Documentul TREBUIE să aibă fiecare companie de servicii pentru angajarea de noi membri ai echipei

Acest articol despre angajarea și gestionarea unei afaceri de servicii este scris de Sharon DeLay, un consultant de resurse umane a cărui firmă deservește afaceri în toată estul SUA.

Sharon DeLay

Angajarea și gestionarea angajaților este unul dintre cele mai provocatoare lucruri pe care le poate face un proprietar de afaceri de servicii. Ce ați oferi pentru un document simplu care face toate următoarele?

• Oferă îndrumări cu privire la rolurile și responsabilitățile postului
• Vă permite să efectuați analize pentru a determina statutul de scutire a unei poziții
• Prezintă cadrul în jurul căruia se stabilește compensarea
• Configurați întrebările de interviu pentru a ocupa postul
• Stabilește calea de carieră pentru persoana care ocupă postul
• Subliniază așteptările cheie, inclusiv mediul de lucru și structura de raportare, ale postului
• Servește ca document de bază de evaluare a performanței
• Prezintă informațiile necesare pentru acomodare și decizii de concediu
• Servește ca un barometru al momentului în care este timpul să separați un angajat cu performanțe slabe de compania dvs

Descrierea postului

Uite descrierea postului . Acest document mult defăimat, adesea ignorat, joacă un rol critic în angajarea, gestionarea și separarea membrilor echipei. Ar trebui să fie piatra de temelie a oricărei relații angajator-angajat cu mult înainte de a vă face prima angajare.

Auzim frecvent de la industriile care sunt considerate „cifră de afaceri mare” că elaborarea unei fișe de post este o pierdere de timp. Când înțelegeți multiplele utilizări ale fișei postului, veți înțelege de ce este un instrument critic pentru angajarea și promovarea membrilor echipei.

Înainte de prima angajare

Efectuarea unei analize amănunțite a ceea ce trebuie să faci pentru afacerea ta este esențială. Începe prin a te întreba DE CE ai nevoie de această nouă poziție. Cauți un lider ca tine? Sau cineva care să facă parte din echipa ta în domeniu? Amintiți-vă, pot exista servicii care pot face o parte din muncă în mod mai rentabil și mai eficient (evidența contabilă, răspunsul la telefon, HR etc.), mai degrabă prin contractare decât prin angajare.

Întrebări de pus atunci când completați o descriere a postului

• Ce instrumente și resurse sunt necesare pentru a face acest lucru? Lucrarea se face în principal pe un computer? Persoana va opera alte instrumente care necesită pregătire specifică? Va trebui ca postul să poată răspunde la telefon și să vorbească cu clienții
• Ce nivel de educație sau certificare este necesar și dorit pentru a face acest loc de muncă? Foarte puține posturi necesită de fapt o diplomă, așa că fiți foarte atenți la ceea ce aveți nevoie și doriți.
• Ce responsabilitate de supraveghere are această funcție și pentru câte posturi? Poziția trebuie să obțină aprobarea dumneavoastră pentru toate deciziile sau poziția are o autoritate semnificativă de luare a deciziilor?
• Care sunt condițiile fizice și de mediu? Poziția necesită mult stat toată ziua? Este poziția într-un depozit care necesită mult mers pe jos? Există multe mișcări repetitive? Evaluați în mod obiectiv toate considerentele fizice și de mediu ale postului.
• Care este compensația pentru post? Cercetarea salarială pe baza rolurilor și responsabilităților, precum și a posibilelor titluri de post, vă va ajuta să înțelegeți impactul financiar al postului.
• Cum veți evalua și măsura dacă persoana în funcție își face treaba conform așteptărilor dvs.? Înregistrați acele informații.

Chiar dacă credeți că aveți un bun control asupra responsabilităților din compania dvs., aceasta este totuși o analiză bună de finalizat. Vă asigură că aveți o fișă cuprinzătoare și actualizată a postului pentru a vă ajuta să răspundeți la modificările de scutire pentru orele suplimentare așteptate în 2019.

Scrierea fișei postului

Odată ce ați completat aceste întrebări și le-ați răspuns obiectiv, aveți cadrul pentru o fișă a postului. De asemenea, ați făcut o analiză care vă va ajuta să determinați următoarele:

• Statutul de exceptare a postului sau dacă va trebui să plătiți ore suplimentare sau nu pentru orele lucrate peste 40 în orice săptămână de lucru.
• Responsabilitățile cheie ale postului în orice ciclu de lucru (zilnic, săptămânal etc.)
• De ce instrumente suplimentare veți avea nevoie pentru a cumpăra și pentru a asigura nivelul de competență de care au nevoie potențialii candidați.
• Capacitățile fizice și de rezistență pe care le solicită postul. De exemplu, dacă postul funcționează în spații închise pentru o parte semnificativă a zilei și un candidat dezvăluie că este claustrofobic, este posibil să nu îi puteți adapta.
• Un salariu competitiv pentru poziția care vă va ajuta să vă asigurați că atrageți talentul de calitate de care aveți nevoie.
• Cum vei evalua performanța persoanei care preia postul.

Angajare și interviu

O fișă a postului bine definită, atunci când este rezumată, devine o postare de post atractivă, precum și baza pentru dezvoltarea procesului de interviu și a întrebărilor.

De exemplu, dacă postul presupune ca un candidat să fie destul de mult la telefon, acum știți că interviul inițial ar trebui să fie efectuat prin telefon pentru a evalua prezența la telefon a candidatului. Dacă postul tratează substanțele chimice ca o parte normală a jobului, puteți dezvolta o evaluare pe care să o utilizați în timpul procesului de interviu, în care „chestionați” candidații cu privire la produsele de curățare adecvate pe care să le folosiți pentru anumite locuri de muncă și cum să le manipulați în siguranță. De asemenea, puteți dezvolta întrebări situaționale de interviu pe baza situațiilor reale pe care le-ați experimentat la locul de muncă.

Având o fișă completă și detaliată a postului de revizuit în timpul interviului, vă permite, de asemenea, dvs. și candidatului să discutați despre post și să atestați capacitatea lor de a o face așa cum este prezentat.

După angajarea unui nou membru al echipei

O fișă detaliată a postului devine un ghid excelent de instruire și un instrument de evaluare a performanței.

Prezentarea responsabilităților postului dintr-o perspectivă zilnică, săptămânală, lunară, trimestrială și anuală înseamnă că ați identificat ordinea în care persoana trebuie să învețe sarcinile. Acum dezvoltați o listă de verificare a instruirii pentru a consolida aceste sarcini de formare și ordinea de finalizare. Acest lucru poate reduce frecvent timpul necesar pentru ca un angajat să performeze și să genereze venituri pentru afacerea dvs.

Rapoarte de performanta

În plus, la punctele de evaluare predeterminate, puteți nota cu ușurință cu o bifă sau un semn minus lângă fiecare responsabilitate dacă noul angajat a îndeplinit sarcinile. Pentru acele sarcini care trebuie încă învățate sau îmbunătățite, dezvoltați și atașați o fișă de obiective și utilizați-o ca bază pentru orice discuții ulterioare despre performanță. Tocmai ați finalizat o evaluare a performanței și o documentare într-un singur pas ușor!

Stăpânirea tuturor responsabilităților unei fișe de post oferă un indiciu pentru momentul în care este timpul pentru o promovare sau sarcini extinse. Acest lucru contribuie la dezvoltarea carierei oamenilor dvs. Oportunitățile de dezvoltare a carierei cresc implicarea și reduc cifra de afaceri.

Când lucrurile nu merg

S-ar putea să descoperi că noul tău angajat pur și simplu nu își îndeplinește câteva dintre responsabilitățile cheie. Indiferent de obiectivele pe care le-ați stabilit sau de formarea suplimentară pe care ați oferit-o (după cum este menționat în documentele de examinare de mai sus), poate fi timpul să vă despărțiți de angajat.

O revizuire a fișei postului și a oricăror documente privind evaluarea performanței și stabilirea obiectivelor vă va ajuta să determinați dacă este timpul să vă despărțiți.

Investiția ta în realizarea unei analize amănunțite a postului, redactarea unui document scris, revizuirea acestuia cu noul stagiar și apoi utilizarea fișei postului ca instrument de evaluare a performanței creează o pistă de hârtie care ar trebui să te ajute în mare măsură. lupta împotriva unei cereri de reziliere abuzivă, în cazul în care ți se aduce una.

Când o Promoție este în Comandă

O mare parte din același gând din spatele angajării pe cineva nou și promovării pe cineva într-o poziție nouă se aplică în mod egal. Investirea timpului suplimentar în elaborarea unei fișe de post vă economisește timp și efort pe toată durata postului atunci când vine vorba de instruire, dezvoltare, documentare și recompense.

Dacă un membru al echipei îndeplinește și depășește criteriile stabilite în fișa inițială a postului, ar putea fi timpul să luați în considerare promovarea acestuia în cadrul companiei dvs.