Cum vă poate îmbunătăți matricea Eisenhower gestionarea timpului

Eisenhower este un instrument de gestionare a sarcinilor care vă ajută să îmbunătățiți productivitatea, învățându-vă cum să stabiliți mai bine prioritățile . Această tehnică vă ajută să aflați care activități merită timpul și efortul dvs. și care nu sunt.

Și într-o lume în care cu toții ne grăbim să ținem pasul cu programul nostru - trebuie să recunoaștem că este o abilitate care merită îmbunătățită.

Rămâi pe loc pentru că în acest text, vei afla:

• Ce este matricea Eisenhower (explicație amănunțită însoțită de mai multe exemple - atât de lucru, cât și de fiecare zi),
• Cum se utilizează matricea Eisenhower și
• Cum să gândești în cadrane.

Ce este matricea Eisenhower?

Matricea Eisenhower, cunoscută și sub numele de matricea Urgent-important, este un instrument care vă ajută să vă îmbunătățiți abilitățile de prioritizare a sarcinilor. Încorporând matricea Eisenhower în viața de zi cu zi, înveți să recunoști prioritățile tale cele mai mari și să diferențiezi între cele care au un impact pe termen lung de cele care nu.

Matricea Eisenhower este un aliat perfect atunci când vine vorba de înțelegerea modului de a gândi în cadrane, deoarece „îți împarte creierul” și te ajută să faci distincția între:

• Important,
• Neimportant,
• Urgent, și
• Sarcini neurgente.

Matricea servește mai degrabă ca instrument de prioritizare decât unul pentru programare. Deci nu veți vedea niciun orare sau termene limită aici.

O scurtă istorie a matricei Eisenhower

Dwight D. Eisenhower a fost primul care a dezvoltat și utilizat metoda menționată de management al timpului și sarcinilor. Eisenhower a fost cel de-al 34-lea președinte al Statelor Unite care era în căutarea unei metode care să-l ajute să prioritizeze și să ia decizii dificile cu privire la numeroasele sale sarcini — atât ca general în armata SUA, comandant suprem al NATO, cât și mai târziu președinte al SUA.

Abia mai târziu această metodă a fost popularizată datorită lui Steven Covey, prezentând-o în cartea sa The 7 Habits of Highly Effective People .

În carte, Covey a discutat despre ideea celor patru generații de management al timpului, despre care vom discuta mai târziu în acest text.

Elementele matricei Eisenhower — explicate

Fiind un instrument de gestionare a sarcinilor ușor de lucrat, matricea Eisenhower vă ajută să vă prioritizați sarcinile, plasându-le în cadranele potrivite.

Acesta poate fi ceva urgent/important (cadranul „fă-o acum”), ceva banal, dar totuși urgent (cadrantul „delegați-l altcuiva”) etc.

Când vă puteți clasifica sarcinile astfel, devine mult mai ușor să le programați și să le finalizați.

Aruncați o privire la următoarea secțiune, care vă va ajuta să înțelegeți cum funcționează acele cadrane în practică.

Care sunt cele 4 cadrane temporale?

Când utilizați matricea Eisenhower, sortați sarcinile din lista de sarcini în 4 grupuri. Aceste grupuri sunt numite cadrane deoarece sunt aranjate într-o grilă:

1. Cadranul numărul 1 — Sarcini importante/urgente,
2. Cadranul numărul 2 – Sarcini importante/neurgente,
3. Cadranul numărul 3 — Sarcini neimportante/urgente și
4. Cadranul numărul 4 — Sarcini neimportante/neurgente.

Pentru unii, sarcinile de sortare pare ușoară și poate evidentă de la început. Cu toate acestea, de multe ori, oamenii amestecă aceste 4 cadrane sau le este greu să distingă unde ar trebui să meargă o sarcină. În plus, prioritățile vor diferi de la persoană la persoană. În timp ce creșterea carierei poate fi crucială pentru unii - întemeierea unei familii poate fi mai importantă pentru alții. Pentru a aplica corect regulile matricei Eisenhower și a minimiza șansele de greșeală - vă sugerăm cu tărie să vedeți următoarea secțiune.

Diferența dintre sarcinile URGENTE și IMPORTANTE

„Am două tipuri de probleme: cele urgente și cele importante. Urgentele nu sunt importante, iar cele importante nu sunt niciodată urgente.” – Dwight D. Eisenhower

Odată ce învățați să faceți o distincție între sarcinile urgente și cele importante — folosirea matricei în practică va veni de la sine.

Sarcini urgente

Sarcinile urgente trebuie rezolvate cât mai curând posibil. Sunt sensibili la timp și uneori stresanți, deoarece au nevoie de atenția noastră imediată.

Gândiți-vă să studiați pentru un examen de care ați uitat sau să încercați să duceți un prieten rănit la spital.

Sarcini importante

Sarcinile importante, pe de altă parte , vă permit să faceți un pas înapoi, să vă analizați situația și să vă planificați următoarea mișcare. Nu sunt sensibile la timp, așa că nu există presiune atunci când îndepliniți astfel de sarcini.

Sarcinile importante sunt cele care privesc obiectivele tale de viață, valorile de bază etc. Întemeierea unei familii, de exemplu, planificarea unei călătorii sau a unui antrenament pentru a deveni mai sănătos.

De câte ori ați auzit că cineva nu își poate duce la bun sfârșit munca pentru că „stinge focuri mici”? Dacă ne concentrăm doar pe sarcinile sensibile la timp, nu vom vedea mai departe decât ce ne așteaptă mâine.

Cum știu ce este urgent și ce este important pentru mine?

Nu există o formulă universală pe care să o putem urma cu toții. Pentru a ști ce sarcini sunt importante și care sunt urgente pentru tine, te sfătuim să faci o listă .

Puteți găsi multe șabloane de liste de activități pe pagina noastră Clockify, dintre care unul ar trebui să fie perfect pentru dvs. Șabloanele de liste de activități Clockify vă ajută să:

• Scrieți-vă valorile de bază, idealurile și obiectivele de viață și
• Gândiți-vă la reperele pe care trebuie să le atingeți concentrându-vă cu atenție pe ceea ce contează.

Listele de sarcini pot servi ca soluție perfectă pentru a vă recunoaște și a vă aminti pentru ce lucrați - bani, securitate, carieră, asigurarea familiei. După ce creați o listă detaliată (sau liste) cu sarcinile disponibile, veți avea o înțelegere mai profundă a acestor sarcini - importanța și urgența lor.

Cum să plasați sarcinile în cele 4 cadrane

Acum că am explicat distincția urgentă și importantă, să vedem cum se aplică sarcinilor și activităților. Vom folosi câteva exemple comune, de zi cu zi.

Cadranul #1: „Fă” – Sarcini importante și urgente

Acestea sunt sarcinile care au o limită de timp strictă, foarte apropiată și ar putea avea consecințe dacă nu sunt abordate imediat. De exemplu, un test de matematică este o sarcină urgentă pentru un student și majoritatea celorlalte lucruri vor fi secundare.

Exemple de sarcini importante și urgente:

• Sarcini cu un termen limită foarte apropiat — Terminarea unui proiect client, stingerea unui mic incendiu, o țeavă spartă,
• Obligații de ultimă oră — Ceva pe care l-ați amânat și acum vă grăbiți să-l finalizați (respectarea termenului limită, de exemplu) sau
• Sarcini pe care nu le puteți amâna — Obligații familiale sau de serviciu, vizitatori neanunțați.

Cadranul #2: „Decide” – Sarcini importante, dar nu urgente

Al doilea cadran este pentru articolele care nu au o limită de timp apropiată, dar necesită o planificare viitoare, deoarece vă aduc beneficii pe termen lung. Gândește-te la decizii precum să dorești să slăbești, să citești mai mult, să te înscrii la un curs etc. Sunt importante pentru bunăstarea ta, dar nu esențiale, așa că de obicei sunt lăsate deoparte în favoarea sarcinilor urgente.

Mai multe exemple de sarcini importante și nu urgente:

• Obiective de afaceri pe termen scurt sau lung — crearea unui buget de afaceri, crearea unei previziuni de vânzări, planificarea unei noi campanii de marketing etc.
• Obiective de carieră — obținerea unei promovări, trecerea pe o nouă cale de carieră, dobândirea unui nou set de abilități, planificarea începerii unei afaceri etc.
• Obiective personale — îmbunătățirea relațiilor, întemeierea unei familii, recreere, alimentație sănătoasă etc.

Rețineți că amânarea sarcinilor importante de fiecare dată când apare ceva urgent riscă să le facă urgente în continuare.

De exemplu, dacă o persoană amână să mănânce sănătos de ani de zile, deoarece alte lucruri îi stau în cale, complicațiile de sănătate, cum ar fi obezitatea sau diabetul, vor face dintr-o dată din aceasta o prioritate urgentă. Sau, dacă nu creați un plan financiar pentru anul următor, s-ar putea să suferi consecințe grave, cum ar fi acumularea de datorii, cheltuirea excesivă, lipsa banilor pentru urgențe și altele asemănătoare.

Cadranul #3: „Delegat” – Sarcini urgente, dar nu importante

Astfel de sarcini sunt limitate în timp, dar având în vedere că nu sunt relevante pentru dvs., le puteți delega altora. De exemplu, cereți unui coleg să creeze o prezentare PowerPoint sau să ia notițe pentru dvs. în timpul unei întâlniri, deoarece aveți o muncă de urgență.

Alte exemple de sarcini urgente și neimportante (numite și întreruperi sau distragere a atenției):

• Probleme legate de muncă — stabilirea de întâlniri, răspunsul la e-mailuri, programarea anumitor întâlniri și
• Obligații casnice — cumpărături, treburi casnice, plata facturilor etc.

Cadranul #4: „Eliminați” – Sarcini neimportante și nu urgente

Cadranul final conține articole și activități care nu sunt în niciun fel importante sau urgente. Au foarte puține sau deloc beneficii pe termen lung pentru cariera, viața sau sănătatea ta. Câteva exemple ar putea fi navigarea pe canale după-amiaza, bârfele la serviciu, navigarea fără minte pe internet și altele asemănătoare.

Câteva exemple de sarcini neimportante și nu urgente:

• Pierderi de timp — Verificarea (petrec timp pe) rețelele sociale, e-mailurile sau întâlnirile neimportante etc.
• Numai activități plăcute — În timp ce odihna este importantă, prea multe activități distractive pot avea un efect contrar. Unele dintre ele trebuie eliminate pentru a lăsa loc pentru activități importante. Astfel de activități includ pauze lungi de la serviciu, jocuri, derularea prin rețelele sociale etc.

Important de remarcat — activitățile din al patrulea cadran sunt considerate întreruperi care se simt urgente, dar care nu au nicio modalitate de a contribui la viața de zi cu zi sau viitorul nostru.

Cum să vă cântăriți prioritățile în matrice

Poate părea dificil să distingem sarcinile importante și neimportante sau cele urgente și neurgente, totuși, următoarea secțiune vă va ajuta să stabiliți prioritățile și să cântăriți sarcinile dvs.

Aruncă o privire la fișa de cheat al matricei de gestionare a timpului de mai jos. Vă poate ajuta să identificați sarcinile pe care ar trebui să le acordați prioritate și pe care ar trebui să le delegați sau chiar să le eliminați din lista de sarcini.

Rețineți că numai dvs. puteți ști care sarcini sunt importante pentru dvs. și care nu sunt. Intreaba-te pe tine insuti:

„ Ce trebuie să fac imediat? ”

„ Ce este risipitor și trebuie eliminat?”

„Ce sarcini trebuie să fac și pe care le poate face cineva pentru mine?”

În acest fel, poți determinați-vă prioritățile cu ușurință, grupându-vă sarcinile în funcție de dificultate sau urgență și eliminând distragerile o dată pentru totdeauna.

Concentrarea dvs. în timpul acestui proces ar trebui să fie pe CE, nu pe CÂND. Programarea devine mai ușoară odată ce vă cunoașteți prioritățile.

Acum că știm că matricea de gestionare a timpului este de fapt un instrument pentru o mai bună înțelegere a activităților tale, să trecem la utilizarea efectivă a acesteia.

Cum funcționează matricea Eisenhower? (+ exemple)

Cel mai bun mod de a înțelege cum funcționează matricea este să te uiți la un exemplu de zi cu zi.

De exemplu, Julie este managerul șef de proiect într-o companie mijlocie. Ea face față unei sarcini grele în fiecare zi, are o familie și încearcă să trăiască și să mănânce sănătos pe deasupra. Sună mult, dar prin aplicarea matricei, ea știe unde sunt prioritățile ei și cum să rezolve modificările planurilor ei.

Pentru început, să presupunem că programul lui Julie arată astfel:

Pe cont propriu, pare destul de bine planificat. Cu toate acestea, Julie știe că există șanse ca programul să se schimbe, așa că în fiecare dimineață își amintește asta pentru a evita stresul.

După cum era de așteptat, până la sfârșitul zilei, programul lui Julie a ajuns să fie puțin diferit. A trebuit să facă mai multe ajustări sarcinilor sale, aplicând matricea de gestionare a timpului sarcinilor sale:

• Cele în portocaliu au fost amânate pentru mai târziu,
• Cei de verde au fost delegati, si
• Cei în roșu au fost eliminați din program.

Iată cum arată acum programul ajustat:

Cum a aplicat Julie matricea Eisenhower programului ei de lucru?

Iată cum Julie a aplicat matricea de gestionare a timpului pentru a-și prioritiza sarcinile și activitățile legate de muncă:

• 8:00 – 9:00 modificări ale programului : Ea nu a reușit să ajungă la e-mailuri dimineața, deoarece întâlnirea stand-up a scos la iveală unele probleme în departamentul QA. Brainstormingul unei soluții a fost mai important decât e-mailurile, așa că ea le-a etichetat ca fiind ceva cu care să ajungă din urmă mâine.
• 12 pm – 2:05 pm modificări în program : Clientul pe care trebuia să o întâlnească la prânz a venit cu jumătate de oră mai devreme. Din moment ce știa că excursia fiului ei era destul de departe, a sunat-o pe profesor mai târziu în cursul zilei. Nevrând să-și facă clientul să aștepte, ea a mutat întâlnirea la 11:30 dimineața, iar telefonul la momentul când ajunge acasă mai târziu.
• 14:20 – 16:00 modificări ale programului : În jurul orei 16:00, sarcinile legate de proiect necesitau atenție imediată. Cu toate acestea, fiul ei era bolnav de ceva vreme, așa că a trebuit să-l ducă la control. Ea a delegat sarcina de a conduce întâlnirea celui mai demn de încredere coleg al ei. Ar putea cere o rezumat a doua zi.

Cum a aplicat Julie matricea Eisenhower în programul ei de zi cu zi?

Pe lângă faptul că trebuie să facă față schimbărilor în programul ei de lucru, ea a trebuit să facă și o planificare personală și să se adapteze:

• 17:00 – 17:20 modificări ale programului : Deoarece Julie și fiul ei au trebuit să aștepte puțin mai mult pentru control, ea i-a cerut soțului ei să facă cumpărăturile pentru că s-ar putea să nu ajungă.
• 5:30 pm – 6:30 pm modificări ale programului : Julie a decis să-și reprogrameze antrenamentul pentru chat video cu o parte din personalul care a rămas după serviciu. A-i ajuta să termine, astfel încât să poată merge acasă, a fost mai important și mai urgent decât exercițiul ei de astăzi.
• 21:30 – 22:00 modificări ale programului : Până la 21:30, Julie era epuizată de toate activitățile și sarcinile pe care trebuia să le facă în timpul zilei. Știind că somnul o va face mult mai bine decât televizorul în acel moment, ea a decis să nu se uite la emisiunea și să se culce imediat.

După cum putem vedea din exemplul lui Julie, matricea de gestionare a timpului este acolo pentru a ne învăța cum să facem apeluri mai ușoare cu privire la programul nostru. Nu s-a gândit prea mult la sarcini sau la consecințele acțiunilor ei pentru că era pe deplin conștientă de ele dinainte. Matricea Eisenhower ia permis să facă schimbările necesare în programul ei zilnic fără probleme și cu cât mai puțin stres posibil.

Ce face matricea Eisenhower diferită de alte tehnici?

După cum am menționat mai sus, această metodă nu are nimic de-a face cu învățarea de noi abilități ingenioase și totul de-a face cu schimbarea mentalității în bine.

Matricea Eisenhower vă va ajuta:

• Înțelege-ți mai bine obiectivele,
• Identificați activitățile care irosesc timpul și, cel mai important
• Aflați cum să vă prioritizați munca și sarcinile de zi cu zi.

În acest fel, vă puteți programa și planifica mai bine pentru viitor.

După ce l-ați folosit de ceva timp, această tehnică de gestionare a timpului va insufla o transformare pozitivă. Veți observa cât de ușor este să vă programați munca și cât de mai bun ați devenit în gestionarea crizelor mici și a termenelor limită inevitabile.

Cum se utilizează matricea Eisenhower conform lui Steven Covey?

Mai devreme în acest text, am menționat modul în care Steven Covey a introdus publicul în matricea Eisenhower scriind despre aceasta în cartea sa. În cartea menționată, el a discutat despre ideea celor patru generații de gestionare a timpului și, dacă ne uităm la toate cele patru, vedem că sunt de fapt instrucțiuni despre cum să folosiți corect matricea.

Generația 1: Liste de verificare și note

Prima generație reprezintă pasul de început al planificării managementului timpului și sarcinilor. Ar trebui să punem toate sarcinile pe hârtie pentru a le putea realiza, dar și să avem revizuiri regulate mai târziu. Mai mult, trebuie să organizăm totul în funcție de cantitatea de timp și energie pe care o necesită astfel de sarcini.

Generația 2: Calendare și program

În a doua generație, toate activitățile din lista anterioară ar trebui să fie scrise într-un calendar sau programate în alt mod. Acesta este un mod de a încerca să planificăm viitorul cât mai bine posibil.

În cazul în care nu sunteți un mare fan al programării sarcinilor dvs. punându-le în scris, puteți opta pentru o aplicație care vă va stoca toate activitățile viitoare. Clockify, de exemplu, vă permite să vă programați sarcinile și activitățile folosind o tehnică de blocare a timpului - o modalitate simplă, dar eficientă de a vă prioritiza volumul de lucru. Pur și simplu grupați-vă sarcinile zilnice în blocuri și numai când terminați un bloc puteți trece la următorul. În acest fel, nu veți uita sau nu vă veți îndeplini sarcinile.

Rețineți că numai dvs. știți cât de importante sau urgente ar putea fi sarcinile sau activitățile dvs. Prin urmare, veți crea blocuri în funcție de importanța/urgența sarcinilor dvs. la îndemână, urmând principiile și sfaturile pe care le-am menționat mai devreme în text.

Generația 3: planuri săptămânale

A treia generație este acolo pentru a restrânge intervalul de timp al activităților. Trebuie să vă planificați săptămâna, obiectivele și scopurile pe care doriți să le atingeți și să începeți să vă gândiți mai serios la programul zilnic în acea săptămână.

Generația 4: Relații și rezultate

În timp ce primele trei generații s-au referit la gestionarea activităților și a timpului, a patra este cea care dă cu adevărat sensul întregului proces.

Cu un program complet și o listă de activități, puteți începe să analizați care dintre acele sarcini sunt importante sau neimportante, urgente sau neurgente. Acest lucru vă va ajuta să realizați ce elemente de pe lista dvs. trebuie să fie făcute imediat și care pot fi amânate cu o zi dacă apar chestiuni mai urgente.

Care sunt avantajele și dezavantajele matricei de gestionare a timpului?

Ca în cazul oricărei tehnici de gestionare a timpului, matricea Eisenhower are atât avantaje, cât și dezavantaje. Cel mai bine este să le țineți cont de ambele înainte de a decide dacă să le folosiți sau nu. La urma urmei, ai nevoie de o metodă perfectă pentru tine.

Avantajele matricei Eisenhower

Citiți mai departe pentru a înțelege mai bine beneficiile pe care vi le poate oferi metoda de prioritizare Eisenhower (dacă alegeți să o implementați):

• Te face să iei în considerare importanța sarcinilor tale,
• Ajută la reevaluarea a ceea ce este urgent și a ceea ce nu,
• Învață o mai bună conștientizare de sine și te ajută să practici autoanaliză și
• Vă ajută să deveniți mai bun în luarea deciziilor într-o fracțiune de secundă.

Dezavantajele matricei Eisenhower

Pe de altă parte, această metodă de gestionare a sarcinilor și a timpului poate să nu fie potrivită pentru toată lumea. Prin urmare, iată câteva dezavantaje ale utilizării metodei Eisenhower:

• Sortează sarcinile exclusiv în funcție de urgență și importanță și nu ține cont de resurse, complexitate sau nivelul de efort pe care îl necesită o sarcină,
• Lasă în urmă sarcini scurte și urgente (chiar dacă bifarea lor de pe listă ajută la productivitate și la creșterea impulsului),
• Poate fi complex și consumator de timp pentru unii și
• Poate părea copleșitor când sunt prezente prea multe sarcini, așa că limitarea acestora la 5 pe bucată va funcționa cel mai bine.

Sfaturi suplimentare pentru oricine dornic să încerce matricea Eisenhower

Important de reținut — pentru cei care încă nu sunt siguri, există o modalitate de a afla dacă matricea Eisenhower este alegerea potrivită pentru dvs. și vă oferim câteva indicații:

• Încearcă o săptămână,
• Faceți o listă cu sarcinile dvs. pentru săptămână,
• Sortați-le în grila cu patru cadrane,
• Utilizați un instrument de urmărire a timpului pentru a vă urmări progresul pe parcursul săptămânii și
• Ia notițe despre cum te-au făcut să te simți anumite situații.

Pe măsură ce procesul se apropie de sfârșit, aruncați o privire asupra datelor pe care le-ați acumulat.

În sfârșit, pune-ți întrebări:

Ai devenit mai productiv?

A fost mai ușor să iei decizii?

Lucrurile pe care le considerați urgente erau cu adevărat urgente? Sau pur și simplu ți-au pierdut timpul?

Încheiere: prioritizarea înseamnă că o poți avea, doar că nu toate odată

Într-un fel, încercarea de a gestiona timpul a devenit un lucru din trecut. Din ce în ce mai mulți antrenori și experți în productivitate vă sfătuiesc să învățați cum să vă gestionați prioritățile și resursele. Nu putem face mai mult timp, dar îl putem folosi mai inteligent. Așa că, în loc să încercați să înghesuiți cât mai multe sarcini posibil într-o zi, încercați să acordați prioritate celor care contează - cele care contribuie la auto-îmbunătățirea și progresul dvs.

Matricea de management al timpului Eisenhower este un profesor excelent în această privință. Și, deși s-ar putea să nu funcționeze pentru toți, este o piatră grozavă pentru a găsi o tehnică mai personalizată și mai potrivită.

️ Ați încercat vreodată matricea Eisenhower? Crezi că prioritizarea este cheia pentru a avea totul? Împărtășiți-vă poveștile cu noi la [email protected] și vă putem prezenta într-unul dintre articolele noastre viitoare. Și, dacă ți-a plăcut această postare pe blog, distribuie-o cu altcineva despre care știi că o va găsi utilă.