Cea mai mare problemă despre igiena datelor: ce este și 6 pași pentru a o realiza

Datele conduc la o strategie de marketing eficientă. Nu s-au rostit cuvinte mai adevărate. De fapt, McKinsey a raportat că peste 50% dintre companiile cu cele mai bune performanțe folosesc datele pentru a-și genera venituri.

Cu toate acestea, numai datele brute nu sunt suficiente - datele curate sunt ceea ce se traduce prin succes. Aici intervin practicile regulate și continue de igienă a datelor .

Specialiștii în marketing folosesc diferite puncte de contact pentru a crea personaje clienți, pentru a viza diferite segmente de public și pentru a analiza tendințele și perspectivele consumatorilor. Totul se referă la utilizarea datelor.

Dar, deși specialiștii în marketing înțeleg nevoia de date, importanța datelor curate nu este încă atât de cunoscută. Acest ghid prezintă elementele de bază ale igienei datelor și cum o pot realiza companiile.

Ce este igiena datelor și de ce este importantă?

Igiena datelor se referă la toate procesele implicate în asigurarea că datele sunt curate.

Datele curate sunt date fără erori, consecvente și precise. Datele murdare, pe de altă parte, sunt date cu informații duplicate, detalii incomplete și chiar date învechite. Aceste erori pot intra în sistem în orice moment, fie la punctul de intrare, fie la actualizarea manuală.

Datele de afaceri provin din o mulțime de surse, așa că este inevitabil să apară unele erori.

Unele dintre aceste surse includ:

• Sondajele
  Acestea sunt întrebări sau formulare la care respondenții pot răspunde în câteva minute. De obicei, sondajele sunt plasate pe site-uri web sau partajate prin intermediul rețelelor sociale.

• Tranzacții
  Acest tip de date conține detalii despre clienți, cum ar fi locația lor exactă, produsele pe care le-au cumpărat și nivelul lor de implicare. Datele tranzacționale sunt colectate atunci când cumpărătorii online își creează conturile sau fac prima lor achiziție dintr-un magazin online.

• Baze de date
  Există mulți furnizori principali disponibili pentru companii și toți folosesc baze de date pentru a accesa informațiile de contact. Iată câteva dintre cele mai bune surse de clienți potențiali și baze de date.
  
• Campanii de marketing
  Este o practică obișnuită să oferi ceva de valoare potențialilor potențiali în schimbul informațiilor de contact. Acest lucru se poate face printr-un abonament la newsletter, un program de loialitate, o încercare gratuită sau chiar un ghid.

Beneficiile igienei datelor

Prin curățarea datelor, companiile nu trebuie să facă față consecințelor problemelor aduse de datele murdare. În mod ideal, echipele de vânzări și marketing pot folosi datele pentru a selecta conturile și industriile de vizat. Dar dacă datele sunt „murdare”, atunci echipele de vânzări și marketing nu vor putea executa strategii cât mai bine posibil.

Alte beneficii ale igienei datelor includ:

1. Eficiență și productivitate crescute
   Știați că datele murdare au determinat unele companii să piardă până la 12% din venituri? De asemenea, poate conduce eforturile de marketing în direcția greșită din cauza informațiilor greșite. Cu date curate, puteți obține o direcție mai precisă, fără a irosi finanțe și alte resurse.

2. Luarea deciziilor informate
   Date curate înseamnă analize curate. Analiza curată înseamnă luare a deciziilor mai bine și mai informată atunci când vine vorba de previziuni și alte valori de vânzări și marketing.
   
3. O experiență mai bună pentru clienți
   Informațiile actualizate despre clienți potențiali sau clienți vă ajută să vă asigurați că puteți transmite mesajul potrivit persoanelor potrivite. Acest lucru va avea ca rezultat o experiență generală mai bună și mai personalizată a clienților.

4. Direcționare mai precisă și segmentare a clienților
   Având date curate, vă va asigura că eforturile dvs. de segmentare a clienților nu vor fi irosite. Informațiile corecte despre anumite contacte vă vor permite să vizați în mod eficient clienții potențiali calificați.
   
5. Analize precise
   Dacă datele dvs. sunt murdare, analizele și perspectivele dvs. vor fi cel mai probabil greșite. Datele curate vă asigură rezultatele cantitative potrivite, astfel încât să puteți extrage informațiile calitative potrivite.

6 bune practici pentru igiena datelor

Nu mai este vorba doar de a avea acces la date și informații, ci de a avea datele potrivite. Iată șase practici de igienă a datelor pe care afacerea dvs. trebuie să le stabilească.

#001: Standardizați datele la punctul de intrare

Datele pot intra în sistemul dumneavoastră prin diferite mijloace și canale menționate mai sus.

Acum, introducerea defectuoasă a datelor este de obicei una dintre primele cauze ale datelor murdare. Cum? Să presupunem că aveți un formular pe site-ul dvs. web care permite utilizatorilor să descarce un studiu de caz. Apoi ai un alt formular pentru cei care doresc să programeze direct un apel. Ambele formulare au câmpuri pentru numerele de telefon.

Un formular folosește un câmp de text, iar celălalt folosește un meniu drop-down pentru prefix și un câmp de text pentru restul numărului. Aceasta înseamnă că numerele de telefon din sistemul dvs. apar diferit. Ce se întâmplă dacă un utilizator completează câmpul de text și omite prefixul? Asta face deja datele inutilizabile.

În plus, dacă un formular necesită numărul de telefon, iar celălalt nu, atunci există o mare șansă ca unele dintre intrările de date să aibă detalii de contact incomplete.

Element cheie: fiecare punct de date ar trebui să intre în sistemul dvs. într-un mod standard, indiferent de canalul de unde provine.

Iată ce poți face:

• Examinați toate câmpurile de date pe care le aveți și toate punctele de intrare.
• Verificați formatele pentru e-mailuri, abrevieri, adrese și numere de contact.
  • Standardizați toate formatele în toate punctele de intrare.
• Creați o procedură de operare standard (SOP) sau un ghid pas cu pas.
• Lansați SOP-ul întregii echipe.

Acum, doar pentru că datele sunt curate atunci când intră, nu înseamnă că datele vor fi curate pentru totdeauna. De-a lungul timpului, este posibil ca unele dintre detaliile de contact să fie modificate sau modificate dacă clienții potențiali transferă companii sau își schimbă informațiile personale.

#002: Eliminați datele inutile

Mai mult nu este întotdeauna mai bine, mai ales când vine vorba de date.

Dacă nu implementați în mod regulat practicile de igienă a datelor, în cele din urmă veți ajunge cu o mulțime de date inutilizabile. De fapt, organizațiile cred că 25% din datele lor sunt inexacte.

Datele inutile pot fi oricare dintre următoarele:

• Clientele potențiale sau contactele care se află pe lista ta neagră trebuie eliminate
• Contacte inactive sau dezactivate în ultimele luni
• Adrese de e-mail care nu mai există din cauza demisiei contactului din compania anterioară
• Înregistrări duplicate

Păstrarea datelor inutile în CRM-ul dvs. poate duce la mai multe daune decât cele aduse.

De exemplu, trimiterea de campanii de e-mail către adrese care nu mai există va duce la creșterea ratei de respingere. Trimiterea unui memento către un contact duplicat poate distruge, de asemenea, efortul de personalizare atunci când ajungeți să trimiteți un e-mail de două ori.

#003: Profitați-vă de CRM și actualizați-l în mod regulat

Știați că 71% dintre reprezentanții de vânzări au spus că pierd prea mult timp cu introducerea datelor? Acesta este timpul care ar putea fi folosit pentru divulgare sau prezentare.

Acesta este motivul pentru care companiile de scalare investesc de obicei în software de management al relațiilor cu clienții (CRM) – pentru a gestiona mai bine atât pipeline-ul, cât și clienții existenți.

Cu toate acestea, un CRM este la fel de puternic precum cât de curate sunt datele.

Datele comerciale se modifică în mod regulat, așa că este vital să vă curățați periodic CRM-ul ca parte a practicilor de igienă a datelor. Urmați acești pași ca parte a igienei CRM:

1. Alocați o persoană punctuală care va fi responsabilă să se asigure că CRM este curat.
2. Stabiliți un program fix și regulat pentru curățarea datelor în CRM.
3. Utilizați integrările și automatizarea pe care le-ar putea avea CRM-ul dvs. De exemplu, unele instrumente CRM vă permit să segmentați automat adresele de e-mail nevalide.

#004: Validați acuratețea datelor

Pe cât posibil, încorporați instrumente care pot valida datele la punctul de intrare. Cu toate acestea, așa cum am menționat mai devreme, datele comerciale se schimbă în mod regulat. Ce inseamna asta? Înseamnă că va trebui să recurgeți la audit și actualizare regulată - și, prin urmare, validarea.

Efectuați o probă pe un segment mic de date și aveți grijă la orice alerte privind erori precum:

• Duplicate
• Date lipsa
• Valori date corupte

Ultimul sfat pentru această bună practică: stabiliți un program regulat pentru validarea datelor după verificarea CRM.

#005: Practicați respectarea reglementărilor privind confidențialitatea datelor

Atât Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR), cât și Legea privind controlul atacului pornografiei și marketingului nesolicitat (CAN-SPAM) urmăresc să protejeze utilizatorii online de a primi e-mailuri nesolicitate.

Aceste standarde impun companiilor să analizeze practicile lor de gestionare a datelor. Scopul final este să ne asigurăm că utilizatorii online au mai mult control asupra datelor lor personale.

Ce trebuie să faceți pentru a vă asigura că datele dvs. sunt conforme:

• Auditează și evaluează toate sistemele și procesele tale de introducere a datelor.
• Nu mai colectați mici informații irelevante. Cu cât faceți mai mult acest lucru, cu atât sunt mai mari șansele de a colecta date murdare. Concentrați-vă pe colectarea numai a datelor care pot ajuta la vânzări și marketing.
• Examinați câmpurile de date utilizate în generarea de clienți potențiali. Mutați detaliile mai sensibile în etapele ulterioare ale procesului de vânzare.
• Distrugeți sau arhivați orice date atunci când nu mai sunt necesare pentru scopul în care au fost colectate.
• Păstrați datele prin introducerea unor măsuri de securitate suplimentare în CRM-ul dvs. și în alte baze de date pe care le accesați în mod regulat.
• Asigurați-vă întotdeauna că politica dvs. de confidențialitate este accesibilă utilizatorilor online

Ce trebuie să faceți în cazul unei plângeri de confidențialitate

• Acoperiți-vă bazele. Efectuați o investigație internă amănunțită și detaliată și asigurați-vă că întregul proces este documentat.
• Toate plângerile privind confidențialitatea ar trebui abordate cu consecvență și nivel de standard.
• Remediați problemele cât mai curând posibil.
• Documentați întregul proces.

#006: Angajați o echipă de date pentru a face treaba

A ști cum să implementezi cele mai bune practici de igienă a datelor este un lucru. De fapt, implementarea lor în mod regulat și consecvent este alta.

Știi capacitatea echipei tale și dacă se poate ocupa de munca care implică curățarea datelor. Angajarea unei echipe de specialiști în date poate fi o alternativă bună. La urma urmei, ei pot îndeplini toate sarcinile menționate mai sus de la audit, eliminarea datelor murdare și validare.

Procesul este complicat și necesită suficient timp pe mâinile oamenilor. În timp ce echipa ta poate prelua cu siguranță procesul de curățare a datelor, va trebui să reevaluezi dacă este cea mai bună utilizare a timpului lor.

La urma urmei, specialiștii în date sunt mai experimentați și vor fi mai eficienți, în timp ce echipa dvs. de vânzări și marketing poate petrece mai mult timp creșterii.

Cum funcționează curățarea datelor?

Aceasta este o prezentare rapidă a modului în care funcționează de obicei curățarea datelor.

De obicei, începe cu un audit amplu care trebuie efectuat fie de un membru al echipei dumneavoastră, fie de un serviciu profesional de gestionare a datelor. Urmează partea care necesită forță de muncă (completarea datelor lipsă, eliminarea duplicatelor, ștergerea contactelor din lista neagră etc.).

Deși poate fi dificil, curățarea datelor este cu adevărat foarte importantă. Nu există altă modalitate de a atinge un nivel bun de igienă a datelor fără implementarea acestor bune practici.

Încheiere: igiena datelor nu este un lucru unic

Pe lângă faptul că necesită o forță de muncă intensivă, realizarea igienei datelor nu este un lucru de o singură dată. Dacă datele dvs. sunt curate astăzi, poate fi foarte bine murdare din nou mâine.

Cu toate acestea, o bază de date actualizată și relevantă este esențială pentru succesul inițiativelor de vânzări și marketing. Cu cât datele dvs. sunt mai precise, cu atât calitatea clienților potențiali este mai mare și cu atât este mai probabil ca aceștia să facă conversie.

Dar, din nou, dacă aveți puțin timp și forță de muncă, externalizarea este cel mai bun pariu.

O echipă externalizată poate acționa ca o extensie a afacerii dvs. De exemplu, TaskDrive poate intra de fapt în CRM-ul dvs., poate actualiza toate informațiile, poate elimina ceea ce trebuie și, de asemenea, poate furniza detalii de contact suplimentare și noi. Toate acestea vor permite echipelor dvs. de vânzări și marketing să se concentreze mai mult pe construirea de relații și pe pregătirea mentală pentru conversațiile viitoare.

Simțiți-vă liber să programați un apel cu noi sau să lăsați o notă - să vorbim despre cum puteți descărca generarea de clienți potențiali și curățarea datelor, astfel încât să vă puteți concentra asupra altor lucruri cu impact, cum ar fi inițiativele de vânzări.