Cum funcționează diferitele tipuri de software de urmărire a timpului

În funcție de nevoile dvs. profesionale și personale, poate utilizați un software de foaie de pontaj pentru a vă ține evidența orelor de lucru și un instrument simplu de ceas orar pentru sarcinile care nu sunt de lucru. Sau, găsiți un tracker automat de timp mai potrivit pentru toate activitățile. Oricum, puteți face diferența dintre diversele tipuri de software de urmărire a timpului? Și care este scopul fiecărui instrument? Acest articol vă va oferi răspunsuri la aceste întrebări, care vă vor ajuta să alegeți cel mai bun software de urmărire a timpului pentru dvs.

Vă vom ghida prin toate detaliile despre:

• software de cronometrare
• software pentru foaie de pontaj
• software de înregistrare a timpului
• software de ceas de timp și
• un urmăritor automat al timpului.

Software de cronometrare

Ce este un software de cronometrare?

Software-ul de cronometrare vă ajută să păstrați o evidență a orelor de lucru. Puteți alege între două metode de utilizare a unui software de cronometrare:

1. puteți introduce manual orele dvs. ,
2. introduceți orele de lucru completând o foaie de pontaj (software pentru foaie de pontaj) sau
3. puteți folosi un cronometru – o metodă cunoscută sub numele de înregistrare a timpului.

Într-un fel, software-ul de cronometrare este un termen umbrelă pentru înregistrarea manuală a orelor, și pentru o foaie de pontaj și un software de înregistrare a timpului, metode pe care le vom explica mai târziu.

Cine poate folosi un software de cronometrare și în ce cazuri?

• Afaceri care se ocupă de alocări de proiecte. Când se gândește la alocările de proiecte, un manager de proiect trebuie să se asigure că există suficiente resurse pentru a finaliza un proiect într-o perioadă stabilită. Prin urmare, urmărirea timpului poate ajuta conducerea și echipa să descopere dacă alocarea este făcută corect și dacă angajații petrec atât de mult timp cât este necesar pentru un anumit proiect.     
• Oricine lucrează pentru mai mulți clienți în același timp . Să presupunem că ești un avocat care reprezintă cinci clienți. Va trebui să vă întâlniți cu clienții sau să aveți apeluri frecvente cu aceștia, să vă ocupați de cercetarea juridică și de caz pentru fiecare client și să vă ocupați de multe alte sarcini. Până la sfârșitul săptămânii, probabil că nu-ți vei mai aminti ce ai făcut marți. Deci, ar trebui să începeți să utilizați un software de cronometrare pentru a introduce fiecare activitate și durata acesteia. Aceste detalii vor fi de neprețuit pentru facturare și facturare. Aceleași reguli se aplică și contabililor, liber profesioniștilor de orice tip și oricui lucrează la proiecte pe oră.
• Echipe la distanță. Când faceți telecommuting, va trebui să aveți dovada sarcinilor finalizate și a timpului de care aveți nevoie pentru a le termina. În unele companii, aceasta este o cerință obligatorie. Chiar și atunci când nu este, urmărirea orelor de lucru vă va ajuta să aflați mai multe despre productivitatea dvs., ceea ce ne duce la următorul punct.
• Oricine dorește să îmbunătățească productivitatea . Nu vă veți putea îmbunătăți productivitatea decât dacă vă dați seama ce cauzează problema. Astfel, începeți să vă notați toate sarcinile zilnice și în curând veți vedea dacă petreceți prea mult timp cu o activitate. Dacă da, ar trebui să vă regândiți obiceiurile de lucru.

Ce consideră util oamenii despre un software de cronometrare?

„A devenit un instrument atât de important în afacerea mea. Am mai mulți clienți pentru care trebuie să urmăresc anumite sarcini și nu numai că pot urmări cu ușurință acele intrări de timp, dar pot să mă uit în urmă și să văd dacă devin mai eficient în timp la acele sarcini.” Elizabeth K.

„Clockify este simplu de utilizat și precis. Înainte de Clockify, aș subestima cât de mult timp ar dura pentru a finaliza un proiect și aș plăti subfactura pentru el. Cu Clockify, pot să îmi urmăresc cu exactitate timpul și să fac factura în consecință. Clockify ne-a economisit pe mine și pe mine și pe afacerile noastre timp și bani!”

Jennifer T.

„Deoarece șeful meu ne-a recomandat să folosim un instrument de cronometrare timp de 1-2 săptămâni pentru a ne ajuta să înțelegem cum ne folosim timpul, simt că am câștigat multe beneficii. Concentrarea sporită, sentimentul mai organizat atunci când lucrez la diferite sarcini și posibilitatea de a-mi planifica ziua mai eficient sunt doar câteva, dar cred că cu cât voi folosi mai mult acest instrument, cu atât va deveni mai util/util. Colegii mei au folosit o foaie de calcul Excel configurată cu macrocomenzi pentru a-și urmări timpul, dar am considerat că interfața de utilizare a Clockify este mult mai estetică și mai distractiv de utilizat.”

Un citat de la un utilizator Clockify

Software pentru foaie de pontaj

Ce este un software pentru foaie de pontaj?

Un software de pontaj este o alternativă la foile de pontaj pe hârtie, care vă permit să țineți evidența timpului petrecut pe diferite sarcini prin completarea înregistrărilor de timp (cartele de timp). În comparație cu foile de pontaj pe hârtie tradiționale, gestionarea înregistrărilor de timp cu ajutorul software-ului este mai precisă și necesită mai puțin timp.

Angajații sunt responsabili pentru trimiterea foilor de pontaj. Apoi, depinde de manageri să aprobe sau să respingă foile de pontaj.

Cine poate folosi un software de foaie de pontaj și în ce cazuri?

• Freelanceri . Dacă sunteți freelancer, este posibil să lucrați pentru mai mulți clienți și la diverse proiecte. În acest caz, va trebui să știți exact câte ore pe săptămână/lună ați petrecut pentru fiecare sarcină și proiect, astfel încât să vă puteți taxa clienții. În loc să îți notezi sarcinile zilnice pe o foaie de hârtie, optează pentru un software pentru foaie de pontaj. În acest fel, veți putea nota toate sarcinile și orele de lucru facturabile. Apoi, puteți pur și simplu să vă filtrați sarcinile după un anumit client, să exportați foaia de pontaj săptămânală ca PDF și să o trimiteți clientului dvs.

• Antreprenori guvernamentali. Dacă lucrați într-o companie care oferă servicii guvernamentale, monitorizarea orelor de lucru va fi obligatorie. Acesta este un alt caz în care o foaie de pontaj este la îndemână.
• Managerii . Dacă sunteți un lider de echipă sau un manager, adunarea datelor din foaia de pontaj a angajaților va fi valoroasă pentru estimările proiectului. Prin revizuirea foilor de pontaj ale echipei, veți avea o idee clară despre progresul proiectului și dacă acesta va fi finalizat la timp.
• personal HR. Foile de pontaj sunt o modalitate practică de a ține evidența prezenței angajaților și de a calcula orele suplimentare, astfel încât toată lumea să fie plătită pentru orele de lucru.

Ce consideră util oamenii despre un software pentru foaie de pontaj?

„Ziarul nostru a avut un succes extraordinar folosind Clockify pentru a ne gestiona proiectele și foile de pontaj. Angajații noștri sunt plătiți corect pentru munca depusă la fiecare proiect și le putem personaliza salariul, ceea ce îl face mai corect pentru angajați.”

Shelby S.

„Îmi place că toate foile de pontaj sunt digitizate acum, nu mai aveți nevoie de foile de pontaj pe hârtie. Este mai ușor să colectați foile de pontaj și să le blocați.”

Carly B.

„Trebuie să țin evidența timpului meu facturabil, care, atunci când facturați cu 1/4 de oră, are potențialul de a fi o mulțime de intrări într-o zi. Înainte de Clockify, îmi scriam de mână toate înregistrările într-un caiet care era atât consumator de timp, cât și adesea uitat, lăsându-mă să încerc frenetic să-mi amintesc ceea ce am făcut cu săptămâni mai devreme. Cu adevărat, Clockify a fost harul meu salvator.”

Nicole S.

„Ca dezvoltator, urăsc foile de pontaj. Dar, ușurința de utilizare pentru a vă conecta timpul este incredibil și aveți cifre reale pe care le puteți ajusta pentru a completa minutele lipsă.”

Parvez S.

Software de înregistrare a timpului

Ce este un software de înregistrare a timpului?

Un software de înregistrare a timpului vă permite să urmăriți orele pe care le petreceți pentru diverse activități folosind un cronometru. Regula este simplă, trebuie să porniți un cronometru când începeți să lucrați la o sarcină și să îl opriți când ați terminat.

Cine poate folosi un software de înregistrare a timpului și în ce cazuri?

• Echipele care caută o modalitate de a-și urmări proiectele . Înregistrarea dvs. și a orelor echipei dvs. vă asigură că fiecare își face partea din proiect. În plus, vă oferă o mai bună înțelegere a orelor de lucru generale și dacă cineva este copleșit de muncă.
• Echipe și indivizi care sunt de obicei în mișcare . Vederea unui software de înregistrare a timpului pe ecran vă va ajuta să vă amintiți să porniți cronometrul la început și să îl opriți la sfârșitul zilei, indiferent cât de ocupat sunteți.
• Oricine dorește să-și înregistreze activitățile non-muncă. Pe lângă sarcinile de lucru, puteți ține o evidență a activităților zilnice personale, cum ar fi alergarea, studiul și alte activități de petrecere a timpului liber. De exemplu, dacă vă pregătiți pentru un examen, vă puteți înregistra orele de studiu. În plus, puteți adăuga numele universității dvs. ca nume al clientului și puteți adăuga numele cursului ca nume al proiectului dvs. Această rutină te va motiva să te pregătești mai bine pentru un examen.

Ce consideră util oamenii despre un software de înregistrare a timpului?

„Este un software grozav pentru a vă ține acțiunile sub control. Cât timp ai lucrat poți urmări. Și de multe ori obișnuiam să stau mai mult la birou doar pentru că nu-mi aminteam de cât timp sunt acolo. Dar acum părăsesc biroul la momentul potrivit, astfel încât să am ceva timp pentru mine. Per total este grozav pana acum. Am sugerat câteva puncte care îmi sunt cu siguranță de folos. Folosirea Clockify mi-a îmbunătățit calitatea timpului.”

Vishal S.

„Aplicația desktop care se află în bara mea de activități face incredibil de ușor să înregistrezi timpul și apoi să atașezi rapoarte PDF la facturi. Acest lucru mi-a economisit mult timp. Mă pot concentra doar pe finalizarea muncii acum și pe trimiterea facturilor, în loc să fiu nevoit să detaliez și să înregistrez manual timpul meu.”

David J.

„Clockify face exact ceea ce vă așteptați de la software pentru a captura cu ușurință înregistrările de timp ale activităților. De asemenea, are o rată ridicată de încorporare a noilor funcționalități. Folosim Clockify pentru înregistrarea timpului unei mari echipe de suport și, deși, deocamdată, necesită un proces manual pentru a încorpora sarcini, este foarte util să cunoaștem evoluția activității.”

Gonzalo M.

Software pentru ceas

Ce este un software de ceas de timp?

S-au dus vremurile cardurilor de timp. În zilele noastre, angajații folosesc software-ul de ceas pentru a intra și a ieși. Astfel, instrumentele ceasului de timp vă ajută atât să vă înregistrați orele de lucru, cât și prezența.

În general, diverse instrumente de ceas de timp oferă tipuri distincte de perforare și ieșire:

1. Angajații pot folosi un sistem de ceas de intrare și de ieşire . În acest caz, managerii/angajatorii ar trebui să creeze un proiect pentru fiecare angajat, să pună tableta/telefonul mobil la intrare/ieșire, astfel încât lucrătorii să se poată autentifica cu ușurință prezența și programul de lucru.
2. Perforarea biometrică a amprentelor digitale . Aceasta este o metodă care necesită instalarea unui cititor de amprentă pe laptop-uri de birou, computere desktop sau tablete. Apoi, angajații ar trebui să introducă și să iasă pur și simplu folosind amprentele digitale.
3. Un sistem GPS de urmărire a timpului . Odată ce toți angajații s-au conectat la conturile de ceas, trebuie să activeze urmărirea locației prin GPS, pentru a începe să-și monitorizeze timpul.

Când vine vorba de urmărirea biometrică a timpului, unii angajați cred că acest lucru le afectează confidențialitatea. De fapt, state precum Illinois, Texas și Washington au decis să reglementeze această chestiune. Deci, au acte de confidențialitate a informațiilor biometrice (BIPA) pentru a controla modul în care pot fi utilizate ceasurile de timp biometrice. Apropo de confidențialitate și securitate, acestea sunt motivele pentru care unele companii aleg doar software de urmărire a timpului auto-găzduit, întrucât acest tip de software poate fi găzduit pe propriile servere, ceea ce asigură un nou nivel de securitate.

În afară de opțiunile menționate mai sus, unele aplicații pentru ceasul de timp includ regulile de timp ca una dintre caracteristicile lor, o opțiune care nu permite perforarea înainte de o oră stabilită. În plus, unele instrumente de ceas de timp acoperă programarea schimburilor și solicitarea de timp liber.

Cine poate folosi un software de ceas și în ce cazuri?

• Urmărirea timpului de construcție . Atunci când lucrați în industria construcțiilor, urmărirea timpului asigură că angajații vor fi plătiți corect. Iată de ce: în această industrie, fiecare muncitor face o anumită parte a muncii, dar orele tuturor angajaților sunt calculate împreună. Acestea se numesc ore de muncă sau ore de muncă. Este vital să obțineți un număr precis de ore-man pentru că aceste ore arată cât timp a fost alocat unui proiect. Așadar, pentru a evita calculele greșite, lucrătorii ar trebui să intre și să iasă. Apoi, antreprenorii de construcții vor înțelege mai bine proiectul și cât timp va dura finalizarea proiectului. În acest fel, nu vor exista riscuri de subplată sau supraplătire a lucrătorilor, astfel încât angajații vor primi suma corectă de bani pentru lucrarea terminată.
• Angajații care lucrează în ture . Multe instrumente de ceas de timp vă permit să gestionați cu ușurință schimburile angajaților. Deci, dacă o angajată nu poate lucra mâine dimineață pentru că își duce fiul la o programare la medic, poate prelua tura de după-amiază. Acest lucru este, de asemenea, util pentru a preveni lucrătorii să intre în ore suplimentare prin atribuirea schimbului altcuiva.
• Personalul HR și managerii . Deoarece există diverse aplicații de ceas de timp care oferă solicitarea de concediu plătit (PTO), această caracteristică este la îndemână atât pentru lucrătorii care solicită concediu, cât și pentru personalul/managerii de resurse umane care se ocupă de aprobarea cererilor de concediu.

Ce găsesc oamenii util despre un software de ceas de timp?

„Afacerea noastră a trecut de la urmărirea orelor pe un notepad la acest program incredibil. Ce diferență extraordinară a făcut! Este gratuit ȘI ne permite să intrăm și să ieșim pentru anumite ore/zile în loc de cronometrul tradițional . ”

Gabrielle W.

„Interfața este foarte prietenoasă și îmi place că are caracteristici precum ceasul în ceas. Numirea marcajelor de timp mă ajută cu adevărat, permițându-mi să mă opresc și să pornesc noi cronometre pentru a indica când fiecare parte a fost terminată.”

Luke K.

„Este foarte simplu. Ceas înăuntru, ceas afară – asta este! Fără funcții străine care nu sunt necesare pentru fluxul meu de lucru și foarte ușor de utilizat.”

Un citat de la un utilizator Clockify

„Echipajul meu intră și iese la fiecare loc de muncă și pot ține cu ușurință orele între fiecare persoană, ore de săptămână, de client, de an. Va fi extrem de util în timpul sezonului fiscal.”

Samantha W.

Tracker automat al timpului

Ce este un instrument de urmărire automată a timpului?

Principalul avantaj al unui instrument de urmărire automată a timpului față de alte opțiuni de urmărire a timpului este că nu trebuie să gestionați temporizatoarele sau să introduceți manual ora. În schimb, orele dumneavoastră de lucru sunt înregistrate automat.

Instrumentele automate de urmărire a timpului pot fi:

1. Complet automatizat . Aceste instrumente de urmărire a timpului folosesc de obicei inteligența artificială (AI) pentru a recunoaște sarcinile și a le transforma în intrări de timp. Apoi, lucrătorii trebuie doar să aprobe aceste înregistrări de timp. În plus, instrumentele de urmărire automate a timpului care se bazează pe inteligența artificială învață cum își petrec utilizatorii timpul și care sunt sarcinile lor zilnice obișnuite. Astfel, instrumentele automate de urmărire a timpului devin mai inteligente în timp și oferă utilizatorilor intrări de timp mai precise.
2. Parțial automatizat . De exemplu, aceste instrumente de urmărire a timpului oferă cronometrare automată numai atunci când utilizați anumite sisteme de operare, cum ar fi Mac OS. În acest caz, angajații trebuie mai întâi să activeze un tracker automat. Apoi, un instrument de urmărire a timpului va înregistra orice aplicație activă sau filă de browser ca intrări de timp.

Cine poate folosi un instrument de urmărire automată a timpului și în ce cazuri?

• Echipe și indivizi care trec adesea între clienți și proiecte. De exemplu, consultanții au de obicei de-a face cu mai mulți clienți timp de o zi. Unele dintre activitățile lor durează doar 15 minute (un apel rapid cu un client), dar sunt la fel de importante ca acele sarcini de o oră. Prin urmare, este vital ca angajații să înregistreze fiecare sarcină, mai ales în zilele în care schimbă constant viteza. Profitând de un instrument de urmărire automată a timpului înseamnă că acești lucrători se pot concentra pe ceea ce este esențial – munca lor. În același timp, toate sarcinile vor fi adăugate ca intrări de timp.
• Oricine dorește să aibă o recenzie aprofundată a zilei. Unele instrumente de urmărire automată a timpului, cum ar fi Clockify, vă arată o cronologie a productivității - o prezentare generală a zilei dvs. și cât timp ați petrecut cu fiecare aplicație. Deci, această cronologie este propriul tău instrument de urmărire a productivității și o modalitate grozavă de a afla mai multe despre distragerile tale. Dacă observi că ai navigat pe rețelele de socializare timp de 20 de minute, acesta va fi apelul tău de trezire. A fi conștient de astfel de distrageri te va împiedica să repeți acest comportament mâine.

• Oricine este nou în urmărirea timpului. Unele instrumente automate de urmărire a timpului oferă extensii de browser, care sunt destul de utile pentru urmărirea timpului începătorilor. Iată de ce: cronometrul pornește odată ce deschideți o fereastră de browser și se oprește când închideți browserul. Deci, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la înregistrarea orelor, un instrument de urmărire a timpului va face asta pentru dvs.

Ce consideră util oamenii despre un instrument de urmărire automată a timpului?

„Este ușor de utilizat pentru echipa noastră și este grozav că este disponibil în browserul web și ca extensie Chrome, astfel încât să puteți începe automat să îl utilizați.”

Un citat de la un utilizator Clockify

„În calitate de administrator, îmi necesită foarte puțin timp pentru a menține funcționarea și a pregăti noi membri ai echipei, ceea ce este fantastic. Cel mai important – este ușor pentru membrii echipei să își urmărească timpul, iar extensia Chrome înseamnă că nici măcar nu trebuie să deschidă o filă nouă pentru a începe/încheia o sesiune de urmărire.”

Andrei K.

„Serviciul are un tracker Mac, unde poți face practic totul, de la stabilirea de noi proiecte, adăugarea de noi clienți, crearea de etichete pentru o taxonomie mai bună. Pe site-ul web, pot vedea rapoartele de timp pentru fiecare client, proiect etc. Aplicația Mac detectează, de asemenea, dacă nu lucrez și întreabă dacă ar trebui să păstreze sau să șteargă acel timp. Este perfect pentru mine pentru freelancing, chiar și la nivelul gratuit.”

Rodrigo E.

Concluzie

Cu atâtea aplicații de urmărire a timpului de pe piață, este probabil să nu fiți sigur cum funcționează fiecare software. Dar, un lucru este cert, de fiecare dată când instrumentul de urmărire are propriul său scop unic. De exemplu, dacă sunteți un angajator care căutați o modalitate de a urmări prezența angajaților, luați în considerare utilizarea unui software de ceas orar. Sau, dacă sunteți avocat care reprezintă mai mulți clienți, atunci optați pentru software-ul de pontaj pentru a vă înregistra toate orele facturabile. În cele din urmă, timpul de urmărire cu software-ul este ușor și vă oferă date precise, indiferent de tipul pe care îl alegeți.