dvs. de afaceri... iar EQ este ingredientul secret pentru a face aceste conversații să meargă în felul vostru. Fii clar și specific în întrebarea ta și folosește-ți abilitățile soft EQ pentru a negocia ceea ce ai nevoie.

În continuare, vom arunca o privire mai atentă asupra diferențelor între provocările cu care se confruntă EQ-ul ridicat auto-raportat față de PMS cu EQ scăzut. Apoi vom intra în continuare în modul în care EQ joacă în provocările cu care se confruntă PM.

PM cu EQ mai scăzut se luptă cu provocările în care sunt necesare abilități soft

Le-am cerut respondenților să-și claseze propriul nivel de inteligență emoțională pe o scară de la unu la cinci (unu fiind cel mai scăzut și cinci fiind cel mai ridicat). Doar 10% dintre toți respondenții la sondaj raportează că au un nivel scăzut de EQ de unul sau doi. Dar haideți să ne aprofundăm puțin în diferențele observate între acest grup și restul.

Iată o detaliere a principalelor provocări experimentate în ultimele 12 luni de către managerii de proiect cu inteligență emoțională scăzută versus înaltă.

compararea provocărilor managerilor de proiect cu inteligență emoțională scăzută și înaltă

Vedem aici că pentru patru dintre primele cinci provocări, PM-urile cu EQ scăzut se luptă mai mult decât cele cu EQ ridicat. Aceste patru sunt, de asemenea, tipurile de provocări în care capacitatea cuiva de a negocia și de a fi persuasiv este cheia pentru îmbunătățirea lor. (Gestionarea bugetului nu este influențată de abilități soft la fel de mult ca și celelalte provocări.)

Pentru a înțelege cum și de ce inteligența emoțională este utilă în aceste provocări, va trebui să folosim câteva exemple. Vom face exact asta în secțiunea următoare.

O descoperire interesantă este că 93% dintre managerii de proiect cu EQ scăzut raportează că folosesc foi de calcul și procese manuale pentru a gestiona proiecte, comparativ cu doar 44% dintre PM-urile cu EQ ridicat. Nu vom face presupuneri că EQ și utilizarea software-ului PM sunt corelate. Cu toate acestea, merită remarcat faptul că munca unui manager de proiect care nu are atât instrumentele adecvate (software PM și un EQ ridicat) este mai dificilă decât un PM echipat cu unul sau ambele.

Cum arată inteligența emoțională în lumea reală a managementului de proiect

Acum să vedem cum să vă folosiți EQ-ul pentru a aborda aceste provocări de top. Vom folosi exemplul unui proiect Agile pentru implementarea unui software de contabilitate.

Provocare:

Procesele sunt prea restrictive/complicate

Caracteristica EQ:

Pune întrebări înainte de a lua măsuri

Cum se folosește această trăsătură:

Vă pregătiți pentru o demonstrație a noului software de contabilitate și peste o duzină de persoane cer să fie adăugate la invitația la întâlnire. În loc să le adăugați fără minte, acordați-vă câteva minute pentru a înțelege de ce își doresc sau de ce are nevoie. Poate că vor să știe dacă software-ul are o caracteristică specifică sau poate că nu înțeleg rolul lor în proiect. În multe cazuri, veți afla că demonstrația nu este cel mai bun loc pentru ei pentru a obține informațiile de care au nevoie și puteți lucra cu ei într-un alt mod.

Provocare:

Managementul bugetului

Caracteristica EQ:

Comunicare transparentă și sinceră

Cum se folosește această trăsătură:

Rapoartele tale regulate de stare ar trebui să includă actualizări ale bugetului proiectului. Nu te sfii de a împărtăși starea onestată a bugetului cu proprietarul afacerii/produsului și managerului tău. Starea actuală și proiecțiile dumneavoastră educate trebuie să fie declarate clar pentru a putea face ajustări după cum este necesar înainte de a deveni o problemă.

Provocare:

Lipsa de implicare a părților interesate

Caracteristica EQ:

Conștientizare și empatie

Cum se folosește această trăsătură:

Observați că o parte interesată cheie, să zicem, directorul de contabilitate, nu a participat la ultimele câteva demonstrații de sprint pentru proiect. Lipsa lor de implicare încetinește capacitatea echipei dvs. de a obține feedback și aprobare cu privire la funcțiile despre care știți că sunt importante pentru ei. Când programați unul la unu cu ei, ei vă spun că programul lor este prea încărcat și că nu sunt suficient de familiarizați cu sarcinile de zi cu zi ale echipei care utilizează sistemul. Împreună, alegeți un senior manager care să preia acel rol în proiect. Managerul senior este apoi încântat să preia acest rol activ și este foarte implicat cu echipa de proiect.

Provocare:

Flux de acoperire

Caracteristica EQ:

Reducerea emoțiilor și rezolvarea conflictelor

Cum se folosește această trăsătură:

O parte interesată captivantă se alătură uneia dintre ultimele întâlniri înainte de data lansării și solicită în mod agresiv o listă cu mai multe funcții noi. Recunoașteți solicitarea lor și urgența pe care o afirmă, dar le amintiți-le de scopul întâlnirii curente și faceți planuri pentru a intra în legătură cu ei imediat după. Mai târziu, negociați cu ei pentru a lucra cu analistul de afaceri pentru a le documenta cerințele și le veți livra într-o a doua fază a proiectului.

Companiile îi ajută pe PM să-și îmbunătățească EQ-ul prin formare formală și mentorat

Am întrebat respondenții la sondaj ce fac pentru a-și îmbunătăți sau menține inteligența emoțională pentru rolul lor de manageri de proiect și am aflat că companiile oferă mai mult sprijin decât se aștepta.

Majoritatea (60%) urmăresc și/sau ascultă difuzoarele și prezentatorii pe EQ. Cincizeci și patru la sută dintre respondenți spun că urmează cursuri oficiale despre EQ și 40% lucrează cu un mentor, ambele oferite de compania lor.

modul în care managerii de proiect își îmbunătățesc inteligența emoțională
Notă: Șase respondenți raportează că nu lucrează la îmbunătățirea EQ; acești șase sunt, de asemenea, cei 1% care au selectat „Niciuna dintre cele de mai sus” în graficul de mai sus. Am oferit și „Altul” ca opțiune de răspuns, dar nu au existat răspunsuri pentru aceasta.

Din moment ce citiți acest raport, vă aflați printre cei 47% dintre PM care citesc despre inteligența emoțională. Dar compania ta oferă și suport? Dacă nu, acum este momentul să faceți cererea. Folosiți aceste numere pentru a arăta managerului dumneavoastră sau biroului de management al proiectelor (PMO) că multe companii oferă deja dezvoltare profesională pentru EQ și că și dumneavoastră o meritați.

Recent, am lucrat cu echipa The Digital Project Manager pentru a înregistra un podcast pe EQ pentru PM. Îl poți verifica aici. În el, susțin modul în care vizionarea unor emisiuni precum „White Lotus” de la HBO vă poate ajuta să vă îmbunătățiți EQ-ul, identificând când personajele sunt bune sau proaste la asta. (În cazul în care căutați un motiv pentru a urmări analize de caractere bine scrise.)

Alte tendințe PM și EQ observate în rezultate

Iată câteva alte puncte cheie pe care le-am adunat din sondajul nostru:

  • 62% dintre respondenți raportează că gestionează bugete în medie de 50.000 USD până la 200.000 USD per proiect.
  • 63% dintre respondenți raportează că gestionează două proiecte simultan.
  • 80% dintre respondenți au gestionat proiecte de cinci ani sau mai puțin.
  • IT este departamentul cu cel mai mare număr de respondenți cu 37%, contabilitatea este pe locul al doilea cu 12%, iar managementul proiectelor/produsului este al treilea la 8%.
  • „Servicii: servicii de tehnologie a informației și software” este industria de top cu 21%, urmată de „servicii bancare/financiare” (14%) și „producție” (10%).

Dacă doriți să continuați să învățați despre tendințele managementului de proiect și despre ceea ce fac colegii dvs., iată mai multe articole pe care vi le recomandăm. (Alertă spoiler, sunt scrise de mine.)

Viitorul managementului de proiect este hibrid

  • „Viitorul succesului managementului de proiect aparține managerilor de proiect (PM) care rup silozurile funcționale ale corporației așa cum îi cunoaștem. PM de succes vor fi cei care vor lucra cu o abordare și o mentalitate hibride.”

Redescoperiți punctele forte ale managementului de proiect tradițional

  • „Nu faceți greșeala să credeți că managementul de proiect tradițional este cumva subpar sau chiar necool, acum că agil este noul copil de la bloc. Agile își are locul, mai ales în proiectele de dezvoltare software. Dar managerii de proiect trebuie să cunoască abordarea clasică a gestionării proiectelor.”

Ce este DACI: An Explainer

  • „O matrice DACI (aka, RACI) este cel mai bun instrument pentru a lua decizii rapide și eficiente în timpul oricărui proiect. Vă vom explica de ce și vă vom oferi 5 sfaturi pentru a crea unul.”

Metodologia sondajului

Capterra a condus sondajul Emotional Intelligence in the Workplace în decembrie 2021 a 528 de profesioniști din SUA care gestionează proiecte la întreprinderile lor mici și mijlocii. Respondenții au fost verificați pentru statutul de angajare (cu normă întreagă), dimensiunea afacerii (2 – 500 de angajați) și implicarea în managementul de proiect (extrem de implicat).