Ce este apelarea directă internă (DID) și cum funcționează?

Ai nevoie de un număr de telefon direct pentru membrul echipei tale? Apoi doriți un număr de apelare directă, cunoscut sub numele de DID.

Un DID permite apelanților să contacteze direct angajatul dvs., fără a trece printr-un însoțitor automat, un recepționer sau un centru de apeluri. Aceasta diferă de o extensie telefonică internă, care funcționează numai pentru cei care sună din sistemul telefonic al companiei dvs.

Folosirea numerelor DID pentru membrii cheie ai echipei sporește conectivitatea și eficiența pe măsură ce afacerea dvs. crește, fie că sunteți o întreprindere mică care construiește relații cheie cu clienții sau întreprinderi care consolidează relațiile existente sau păstrează intactă o imagine profesională.

În acest articol, oferim o privire detaliată asupra Apelării directe interne, a modului în care funcționează și a beneficiilor acesteia pentru companiile de astăzi.

Ce este apelarea directă către interior?

Apelarea directă în interior (DID) este o caracteristică a sistemului telefonic care permite apelanților externi să formeze direct la o extensie internă fără a fi nevoie să treacă printr-o centrală sau un însoțitor. Acesta atribuie fiecărui utilizator/extensie dintr-o organizație un număr de telefon extern unic. Deci, apelanții externi pot apela anumite persoane direct, mai degrabă decât prin intermediul unui recepționer.

Pentru a vă ajuta să utilizați DID, furnizorii de servicii de telefonie conectează un bloc de numere de telefon la sistemul de telefonie Private Branch Exchange (PBX) al companiei dumneavoastră.

Prin intermediul DID, companiile pot configura numere virtuale care ocolesc liniile principale de recepție și merg direct la o extensie de birou sau un grup de extensii. DID poate fi utilizat cu numere locale, cu tarif premium sau cu numere gratuite.

Alte nume comune pentru DID sunt numere de apelare directă, apelare directă și apelare directă. În esență, când cineva spune „Ajungeți la mine la numărul meu direct”, la asta se referă.

DID oferă companiilor comoditate, rutare personalizată a apelurilor și o imagine mai profesională.

Ce este un număr DID?

Din perspectiva unui client sau client, un număr cu apelare directă arată ca orice număr de telefon standard. Cu toate acestea, DID este un număr de telefon virtual care merge direct la o extensie sau o locație din compania dvs. Gândiți-vă la asta ca la o linie telefonică rapidă.

Aceste numere de telefon cu apelare directă indică apelurile primite către sistemul telefonic al unei organizații. Funcția de redirecționare a apelanților către un utilizator individual face ca acel număr să fie „direct”. Această rutare dedicată a apelurilor este gestionată de sistemul telefonic VoIP.

Spre deosebire de un telefon fix (sau de linie POTS ), aceste numere sunt direcționate direct prin sistemul telefonic al companiei dvs.

Cum funcționează apelarea directă către interior?

În mod tradițional, DID funcționează în unul dintre două moduri: prin liniile de rețea telefonică publică comutată ( PSTN ) sau prin protocolul Voice over Internet ( VoIP ) . Să începem cu PSTN.

1. Apelare directă pe PSTN

În primul rând, un furnizor de servicii telefonice conectează un set de linii trunchi la PBX-ul găzduit de client. Apoi, un furnizor alocă un bloc de numere de telefon și le atribuie clientului ca numere de apelare directă.

Când un apel primit ajunge la unul dintre numerele de apelare directă, acesta este redirecționat către centrala telefonică a clientului prin linia principală. Când apelul ajunge la PBX, sunt furnizate numărul apelat și persoana care apelează.

În cele din urmă, PBX-ul direcționează apelul primit direct către una dintre extensiile de telefon ale companiei fără a fi nevoie de un operator sau de un însoțitor automat .

În sistemele de telefonie mai vechi, apelarea directă funcționa prin utilizarea circuitelor analogice. Aceasta însemna că echipamentul clientului trebuia să asigure semnalizarea de joasă tensiune pentru ca telefoanele din sistem să funcționeze.

Oficiul central (CO) al companiei de telefonie ar verifica pentru a determina dacă linia este operațională și ar dezactiva circuitul dacă nu se termina corect.

Mai recent, serviciile telefonice tradiționale oferă DID prin intermediul circuitelor Primary Rate Interface (PRI) . Acestea necesită să aveți linii trunchi adecvate închiriate de la compania de telefonie.

2. Apelare directă către interior pe VoIP

VoIP este cel mai modern și mai flexibil mod de a folosi numere virtuale de apelare directă cu ajutorul trunchiului SIP . SIP pune la dispoziție conexiunile trunchiului după cum este necesar. Acestea nu sunt linii fizice, ci legături virtuale în bandă largă numai atunci când le aveți nevoie.

Aceste legături virtuale sunt configurate intern, iar numerele sunt legate de extensiile dvs. printr-o aplicație software. Puteți face acest lucru singur sau puteți solicita furnizorului dvs. VoIP să o facă în locul dvs.

DID pe VoIP este foarte scalabil. De exemplu, dacă decideți că doriți să lansați o campanie de vânzări luna viitoare, care necesită să aveți 20 de linii trunk noi, o puteți face cu ușurință singur.

Nu este nevoie să contactați compania dvs. de telefonie, să așteptați ca acestea să aloce un bloc de numere și apoi să trimiteți un tehnician care să conecteze fizic liniile trunchiului la PBX-ul dvs. de afaceri.

3. DID-uri pentru fax

Cel mai simplu mod de a utiliza DID ca serviciu de fax este să vă conectați linia de apelare directă la un aparat de fax. Sună simplu, nu? Cu toate acestea, veți pierde modalitățile mai utile și mai puternice de a direcționa apelurile de fax cu DID.

O practică populară este alocarea unui bloc de numere cu apelare directă unui computer care rulează un server de fax. Acest lucru permite mai multe numere de fax pentru compania dvs. conectate la un anumit aparat sau chiar la mai multe dispozitive.

Așa cum fiecare membru al echipei din cadrul companiei dvs. are o adresă de e-mail, le puteți atribui un număr de fax. Când un fax vine pentru o anumită persoană, acesta poate fi direcționat către imprimanta din zona de lucru sau chiar către computerul și imprimanta acestuia.

Articol înrudit

Cum să trimiteți fax prin Internet (în 5 pași simpli)

Tipuri de DID-uri

Principalul avantaj al DID este că permite accesul extern direct la angajați și departamente printr-o singură linie telefonică partajată. Companiile pot aloca numere în funcție de nevoile lor de comunicare și fluxurile de lucru.

Iată câteva tipuri comune de numere DID din care să alegeți:

• Numere DID individuale: fiecărui angajat i se atribuie propriul său număr de telefon extern unic, care îl direcționează direct către el. Acest lucru permite apelanților externi să ajungă la anumiți angajați fără a trece printr-o centrală telefonică.
• Numere DID departament: Un întreg departament sau grup de lucru partajează un singur număr DID. Numărul sună un grup de telefoane din acel departament, astfel încât apelurile pot fi gestionate cu ușurință de mai multe persoane.
• Numere DID bazate pe locație: este atribuit un anumit număr DID pentru fiecare locație de birou sau sucursală a unei companii. Apelurile către acel număr sună telefoanele doar pe acel site.
• Numere DID gratuite: cunoscute și ca numere 800, acestea permit apelanților externi să contacteze gratuit angajații/departamentele. Numărul 800 este direcționat către extensii interne.
• Numerele DID virtuale: numerele nu sunt legate de o linie telefonică fizică, ci sunt găzduite virtual. Apelurile sunt direcționate către orice telefoane de birou, softphone sau telefoane mobile specificate de companie.
• Numere DID pentru însoțitor automat: apelanții aud un meniu de opțiuni de apelare pentru diferite persoane/departamente atunci când apelează acest tip de număr DID, direcționând apelurile fără un operator uman.

Beneficiile utilizării DID

DID oferă multe beneficii în comparație cu sistemele telefonice tradiționale. Capacitatea de a apela direct angajații este extrem de utilă pentru majoritatea afacerilor moderne. Iată câteva beneficii notabile:

Costuri și eficiență operațională

Cu DID, puteți reduce numărul de linii trunchi necesare pentru a vă conecta afacerea. Cu un sistem VoIP, puteți chiar să redirecționați DID-urile către diferite continente, economisind costurile pe distanțe lungi.

VoIP ajută la introducerea directă în rețeaua telefonică și, practic, nu va trebui să cumpărați toate telefoanele sau hardware-ul noi.

O mai bună flexibilitate și mobilitate

Cu DID, aveți mai mult control asupra locului și când primiți apeluri. O forță de muncă mobilă necesită o soluție flexibilă. Combinarea puterii VoIP, DID și SIP cu telefoanele mobile, e-mailul și SMS-urile echivalează cu un sistem de telecomunicații mai robust pentru afacerea dvs.

De asemenea, puteți redirecționa automat apelurile către numere diferite la un moment dat. Acest lucru este excelent pentru asistență după orele de lucru pentru diferite fusuri orare, în special pentru echipele globale.

Experiență îmbunătățită a clienților

Clienții pot ajunge la angajați atunci când au nevoie de ei fără obstacole. Aceasta poate fi o experiență remarcabilă din perspectiva clientului.

Oamenii preferă de obicei să sune la numerele de telefon locale. O companie care operează în New York poate configura cu ușurință un număr de telefon în Miami sau Londra pentru clienții din acea piață.

Atribuind numere diferite diferitelor campanii de marketing, puteți urmări cu exactitate performanța fiecărei campanii, puteți găsi zone de îmbunătățire și puteți îmbunătăți și mai mult experiența clienților.

Productivitate

Dirijarea apelurilor către persoană direct, fără a fi nevoie de un recepționer sau de un meniu telefonic, economisește timp. Urmărirea devine mai ușoară pentru clienți atunci când agentul lor are un singur număr.

De asemenea, favorizează o mai bună comunicare. Angajații contactează membrii echipei printr-o extensie dedicată, chiar dacă se află în clădiri, orașe sau chiar țări diferite.

Puteți chiar să redirecționați automat apelurile primite către telefonul dvs. mobil sau către alte numere temporare fără ca clientul să cunoască aceste numere private.

Diferite aplicații ale DID

DID-urile au mai multe utilizări dincolo de sistemele de telefon de bază pentru afaceri.

Exemple de modul în care companiile folosesc DID-urile:

• Echipele de vânzări folosesc adesea DID-uri dedicate pentru campaniile de generare de clienți potențiali pentru a urmări performanța anumitor numere și promoții.
• Departamentele de servicii pentru clienți pot configura DID-uri pentru întrebări de facturare, asistență tehnică sau întrebări generale și pot dirija apelurile mai eficient.
• Echipele de marketing folosesc DID-uri unice, temporare, pentru anumite campanii de publicitate sau evenimente. Utilizarea unui DID specific le permite să evalueze ratele de răspuns.
• Organizațiile cu mai multe locații pot configura un DID pentru fiecare locație pentru a permite transferuri fără întreruperi între filiale.
• Agențiile guvernamentale pot folosi DID-urile pentru a direcționa mai eficient apelurile către departamentele sau personalul corespunzător.

Dezavantajele numerelor de telefon DID

Există cazuri în care un număr DID poate să nu fie opțiunea potrivită pentru afacerea dvs.

De exemplu, dacă ați înregistrat recent o schimbare de afaceri și aveți numere de apelare directă atribuite foștilor angajați. Disponibilitatea limitată a angajaților poate afecta, de asemenea, decizia dvs. de a merge cu DID.

Depinde de afacerea dvs. să determine importanța ca clienții, clienții și furnizorii să ajungă direct la departamente.

Iată câteva limitări comune ale DID și modalități de a le atenua:

1. Dirijare limitată a apelurilor

Când utilizați un DID de bază, apelurile sunt direcționate direct către extensia alocată, oferind control limitat asupra fluxului de apeluri. Acest lucru poate fi ineficient pentru gestionarea volumelor mari de apeluri sau direcționarea apelanților către anumite departamente. Folosiți Recepțieri virtuali, meniuri IVR sau Cozi de așteptare a apelurilor pentru distribuirea eficientă a apelurilor.

2. Preocupări de securitate

DID-urile pot fi vulnerabile la accesul neautorizat dacă nu există măsuri de securitate adecvate. Protejați DID-urile cu parole puternice, autentificare cu mai mulți factori și mascarea apelurilor.

3. Lipsesc informații despre apeluri

De multe ori, DID-urile de bază nu dispun de funcții detaliate de urmărire a apelurilor, ceea ce face dificilă analiza datelor despre apeluri și optimizarea gestionării apelurilor. Alegeți furnizori cu urmărirea apelurilor și integrați-l cu CRM pentru o analiză completă a datelor.

4. Costuri mari

În funcție de tiparele de utilizare și de caracteristicile alese, DID-urile pot fi mai scumpe în comparație cu liniile telefonice tradiționale. Negociați reduceri de volum, utilizați opțiuni cu plata pe măsură ce utilizați sau explorați soluții VoIP alternative.

Cum obțin un număr DID?

Oferiți clienților și furnizorilor dvs. o modalitate de a ajunge la oamenii și departamentele din compania dvs. cu un număr de telefon cu apelare internă directă. DID le permite apelanților de intrare să sari peste arborele de telefon și să ocolească cozile de apeluri.

Primul pas este să obțineți unul sau mai multe numere de telefon de afaceri . Este posibil să aveți deja câteva numere de telefon de afaceri.

Le puteți transfera printr-o metodă cunoscută sub numele de portare . Apoi, le-ați atribui fiecărui utilizator din sistemul dvs. telefonic. Acest lucru se poate face din tabloul de bord administrativ fără efort.

Adăugarea funcțiilor de apelare directă de care are nevoie echipa dvs. este simplă atunci când mergeți cu un furnizor VoIP cu experiență, cum ar fi Nextiva . Vă vom ajuta să determinați de câte numere de apelare directă veți avea nevoie și care va fi cea mai rentabilă soluție pentru afacerea dvs.

Odată ce serviciul dvs. DID este configurat, apelanții de intrare vor putea ajunge la echipele dvs. cu frecare redusă. Într-o lume în care un serviciu excelent pentru clienți este un avantaj competitiv, numerele de apelare directă sunt doar o altă modalitate de a oferi experiențe personalizate.

Întrebări frecvente despre apelarea directă