Importanța igienei datelor pentru implementarea dvs. CRM

În lumea afacerilor, datele sunt totul. Este ceea ce folosim pentru a lua decizii în cunoștință de cauză, pentru a ne direcționa eforturile de publicitate și pentru a ne urmări progresul - cu toate acestea, un CRM ne poate ajuta.

Este important ca datele noastre să fie curate și corecte.

Din păcate, multe companii nu își fac timp pentru a-și menține datele în mod corespunzător - o greșeală care poate duce la rapoarte inexacte, la pierderea oportunităților de vânzare și chiar la scăderea profiturilor. Și, când vine timpul să implementați un CRM sau să mențineți un CRM actualizat, igiena slabă a datelor poate împiedica obiectivele afacerii dvs.

Ce este igiena datelor?

Igiena datelor este un termen umbrelă care cuprinde diferitele etape ale redării unui set de date mai corect, mai complet și mai potrivit scopului.

Aceasta înseamnă să vă asigurați că datele sunt introduse corect, fără duplicate și erori și formatate corect.

O bună igienă a datelor este esențială pentru orice organizație care se bazează pe date pentru luarea deciziilor. Fără date curate, poate fi dificil să urmăriți progresul, să identificați tendințele și să luați decizii corecte.

Igiena datelor ajută, de asemenea, la protejarea împotriva riscurilor de securitate, cum ar fi scurgerile de date. Prin curățarea regulată a bazelor de date, organizațiile dumneavoastră vă pot asigura că datele sunt fiabile și sigure.

De ce avem nevoie de o bună igienă a datelor?

"De ce?" este simplu; datele sunt folosite pentru a îndeplini un obiectiv. Dacă datele sunt incorecte, incomplete sau ilizibile (fie pentru oameni, fie pentru computere), atunci nu pot fi folosite pentru a îndeplini acest obiectiv. După cum se spune adesea în domeniul calculului:

„Gunoi înăuntru, gunoi afară”.

Definirea terminologiei în organizația dvs.

Termeni precum „curat”, „bun”, „valid” și „verificat” sunt adesea folosiți în mod interschimbabil. Cu toate acestea, în practică, acestea sunt lucruri foarte diferite.

În organizația dvs., cel mai bine este să aveți o înțelegere generală a proceselor care există și să fiți conștienți de faptul că cineva ar putea avea - în capul său - o definiție ușor diferită atunci când discutați despre date „curate”.

Dar acestea fiind spuse, iată câteva definiții standard pe care le puteți folosi pentru a alinia toată lumea.

Definirea datelor „Curate”:

Un set de date „curat” este unul care a fost pregătit astfel încât să fie gata pentru analiză. Acest lucru înseamnă, de obicei, eliminarea oricăror date inutile sau incorecte, precum și formatarea datelor într-un mod care să faciliteze lucrul cu acestea.

Definirea datelor „valide”:

Datele „valide” sunt exacte și complete și au fost colectate folosind metodologii adecvate.

Definirea datelor „verificate”:

Datele „verificate” sunt date care au fost verificate pentru acuratețe de către o sursă independentă.

Menținerea igienei datelor pentru implementarea dvs. CRM

Din păcate, este prea ușor să fii îngropat de o grămadă incontrolabilă, în continuă creștere de date inexacte, care supraformula CRM-ul tău.

Datele devin depășite. Convențiile de denumire nu sunt respectate, o stivă tehnologică este actualizată și setul dvs. de date devine nestructurat.

Deci, cum scapi de acest sortiment mereu iminent al igienei proaste a datelor?

Pasul 1: Inspectați

Declarație problemă:

Există un set de date existent (fie în CRM-ul nostru, fie pe cale să fie introdus în CRM-ul nostru) despre care nu cunoaștem dimensiunea, forma sau curățenia.

Pași pe care îi luăm pentru a rezolva problema:

Cunoscută și sub denumirea de „explorare a datelor”, inspectarea datelor implică examinarea datelor în starea lor actuală, formarea unei înțelegeri a acestora, a modului în care acestea se relaționează cu alte seturi de date, căutarea erorilor și evaluarea lor în raport cu dimensiunile calității datelor.

Pentru profesioniștii noștri tehnici, etapa de inspecție include următoarele activități:

Profilare:

O statistică rezumată care dezvăluie tipurile de coloane, caracterul complet, nr. de valori unice, distribuția lor matematică și relațiile potențiale cu alte surse de date

Aranjare:

Prin standardizarea formatului datelor noastre, este mai ușor să efectuați toate acțiunile ulterioare, inclusiv vizualizarea și curățarea.

Cartografiere:

Informațiile care provin din afara CRM trebuie să se potrivească cu câmpurile din interiorul CRM. Cartografierea este un proces care se încadrează atât pe etapele Inspect, cât și pe cele Curățare; Aceasta implică alinierea noilor date la structurile existente și adăugarea/eliminarea proprietăților pentru a satisface nevoile proprietarului CRM. Acest lucru poate fi la fel de simplu ca identificarea modificărilor de format (împărțirea unui câmp Nume complet pentru a se potrivi cu structura Prenume și Nume HubSpot) sau la fel de complex ca crearea de obiecte personalizate complet noi, cu propriile lor relații unice.

Pasul 2: Curățați

Declarație problemă:

Există un set de date existent (fie în CRM-ul nostru, fie pe cale să fie introdus în CRM-ul nostru) căruia îi lipsesc informații și/sau este formatat incorect. Acest lucru afectează negativ activitatea noastră existentă în CRM sau capacitatea noastră de a importa setul de date în CRM.

Pași pe care îi luăm pentru a rezolva problema:

Curățarea datelor implică, de asemenea, o varietate de activități, adecvate pentru diferite seturi de date. În general, datele incorecte sunt fie eliminate, corectate, fie imputate printr-o combinație de intervenție manuală și instrumente inteligente de dispută a datelor. În timpul etapei de curățare, luăm măsuri pentru a ne asigura că datele îndeplinesc dimensiunile relevante ale calității datelor. Lucrurile de căutat includ:

Cartografiere, continuare:

După maparea conceptuală a câmpurilor care se potrivesc, trebuie să ne reformatam datele într-un format care să se potrivească CRM. Acest lucru poate implica cele mai bune practici simple, cum ar fi redenumirea coloanelor pentru a ușura procesul de import, sau operațiuni mai complexe, cum ar fi diferențierea diferitelor obiecte care existau cândva în același tabel (de exemplu, etichetarea „Sediu central” separat de locațiile lor de desfacere sau împărțirea contactelor interne de contactele de marketing). .etc.)

Date irelevante:

Date care nu sunt necesare în contextul problemei pe care o rezolvăm. Adesea, la migrarea de la un CRM la altul, vor exista ani de date istorice care nu mai sunt relevante (de exemplu, un câmp care indică dacă un utilizator „a participat la Convenția aprilie 2015”)

Duplicate:

Unde informațiile de pe un întreg rând apar de mai multe ori. Într-un CRM, aceasta va lua de obicei forma unei persoane sau a unei companii care apare separat împotriva adreselor de e-mail separate. În funcție de context, duplicatele pot fi fie eliminate, fie restrânse într-o singură înregistrare.

Erori de sintaxă:

Spațiile albe de început sau de sfârșit ar trebui eliminate, iar numele alternative ar trebui să fie standardizate (SUA vs. SUA).

Standardiza:

Formatarea pentru text și numere ar trebui să fie consecventă, indiferent de formatul pe care îl alegeți (cu majuscule corecte, MAJUSCULE, litere mici, majuscule, etc.)

Pasul 3: Verificați

Declarație problemă:

Putem confirma că datele noastre sunt valide (adică corecte, în măsura în care le putem face) și curățate?

Pași pe care îi luăm pentru a rezolva problema:

Verificare:

Verificarea este procesul de verificare a corectitudinii setului de date. Acest lucru se întâmplă de obicei pe tot parcursul procesului de explorare și curățare, precum și ulterior.

Verificarea datelor poate implica verificarea față de alte înregistrări existente pentru a evalua acuratețea acestora, precum și efectuarea de operațiuni pentru a verifica dacă curățarea a fost un succes. Sunt valabile regulile și constrângerile logice (cum ar fi Datele de început înainte de Datele de expirare)? Au trecut erorile? Există un alt set de date la care putem face referințe încrucișate? De exemplu, dacă CRM-ul nostru are o conexiune live la o bază de date, vedem aceleași informații în ambele sisteme?

Care sunt efectele igienei proaste a datelor în CRM-ul dvs.?

Am vorbit mult despre a avea date curate pentru implementarea dvs. CRM.

Dar, ce se întâmplă dacă ai CRM de ceva vreme - ce se întâmplă când ai date CRM proaste?

În termeni simpli - Interacțiunile și raportarea vor fi defecte.

În era digitală de astăzi, personalizarea este totul. Ne personalizăm e-mailurile automate, conținutul pe care vizitatorii îl văd pe paginile web și videoclipurile pe care le trimitem. Acum, ce se întâmplă dacă suni un domn sau doamnă sau trimiți cuiva un e-mail pe care nu ar fi trebuit să-l primească.

Pierzi încrederea și credibilitatea.

Scopul CRM-ului tău este să acționeze ca o „sursă unică de adevăr” pentru toate interacțiunile cu clienții. Aceasta înseamnă că datele dumneavoastră trebuie să fie curățate și precise, astfel încât informațiile potrivite să fie disponibile persoanelor potrivite la momentul potrivit.

Cel mai bine este să faceți o curățare a datelor cel puțin o dată pe an.

Și, atunci când nu vă curățați datele, mențineți acele reguli standardizate pe care le-ați stabilit în implementarea CRM inițială.

Cele mai bune practici de igienă a datelor pentru implementarea dvs. CRM

Ca un bun punct de plecare, iată câteva dintre cele mai bune practici pe care organizația dvs. le poate implementa pentru a menține igiena datelor:

1. Utilizați convențiile de denumire
2. Standardizarea proceselor de colectare a datelor
3. Introduceți automatizarea pentru a elimina contactele vechi, neangajate
4. Stabiliți un program de întreținere
5. Introduceți regulile de administrare și permisiunile utilizatorului pentru introducerea datelor