Rămâneți la curent cu fluxul de numerar ajustând ușor conversiile facturilor

Aceasta este o postare pe blog pentru invitați de Jens Wessel de la compania IT Zendri.

Abordarea problemelor financiare și de facturare este ultimul lucru cu care doriți să vă ocupați în munca de zi cu zi. Facturarea agenților de publicitate și a editorilor poate fi un efort îndelungat și consumator de timp, dar nu trebuie să fie.

Vestea bună: devine mult mai ușor. Gestionarea conversiilor facturilor în mod corect, în combinație cu instrumente care vă ajută să rămâneți la curent cu fluxul de numerar, este cheia pentru un proces de facturare fără cusur și ușor.

De ce contează conversiile facturilor

Conversiile facturilor sunt toate conversiile relevante pentru facturare. Conversiile confirmate pot fi examinate în secțiunea raportului de conversie din tabloul de bord HasOffers . Acestea vor apărea pe facturi pentru ambii (agenții de publicitate și editori) atâta timp cât au fost aprobate.

Pentru a vă asigura că conversiile frauduloase sunt ținute în afara plăților, este de mare importanță să ajustați conversiile dacă este necesar. Există două moduri de ajustare a conversiilor:

• Aprobați după ce le lăsați într-o stare în așteptare. Acestea se transformă în conversii de factură odată ce agentul de publicitate a încheiat investigația privind validitatea conversiei și le confirmă ca fiind aprobate.
• Aprobare automată de către sistem. Acesta este un mod mai prietenos pentru editori, deoarece aceștia văd conversiile imediat ce sunt generate în rapoartele lor. Aprobarea automată va necesita o investigație din partea agentului de publicitate după aprobarea conversiilor. Acest lucru ar putea necesita respingerea unei conversii în cazul în care nu ar putea fi clasificată drept una validă.

Pentru intervalele de timp tinere (adică intervalele de timp care tocmai s-au încheiat), este important să ajustați conversiile cât mai repede posibil odată ce valabilitatea a fost clarificată. De obicei, ar trebui să vă asigurați că monitorizați regulat ajustările de conversie a facturilor pentru ultimele trei luni. Cele mai multe modificări referitoare la investigațiile privind conversiile facturilor au loc prin verificarea manuală a conversiilor din luna precedentă. Cu cât creați mai repede o factură pentru un anumit interval de timp, cu atât mai multe ajustări vor trebui să se reflecte pe facturile viitoare pentru același interval de timp.

Ce se întâmplă dacă o rețea nu ajustează conversiile facturilor? În funcție de tipul de oferte cu care se confruntă o rețea, poate fi mai mult sau mai puțin necesară ajustarea conversiilor facturilor. Dacă nu există o perioadă de grație pentru clienții potențiali dintr-o ofertă, nu este nevoie de asta. Dar, în majoritatea cazurilor, agenții de publicitate vor trebui să investigheze validitatea unei conversii. Acest lucru necesită ajustarea conversiilor facturilor și din partea rețelei.

În cazul în care conversiile facturilor nu sunt ajustate când ar trebui, ar putea duce la un efort manual mai mare de a factura sumele corecte. Odată ce ajustările sunt raportate din partea agentului de publicitate, rețelele vor trebui să șteargă și să regenereze manual facturile. Prin ajustarea conversiilor facturilor în HasOffers , rețeaua se asigură că are o raportare curată și o facturare fără cusur în același timp.

Urmăriți ajustările de conversie

Pentru rețele, poate fi o rutină zilnică schimbarea conversiilor în stare sau valoare. În HasOffers, este ușor să comutați o conversie de la în așteptare la aprobată, aprobată la respinsă, actualizarea în bloc sau încărcarea conversiilor. Dacă nu ați facturat agentul de publicitate sau editorul în cauză până acum, nu ar trebui să existe nicio problemă.

Iată cum să o abordați dacă ați facturat deja agentului de publicitate sau editorului. Vechea metodă: Finance șterge factura, actualizează suma facturată sau plătită și recreează documentul. Din fericire, aceasta nu mai este o problemă.

Noua metodă: Billoid urmărește toate modificările înainte și după facturarea automată a clienților. Aceasta este o modalitate optimizată de a vă procesa datele HasOffers. Odată ce ați identificat modificările, vi se oferă ajustări transparente pentru intervalul de timp respectiv. Aceste ajustări pot fi adăugate la următoarea factură, care indică oferta, intervalul de timp, conversiile și plata sau venitul.

Plătiți numai plăți acoperite

Lucrul ca o rețea sau o agenție înseamnă că trebuie să coordonați plățile agenților de publicitate și ale editorilor în același timp. Este esențial să vă asigurați că plățile editorilor nu vor cauza probleme atunci când partea agentului de publicitate nu a plătit încă. Mulți oameni din domeniul financiar din rețelele afiliate au confirmat că poate fi foarte consumator de timp dacă încercați să rămâneți pe deplin practic pentru a urmări manual acoperirea plăților editorilor.

Deci, cum poți să rămâi la curent cu fluxul de numerar? Am adăugat o funcționalitate interesantă produsului nostru Billoid numită Cash Flow Management , care vizează această problemă concretă. Aceasta înseamnă că rețelele care utilizează serviciul nostru au posibilitatea de a decide dacă doresc să plătească un editor doar pentru ofertele „acoperite” de plățile agenților de publicitate sau să plătească și ofertele „neacoperite”.

Filtrați după starea acoperită

Puteți filtra după statutul acoperit înainte de a crea note de credit (facturi afiliate) pentru editori. Filtrul include opțiunile de stare acoperite „neacoperit” și „acoperit”. Odată ce o factură de agent de publicitate a fost marcată ca plătită, veniturile editorilor aferente vor deveni automat „acoperite”, astfel încât să poată fi filtrate pentru plată. După ce aplicați filtrul, veți vedea suma deschisă care este acoperită de facturile agenților de publicitate. Dacă facturați aceste articole (oferte), toate articolele „neacoperite” pentru aceeași perioadă de timp vor rămâne în tabel ca nefacturate, în timp ce articolele „acoperite” vor fi în documentul de credit.

Pentru a ști câte articole nu sunt acoperite și nu vor fi facturate prin filtru, puteți vedea numărul de articole în total care există pentru intervalul de timp.

Definiți-vă statutul acoperit

În timp ce clasificarea „acoperită” pentru veniturile editorilor înseamnă, pe de altă parte, o factură aferentă advertiserului plătită integral, puteți modifica această definiție în setări. Puteți defini ce procent din factura unui agent de publicitate trebuie plătit pentru a clasifica veniturile aferente editorilor drept „acoperite”.

Documentație

După ce ați creat facturile de advertiser și notele de credit ale editorului, acestea apar în listele de facturi și note de credit. Pentru fiecare document, puteți vedea documentele aferente, inclusiv dacă au plătit deja și cine este managerul de cont responsabil.

Gânduri finale

Procesul de facturare pentru rețele poate dura mult timp și poate necesita forță de muncă. Dar dacă sunteți capabil să adoptați ritmul multor părți ale afacerii dvs. și să vă aliniați cu instrumentele potrivite pentru problemele de facturare și finanțare, puteți avea un proces de facturare impecabil și fără probleme.

Asigurați-vă că aveți un proces clar de gestionare a conversiilor facturilor în timpul ciclurilor lor de facturare pentru a minimiza ajustările conversiilor facturilor în perioadele viitoare. De asemenea, plătind editorilor doar plățile care au fost deja primite de la agenții de publicitate, puteți reduce riscurile fluxului de numerar.

Vă place acest articol? Înscrieți-vă pentru e-mailurile cu rezumatul blogului nostru.